煤矿企业物资采购管理制度

第 1 页 共 7 页 物资采购管理规定 第一章第一章 总总 则则 第一条 为规范公司的物资采购行为 加强物资采购监管 降低物 资采购成本 确保生产物资供应 保障正常生产秩序 特制定本规定 第二条 本规定是公司物资采购管理行为的基本准则 第三条 本规定所指物资为各煤矿的生产用设备 配件 辅助用设 备 机物油料 五金 日杂 低值易耗品 劳保用品 办公用品 建材 等 第四条 树立诚信经营 供需双赢的思想 坚持 货比三家 的采 购原则 通过比品牌 质量 价格和服务的方式 优化物资供应渠道 第二章第二章 物资采购机构的设置和职责物资采购机构的设置和职责 第五条 公司成立供应部 各煤矿下设供应科或在综合科内配备相 对固定的专 兼职 计划采购员 负责协调本矿物资计划和采购工作 第六条 供应部的职责 一 负责指导各矿制定物资计划采购 物资保管 出入库管理制度 和各岗位职责 二 负责对各煤矿计划采购员各项业务工作的指导和监督 三 负责公司物资采购计划的编制 审定 采购合同的签订以及各 矿物资仓储管理的指导 四 负责物资采购的询价 议价 比质 比价和采购工作 五 负责按计划和采购程序按时 按质 按量采购各矿申购的各类 生产物资 六 负责联系落实采购物资的运输和提货事宜 第 2 页 共 7 页 七 负责定期组织各矿清理废旧物资和闲置报废设备 向公司提出 处置报告 盘活资产 第七条 各煤矿计划采购员的职责 一 负责本矿各类物资的计划申报 货物提取 入库验收 二 负责本矿物资仓储 领用发放的管理 做到出入库准确无误 三 负责对保管员的管理和监督 四 负责公司 物资采购管理规定 在本矿的落实与执行 五 负责本矿供货信息的沟通和反馈 确保生产的正常进行 六 负责管辖范围物资仓库内的卫生与安全工作 第八条 物资采购遵守的原则 一 未经审核批准的申购物资一律不得采购 二 库房内备用品及闲置物资应首先使用 三 凡本地区能采购的物资 在无价格和质量优势的情况下不得到 外地采购 四 大宗物资和设备的采购 必须签订购销合同 按程序交财务部 和法律顾问 必要时 进行合同评审 经总经理或分管副总签字后执行 五 在大宗物资和设备采购过程中 严格执行 货比三家 的原则 做到同类的企业比质量 同样的质量比价格 同样的价格比服务 同类的企业比质量 同样的质量比价格 同样的价格比服务 协助 供应部择优确定采购单位 六 对于试用后的物资 是否采购必须征求矿上生产技术部门的同 意后再行采购 不得在试用鉴定前采购 第三章第三章 物资采购的管理物资采购的管理 第九条 为优化供应渠道 降低采购成本 公司在各矿所在地通过 第 3 页 共 7 页 比选或招标的方式设立物资固定采购点 由公司统一负责物资采购 除 炸材外 和货款结算 各矿计划采购员负责到指定地点提货和收货 石 粉 石料 日杂 农资产品等零星物资以及生产急件的采购 由供应部 审定价格后 委托各矿计划采购员在当地采购 第十条 各单位物资采购计划要按程序申报 每月 25 日前向公司供 应部申报下月的采购计划 具体申报程序为 使用部门申请 部门主管签 字后必须交由各矿保管员签字 证明库房有无备品 是否需要购买 再 由矿长或分管矿长签字 综合科统一编制采购计划以书面传真或邮件的方 式上报公司供应部 供应部汇总各矿采购计划 交由公司分管生产和供应 的副总签署意见后统一报总经理批准实施 各单位如不按规定时间和要求 上报计划 造成因计划漏报物资掉缺 重复申购物资积压 由此造成对生 产的影响所发生的经济损失 由所在单位责任人承担经济责任 第十一条 对生产急件的采购 由申购部门打急需物资申购报告 经矿长或分管矿长签字 送公司供应部 以生产副总审核 总经理或分 管副总批准同意后 可电话电话请示 由供应部组织急购 第十二条 小批量 5 万元以下 的由供应部采取询价 比质 比价 比服务 经分管副总审批后采购 机器设备和大宗物资的采购 5 万元及 以上 必须经总经理审批后方可采购 第十三条 物资采购时必须严格按照采购计划进行采购 做到不错 订 不漏订 及时准确做好物资货源落实工作 签订物资采购合同时 要严格执行中华人民共和国合同法和公司合同管理制度 合同中要明确 产品产地 规格 型号 数量 价格 质量标准 交货期限 交货地点 结算方式 运杂费承担者 包装 运输 验收方式 经办人经济责任以 及其他注意事项等 按照合同规定支付货款 特殊情况需要先款后货的 第 4 页 共 7 页 需经总经理批准同意 采购物资的品种 质量 数量与计划有误的由供 应部负责协调处理 协调处理不好的承担其经济责任 第十三条 对于市场及生产厂家短缺而申购部门又急需的物资 供 应部要及时征求申购部门意见 在申购部门同意后可以采购使用部门愿 意接受的代用品 否则出现不良后果由供应部负责 第十四条 供应部必须按采购作业原则运作 对不按计划要求 质量 要求采购 造成的超储积压 损失 根据过错造成原因 由申购单位和 供应部相应责任人员承担经济损失 第十五条 供应部未能按时完成采购任务时 应及早报告申购部门 主管说明异常原因 提出相应解决方案 拟定补救办法和处理对策 对 严重影响生产安全的特别重大事项 应及时汇报总经理 第十六条 各单位申购计划后 应随时与供应部加强联系 了解清 楚物资采购动向 供应部也须随时与申购单位加强沟通和信息反馈 以 便申购单位合理安排生产 第四章第四章 物资验收入库管理物资验收入库管理 第十七条 采购物资入库时 保管员要及时通知本矿申购部门 生 技 科 综合科等相关人员到场一起参加验收 按照采购清单核对清点物资 名称 规格 质量 数量是否与计划合同及购货凭证相符 检查包装封 印是否完好 计量物资按净重验收 计件物资按清点数量验收 保管员 参加验收部门的人员均应在验收单上签字 并作为财务部门付款的依据 之一 第十八条 在入库验收中发现的问题要及时通知公司供应部 并同时 做好原始记录备案 对责任不清的物资严禁验收入库 第 5 页 共 7 页 第十九条 验收出不合格的物资 保管严禁接收 并同时报告供应 部 处理 如发现保管员未验的物资收入库 出现任何质量问题由保管员负 全部经济责任 第二十条 对托收而货未到 或货到发票未到 申购单位应及时通 知供应部 尽快查实情况 协调处理 第五章第五章 物资的发放管理物资的发放管理 第二十一条 物资的领用 发放 须按 先进先出 计划供应 节 约 用料 的原则进行发料 发料时要坚持 一核对 二签字 三记帐 四 盘点 的程序 违反发料原则造成物资失效 霉变 锈蚀 大料小用 优料劣用以及差错等损失 由保管员承担全部经济责任 第二十二条 各部门领用物资时 须填制领料单 经部门主管签字 后 到仓库领取 领取物资时要有发料人 领用人签字 第二十三条 保管员应严格遵守先办理领料手续后发货的原则 严 禁 先出货后补办手续和自行发货 特殊情况应在一个工作日内补办手续 第二十四条 各单位领用材料时 应严格按照部门领料单规定的内 容和要求填写 不准在作任何更改 如填写错误必须重写 对不符合规 定的领料单 保管员有权拒绝发货 第二十五条 物资材料的转让和外售 以及废旧物资的处理 各矿 须书面报告公司 经公司相关部门鉴定 领导审批 定价 保管员凭公 司财务部收款出库凭证 方可对外出售 第 6 页 共 7 页 第二十六条 设备配件的领用实行以旧换新制度 其中工具必须建 立工具领用卡 规定使用年限 达到使用年限的 实行以旧领新制 因 客观原因确实无旧件退库的 必须经部门主管签字同意度可领用 第二十七条 劳保用品的发放 按照公司 劳保用品发放规定 执 行 领用劳保用品时由各单位申请 综合科审核 矿长审批 第二十八条 办公用品由各矿办公室编制计划 矿长审核 交公司行 政部汇总后 报分管领导签署意见 总经理批准 供应部统一采购 各 矿由专人领取后负责登记发放 第二十九条 物资出库后要及时登记账簿 保管员按月核对账目 按时填报材料购入 消耗日报表 保管员须半年 年终各盘存一次 做 到账账相符 账物相符 账卡相符 卡物相符 第三十条 库房的所有发料凭证 原始单据应由保管员妥善保管 发料凭证 原始记录要按保管时间和销毁程序办理 不可丢失 否则由 保管员承担全部经责任 第三十一条 退库的材料范围包括生产任务完成峻工多余物资 借 领借发物资 矿以下各部门二级库房多余物资 退库时 物资必须完好 物资退库单要与原领料单内容相同 保管员要进行认真验收 因物资质 量不合格退库 必须进行技术鉴定 出示充分数据的检查证明方能退库 以便与