印章管理制度.doc

印章管理规定第一条 为了保证福建宝利特集团有限公司（以下简称集团）及下属各子公司（以下简称子公司)印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据集团规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理规定。第二条 本管理规定所指印章包括集团及子公司公章、法定代表人印章、财务专用章、发票专用章、采购合同专用章、销售合同专用章、人力资源部专用章、品管专用章、报关专用章等具有法律效力的印章。第三条 本管理规定适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第四条 印章授权管理和使用部门：（一）集团及各子公司各类印章（含电子章）由集团法定代表人授权向相关部门核发或核销。（二）集团及子公司各类印章（含电子章）由各公司最高管理者授权相关部门管理和使用。（三）各类印章（含电子章）授权以下部门分别管理和使用：1、集团及子公司法定代表人印章由集团法定代表人或其授权指定的代理人负责管理和使用；2、集团公章及其电子章由集团行政部主管负责管理和使用，电子章仅限于集团建设工程报建使用，各子公司公章由总经理负责管理和使用；3、集团及子公司财务专用章、发票专用章由集团财务管理中心主管或其授权指定的代理人负责管理和使用；4、集团及子公司采购合同专用章及其电子章由采购管理中心主管负责管理和使用；5、集团及子公司销售合同专用章及其电子章由各公司销售部主管负责管理和使用；6、集团人力资源部专用章由人力资源管理中心主管负责管理和使用；7、集团及子公司品管专用章由各公司品管部主管负责管理和使用；8、集团及子公司报关专用章由责任报关员负责管理和使用；9、上述电子章仅限于规定的范围内使用，未规定使用电子章的，一律禁止使用电子章；10、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章的部门应在在公司请购系统中提交请购单，注明用途、规格要求等，经总裁审批通过，方可配置或更换印章；11、印章刻制由集团行政部负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由集团行政部按有关规定办理。12、印章刻制或作废的相关批文和文件资料，由集团行政部负责整理汇总，及时送交集团档案处存档。13、电子章制作、维护及作废由网络信息部负责，印章专管人员提交申请，经集团法定代表人审批后，方可制作或作废。第五条 印章的管理（一）公司的所有印章，均由集团档案处负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管人员）。印章启用时由集团行政部下发关于公司启用有关_专用章的通知（详见本管理规定附件一），注明启用日期、发放单位/部门和使用范围和启用印模。（二）集团档案处向印章专管人员移交印章时，应填写公司印章留样备案表（详见本管理规定附件二）。（三）由于印章磨损而更换领用印章，仍需在集团档案处登记、留样。 （四）因公司名称变动、部门撤销或重组、印章使用损坏等情形的，原部门有关印章应由印章专管人员及时交回集团档案处，由集团行政部负责声明作废。（五）严禁印章专管人员将印章转借他人。（六）印章丢失或被盗时，印章专管人员应立即以书面形式告知集团行政部，集团行政部主管应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。（七）公司决定需要停用印章或电子章的，由董事长签字同意后由集团行政部下发关于公司停用有关_专用章的通知（详见本管理规定附件三）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。（八）各部门不得擅自刻制印章或制作电子章，违反本项规定者属于严重违反公司规章制度，给予无条件除名处理，因此造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任，情节严重的追求其法律责任。第六条 印章专管人员的职责公司所有印章专管人员应遵守本条以下规定：（一）印章专管人员每天下班前应检查印章是否齐全，存放在安全的地方并上锁，次日上班后，应首先检查所保管印章存放处有无异样，若发现意外情况应立即上报。（二）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。印章代管期间，代管人员对印章的管理和使用承担一切责任。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，填写印章交接单（详见本管理规定附件四），登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。若遇紧急突发事件，无法立即办理印章交接手续的，印章专管人员应通过电话或短信等方式，交接印章，并上报总裁，返岗后补办印章交接手续。（三）印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝印章专管人员审核文件内容或审批手续的，印章专管人员可拒绝用印并报告总裁/总经理处理。（四）印章专管人员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（五）因印章管理不严、使用不当、遗失，对印章专管人员予以严厉处罚；（六）印章专管人员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管人员离职时，应将管理的印章、用印登记簿等用印相关文件资料送交档案处后方可办理离职手续。岗位交接人员应按印章领用规定及时到档案处办理印章领出手续。（七）禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经总裁/总经理批准并填写公章外出使用审批单（详见本规定附件五）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写印章交接单办理交接手续后方可带出。携带公章外出人员对公章的使用后果承担一切责任。第七条 各类印章的使用规定（一）公司印章的使用1、各类印章必须按照使用部门的明确职能和管理范围用章，不得超越本部门职能和管理范围用章。2、印章专管人员在使用公章前必须认真审核文件资料，凡所填写的内容和拟使用公章的文稿材料不符的，不予用章；公司相应管理权限主管签署的文件或授权办理的文件，审核无误后方可盖章，否则，出现事故，责任由印章专管人员承担一切责任。3、凡需要加盖公司印章的公文、介绍信、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表 、邀请函等重要文件，均须填写_公司用印审批记录单，（详见本管理规定附件六）经相关部门主管审批签字后，方可使用公司印章。4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章（合同专用章除外）所用印的文件、资料、附件资料及_公司用印审批记录单作为用印凭据档案由印章专管人员留存。5、严禁在空白表格包括但不限于证书、信笺、合同、协议、证明等空白文件上盖章。严禁在手写文件上加盖公司印章。如遇特殊情况，必须报经总裁/总经理签字同意后，方可用章。（二）合同用印管理规定1、公司定版各类合同，如采购合同、销售合同、劳动合同等，由印章专管人员根据本部门管理权责审核和用印，并做好用印记录。2、销售/采购合同专用电子章仅用不公司定版的销售/采购合同。3、非公司定版的合同，由顾问律师和相关部门主管审议，并签署审核意见，上报公司总裁/总经理审批，审批通过后，经办人应填写公司合同专用章用印审批单（详见本管理规定附件七），印章专管人员核查后方可用印。4、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。5、禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上用印。6、对外签署的合同或协议等，须加盖骑缝章。（三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第（一）项的审批程序。公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。（四）公司各类印章实行用印登记制度，印章专管人员应每年度6月30前、12月31日前应将该期间填写的用印登记簿（详见本管理规定附件八）及用印资料档案全部移交集团档案处存档。第八条 法律责任（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。（二）违反本制度的规定使用印章或电子章，造成丢失、盗用、仿制等，给公司造成损失的，要依法追究赔偿责任；造成法律责任的，要依法追究一切经济与法律责任。第九条 附则（一）本规定附公司印章管理的相关文件范本。（二）本规定自发布之时效实施。 （三）本规定由集团人力资源管理中心负责解释。附件一：关于公司启用有关_专用章的通知_公司各部门及分子公司：根据_公司公司印章管理规定第_条的规定，由于_，现公司已启用“_专用章”，该印章由公司_部门管理，专管人员为_。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_年_月_日起，启用本通知附件的公章，原“_专用章”印章同时废止。特此函告。附件：新旧印章样式 _年_月_日旧印章样式 新印章样式 附件二：公司印章留样备案表NO:_印章名称：_章审批人：_刻制人：_启用时间：_配置及保管部门：_印章用途：_印章专管人员：_印章留样本留样印章自_年_月_日启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于_年_月_日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章专管人员：_年_月_日附件三：_公司文件 司办发20_号关于公司停用有关_专用章的通知_公司各部门及分子公司：根据_公司公司印章管理规定第_条的规定，由于_，现公司决定作废停用原由公司_部门专管人员_管理的“_专用章”。_年_月_日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章样式 _年_月_日停用印章样式 主题词：印章 停用 通知抄送：_，_，_，_。_ _年_月_日印发附件四：印 章 交 接 单NO:_部门名称：_交接印章名称：_交接日期：_月_日用印注意事项说明：1、交接人双方的行为均应遵守_公司公司印章管理规定之规定。2、其他说明事项：_3、印章留样：留样4、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件五：印章外出使用审批单NO:_1、部门名称：_2、外出印章名称：_3、使用日期：_月_日4、用印事项：_5、外出使用原因：_6、用印责任人：_印章留样：留样7、本印章自_年_月_日_时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章_负责。申请人：_ _年_月_日印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件六：_公司用印审批记录单 NO:_申请人：_；申请日期：_。申请人所在部门：_所在部门负责人审核意见：同意(由当事人勾选)_。文件名称正/复印件份数用途说明正本复印件正本复印件正本复印件正本复印件审批同意人【本栏根据是否需要逐级审批的具体情况填写，不需填全所有栏目】印章专管人同意签名：财务部负责人同意签名：总裁/总经理同意签名：申请使用的印章：公司印章法定代表人印章合同专用章财务专用章用印情况(由当事人勾选)已用印 (申请人签名) (日期)已用印 (保管人签名) (日期)备注说明注意事项用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。附件七：