董事会办公室部门职责

第第 1 1 页页 共共 4 4 页页 董事会办公室岗位职责董事会办公室岗位职责 部门职能部门职能 一 在董事会和董事长领导下 根据 平遥县九成文 化旅游投资有限公司董事会议事规则 负责处理董事会日 常工作 二 负责股东会 董事会的筹备 召开等有关组织活 动 起草并审核以董事会名义发出的文件信函 三 负责规范董事会的议事程序 为董事会决策提供 意见或建议 协助董事会在行使职权内遵守国家法律法规 公司章程和其他相关规章制度 四 制订董事会办公室年度工作计划 做好年终总结工 作 五 负责董事会对政府机关部门和行业管理部门的年度 总结和其他报告 六 负责与董事单位保持日常工作联系及有关材料的寄 送工作 认真保管好董事会的文件 并及时做好文件的归档 工作 七 密切联络各董事 汇报工作进度及成效 听取董事 们对公司发展的意见和建议 八 做好董事会的对外联络工作 负责公司工商营业 执照 法人代码证 法定代表人证书的年度检验工作 及 时办理公司工商登记变更的有关事宜 九 统一管理本单位法定代表人授权委托手续和公司 法人印鉴 十 依法负责公司对外重大信息的披露事务 确保信 息披露的及时性 真实性 完整性和规范性 与媒体保持 良性互动 十一 为公司的重大决策 重要经济活动提供法律支 持服务 完善企业内部法律资源共享 负责对重要合同文 件的合法性进行审查 并依法提出法律意见 负责指导下 属单位的法律事务工作 十二 承办董事会和董事长交办的其他工作 岗位职责岗位职责 第第 2 2 页页 共共 4 4 页页 一 一 董事会办公室主任 兼 1 1 负责董事会办公室的全面工作 根据公司总体要求 制定本部门工作计划和措施 组织实施和运作 2 2 负责指导本部门成员按法定程序筹备董事会和股东 大会 做好会议记录工作 3 3 负责传达董事会及股东大会决议 决定和指示 督 促检查其贯彻执行情况 4 4 负责起草董事会工作报告及相关文件 办理董事会 股东大会的各项法律文书 5 5 负责依法准备和递交有关部门所要求董事会会议 股东大会出具的报告及文件 6 6 负责董事 监事及高级管理人员的联络与日常管理 工作 督促本部门成员建立健全董事 监事管理及高级管 理人员阅历档案 7 7 负责督促本部门成员建立董事会 股东大会会议和 会议记录管理档案 督促本部门成员妥善保管并建立公司 股东名册 董事名册 控股股东及董事 监事 高级管理 人员持有公司股票的资料等相关档案 8 8 负责办理董事会 股东大会闭会期间的日常事务 负责协助董事长掌握企业状况 向董事长提供信息和工作 建议 9 9 积极协助董事 监事和高级管理人员了解相关法律 法规 规章 公司章程及其他规定 积极协助董事会专门 委员会 独立董事和其他董事开展各项工作 1010 负责对董事会提出的问题进行调查 协调 并根 据董事会或董事长提出的处理意见具体办理 1111 负责公司投融资上市工作 1212 积极与公司人力资源部配合 做好公司高级管理 人员的业绩考核工作 1313 负责加强与公司相关部门的联系及工作协调 督 查审计相关部门的工作 负责股东的联络工作 1414 负责完成董事会 董事长交办的其他工作 二 二 证券事务代表 1 1 积极协助董事 监事和高级管理人员了解相关法律 法规 规章 公司章程及其他规定 积极协助董事会专门 委员会 独立董事和其他董事开展各项工作 2 2 协助主任对董事会提出的问题进行调查 协调 并 第第 3 3 页页 共共 4 4 页页 根据董事会或董事长提出的处理意见具体办理 3 熟悉 公司法 及上市公司相关法律法规 掌握 公司章程 及公司治理层面的基本制度规章 解答公司 董事 监事 高级管理人员提出的相关问题 4 具体负责筹办董事会和股东大会 协助主任草拟和 准备董事会和股东大会文件 协助主任做好会议记录 5 5 协助主任负责公司投融资上市工作 6 6 负责公司证券事务的管理工作 7 负责公司上市期间的对外新闻审查工作 8 负责公司的股权管理工作 包括子公司的股权管理 9 负责完成主任交办的其他各项工作 三 三 法律事务 1 1 协助主任根据公司总体要求 制定法律事务工作计 划和措施 2 协助主任指导本部门成员按法定程序筹备董事会和 股东大会 做好会议记录工作 3 协助主任依法准备和递交有关部门所要求董事会会 议 股东大会出具的报告及文件 4 协助主任积极协助董事 监事和高级管理人员了解 相关法律 法规 规章 公司章程及其他规定 积极协助 董事会专门委员会 独立董事和其他董事开展各项工作 5 5 协助主任对董事会提出的问题进行调查 协调 并 根据董事会或董事长提出的处理意见具体办理 6 熟悉 公司法 及上市公司相关法律法规 掌握 公司章程 及公司治理层面的基本制度规章 解答公司 董事 监事 高级管理人员提出的相关问题 7 7 协助主任负责公司投融资上市工作 8 8 负责公司内部法律制度的草拟 各类合同的审核及 外部法律事务的处理 9 9 负责完成主任交办的其他各项工作 四 文员 1 1 具体办理董事会 股东大会各部门提案资料及其他 有关数据的收集和整理 2 2 具体承担董事会 股东大会等会议组织和准备工作 在授权情况下 根据会议时间 地点 与会人员和会议日 第第 4 4 页页 共共 4 4 页页 程 按照 公司章程 规定时间发出会议通知及相关议案 进行董事会 股东大会会议记录 办理会议记录 会议决 议的签署 保管会议记录 决议及全套文件资料 3 3 每次董事会 股东大会后两个工作日内 根据会议 记录整理会议纪要 由部门主管审核后发相关部门并督促 执行 按期向部门主管反馈进展直至完成 4 具体负责本部门档案涉及事项的日常管理 按照部 门主管要求 建立本部门档案管理的书面和电子档案 对 重要资料进行归集和管理 及时更新整理 部门文件档案 资料清单 主要档案包括 1 董事会 股东大会会议文件和会议 记录全套资料的专项管理档案 2 股东名册 董事名册 控股股东及董事 监事 高级管理人员持有公司股票资料 专项管理档案 3 对外投资单位产权事务及运营监控专项 管理档案 4 董事会 股东大会决议督办及专项工作管理 档案 股东分红资料专项管理档案 5 本部门日常其他事 项管理档案 负责拟定上述各部门档案的具体管理 借阅 查阅 审批等工作细则 制作相关管理报表等报主管部门 领导批准后严格执行 5 做好与公司相关部门的工作协调 按照部门主管要 求传达