合同管理全过程风险防范及管控.ppt

合同管理全过程的风险防范及管控措施 主讲人 王勇红经营管理部 前言 合同作为经营管理的手段是企业与外部进行物流 资金流 信息流交换的基本形式 是企业对外经济交往的基本载体 抓住了合同环节的风险防范 也就抓住了经营风险防范的源头 要强化 契约即法律 意识 从合同成立 履行到合同变更转让 终止的全过程都要注意依法规范自身行为 有效维护企业合法权益 努力做到想得周密 查得仔细 谈得谨慎 签得明白 干得规范 存得完整 赢得漂亮 我们每个施工企业应如何有效地防范和控制合同风险是现在面临的重大问题 主要内容 一 合同风险的分类 二 三 合同管理的总体要求 合同的全流程管控 一 合同风险的分类 合同风险是合同中的不确定因素 它是工程风险 业主资信风险和外界环境风险的集中反映和体现 具体包括两个方面 客观性合同风险主观性合同风险 一 合同风险的分类 一 客观性合同风险合同的客观风险是因法律环境 合同约定以及国际惯例而产生的 往往无法通过人的主观努力而控制 工程变更风险 合同规定工程变更在15 的合同金额内 承包商得不到任何补偿 市场价格风险 合同规定对于合同价格不予调整或在一定范围内调整 外部环境风险 因战争 罢工 骚乱 地震而停工 造成窝工等损失 一 合同风险的分类 二 主观性合同风险这是人为因素引起的 能人为避免或控制的合同风险 例如 在施工合同中 业主往往利用优势地位和起草合同条款的便利条件 通过苛刻的合同条件把风险隐藏在条款中 让承包商就范 而承包商为了承揽工程 对自身权利不敢据理力争 或在合同谈判中只重视价格和工期等主要条款 对其他条款不重视 又如 项目管理人员对合同条款不熟悉或发生疏忽 没有按照合同的规定进行索赔 签证 导致索赔无效 主要内容 一 合同风险的分类 二 三 合同管理的总体要求 合同的全流程管控 二 合同管理的总体要求 一是要符合国家法律法规的规定 要熟悉国家和项目当地的法律法规和政策 谈项目 签合同 办理行政审批和合同履行都要合法规范 不能违法操作 不能存侥幸心理 尤其在业主方为政府或实力强大时更要注意 以免产生风险和漏洞 导致最后无法索赔 二是要签订完善的施工合同 以事前预防为主 事中控制和事后补救为辅 合同是履行和索赔的依据 在签订时考虑问题要全面 重视每一个条款 尽量不签不利条款 不得已而签的 在履行中应当想办法予以调整 变更 二 合同管理的总体要求 三是要建立完善的分级授权管理制度 合同管理的权限分级主要包括 建立制度权 审核批准权 执行权 监督权等 公司各相关部门实行合同岗位责任制 在公司授权范围内进行合同的洽商 起草和落实 上下级间的权限划分要清楚 合理 执行有效 属于上级管理权限的合同 下级单位不得签署 对于重大合同 上级部门应加强管理 下级单位签署合同 应按程序和制度报上级单位批准 上级单位应当加强对下级单位合同的订立和履行情况的监督检查 二 合同管理的总体要求 四是要对合同实行统一归口管理 公司在合同分级授权管理的基础上 可以建立合同的统一归口管理制度 管理部门全面负责合同的起草 谈判 审查 签订 负责合同纠纷的处理 诉讼 管理合同专用章 授权委托书 定期检查和评估合同的履行情况及分析薄弱环节 并采取相应控制措施等 五是要注重管理策划 明确合同风险对策 应围绕利润和成本全面开展项目合同管理和风险控制的策划工作 采取合适的风险管理方案 以满足施工项目全过程管理的需要 达到合同管理的目标 六是应健全考核 奖励与责任追究制度 对合同订立 执行中所出现的违法违规行为或其它给公司利益造成重大损失的行为追究责任 主要内容 一 合同风险的分类 二 三 合同管理的总体要求 合同的全流程管控 三 合同的全流程管控 合同管理控制环节1 资信调查2 合同谈判3 合同文本管理4 合同会签5 合同审批 6 合同签署7 合同印章管理8 合同生效与履行9 档案管理10 分析与考核 十个控制环节三十个控制点 三 合同的全流程管控 三 合同的全流程管控 一 资信调查合同订立前要对合同相对人资信审查 对项目进行科学论证 详尽审查项目情况和可行性 再进行实质性谈判 对拟签订的重大合同 合同主办部门应根据需要牵头组织经济 技术 法律等人员开展尽职调查 编制尽职调查报告 经部门相关负责人审核后 作为合同审核的附件 法律尽职调查范围 合同相对人的主体资格 组织文件 土地 房屋 知识产权等资产权属情况 重要交易合同和诉讼 担保等或有事项 环境保护 税务 劳动关系状况等 三 合同的全流程管控 风险描述忽视被调查对象的主体资格审查 对方当事人不具有相应民事权利能力和民事行为能力 或不具备特定资质 或与无权代理人 无处分权代理人签订合同 导致合同无效 或引发潜在风险 在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况 或在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化 致使公司蒙受损失 对被调查对象的履约能力给出不当评价 导致合同对方当事人难以满足生产经营需要 对签约对象相关资质审核不当 对方提供虚假资质证明 导致与无资质或者资质不全合同主体签订合同 造成合同无效 形成公司损失 主要管控措施 第一 审查合同相对人及授权委托人的身份证件 营业执照 资质证书 授权委托书等材料的原件 避免对方造假 第二 若合同签字人是被授权人 应关注授权委托书是否合法有效 被授权人的行为是否在其被授权范围内 第三 要充分掌握业主和分包方 监理的情况 第四 可以与被调查对象的主要供应商 客户 开户银行 主管税务机关和工商管理等部门沟通 了解其生产经营情况 商业信誉和履约能力 三 合同的全流程管控 二 合同谈判主要包括谈判方案 谈判记录 谈判保密 谈判文件四个方面 合同谈判前 应根据需要牵头组织由经济 技术 法律等人员组成的合同谈判小组 负责进行合同谈判 重大合同谈判小组应拟定谈判方案 制定谈判策略 确定全面 明确 具体的合同经济 技术条件与要求 经批准后实施 谈判过程达成的重要事项 应指定专人及时予以记录 形成谈判纪要 并由谈判双方负责人员签字确认 谈判涉及我方专有技术或其他商业秘密等权利的 合同主办部门在应要求相对人与我方签订保密协议 妥善收集 整理 保管往来信件 传真 电子邮件 电子数据等相关文件 谈判结束 应及时进行归档 三 合同的全流程管控 三 合同的全流程管控 风险描述谈判人员经验不足 缺乏相关专业知识 或未能及时获得谈判相关信息 或忽略合同重大问题或在重大问题上做出不恰当让步 或编写谈判方案时 未充分掌握自己 对方的有关信息或信息失真 编制的谈判方案有缺陷 或合同谈判关键成果和分歧未记录 或虽然记录但未让双方确认 或谈判信息泄密等等导致公司在谈判中处于不利地位或利益受损 谈判沟通不充分 谈判分歧较大或谈判失利 导致无法实现合同的目的 三 合同的全流程管控 主要管控措施第一 在谈判前应当收集谈判对手的资料 充分熟悉谈判对手情况 做到知己知彼 深度考察业主的真实意图 以便在项目谈判中取得有利地位 第二 关注合同核心内容 条款和细节 具体包括合同标的的数量 质量或技术标准 合同价格的确定方式与支付方式 履约期限和方式 违约责任和争议的解决方法 合同变更或解除条件等 每一个条款都要斟酌 第三 要特别注意双方的权利义务条款 防止合同相对人加重我方责任 推卸自己责任 对于规定业主在何种情况下可以免除责任的条款切忌轻易接受 否则履行中业主就有可能以合同依据为借口 对我方的损失拒绝补偿 对于业主附加给我方的责任 应视情况接受或不接受 尽量将风险锁定 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第四 尽量采纳通用条款的规定 少设定专用条款 因为通用条款往往对于权利义务 程序的规定较为详细 公正 而专用条款则往往偏向于维护合同强势方的利益 第五 加强保密工作 严格执行责任追究制度 对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见 予以记录并妥善保存 每次合同谈判会上应派专人作文书记录 于会议结束时做成会议纪要 由双方签字确认 对于双方已签字确认的内容不允许变更 以巩固谈判成果 避免时间和精力的浪费 三 合同的全流程管控 三 合同文本合同形式 除可即时清结业务且合同额低于1万元以下的外 订立合同一律采用书面形式 签订合同时 合同主办部门应按下列顺序选择使用合同文本 中国石化合同标准文本 合同相对人在我方合同标准文本基础上修改形成的合同文本 合同各方共同起草的文本或第三方文本 合同相对人起草的合同文本 风险描述采用标准文本的 随意删除 简化条款 声明和承诺条款等合同条款 未将未涵盖内容以特殊条款的形式进行补充 采用修改标准文本的 未将不相关内容清除 采取双方协商文本的或采取对方文本的 未仔细研究合同条款或根据合同具体业务协商条款 造成我方被动或者承担违约责任 选择合同形式不恰当 导致权责不清 诉讼风险或公司利益受损 合同内容和方式与国家法律法规 政策发生冲突 合同内容和条款不完整 表述不严谨准确 或存在重大疏漏 三 合同的全流程管控 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第一 规范合同文本 文本选择应首先选用标准文本 其次在标准文本基础上进行修改 第三选用双方拟定文本 最后使用对方文本 不建议采纳由签约对方起草的合同 第二 严密合同用词 合同内容与方式要合法 合规 第三 合同文本一般由业务承办部门起草 其他各部门配合 重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当聘请律师参与起草 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第四 考虑到建设工程合同履行时间长 情况复杂多变等特性 应在合同中给自己保留解除合同的权利 以留余地 解除合同的情形包括 业主严重拖延支付工程款 分包方严重拖延工期 重大的安全事故 拖欠农民工工资给我方带来不利影响等 第五 对纠纷处理方式的规定应明确 诉讼和仲裁只能选择一个 不能规定为 可以诉讼或仲裁 这样的约定是无效的 对诉讼管辖法院的指定要唯一 明确 对仲裁机构的选择要唯一 明确 合法 三 合同的全流程管控 四 合同审核公司制定合同审批和签署的相关权限规定 按公司 合同管理实施细则 规定确立合同会签审核部门 合同签订前 应以会签形式履行经济 技术 法律审查手续 合同会签审查审批表由审查人员签字确认 经济审查应重点审查合同相对人的信用情况以及标的数量 价格 交付方式 付款方式等商务内容 技术审查应重点审查合同中的技术 质量 安全 环保等内容 法律审查应对拟签订合同的交易结构 权利义务安排等内容进行 内容主要包括合法性 严密性和完整性审查 风险描述合同内容和条款不完整 表述不严谨 不准确 或存在重大疏漏 如重大技术条款 HSE条款 保密条款 保险条款 成本回收条款 免责条款等不当 和欺诈 对发现的问题未提出恰当的修订意见 未根据审核人员的改进意见修改合同 导致合同中的不当内容和条款未被纠正 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第一 审核人员应当对合同文本的合法性 经济性 可行性和严密性进行全面审核 重点关注合同的主体 内容和形式是否合法 合同内容是否符合公司的经济利益 对方当事人是否具备履约能力 合同权利和义务 违约责任和争议解决条款是否明确等 第二 严格执行合同管理制度 建立会审制度 对有重大影响或法律关系复杂的合同文本 组织公司相关部门进行审核 相关部门应当在各自职责范围内提出评审意见 再由牵头部门收集汇总并修改 如果不能按照审核意见修改 应出具书面说明论证 三 合同的全流程管控 五 合同签署1 合同签订的主体公司所有合同均以公司名义对外签订合同 禁止公司机关职能部门 基层单位 工程处 等内设组织或机构以自己的名义对外订立合同 2 合同授权签订合同时 除营业执照上载明的法定代表人和负责人亲自签署合同外 签约人应履行内部授权手续 具备合同签订资格 授权委托书由法律事务办公室统一办理 合同主办部门应向法律事务办公室提出办理授权申请 由法律事务办公室按照公司授权委托规定为合同签约人办理授权委托手续 三 合同的全流程管控 三 合同的全流程管控 五 合同签署3 合同签署合同经审批后 合同主办部门应将合同提交法定代表人或其授权的公司领导 工程处负责人签署 在指定位置签署姓名并注明合同签署日期 遵循的原则 先签字 后盖章4 合同盖章除合同相对人坚持要求对等加盖行政印章并经公司主管领导批准使用的外 签订合同应一律加盖合同签约主体的合同专用章 不得使用行政印章 禁止用部门印章 业务专用章等其他印章订立合同 我方不得接受合同相对人以部门印章或业务专用章作为合同用章 风险描述对方签署合同的方式违法 无效 授权委托人超越权限签订合同 合同印章管理不当 签署后的合同被篡改等 主要管控措施 第一 合同应当由企业法定代表人或其授权委托人签名并加盖公章 授权委托人签字的 应当有授权委托书 并把授权委托书 身份证等证件作为合同附件 第二 严细印章管理制度 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第三 采取恰当措施 防止已签署的合同被篡改 如加盖骑缝章 骑缝章应盖在合同侧面 且要全面覆盖合同的每一页 第四 禁止用铅笔等可涂抹的笔来签字 合同的签署应同时有法人章和法定代表人或其授权人签名 不可遗漏任何一项 不要遗漏合同签署日期 合同签署页如果是单独一页 应标明 本页无正文 第五 按照国家有关法律 行政法规规定 需办理批准 登记等手续后方可生效的合同 或须报经国家有关主管部门审查或备案的 应当履行相应程序 三 合同的全流程管控 六 合同的履行和结算 问题高发阶段风险描述对方违约 未及时跟进催办或主张违约责任 造成我方的损失 我方违约 遭到对方的索赔 未办理工程签证或签证无效 未保留有利的索赔证据或证据无效 对合同条款未明确约定的事项没有及时签署补充协议 导致合同无法正常履行 合同变更 转让 解除未履行审批手续 导致合同纠纷 违反合同条款 未按合同约定的期限 金额或方式付款 合同履行过程中 对项目的质量 安全 工期 后期服务监控不力 造成合同履行达不到预期的目的 未能及时催收到期合同款项或在没有合同依据的情况下盲目付款等 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第一 在合同实施前进行合同交底 使全体项目管理人员都对合同有一个全面 完整的理解和认识 对风险点及薄弱环节制订相应的控制措施 在施工过程中利用好对自己有利的条款 规避对自己不利的条款 第二 建立合同的分类台账 制定详细的履行计划 严格按合同的约定施工 付款以及催收到期欠款 第三 派专人做签证的管理和来往信函 文书 电报等证据的收集工作 如发生设计变更 工期延长 价格调整等情况 应及时办理签证 在合同履行过程中也应具备风险防范意识 随时多方搜集有利于我方的证据 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第四 在合同履行过程中 可以针对合同中的不利条款 不明确条款 不科学条款及其他合同风险采取补救措施 如签订变更的协议 取得对方的理解等 第五 对合同对方的合同履行情况实施有效监控 若发现有经营状况严重恶化 转移财产 抽逃资金 丧失商业信誉 故意重大违约等情况的 应及时书面上报公司 并视情况采取相应措施 第六 禁止未签合同而先履行 应签订书面合同而双方未签订的 应当立即补签合同 作为结算 付款 索赔的依据 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第七 合同不得已而中止或终止的 要办理中止 终止手续 签订书面的协议 明确双方的责任和权利 因中止 终止合同给我方带来损失的 应及时追究对方的责任 中止 终止的合同又恢复继续履行时 也应依程序办理恢复施工的手续 第八 对印章的保存和使用应实行专人专管 建立起科学合理的用印审批制度并做好记录 防止印章滥用 出借印章 禁止给分包方的材料买卖 设备租赁等合同盖我方公章 第九 禁止给分包商的材料采购 设备租赁等行为提供任何担保 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第十 工程款的支付应采取转账的方式 禁止现场支付现金 禁止付至合同外的第三方或与合同规定不符的其他账户 第十一 当接到对方的索赔 含违约 报告后应认真研究并及时处理 解释或提出反索赔 项目管理人员不得擅自在对方出具的索赔报告 对帐单等确认类文书上签字盖章 确须确认的 应经公司领导或相关管理部门同意 第十二 对履行周期长 标的大 复杂疑难的重大合同实行计划履行和定期报告检查制度 并定期对帐 在对方当事人发生兼 合 并 分立 改制或其他重大事项以及管理人员变动时 应及时对帐 确认合同效力及双方债权债务 三 合同的全流程管控 七 合同补充 变更和解除在合同履行过程中 如果合同约定不明确 或变更 转让 解除合同不符合约定的 合同主办部门应当按原程序重新办理审查审批手续 不得以口头形式改变合同权利或义务 进行合同变更 如满足合同规定的解除条件时 合同主办部门报有相应权限的人员审批后办理合同解除手续 合同相对人违约的 合同主办部门应按合同条款约定收取违约金或要求对方赔偿损失 在不影响我方权益的前提下 应要求合同相对人继续履行合同义务 三 合同的全流程管控 风险描述没有就质量 价款 履行地点等内容与合同对方进行约定或者约定不明确 导致合同无法正常履行 对于条款显失公平 有误或对方有欺诈行为等情形 未能采取有效措施 因政策调整 市场变化等客观因素 已经或可能导致企业利益受损 变更后的合同未能争取到更多利益 反而使我方变得更加被动等 三 合同的全流程管控 主要管控措施 第一 变更后的合同视同新合同 须履行相应的合同管理流程 严格审核合同条款 第二 在合同履行中 要对合同的不足之处进行归纳总结 制定详尽的索赔计划 下达不同阶段的索赔指标 并派专人跟踪落实 争取取得对方的理解 并签订补充变更协议 第三 对于显失公平 条款有误或存在欺诈行为的合同 以及因政策调整 市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同 要按程