档案分类编号标准

XXXXX有限公司企业标准 档案分类编号标准 2012 1 1 XXXXX有限公司有限公司 1 前 言 本标准依据DB37 T180 93 工业企业档案分类编号规则 青岛市 企业档案分类编号办法 编制 本标准的附录1 XXXXX档案分类及编号大纲 附录2档 号标识示意为本标准的附录 本标准由XXXXX提出 本标准由公司档案室起草 本标准主要起草人XX 本标准由公司档案室负责解释 2 档案分类编号标准 1 范围 本标准规定了XXXXX档案的分类及档号编制的一般方法和 要求 本标准适用于XXXXX和所属部门的档案分类与编号 2 规范性引用文件 本标准引用了DB37 T180 93 工业企业档案分类编号规 则 青岛市 企业档案分类编号办法 的有关内容 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准 3 1 档案分类 是根据档案的共同特点和差异点 将档案区分 为不同类别的逻辑方法 3 2 档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排 列顺序的一组代码 4 档案分类 4 1 XXXXX档案的分类原则是 以公司全部档案为对象 依 据单位职能 按照档案形成规律 结合档案内容及其形成特点 保持档案之间的有机联系 便于档案的科学管理与开发利用 4 2 一级类目设置 3 4 2 1 XXXXX档案设置9个一级类目 即管理类 基本建设类 产品类 科研类 设备仪器类 会计 审计 类 实物类 照 片类 电子类 4 2 2 职工档案按国家有关规定执行 4 2 3 一 二期基本建设档案按卷管理 管理类档案互有联系 的文件按卷管理 其它按件管理 4 3 二级及二级以下类目设置 除管理类 会计类外 其他类别的二级及二级以下类目根 据公司各类档案形成特点设置 4 3 1 管理类二级类目按年度设置 三级类目按保管期限设置 4 3 2 基本建设类二级类目按工程项目 一 二 三期 食堂 研发 三级类目按工程阶段 立项 设计 施工 竣工 4 3 3 产品类二级类目按盒型 条盒 小盒 设置 三级类目 按品牌设置 4 3 4 科研类二级类目按科研课题设置 三级科目按年度设置 4 3 5 设备仪器类二级类目按设备仪器种类 专用设备 通用 设备 检测设备 其它 设置 三级类目按单台 套 设置 4 3 6 会计类二级类目按其种类 凭证 帐簿 会计报表 其他 设置 三级类目按年度设置 4 3 7 实物类二级类目按其种类 产品样品类 实体性科技成果 证书类 印章类 牌匾类 荣誉类 纪念品类 书画类 其它 类 设置 三级类目按年度设置 4 4 3 8 照片类二级类目按年度设置 三级类目按保管期限设置 4 3 9 电子类二级类目按年度设置 5 档号编制 档号由类目号 案卷 件 顺序号组成 5 1 类目号的编制 5 1 1 一级类目采用大写汉语拼音字母标识 即管理类 GL 基本建设类 JJ 产品类 CP 科研类 KY 设备仪器类 SB 会计类 KJ 实物类 SW 照片类 ZP SP数码照片 电子类 QT 5 1 2 二级及二级以下类目采用阿拉伯数字标示 5 2 案卷 件 号的编制 档案分别以最低一级类目编写案卷 件 顺序号 见 青岛黎 敦包装有限公司档案分类及编号大纲 5 2 1 同为数或者阿拉伯数字表示的类目层次间用间隔号 隔 开 5 2 2 类目号与案卷 件 号之间用 隔开 5 2 3 档号标识示意 见附录2 6 档案排架 6 1 按照档案一级类目设置分别进行排架 6 2 各类档案按其二级及二级以下类目设置上架排列 6 2 1 管理类档案按照年度上架 在同一年度内再按永久 30 年 10年的顺序排列 5 6 2 2 基本建设类 设备仪器类 产品类 科研类档案分别按 其属类上架 按最低一级类目顺序排列 6 2 3 会计类档案按会计凭证 账簿 会计报表 其它分别进 行上架 按年度顺序排列 6 2 4 实物类 电子类档案按二级类目上架 再按年度顺序排 列 6 2 6 职工类按照国家应该规定进行 6 3 档案排架依据从左至右 自上而下的顺序进行 7 附录 6 附录1 XXXXX档案分类及编号大纲 序号 一级类目 与代号 二级类目 与代号 三级类目 与代号 四级类目 与代号 卷 件 顺序号 1 管理类 GL 年度号 1 永久 2 30年 3 10年 在三级类目下 编写顺序号 在三级类目下 编写顺序号 2 基本 建设类 JJ 按项目分类 1一期工程 2二期工程 3三期工程 4办公楼工程 5技术中心工程 1立项阶段 2设计阶段 3施工阶段 4竣工阶段 在三级类目下 编写顺序号 3 科研类 KY 1 技术开发 2 专利证书 3 其它 年度号 在三级类目下 编写顺序号 4 产品 CP 1 饼干 2 糖果 3 膨化食品 按规格 在三级类目下 编写顺序号 5 设备 仪器类 SB 1 专用设备 2 检测设备 3 通用设备 4 其他 按单台 套 设备 在三级类目下 编写顺序号 在三级类目下 编写顺序号 在三级类目下 编写顺序号 在三级类目下 编写顺序号 6 会计类 KJ 1 会计凭证 2 帐簿 3 财务报告 4 其他 年度号 在三级类目编 写顺序号 7 序号 一级类目 与代号 二级类目 与代号 三级类目 与代号 四级类目 与代号 卷 件 顺序号 1 产品样品类年度号 在三级类目编 写顺序号 2 实体性科技成 果 年度号 在三级类目编 写顺序号 3 证书类年度号 在三级类目编 写顺序号 4 印章类年度号 在三级类目编 写顺序号 5 牌匾类年度号 在三级类目编 写顺序号 6 荣誉类年度号 在三级类目编 写顺序号 7 纪念品类年度号 在三级类目编 写顺序号 8 书画类年度号 在三级类目编 写顺序号 7 实物类 SW 9 其它类年度号 在三级类目编 写顺序号 8 电子类 QT 年度号 在二级类目下 编写顺序号 9 照片 ZP SP 年度号 1 永久 2 30年 3 10年 在三级类目下 编写五位阿拉 伯数字顺序号 不足位用 0 补 位 说明说明 8 附录2 档号标识示意 2 1 管理类 2 2 基本建设类 GL2013 1 1 JJ1 1 001 第1件 顺序号 第1卷 顺序号 保管期限号 三级类目 立项阶段 三级类目 年度号 二级类目 一期工程 二级类目 管理类 一级类目 基本建设类 一级类目 2 3 设备仪器类 2 4 产品类 SB1 1 1 CP 1 1 1 第1卷 顺序号 第1卷 顺序号 凹印机 三级类目 泰山 三级类目 专用设备 二级类目 条盒 二级类 设备仪器类 一级类目 产品类 一级类目 2 5 科研类 2 6 会计类 KY2 2013 001 KJ 3 2013 001 第一件 顺序号 年度报表 顺序 号 年度号 三级类目 年度号 三级类目 专利证书 二级类目 会计报表 二级类目 科研类 一级类目 会计类 一级类目 9 2 7 实物类 2 8