南方挪亚家财务管理与报销制度

南方挪亚家财务管理与报销制度南方挪亚家财务管理与报销制度 为加强本公司财务管理和内部控制 保证财务管理有序运行 根 据工厂的管理需要制定以下制度 一 借款的管理 1 出差人员借支 须填写 出差申请单 凭 出差申请单 填写借支单据 经部 门主管 副总经理审核 工厂总经理批准方可借支有关内容参阅 出差制度 2 工厂员工借款 一般情况下 公司不给予员工借款 如特殊情况需部门主管签字 行政主管 经副总经理 工厂总经理批准后才可借支 借款金额不得超过员工当月 工资的 60 发放工资后 15 天之内都一律不允许借款 试用期间员工一律不允许 借支 借款 借物未归还者财务部在当月发工资时收回 不得延续至下月 3 其他借款 如临时借款 招待费及零星现金采购材料的 因注明借款的原因并 按借支的审批程序执行 二 费用报销管理 1 所属直销店 工厂行政部管理费用 如办公费 水费 电费 电话费 社保 有 关车辆费用以及其他外来行政单位收费等 每月由行政部填制相关表进行分析和申 请付款 经行政主管 副总经理 工厂总经理 财务 公司总经理签字后方可报销 1 1 每月 30 日前由行政交当月 25 日止车辆加油费用清单到财务并网上公布请车费 用需分摊资料 1 2 每月 6 号前行政部做好工厂前一个月的伙食费明细并填写好 支出证明单 经 相关人员签字并附上代付代扣其他厂的费用明细交财务 2 各部门的出差费 招待费及其他杂项费用 2 1 各部门人员出差需填写出差申请单 有关费用按 出差制度 规定报销 报 销单由经手人填制 支出证明单 并附上出差申请单及有关票据 经部门主管 行政主管 副总经理 工厂总经理 财务 公司总经理签字报销 出差人员回 公司后 3 天内必须办理审批报销手续 报销后借款多余金额应及时归还公司 2 2 招待费 2 2 1 销售部招待客户中 正餐 每餐要控制在平均每人 40 元以下 超过 40 元 部分由招待人自己担负 招待中除所属区域经理外 其他陪同吃饭人员不要超过 2 人 2 2 2 如遇特殊情况或重要客户招待 陈总不在时 餐费如超过人均标准但平均 每人在 50 元之内的销售经理需提前申请经副总 工厂总经理批准并签字报销即可 如超过 50 元以上而且超出了公司规定报销范围外的副总或工厂总经理先向公司总 经理 陈总 批准 或网上批准 后方可报销 否则超出部分自已承担 2 2 3 招待客户中如产生住宿问题的由公司统一规定的酒店住宿 除特殊活动展 会外 招待客户每餐都要按照以上标准执行 不可以标准不同的两次餐费加起来平均计算 填制有关付款凭证时应写明招待客户时间 单位或个人 人数一一写明 由部门主管 行政主管 副总 工厂总经理 财务 公司总经理 陈总 签字报销 2 3 其他杂项费用由各部门经手人填制付款凭证 经相关人员签字后报销 3 凡购买 非常规材料 的物品 需填写申购单 并注明物品用途 在购买时留取供应 商店铺或办公室有效的 固定的电话号码 不含移动电话 备注于票据背面 并取得盖章 的发票或收据 未注明供应商店铺或办公室有效的固定电话号码的或者有涂改不清的票 据的 财务拒绝报销 4 工厂的快递费以月结的方式结账 各部门应保留好手上的快递单 如有遗失少单的 情况下费用个人承担 公司先垫付后在个人当月工资里扣除 4 1 快递单上因详细注明快递资料内容 包括快递什么东西 如是快递成品或是补件 的情况下要注明什么原因要快递 以便财务分清费用承担责任人 4 2 各部门快递单应有各部门主管确认签字后 并于每月 5 号之前各部门把上月所有 的快递单交到财务处以便对账 5 工厂及直销店所有的费用报销应注意的事项 5 1 所有的费用报销规定在每星期三 星期五下午报销 付款凭证即 支出证明单 都需副总 工厂总经理签字审核并由公司总经理 陈总 核准后才可付款如公司总 经理 陈总 不在厂时 除正常开支外 如水电费 电话费 厂租 社保 伙食费 其他费用每月不超出壹仟元 1000 元以内 单笔不超出伍佰元 500 元以内 报销 只需副总 工厂总经理签字后即可报销 单笔超出伍佰元经副总 工厂总经理签字 后 由财务通过其他方式申请公司总经理批准 得到回复批准后方可支付 如有一些 借支的应在二天内办理完报销结算手续 否则 财务部将有权从个人工资里扣除欠 款额 5 2 报销费用内容必须真实可靠与实际相符 票据和印章应合法 合规 并在付款申 请单上注明清楚执行工作的原因及事由 如有未注明或注明不清楚的票据 相关审核人 员不得批准签字 财务有权拒付此费用 审核费用支出的管理人员需已过试用期 5 3 所有购买物料 生产用品 办公用品等需支付现金的单据必须要有经手人 验 收人 批准人三方签字 每月现金费用报销 当月发生的一切费用请在当月报销完 不要以跨月的形式报销 否则财务不受理 费用自已承担 5 4 财务部直接受公司总经理管制 是财务报销的最后审核人 凡是没有按照财务报销 制度的支出 财务部有权拒绝支付 并随时将违反财务制度的行为反映给总经理 三 收款 对账 签单的管理 1 收款 对账 签单管理依据是 收款 对账 签单管理制度 四 应付帐款的管理 1 应付帐款管理依据是 应付帐款管理制度 五 库房 成品 原材料 的管理 1 原材料管理依据是 原材料库管理制度 2 成品库管理依据是 成品库管理制度 3 每月盘点人员 原材料由工程采购部 生产部组长或组长以上人员进行复盘 成品 库由订单部人员 生产部组长或组长以上人员进行复盘 直销店由店面负责人及店 员盘点 采购部由生产总监指派人员 订单部由订单主管指派人员 生产部由生产 主管指派人员 财务人员监盘 行政部监督人员是否到齐 副总 工厂总经理为盘 点总监督 盘点不得漏盘 或利用盘点时间偷闲 未盘完不得撒离盘点现场 4 每月 28 日准时交盘点表 5 从库房临时借出货物的应尽快归还 对于从材料库或成品库借货 月底没有归还 的 库房管理员应提交借条复印件到财务 六 生产流程单及在线物料的管制 1 将本月所开流程单单号明细 包括做报废单一起 2 到结帐日止未完工流程单汇总明细 3 生产在线物料每月 25 日进行本月已开单领料或以前未完工的在线物料 进行盘点 依据未完工流程单和领料单做盘点表 4 每月 28 日将以上资料交财务 需有主管 和负责人 开单员签名 5 生产流程单每丢失一张相关人员将按罚款规定处理 6 生产因人为失误造成异常补料或产生欠货 相关责任人要按照公司的相关制 度承担相关损失 部门员工因为工作失误导致的快递费用由责任人承担 责 任人承担的费用在工资发放时收回 七 资产遗失或盘亏的管理 1 资产遗失或盘亏要依据 东莞资产遗失盘亏管理办法 管理 没有执行此管理 办法的责任人 不得发放当月工资 八 工资的管理 1 工资的管理依 东莞人事管理制度 和 绩效考核管理制度 执行 2 技术部每月 5 日前到财务部更新数据库 以便核算上月已入库计件工资 3 每月 1 日前生产部文员到财务部领取除数据库外 指非标 打样 打木框箱 拆包等 所有入库生产流程单并核算相关计件工资 并于每月 7 日前经技术部 主管 生产部主管 物控部主管 副总 工厂总经理签字后交到财务部 4 生产部计件工资总数 市场部外阜销售总额 外贸部销售总额由财务负责人在 每月 10 日前提供给行政部 成品库 原材料库由订单部提供出库总额 直销 店由订单部提供当月销售总额 经相关人员签字并交由财务负责人确认无误后 于每月 10 日之前以书面资料提供给行政部 5 行政部根据财务部提供的生产部计件工资总数 结合新进人员薪资 离职人员薪 资 借调工资计算生产部计件员工的总工资 并提供给生产部 生产部根据行政 部提供的工资总额结合员工考勤分配每个人的计件工资 经副总 工厂总经理 审核后 于每月 15 日前提交员工工资分配明细表到行政部 6 行政部根据订单部提供的出库总额结合提成比例计算成品库 原材料库工资总额 由成品库和原材料库根据提成总额和考勤分配员工工资 经副总 工厂总经理审 核后 于每月 15 日前提交员工工资分配明细表到行政部 7 直销店工资由订单部提供的销售总额 行政部结合员工考勤 店面测评成绩 提 成比例计算每个导购员的薪资 市场部外阜销售工资由财务提供销售总额 行政 部结合考勤 提成比例计算工资 8 计时工资 计件工资 提成工资 由行政部统一制表核算工资 工资表由行政部 制表 经经手人 行政主管 副总 工厂总经理复核后 当月 22 日交财务 由财 务负责人签字 经公司总经理批准后 财务方可安排发放工资 9 每月 20 日之前行政部将上月公司员工的考勤 违纪情况表及绩效表进行汇总审批 后报财务 10 工厂任何人员不得泄露发放工资时间 11 每月订单部提供对帐单给直销店主管 经直销店员和主管核实无误签名后 29 日提 供给财务 12 财务应暂不予发放有借库房货物 月底没有归还的人员的工资 或者扣除货物等 值金额后发放 九 福利金的管理 1 福利金的管理依据是 员工福利金管理办法 2 福利金的收支均按正常费用收支帐目管理 十 发票的管理 1 销售人员在销售家具时不得同意客户的非正常开票要求 2 开普通发票要求客户提供抬头 需开发票单位的名称 货物名称 家具或办公家 具 数量及单位 3 供应商需要按照规定提供发票或相关票据 4 需报销的费用 没有发票或相关票据的一律不得报销 十一 外发加工材料管理 1 外发加工材料管理依据是 委外加工材料管理制度 十二