档案人员心理问题与心理调适

1 新时期档案人员素质提升与心理调试新时期档案人员素质提升与心理调试 我讲五个方面的问题 一 良好的心理素质在档案工作中的意义 二 新时期档案工作对档案人员心里素质的要求 三 档案工作人员心里状况的调查分析 四 影响档案工作人员心理状况的相关因素分析 五 如何消除和调试档案工作者的心理障碍 一 心理因素对档案工作的意义一 心理因素对档案工作的意义 随着科学技术和信息化水平的不断提高 档案工作环境正在发 生着越来越大的变化 档案种类和数量正在急剧增长 管理方式正 在发生巨大的变化 特别是电子档案的大量生成 使档案工作的技 术含量越来越高 然而 由于档案工作的特点所致 这项耗时费力 的工作往往不被外行人了解和理解 甚至会被人理解为空闲 档案 工作人员也感觉整天忙忙碌碌 却没有成就感 工作中存在各种复 杂的心理 从而影响了档案工作的质量 所以 必须注重档案工作 者的心理健康 采取有效措施 提高档案人员的综合素质 稳定档 案人员队伍 进而提高档案管理水平 那么 如何理解良好的心理 素质对档案工作的意义呢 这就要从心理学的角度去认识 从心理学的角度上来说 个体心里现象主要包括两个组成部分 一是心理过程 包括认识过程 感觉 知觉 记忆 思维等 情 感过程 人对现实的态度体验 包括情绪 情感 情操等 意志 2 过程 人在改造现实时不怕困难 去完成任务的决心 二是个性 心理 包括两个方面 一是个性倾向性 需要 动机 理想 信 念等 二是个性心理特征 能力 气质 性格等 上述两个组成 部分是心理学所关注的主要问题 这些个体心理要素对职业的影响 是巨大的 当然也包括对档案工作的影响 一 个体的认识过程 感觉 知觉 记忆 思维等 对档案 一 个体的认识过程 感觉 知觉 记忆 思维等 对档案 工作的影响工作的影响 人的感觉是指 人的知觉是指 记忆是指 思维是指 上述心理过程是指个体的专注度专注度问题 对档案 工作的专注度就是是否专注于档案工作 通俗的说就是是否专心做 好档案工作 二 个体的情感过程 情绪 情感 情操等 对档案工作的影 二 个体的情感过程 情绪 情感 情操等 对档案工作的影 响响 理论上讲 情感是主体对主客体关系的反映 是由接受客体是否 符合人的需要而产生的态度体验 反映了接受客体与人们的需要之 间的关系 关于情感在认知活动中的作用 着血迹心理学都有详细 的论述 不多讲 我们的目光主要集中在其在档案工作中的作用 首先 积极 愉快的情感可以为档案工作者提供工作动力 真 正的情感代表了智力活动的能量方面 瑞士心理学家皮亚杰的话 积极 愉快的情感状态可以有效降低感觉器官的感受阈限 提高对 信息的敏锐性 积极的情感状态还想催化剂一样 可以加快感觉和 思维的灵敏度 清晰度 准确度 使个体的脑部处于积极运行状态 3 从而使个体能够有效地理解客体 认识客体 由此可见 在档案工 作中 其次 积极愉快的情感可以强化个体的意志力 做任何事 如果 没有全身心的投入 没有积极的热忱 没有满腔的热情 那就永远 不可能达到成功彼岸 在档案工作中 档案工作者只有对自己的工 作充满热情 才能做好工作 三 个体的意志过程 不怕困难去完成任务 对档案工作的影 三 个体的意志过程 不怕困难去完成任务 对档案工作的影 响响 意志是个体自觉地确定目的并支配行动以实现预定目的的心理过 程 具体来说 意志的作用体现为 一是对价值目标的追求 二是 在个体的活动中发挥着重要的调节和控制功能 主要是调节和控制 个体自身的内部因素 如知识的运用 工作方式的选择 情感的强 度等 以保证工作活动的顺利完成 三是可以支持个体克服一系列 困难 使个体按照预定的方向坚持到底 由此可见 个体的意志过 程对档案工作的作用不可小视 它可以 四 个性倾向性 需要 动机 理想 信念 对档案工作的影 四 个性倾向性 需要 动机 理想 信念 对档案工作的影 响响 个体的需要是指 动机是指 理想是指对未来事物 的美好想象和希望 通常为人生的奋斗目标 信念是人在一定认识 的基础上 对某种 学说和理想所抱的坚定不移的观念和真诚信服 与坚决执行的态度 一个人的需求 动机 理想 信念是什么 对 于做好这项工作非常重要 4 五 个性心理特征 能力 气质 性格 对档案工作的影响 五 个性心理特征 能力 气质 性格 对档案工作的影响 能力是指 气质是指 性格是指 一个人的能力有大 小之分 类型的差异 如有的人 有的人 要根据能力的类型 选择工作 否则 就不会去的好的效果 例如 大学生做保安 清洁工等 如果选择档案工作就要考虑好自己的能力或能力类型是 否符合 气质是 人的气质类型有多血质 胆汁质 粘液质 抑郁质四种 要根据不同的气质类型选择不同的工作 才能取得好 的效果 根据档案工作的性质比较适合粘液质 抑郁质 二 新时期档案工作对档案工作人员心理素质的要求二 新时期档案工作对档案工作人员心理素质的要求 档案工作的性质决定了它与其他工作性比 表现为封闭 滞后 单调 枯燥 重复性 这决定了它对从业人员的心理素质要求更高 首先 首先 档案人员必须长期在相对封闭的档案工作环境从事种种 单调重复枯燥繁琐的基础工作 需要更强的事业心 责任心和敬业需要更强的事业心 责任心和敬业 精神精神 需要很强的自我控制力和自我约束力 需要很强的自我控制力和自我约束力 其次 要耐得住寂寞 甘于清贫 其次 要耐得住寂寞 甘于清贫 档案工作产生的效益一本表 现为社会效益 即使有经济效益也是隐性的 从事档案工作所取得 的成就往往不被人们所认可 寂寞的职业 有限的辐射面 不丰厚 的待遇 或多或少造成了档案工作者的职业困惑 能耐得住寂寞 甘愿清贫是档案工作者不可或缺的心理素质 第三 要有坚强的韧性和心理承受力第三 要有坚强的韧性和心理承受力 档案管理工作千头万绪 档案工作人员经常长时间处于较高的压力中 特别是职称 职务带 5 来的压力 更需要树立良好的职业道德和自我奉献精神 遇到困难 打击时 不消极回避 不脆弱 不沉沦 第四 具备较强的适应能力 第四 具备较强的适应能力 档案工作者要解放思想 转换脑 筋 把握时代的脉搏 抓住有利时机 充分发挥档案信息资源的优 势 开拓新的工作领域 要有较高的应变能力 提高对新情况 新 环境 新岗位的适应力 第五 敢于突破旧传统 大胆开拓创新 第五 敢于突破旧传统 大胆开拓创新 在人际关系和公关意 识方面有所作为 要具有乐群意识 要有包容心 打破原有的封闭 自守局面 树立开放的新形象 三 档案工作人员心里状况的调查分析三 档案工作人员心里状况的调查分析 上海大学图书情报档案系采用随机抽样的方式对上海市一些机 关 企事业单位的近佰名档案人员的调查显示 档案工作人员心里 状况呈现出如下特点 一 几乎所有档案工作人员都存在心理压力 一 几乎所有档案工作人员都存在心理压力 数据显示 仅有 5 15 的被试者表示没有压力 多数被试者承受着不同程度的压力 有 17 53 的被试者表示自己压力很大 工作压力也称工作紧张或工 作应激 是指与工作相关的不良刺激对个体产生的不良心理 生理 反应 高强度的工作压力会使人的工作潜能得不到发挥 不能有效 的履行自己的职责 并带来严重的身心问题 国外研究发现 压力 会导致职业倦怠 对工作的控制感和成就感下降 很容易导致对档 案利用者失去耐心 二 压力与学历 职务 年龄有一定关系 二 压力与学历 职务 年龄有一定关系 调查结果显示 压 6 力感在性别上没有明显差异 但却与学历 职务 年龄有一定关系 处于 31 40 岁区间的档案工作人员压力感最高 他们普遍觉得自 己 压力感比较大 或 压力很大 因为这个年龄段的人 身处一个 不上不下的尴尬位置 职称评定 人才管理制度的改革等让他们在 新情况 新问题不断出现的情况下无所适从 在 没有盼头 的日 子中 慢慢开始出现 本领恐慌 和 能力危机 处于 21 30 岁区间的档案工作人员多为高学历者 他们年轻 对于新时代 新 技术 新环境都有着较强的适应能力 处于职业生涯的早期 并处 在一个积极探索 用于承担责任的阶段 各方面的负担也较小 所 以夜里相对较小 出在 41 50 岁区间或 50 岁以上的档案工作者 虽然没有太高的学历 但是对于档案工作却大多有着丰富的经验和 处世能力 是我们口中常说的 老法师 处于这个时期的他们进取 心也开始下降 工作上面临的阻力也相对较小 属于各方面都比较 安定一群人 职务或者说职称 历来是衡量一个人业务水平高低的重要标准 在某种意义上更是社会地位高低的一个主要标准 职务或职称越高 随之而来的一系列待遇以及个人的成就感都会相应的提高 特别是 在档案部门这样一个相对稳定的工作环境中 档案工作人员的职务 或职称越高 地位也就越稳定 各方面的心理满足感越强 个人的 成就感也就随之提高 压力感也就自然降低 三 心理状况呈现复杂性和不确定性 三 心理状况呈现复杂性和不确定性 档案工作人员如今处于 信息化的大浪潮中 各种制度的改革 环境的变动 这些主观 客 7 观的因素都会影响着他们的心理状况 因此 其心理也存在着复杂 和不确定的一面 四 释放不良情绪的渠道较窄 四 释放不良情绪的渠道较窄 在调查中 88 66 的被试者表 示他们释放不良情绪的渠道主要是向家人 朋友或者同事倾诉和自 我疏导 69 07 的被试者表示自己所在的单位不重视对员工压力等 不良情绪的疏导 没有任何措施 23 71 的被试者认为所在单位 比较重视疏导 但主要采取的方式是领导找员工谈心 7 22 的 被试者表示自己单位 很重视 定期举办相关培训和讲座 总体来看 大部分档案工作人员在遇到不良情绪后 普遍采用 自救 方式 单位的沟通渠道较窄 很多单位大多数只重视政治 思想教育 满足于 大方向 上不偏离 对手下工作人员的教育和 管理基本上止步于 不出岔子 不同篓子 对于他们的不良情绪 通常都是消极对待 被动应付 如此 档案工作人员一旦有了不良 情绪 也很难得到及时的疏导 四 影响档案工作人员心理状况的相关因素分析四 影响档案工作人员心理状况的相关因素分析 任何心理的不适都是由于受到外界或者内部的刺激而获得的 影响档案工作者心理状况的因素主要有 一 档案工作性质以及要求带来的影响 一 档案工作性质以及要求带来的影响 一是档案部门作为一是档案部门作为 清水衙门清水衙门 工资和福利待遇不甚理想 工资和福利待遇不甚理想 根 据马斯洛的 需要层次论 人的最基本的需要是生理需要 生理需 要是实现更高层次需要的基础 然而 在市场经济的今天 当人们 的追求越来越现实化 功利化的时候 档案工作人员的地位 收益 8 却并无多少变化 依然徘徊在 四苦 辛苦 贫苦 艰苦 清苦 中 身边的好友 同学有的升官 有的跳槽 对比自己在 清水 衙门 里 待遇 工资水平都比较差 难免觉得档案工作 食之无 味 进而心理失衡 而档案工作稳定的另一面 也意味着职业生涯的过于 稳定 档案部门特别强调稳定的档案干部队伍 一般不轻易频繁调动人员 即便有调动 档案工作人员的晋升大多数情况下还是靠关系 传统 的资历观念也依然很重 而在企业中 原本档案工作人员就是众多 员工中的 异类 作为不直接产出者 更勿论晋升的可能了 渠道 及发展前景的不明朗导致许多档案工作人员不知路在何方 职业目 标的遥遥无期 使档案工作也变得 没有盼头 二是档案工作人员身兼多职情况的大量存在 加重了他们的工二是档案工作人员身兼多职情况的大量存在 加重了他们的工 作负担 作负担 一直以来 档案工作都处于被忽视的地位 在企业中尤其 如此 多数公司决策者往往看不到档案工作带来的无形效益 认为 档案工作谁都能做 对档案工作缺乏准确的认识 因此 在企业中 有一种普遍现象 就是由文书人员或相关人员监管档案工作 如此 一来 岗位职责突破了明确的界限 开始模糊化 临时性 突发性 的任务也相应增多 而档案工作本身就费时费力 繁琐 细致 兼 顾着自己本职工作的同时还要考虑档案的日常管理和保护 很容易 造成职业角色模糊和角色冲突 往往就是几头跑 几头都顾不上 给工作带来很大困难 给他们的心理也带来了困扰和负担 三是所做的工作不能得到客观 公正的评价和回报 三是所做的工作不能得到客观 公正的评价和回报 档案工作 9 是一项默默无闻 敢为他人铺路搭桥的工作 一提到档案工作 人 们就会习惯性地认为是借借还还 谁都能做的工作 在企业中 一 旦遭遇机构改革 档案部门大多数时候首当其冲 领导不重视 认 为档案工作不产生经济效益 对于档案工作人员提出的合理建议或 者要求一再以诸多借口回绝 各部门不配合档案工作 或者敷衍了 事 或拖拖拉拉 使得该收集的材料难以收集齐全 社会上 人们 又认为档案部门是 养闲人的地方 当档案工作得不到客观 公正 的评价和回报时 工作的积极性难免会受到打击 反过来会影响到 档案工作的正常开展 二 单位人际关系的复杂对档案工作人员的心理状态起着催 二 单位人际关系的复杂对档案工作人员的心理状态起着催 化剂的作用化剂的作用 一是档案工作人员与领导的工作作风是否适应 一是档案工作人员与领导的工作作风是否适应 调查发现 档 案工作人员在上级领导这个因素上大多有这样的顾虑 领导间的意 见不统一 我无所适从 我担心我的工作不能令领导满意 我的意 见得不到领导的采纳等等 这些压力都是由领导直接或间接造成的 领导的工作作风与自己工作方式的冲突成了一道不可逾越的鸿沟 二是我国的公共管理部门现代化管理制度起步较晚 对领导者二是我国的公共管理部门现代化管理制度起步较晚 对领导者 的监督机制不完善 导致领导者的权力过大 人治现象比较严重 的监督机制不完善 导致领导者的权力过大 人治现象比较严重 一般工作人员基本上没有机会参与单位的决策活动 大部分工作人 员习惯了处于被动接受领导的位置 而领导见意见的不统一 给档 案工作人员的工作更加带来了 多面 的矛盾 他们在工作中更加 小心翼翼 生怕一不小心成了矛盾的牺牲品 有的领导对工作限制 10 太多 下级档案工作人员的工作自由度较小 自身的能力得不到发 挥 有时候想要发挥 却担心与领导的做事风格不适应而产生冲突 因此很多时候只是做 应声虫 长期处在小心谨慎的环境中 对于 个人成就感的压抑也是显而易见的 三是同时之间无法进行很好的沟通 三是同时之间无法进行很好的沟通 在这个因素上 多数人感 觉 得不到同事的理解和支持 同事与我竞争激烈 等等 在机 关 事业单位中 内部关系比较错综复杂 同事间不敢说真话 人 际关系呈现出表现化的功夫 内心很少得到真正 有效的交流 岗 位的竞争 也是机关 事业单位人际关系紧张的重要催化剂 职务 的晋升 职称的评定 谁都想挤破头往里钻 工于心计之余 自然 也无心再有很好的沟通 三 从事档案工作的原因在本质上影响着档案工作人员的心 三 从事档案工作的原因在本质上影响着档案工作人员的心 理状态理状态 从职业生涯的角度分析 能够完全按照第一志愿择业的人很少 大部分人从事的是次志愿的职业 有人甚至从事着自己未曾预料的 或者一开始就认同的职业 其实 工作对于个人的心理具有两种重 要的意义 第一 通过工作能表现出个人的价值和才能 获得尊重 或实现自我价值的满足 第二 能使个人有机会在群体中表现自己 提高自己的社会地位 但是如果工作性质不适合个人的兴趣和能力 就会造成一种心理负担 因此 档案工作人员的工作态度以及工作 的心理状态本质上可以追溯到最初选择档案工作的原因这个源头上 性格与档案工作的适合与否是能否以平和心态对待档案工作的关键 11 一是出于自身兴趣或者工作比较稳定等积极因素 一是出于自身兴趣或者工作比较稳定等积极因素 研究表明 档人们寻求的是这样的职业环境 即与他们的价值观和态度相一致 让他们扮演满足的角色和承担乐意的任务是 他们往往会表现出积 极的一面 而积极代表 喜悦 快乐 和平 爱 希望 负责任 宁静 谦逊 仁慈 宽容 友谊 同情心 慷慨 重镇和幸福等 也就是说 档案工作人员如果最初是出于自身兴趣或者工作比较稳 定等积极因素选择档案工作的 那么 在其他条件相同的情况下 更荣誉拥有职业幸福感 二是作为权宜之计 把档案工作作为一个跳板 二是作为权宜之计 把档案工作作为一个跳板 据调查 50 52 的 人表示自己选择档案工作是 权宜之计 等找到再好的工作再跳槽 显然 他们中的多数人在面对档案工作者时 无法做到以平和的心 态对待 他们无法全心全意投入到工作中 左顾右盼 寻找可以升 迁或跳槽的机会 调查显示 这部分人感觉不到工作的热情 对工 作越来越没有耐心 他们往往表现出消极的一面 消极往往表现出 压抑 侵犯 恐惧 生气 悲伤 悔恨 贪婪 自卑 怨恨 自 私和说谎 消极这往往在工作中体会不到满足感 属于不安分的一 个群体 而如此消极怠工的行为与档案工作的职业要求使背道而驰 的 四 新时期对档案工作人员提出的挑战 四 新时期对档案工作人员提出的挑战 传统的档案工作是手工为主 如今这种工作模式显然已经不能 满足档案工作的需求 12 一是档案工作模式开始发生根本性的转变 社会各方面对档案一是档案工作模式开始发生根本性