印章管理规定推荐word范本.docx

XXXXXXX有限公司文 件XXX字201200X号 签发人：关于公布实施公司印章管理制度的通知各分公司、各部门、各办事处、各工厂：为加强公司印章管理，规范各类印章的使用程序，理顺用印章流程，提高管理，促进业务发展，经公司研究决定，现下发公司印章管理制度，希望认真遵照执行。本制度自发文之日起试行，试行期三个月。此期间在制度执行过程中如有相关意见或建议，请反馈至行政部，由公司领导会审决定。如无修改，本制度正式成立实施。请各分公司、各部门、各办事处、各工厂认真学习、宣导。特此通知附件：公司印章管理制度 XXXXXXX有限公司 二0一二年九月十八日 抄报：XX总经理、XX副总经理抄送：各分公司、各部门、各办事处、各工厂文件名公司印章管理制度文件性质制订部门发文编号发文时间发布或修改次序制度制订内控部深 2012002012年9月本文总页数5页其他附件4份 保密等级内部公开1 目的1.1规范公司印章管理2 适用范围2.1 各分公司、各部门、各办事处、各工厂2.2 主要责任部门：行政部2.3 相关责任部门：各分公司、各部门、各办事处、各工厂3 职责分配3.1行政部是印章的统一管理部门；3.2行政部负责印章的刻制、换发、使用、销毁、印模等管理工作。4 制度概要4.1 印章的分类4.1.1 公司公章、分公司公章：指经公司申请，公安部门审核、备案，刻有公司法定名称的印章。4.1.2 公司各部门章（含工厂、办事处）（以下如同）、项目专用章：指经公司申请，公安部门审核、备案，刻有公司各部门名称的印章，和公司因专项业务需要刻制的印章，包括：合同专用章、财务专用章、发票专用章。4.1.3 公司各部门业务章：指经部门、办事处、工厂申请，公司审核、备案，包括：发货专用章、收货专收章、收讫章、作废章、分公司负责人章、已开发票等。4.1.4 附加章：是指因某项业务特定需要而刻制的印章，如名称章、地址章、校对章、收发文章等。4.1.5 私章：包括总经理印章、财务人员印章等。4.2 印章的刻制、换发、补发、增刻、备案4.2.1印章刻制4.2.1.1公章、部门章（含工厂、办事处）、项目专用章、业务章由行政部统一办理，必须先申请，后刻制。申请时，终审由总经理核准。4.2.1.2总经理印章由行政部办理，财务人员私章由个人办理。4.2.1.3附加章可根据工作需要由各部门刻制，但应向印章管理部门备案，说明用途。4.2.1.4公章、部门章、项目专用章、业务章的刻制申请经公司总经理核准后，方可向公安机关申请刻制，并到公安机关指定地点刻制，或由行政部根据实际情况在指定地点办理。4.2.1.5未经呈报核准、未向公安机关申请及未到指定刻制点刻制与公司有关的印章的，对责任人给予开除处分外，视情节轻重追究经济及法律责任。 4.2.2印章换发4.2.2.1公章、部门章、项目专用章、业务章因长期印文磨损，申请换发时，由印章保管人员出具换发印章申请，将须换发的印章拓具印模于备注栏内，说明该印章启用日期、换发理由等报送行政部，由公司领导核准。4.2.2.2公章、部门章、项目专用章换发时必须到公安机关及其指定地点办理，旧印章的缴毁由公安机关按规定办理，严禁通过非正常途径办理。4.2.2.3附加章的换发可由使用部门自行决定。4.2.3印章补发4.2.3.1公章、部门章、项目专用章、业务章损毁或遗失、被盗时，印章保管人员应立即向印章管理部门报告，属于被盗的则应向当地公安机关报案，并依有关规定公告作废。4.2.3.3印章保管人员应出具补发印章申请，注明原印章的种类、名称、启用日期、遗失日期，并附遗失经过的详细报告，依照本制度按规定程序办理。4.2.3.3重新补发的印章字体应有异于原印章，以示区别。4.2.3.4遗失印章如有寻获时，应由印章管理部门报公司领导核准后封存或销毁。4.2.4印章增刻4.2.4.1所有印章应以一枚为原则，但如果受业务特定需要或受地区限制需要增刻者，由印章使用单位向行政部呈报，经公司领导准后，按本制度印章刻制程序办理。4.2.4.2印章增刻时，印章管理部门应把增刻的印章与原印章加以区别，以备查实。4.2.5印章备案与登记4.2.5.1公司所有已刻制的公章、部门章、项目专用章、业务章都应将印模1份报行政部备案。行政部监印人填写印章领取登记表。4.2.5.2备案的印模必须印在印章领取登记表表上，印迹鲜明清晰。4.3印章的保管4.3.1 总公司、分公司公章、合同专用章由行政部负责管理。4.3.2 公司各部门公章由相应部门管理使用。4.3.3 公司各部门专用章由相应部门管理使用。4.3.4总经理私章由总经理个人保管，财务专用章由资金管理部保管。4.4 印章使用审批权限4.4.1公司公章4.4.1.1常规性对外业务知会、通知 ，月度、年度常规工作（例如：正常报税申请、证照年审、车辆年审、社保工资申报/报停等）、日常部门事务（例如：电话报装/停用、集团网申请表、商品报价表、合作商建档我方简明资料等）等，流程如下：经办人 部门主管 行政主管 副总经理 用印 4.4.1.2 重大事项、对外发函、大宗报价单（参照公司业务审批权限和公司发文管理制度），流程如下：经办人 部门主管 行政总管 总经理 用印4.4.2公司合同章4.4.2.1公司业务审批权限中有明确规定的各类合同用印以审批权限为准。4.4.2.2 公司业务审批权限中无明确规定的各类合同：4.4.2.2.1有审批文件的以总经理审批文件为准。4.4.2.2.2无任何审批文件： 经办人 部门主管 行政总管 总经理 用印4.4.3 各部门公章、业务专用章，参照公司相关制度、流程，由相应部门负责人审批使用。4.4.4 支票、银行印鉴用章由公司总经理审批使用。4.5 印章使用程序4.5.1各部门人员需用印章，必须正确、完整填写用印审批表，附于用印文件前，填写不规范、完整或未经呈报批准的，印章管理人有权拒绝用印。因紧急事项审批人未能及时书面审批，经其他方式（例如：电话汇报、邮件批复等）征审批人同意可先行用印，但需留下文件复印件并补办审批手续。4.5.2 印章管理人用印时必须认真核对文件内容与用印审批表所列内容是否相符。4.5.3申请合同章用印，如有经呈报批准的签订合同申报呈批表，可省去用印审批表。4.5.4公司支票印章用印，根据总经理核准的付款通知单，可省去用印审批表。4.5.5 因业务特定需要需借用印章，经总经理核准后，可向印章管理部门申请借用。4.6 印章的管理责任4.6.1各种印章“谁管理，谁负责”，由于保管、监用不善或遗失而造成公司损失的，将视后果追究相关责任人的相应责任。4.6.2 印章借用期间由借用期间印章携带人承担全部责任。4.7 印章缴销4.7.1 因废旧、失后重获、撤销、停用的印章，原则上应一律销毁，如因特殊需要暂不予销毁，必须向印章管理部门上缴封存。4.7.2 缴销印章应出具缴销印章申请，并附缴销的说明，经核准后，向印章管理部门上缴。4.7.3 印章管理部门收到缴销的印章，报经总经理或总经理核准后，即斟酌实情予以封存或截角注销。4.7.4 印章封存时必须有一人监封，先用蜡油封存印面，再放入小型文书袋用封条封口，并盖用监封人和监印人的名章或签名确认，注明日期。4.7.5 印章销毁时，必须有一人监毁，原则上采用半毁半存的方法销毁：即用利刃截去印章正中的右三分之一，三分之一即时用火销毁或碎片，三分之二保留用第4.6.4条方法封存，以备查核，并做好销毁记录。4.8 印章的查实和移交4.8.1 对正在使用的印章，印章管理部门主管每月必须查实一次，是否原制发印章。4.8.2 印章保管人员进行交接时，接收人应同时核查制发时印模、交付时的印章，进行核实后，填写印章移交登记表，双方签字确认。索引：此制度主要规定了公司各类印章的保管、使用，如：公司换发公章可参照此制度执行。附件：共4份：用印审批表、印章领取登记表、印章移交登记表、印章上交登记表附件1：用印审批表申请部门经办人/ 日期/印章类型/ 份数/用