采购管理程序

采购管理制度 1 目的 确保采购适时 适质 适价 适量的物料 控制采购过程 提供符合规格 的物料 满足需求 通过采购策略的执行 促进供应链的良性发展与竞争 实现 互利双赢 2 范围 适用于本公司采购的所有物料 办公用品 会所经营用材料的采购 3 职责 3 1 营销助理 客户销售单及预测维护到 ERP 系统 并转化为销售订单或备 料通知单 销售预测变更处理 4 2 PMC 依据生产订单评审决议释放订单 并转化为采购申请 依据超损欠 料制作采购申请 4 3 采购部采购工程师 专用件适用版本的受控图纸邮件或传真给供应商 制定询价报价策略 联系供应商询价议价 组织价格谈判 签订采购合同 ERP 系统中采购渠道 采购信息 价格动态维护 传递长周期物料需求预测 下达 物料采购订单 采购过程跟进 采购退货 处理采购订单变更及供应商延期交 付或无法交付事项 新物料样品测试申请的提出 4 4 仓库收料员 负责物料接收及委托 IQC 来料检验 4 5 会计部成本会计 核算原价格和临时增加物料价格比例的异常成本 4 6 品质部 IQC 指导来料检验 参与来料不合格评审 供应商来料品质考 评 推动供应商来料异常分析改善 统计提报供应商每月交付质量数据 4 7 品质部经理 评估参与来料不合格评审并给出最终处理意见 4 8 营销经理 评估临时增加异常物料 涨价幅度是否可接受 以及客户承 担异常成本确认 4 9 采购部经理 订购单及物料价格审核 供应商交期分析改进 采购过程 异常协调处理 5 工作流程 5 1 物料采购 5 1 1 研发物料采购 研发物料采购依据 研发物料采购管理流程 执行 5 1 2 批量物料采购 5 1 2 1 采购预测 采购工程师根据公司生产订单预测 分解到长周期物料需求预测以邮件方式传 达至供应商做生产前准备 5 1 2 2 提出采购申请 1 营销助理收到客户销售预测或者预测变更信息 执行销售预测流程将客户销 售预测维护到 ERP系统中 产生销售订单或备料通知单 转订单时交期需严格 按照预定交付时间和数量执行 2 生产部 PMC 根据生产订单评审决议在 ERP 系统中释放订单 并产生采购申 请 5 1 2 3 下达采购订单及技术图纸 1 采购工程师在 ERP 系统中查询采购申请 结合现有物料周期评估 针对无 法满足生产订单交期的长周期物料 查看生产 BOM 中是否有可代用物料 2 若可代用物料能满足交期要求 邮件及电话通知 PMC 在 ERP 系统中修订生 产订单 采购工程师按代用物料下达采购订单 3 采购工程师在货源清单或配额里面选择满足交期价格低的创建采购订单 采 购经理审核后 ERP中 采购单 直接发送给供应商 采购工程师将包材 标签 类及专用件适用版本的受控图纸邮件或传真给供应商 5 1 2 4 采购过程跟进 采购工程师电话提醒供应商查收采购订单 确认回复物料交期 数量 1 若供应商回复可满足采购订单要求 直接安排生产 准时交付 2 若回复无法满足采购订单要求 采购工程师与供应商沟通协调 达成一致意 见后安排生产及交付 3 若采购工程师与供应商沟通无法达成一致意见 或者供应商交货过程中出现 异常 交期不能满足 供应商须通知采购工程师 采购工程师评估并修改交期 同时发送 供应商交期整改通知单 要求供应商针对订单货物交期延误进行 原因分析 制定整改预防措施 5 1 2 5 采购验收入库 1 供应商按采购订单送货到指定收货区 收料员在系统中核查送货单与采购订 单的一致性 若为免费物料必须创建免费采购订单执行免费收货流程 2 仓管员检查物料标签 清点物料数量 核对 ERP 系统中采购订单相符后 收料员在 ERP系统中收货到对应仓位 物料设置为质检状态 不相符时通知采 购工程师处理 3 收料员在系统中打印 到货检验单 交由品质部 IQC IQC 依据 IQC 来料 检验规范 执行来料检验 检验不合格 退货处理 检验合格品 评审特采物 料 正常入库 并打印 采购入库单 4 供应商直发场地的物料 同时发一份送货单到相关采购工程师 采购工程师 将送货单交与仓库 仓库人员与现场人员确认收到货后 做正常入库 并打印 入库单 5 1 2 6 采购退货 采购工程师将评审退货 或者挑选出不合格物料退回供应商 5 1 2 7 采购订单变更 1 因生产订单交期提前 延迟 取消 导致采购订单变更 采购工程师打印 采购单 加盖 订单变更 章传真给供应商 并电话跟进供应商签收回传 同时在 ERP 系统中更改采购订单 2 因产品设计 工艺变更导致采购订单变更 采购工程师依据工程售后提出 的 工程需求变更申请表工程需求变更申请表 及更改升级后图纸邮件或传真给供应商 采购工程 师打印 采购单 加盖 订单变更 章传真给供应商 并电话跟进供应商签收 回传及执行变更 3 因供应商回复物料交期延迟 无法交付 采购工程师及时将信息反馈 PMC 若同意变更 打印 采购单 注明变更后交期或取消订单 加盖 订单 变更 章传真给供应商 并电话跟进供应商签收确认回传 同时在 ERP系统中 删除原采购订单 4 因销售预测变更导致采购订单变更 采购工程师及时邮件及电话通知供应商 确认采购订单生产执行状况 沟通协调处理变更带来的影响 5 因变更导致供应商产生的异常费用 异常运费 设计变更费用 采购工程 师核实并列入 采购附加费用汇总表采购附加费用汇总表 并发起异常成本确认流程 明确责任 及异常成本归属 5 1 2 8 采购结算 采购工程师依据 采购入库单 采购单 供应商对帐单及发票 然后填 写 采购付款申请单 进行请款 每月25号至30号对帐 次月10号前请款单交 到财务复核 5 2 供应商交付绩效考评 1 采购工程师根据PMC部每月统计按期交付批数 延期交付批数 无法交付批 数 汇总后纳入供应商月度综合考评 2 品质部 IQC 统计供应商每月交付合格批数 特采批数 挑选使用批数 加 工使用批数 退货批数 计算供应商月度品质得分 汇总后提交采购部纳入供 应商月度综合考评 5 3 新物料样品测试的申请 没有订购使用的新物料或替代物料 由采购工程师提交 新物料样品确认联络 单 到研发中心 研发中心安排相应部门或人员进行测试 最终测试结果需交 回申请部门 6 流程执行标准 6 1 采购物料交期评审 采购工程师参与生产订单评审时 回复物料交期可参 考 物料采购周期表物料采购周期表 具体依供应商承诺的实际交期为准 6 2 采购工程师所下 采购单 中交期为物料预交期 具体根据 PMC 欠料信 息邮件或传真通知供应商正式交期 数量以及是否需分批交付等信息 并跟进 供应商准时交付 6 3 供应商提前送货 或者送货超过需求数量 根据实际情况被动收货时 采 购工程师需将供应商 送货单 提交PMC经理签字确认后再安排收货 6 4 流程执行不规范按 体系管理制度 执行考核 7 流程绩效改进 生产部PMC每月统计供应商物料交付及时率 品质部 IQC 每月统计供应商来料 得分数据 提交采购工程师 由采购经理组织检讨 发出