金威路桥建筑集团公司管理制度全集

金威路桥建筑集团公司管理制度全集 目 录 第一章 管理制度 一、 档案管理制度 （ 01） 二、 文书印章管理制度 （ 30） 三、 会议管理制度 （ 42） 四、 办公用品采购 管理制度 （ 48） 五、 合同管理制度 （ 53） 六、 环境管理制度 （ 63） 七、 安全管理制度 （ 67） 八、 合理化建议管理制度 （ 87） 九、 公务接待范围和职责 （ 91） 十、 车辆管理制度 （ 93） 第二章 工作流程 一、 会议管理流程 （ 97） 二、 办公用品采购流程 （ 98） 三、 合同审批流程 （ 99） 四、 项目安全管理流程 （ 100） 五、 公务接待流程 （ 101） 六、 车辆管理流程 (102） 第三章 工作目标管理考核认定标准 一、 档案工作目标管理考核认定标准 （ 103） 二、 文书 工作目标管理考核认定标准 （ 110） 三、 会议 工作目标管理考核认定标准 （ 114） 四、 办公用品 工作目标管理考核认定标准 （ 118） 五、 合同 工作目标管理考核认定标准 （ 121） 六、 环境 工作目标管理考核认定标准 （ 124） 七、 安全 工作目标管理考核认定标准 （ 127） 八、 车辆 工作目标管理考核认定标准 （ 131） 基础管理细则汇编 第一章、前言 为彻底贯彻 2006 年亿利资源集团公司战略发展纲要，领会战略纲要的精神，从战略高度提高管理层次，结合金威建筑路桥集团的实际情况，特制定本次基础管理细则。本次基础管理细则的汇编以亿利集团本部的战略发展纲要为主线，依据金威建筑路桥集团的管理制 度，不断鉴见各优秀企业的先进管理办法，坚持实事求是，坚持效率最大化，坚持理论联系实际。本次基础管理内容是作为各项工作考核的一个基础性管理工作，各企业、各项目部一定要认真学习，遵照执行。 第二章、基础管理基本内容 一、档案的整理与管理 （一）、企业档案管理制度 企业档案管理制度包括企业档案保管制度、企业档案保密制度，企业档案利用制度、企业档案人员岗位责任制及文件立卷归档制度，各企业要遵照此项制度建立完备的档案管理制度，才有可能为下一步的进一步考核做好准备，否则扣 2 分。 1、档案保管制度 第一条 本 集团公司各下属企业、项目部的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。 第二条 存放档案设置必需有档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。 第三条 库内必须配备相关设施，保证温湿度适宜，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。 第四条 做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。 第五条 定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和 复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。 第六条 建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。 第七条 库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。 第八条 档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。 2、 档案保密制度 第一条 档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或 者翻阅档案材料。 第二条 利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。 第三条 查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。 第四条 借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。 第五条 不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。 第六条 档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。 第七条 销毁期满档案需要经领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。 3、 档案利用制度 第一条 凡本 单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，注明归还期限。 第二条 外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。 第三条 查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。 第四条 查阅档案必须履行登记手续，查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给综合档案 室。 4、档案人员岗位责任制 第一条 贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项制度。 第二条 热爱档案工作，熟悉业务，做好各类档案分类编号和上架排列工作，编制各种档案目录，建立各种台帐，认真做好登记、统计工作。 第三条 集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集、专题介绍等。积极主动提供利用，为各项工作服务。 第四条 负责对本单位各部门各种文件材料的收集归档，并对各部 门立卷归档进行监督与指导。 第五条 根据档案工作统一领导，分级管理的原则，对所属单位的档案工作进行监督和指导。 第六条 严格遵守档案工作的各项规章制度，积极宣传档案工作的重要意义，为领导当好参谋、助手。 第七条 负责对本单位到期档案的鉴定工作，按规定销毁无保存价值的档案材料。 5、文件材料立卷归档制度 为保证归档文件材料的齐全、完整、准确，便于各项工作的查找利用，特制定本制度。 第一条 归档范围 凡是反映本单位工作活动，具有保存、查考、利用价值的各种门类和载体 的文件材料均属于归档范围。 第二条 归档要求 归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理；文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。 第三条 归档时间 每年的文件材料在办理完毕后，要求在第二年的第一季度末整理归档，编制文件目录，向集团公司本部综合档案室移交。照片 、录音、录像材料由负责拍摄者在完成拍摄工作后写好文字说明，及时交综合档案室立卷归档。 （二）、档案管理具体实施办法及流程 1、档案收集的工作的指导思想 在维护各企业、各项目部历史原貌的前提下，档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案 ,完整齐全地收集进室，建立内容丰富，结构合理的档案管理体系。 各企业、各项目部按照综合部对档案的管理规定定时向综合部档案室移交档案。 2、文书档案的收集、整理方法 整理档案的方法基本按照国家标准文书档案案卷格式进行 。整理档案要掌握各类档案的归档范围，保管期限，分类组卷方法： 第一条 文书档案的归档范围和保管期限 首先，要看文件材料对本企业有无利用价值，对上级文件、本级文件，同级文件和下级文件材料的归档要细分。没有细分的要扣 1 分。 上级文件要归档的主要有二部分文件材料：一部分是亿利资源集团公司针对金威建筑路桥集团各企业、各项目部发的文件，如有关企业机构的变更、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，有的要 永久保存，有的要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门 发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要归档作为短期保存。 本单位的文件材料基本上都要归档，不仅仅是正式发文，不是红头文件的计划、总结、汇报、领导讲话、登记表、统计表、会议记录等等都要归档。重要的永久，一般的长期，作用不大的短期。 同级机关、兄弟单位的材料主要看与本企业是否有关系，一般的参阅件不必归档，但合同、协议，重要的来往信件要归档，有的与本单位的文件材料一起归档 (如合同、协议 )重要的永久，一般的长期。 下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重要的长期，一般的短期。 具体归档范围： 企业的主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类。 第二条 文书档案的整理方法 1、把文书立卷工作落实到责任部门： 为了保证文件材料收集的齐全，并保持文件的质量、规律和历史联系，规定各企业、各项目部统一由文书、收发人员收集齐全，立卷归档，最后在规定的期限里统一交综合档案室管理人员监督指导，按照金威建筑路桥集团综合部的档案工作目标管理标准中要求文书部门立卷，如果是档案部门立卷的要扣一分。 2、文书立卷的基本要求和主要方法： 文书立卷的基本要求是遵循文件材料的形成规律 ，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。未按立卷基本要求立卷的扣 2 分。 文书立卷的主要方法是“ 四分四注意 ”。 、 分年度 ，注意文件形成年度和针对年度相结合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。 、 分级别 ，注意上下级文件之间的密切联系。 一般文件应把上级、下级与本级文件分开组卷；但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。 、 分类别 ，注意问题的专门性和问题之间的联系， 按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开， 企业的主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类 ，每一大类再按文件多少分成若干卷。 、 分保管期限 ，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。 第三条 文书立卷的操作程序： 1、初步立卷：根据每年形成的材料数量， 剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。 2、拟写案卷题名。 案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机 关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备 作者、内容、文种三要素 ，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。 例：县府办、劳动局、人事局等关于劳动、人事、工资方面的通知； 本厂与江苏十一个单位签订的产品销售合同； 本厂一九九八年工业生产统计年报表； 本厂一九九八年一月至十二月行政会议记录； 本公司第五届职代会第一次会议文件材料等。 3、卷内文件排列与编号 卷内文件排列 密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请 示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。 一般文件可按问题或时间顺序排列 。对于作者、问题、名称单一的案卷，可按形成时间先后排列；由一个作者几个问题的案卷，按问题分成几组，每组按时间排列；由一个问题几个作者的案卷，可先按作者分开，每组按时间排列；几个作者几个问题的应先分问题再分作者，再按时间排列；涉及几个地区的，应先分地区，再按时间排列。 卷内文件编号 装订的案 卷要编页号，卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从 1 开始，文书档案在正面的右上角， 背面的左上角编写页号。 不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。档案号章的基本格式 (参考数 )： 4、填写卷内目录 顺序号是卷内文件排列顺序，即件号； 文号应写发文字号，例：新政 19981 号； 责任者即文件作者，应写全称或规范化简称，不能写发文代字。 文件标题：原文件有标题的照抄；原文件无标题的要拟标题；用文种充当标题的要 拟出标题；原标题不能反映内容的要改写标题。自拟标题应加 号； 日期填写发文时间，可省略年月日，例 页号：填写页码，每份文件第一页的页码。 5、填写卷内备考表 卷内情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名、标注时间。 立卷人由责任立卷者签名，检查人由案卷质量审核者签名；立卷时间填写完成立卷日期。 6、案卷封面填写 案卷封面应用碳素中性笔填写，字迹工整、清晰。例： 金威房地产 立卷单位全称 党群工作类 一级目录名称 本公司关于党支部工作、党内干部任免方面的通知、批复、会议记录等 案卷标题 2002 年 1 月 2002 年 12 月 保管期限 永久 15件 85 页 归档号 15 件 85 页 归档号 7、案卷排列与填写案卷目录 案卷排列应保持案卷间的有机联系。 企业按类别年度保管期限排列编号。 如某厂党群工作类 1998 年有永久 2 卷，长期 2 卷，短期 2 卷，分别编号 抄写案卷目录就是把案卷封面的各项目抄写到 案卷目录上。 （三）、档案专门性规范 会计档案的整理与管理 为加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为金威建筑路桥集团公司服务，根据会计档案管理办法对会计档案的概念和归档范围、立卷归档、保管、销毁等作以下说明，各企业、各项目部财务部必须遵照此项管理办法实行，并在规定的时间交金威建筑路桥集团公司财务部统一管理： 第一条 会计档案的概念和范围 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。不包括与财会工作有关的政策、制度、预算、计划 、工作总结和报告，统计资料及往来文书等材料。 第二条 会计档案的范围和保管期限是： (一 )会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证，保管期限一般为 15 年；但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，要保管到未了事项完结为止。 (二 )会计账簿类：现金和银行日记账保管 25 年，总账、明细账、辅助账簿保管 15年，固定资产卡片待固定资产报废清理后保管 5 年。 (三 )财务报告类：年度财务报告永久保管 ( 包括年度会计报表、附表、附注及文字说明 )；月度、 季度财务报告包括文字分析材料 ，企业保管 3 年。 (四 )其他类：会计档案保管清册，会计档案销毁清册永久保存，会计移交清册保管15年，银行余额调节表，银行对账单保管 5 年。 第三条 会计档案的立卷归档 会计档案管理办法第六条规定：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。这就说明会计档案要由会计机构会计人员立卷。 (一 )会计档案分类方法： 1、年度形式保管期限 2、年度组织机构形式保管期限 3、形式年度保管期限 (二 )会计档案组卷方 法： 1、会计凭证类：凭证一般按月整理，按凭证号顺序排列，凭证封面要写清楚，凭证起止号和总张数。凭证角上要写 年 月 册 卷，卷前面填写案卷号。 2、会计账簿类：可以维护原来的账册分类。 总账、明细账太薄的账册相近的科目可以合并，太厚的账册可以分开装订。现金日记账、银行日记账是订本式的一般不要拆开订，维护原状行了。 3、财务报告类：年度财务报告 (包括年度会计报表、附表、附注及文字说明 )要单独组卷，永久保管。月度、 季度统计报表 (包括文字材料 )一年一卷。小企业、小项目的财务报表太少的，年报、月 季报表合一组卷的，保管期限从长为永久。 4、 其他类：会计档案保管清册抄写好时作为查找目录和移交目录放在外面用，待保管期限满后与会计档案销毁清册一起装订成册归档，永久保存，会计移交清册由会计装订在当年的会计档案内，可以和报表一起装订。 报表和账册的整理要与其他档案一样编写页号，抄写卷内目录、装订，写封面、填写卷备考表。 编页号：每页有文字的页面要编页号，编在正面右上角，背面左上角。 抄写卷内目录：一般账簿一个科目或一种类型的报表抄写一行。 装订：三孔一线横式装订。 写封面：第一行写立 档单位全称，第二行大格子内写案卷标题，一般写作者、年度、报表、账册名称，如本厂一九九八年度总账，本厂一九九八年一至十二月份会计月报表。归档号写档案室编号，写类号，年度，案卷号例 管期限写永久或者 15 年，25年等。 第四条 会计档案编号方法 ： 按年度形式保管期限分类的单位，可按分类号年度案卷号的方法编写，计单位很多的企业可按分类号年度组织机构形式保管期限排列编号，如 号一律用阿拉伯字，封 面归档号处要写档案全称，案卷栋上可写案卷号。 第五条 会计档案的保管、利用、移交 (一 )正常情况下的会计档案保管、利用、移交 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后， 应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构经办人员共同拆封整理，以分清责任。 各单位保存的会计档案 不得借出，如有特殊需要经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画，拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。 (二 )产权变动时会计档案保管、利用、移交 会计档案管理办法第十三条规定：单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者保管或移交有关档案馆代管。 单位分立后原 单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制、与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原 各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接双方应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 第五条、会计档案的鉴定和销毁 (一 )会计档案销毁程序： 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规 定的情形外，可按照以下程序销毁： 1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见， 编制会计档案销毁清册，列明 销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、销毁时间等内容。 2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 3、销毁会计档案时， 应当由档案机构和会计机构派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。 4、监销人在销毁会计档案前， 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所需销毁的 会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告本单位负责人。 (二 )销毁会计档案批准权限 ： 1、各主管部门销毁到期会计档案由本单位领导批准， 报同级财政和档案部门备查。二级单位销毁会计档案时由上级单位或主管部门批准。 2、 各下属企业、项目部销毁会计档案，经企业领导审查， 报上级主管部门批准。 (三 )保管期满不能销毁的会计档案处置办法： 会计档案管理办法第十一条规定：保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管 到未了事项完结为止。单独抽出的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 产权登记档案管理办法 产权登记档案，是企业、项目部资产管理部门在办理产权登记中直接形成的资产产权登记表、证书和记载上述信息的计算机软盘以及企业提交的有关文件、证明、报表等具有保存价值的文件材料。 产权登记档案管理的任务是收集、整理、保管产权登记档案材料，并提供利用等服务。 第一条 立卷与归档 产权登记档案材料归档范围是： （一）经审定的 各类企业资产产权登记表。 （二）有关部门或单位批准企业、单位设立、变动、终止的文件。 （三）注册资本金数额及来源证明。 （四）企业章程。 （五）经工商行政管理机关批准的企业名称、住所、法定代表人等变更文件及上述事项变更后的企业法人营业执照副本复印件。 （六）国有资产经营年度报告书。 （七）收回的产权登记证书。 （八）管理部门需要的其他具有保存价值的材料。 第二条 产权登记档案的立卷原则： （一）保持文件之间的有机联系，区别不同的保管期限。 （二）以户为单位，一户一 卷，或一户数卷。 第三条 产权登记档案的归档方法 （一）产权登记档案的立卷工作应由产权登记人员负责。 （二）产权登记人员将办理完毕的产权登记文件材料收集齐全， 按国有资产产权登记档案管理暂行办法实施细则 （以下简称实施细则）的要求组成案卷。 （三）立成案卷的产权登记档案应及时向本单位档案部门或档案管理人员归档并办理归档手续。 （四）产权登记档案在国有资产管理部门保存一定时期后，按国家档案管理的有关规定向同级综合档案馆移交。 第四条 保管与利用 （一）产权登记档案的保管期限分为 永久、长期和短期（详见实施细则）。 （二）档案管理人员工作变动时，应将其保管的产权登记档案清点核实，并办理档案移交手续。 （三）产权登记档案的排列方法：类 户 年（产权登记）。 （四）本单位工作人员查阅产权登记档案时，需经业务主管领导批准，并向档案管理人员办理登记手续后，方可查阅；外单位人员查阅档案，需持本单位介绍信及本人证件，经主管领导批准，并履行登记手续后，方可查阅。 （五）查阅者不得在案卷资料上修改、涂抹、拆取、标注和损毁。未经许可不得擅自抄录、复印。 第六条 鉴定与销毁 （一）档案管理人员应定期会同产权登记业务承办人员，对保管的档案材料进行鉴定，对保管期限已满的产权登记档案提出处理意见，报主管领导批准后销毁。 （二）档案材料销毁时，应指定两人以上进行监销，注意保密，监销人应在监销清 册上签字。已销毁的案卷材料，应在有关条目备注栏内注明。 科学技术档案 是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的称。 在一个企业的科技档案是指按工业企业档案分类规则分的基 建档案、设备档案、产品档案、科研档案。 第一条 基建档案的形成、积累、收集、整理 基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的，应当归档的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试产等工作中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的历史记录。 基建档案主要产生于建设单位、设计单位和施工单位。各下属企业办公室负责积累材料，收集齐全，经项目负责人审查材料是否齐全、准确，由工程部配合办公室初步立卷， 经档案室认定合格后正式立卷归档。 基建档案的管理一般有依据性材料、基础性材料、设计、施工、竣工材料。 (一 )依据性材料： 1、建设项目申请报告及批复、可行性报告。 2、选址意见、定点图、建设用地规划许可证、 征地批准文件、国家征用土地申请表、征地协议书、拆迁协议书等。 3、工程概算及资金来源材料。 (二 )基础材料： 1、工程地质、水文、勘察报告、地质图、勘察记录、 试验报告。重要土岩样说明。 2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及定位、 测试记录。 (三 )设计文件材料： 1、设计任务书、合同、协议。 2、工程设计的全套图纸。 3、设计计算书、工程预算、说明书。 4、设计评价、鉴定及评审材料、图纸会审记录。 5、工程变更联系单。 (四 )施工文件材料： 1、工程承发包合同、招标投标文件、施工任务书。 2、施工组织设计、施工执照、施工单位资质证明。 3、开工报告、施工计划、安全措施等。 4、工程测量定位记录、建筑物沉降观察记录。 5、隐蔽工程验收记录 (地基、基础、打桩、钢筋、结构吊装隐检记录、中间结构验收记录、水电隐检记录 )。 6、技术复核记录 (轴线、基础、柱高、层高复核记录 ) 7、建材质保书及试验报告 (钢材、电焊条、水泥、砖、防水材料、电器、管道等 ) 8、预制构件合格证及试验报告。 9、砼抗压度及砂浆试验报告。 10、混凝土施工日记。 11、分部分项工程及单位工程质量评定材料。 12、绝缘电阻测试记录、设备运转及管通试压记录。 13、工程质量事故及处理记录。 14、工程现场声像材料。 (五 )竣工文件材料： 1、工程竣工验收记录。 2、全套竣工图。 3、工程决算材料。 以上材料一部 分是本单位产生，一部分是上级有关部门的批复，一部分是设计单位移交，一部分是施工单位移交。这些材料应该由建设单位负责该项目的人员收集齐全，并鉴定其准确程度，保证有二套完整、准确的基建档案 ( 一套交城建档案室，一套本单位保存 ) 基建档案的整理按本企业的档案分类方案分类组卷。一般基建档案按地块、地段划分小类，如厂区、厂区。在一个地块内再分总体设施和单项工程整理，总体设施一般有平面图、地下水管、电线、道路、绿化地带布局图纸、文字材料，根据材料多少分若干卷。 单项工程材料较多的可以组成数卷，文字材料，可按 依据性材料、基础性材料、设计、施工、竣工材料，图纸可按多少组成一卷或者数卷，只有一卷的文字材料在前，图纸在后，材料较多的可以按阶段或子项目组成若干卷。 第二条 设备档案的形成、积累、收集、整理 设备档案的形成一般按依据性材料、设备开箱随机文件材料、设备安装调试、设备运行维修四个阶段形成。 (一 )设备购买依据性材料： 1、购置设备的申请和批准文件 2、购置设备的合同、协议书。 (在设备科或厂办 ) (二 )设备开箱随机文件材料 1、设备、材料说明书、合格证 2、设备、材料装箱单、工 具单、备件清单 3、全套设备图纸 档案人员要参加设备开箱验收，登记好随机文件材料，填写设备开箱验收记录。重要的设备档案开箱后就归档，复印一套平时使用。 (三 )安装调试阶段： 1、安装调试、试车记录 2、安装总结、竣工图样 3、设备检测验收报告 (四 )设备运行维修阶段： 1、设备运行记录 2、设备事故、故障处理、分析报告 3、设备大修计划、记录和修理情况 4、设备报废、处理结果 设备档案一般 由设备科和有关工地项目形成，由采购科收集齐全， 检查、鉴定，初步立卷，由档 案室指导立卷。设备档案一般按分类方案分大类小类，每一个小类内可以设一个综合类，使一些不能归入单台设备的材料放在综合类中，一般按一套设备组卷，案卷一般是不装订装盒，不编页号编件号，就是盖件号章，如果卷内有的文件比较散乱，可以用线分件装订。 三、科研、产品档案形成、积累、收集、归档 科研档案和产品档案有其共同点，也有其不同点。共同点是开发一个新的产品从项目提出到研究、实验、试产到投产全过程形成的文件材料；不同点是科研项目是经过各级科委立项，下达科研究项目后进行的试验，而研制新产品有的经过批准，有的可以 不经过 批准。 (一 )科研档案的形成一般从科研准备、立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报推广应用阶段形成。 1、准备立项阶段： 1可行性研究报告和国内外技术调查报告 (项目提要 ) 2上级的指示性、批复性文件 (科研计划、批复、任务书 ) 3项目论证材料 (论证会议材料、课题情况介绍 ) 4科研项目经费落实，人员调配等材料 (课题组人员 ) 2、研究实验阶段： 1科研工作计划 2技术条件、工艺要点、材料规格 3各种计算材料、原始记录 (小试、中试记录 ) 4试制阶段总结 3、总结鉴定阶段： 1研究成果报告 2项目鉴定材料 (鉴定结论、鉴定组织人员、鉴定会议记录等 ) 4、成果申报奖励和推广应用阶段： 1成果申报奖励材料及获奖文件、证书 2成果推广报告 3成果转让文件材料 (合同、协议 ) 科研档案一般在研究或课题组形成，由课题组指定专人收集整理档案材料，科研项目鉴定要准备几套材料，鉴定后一个月内由项目负责人审查材料完整、准确情况后，由档案室指导立卷。 (二 )产品档案的形成、积累、收集、整理 产品档案的 形成一般可分为开发阶段、研究试制阶段、产品鉴定验收阶段、产品投产等四个阶段。 1、产品开发阶段一般有可行性报告、项目建议书、上级的批复文件 (各种批文、技术任务书 )协议、合同、委托书。 2、研究试制阶段一般有技术标准、试制计划、方案、产品设计配方 (图样 )实验记录、工艺研究、总结报告、使用设备、工具模具设计材料、试制产品质量和技术分析报 告、试制总结。 3、产品鉴定验收阶段、产品鉴定申报材料、鉴定组织成员名单、鉴定会议记录、鉴定结论材料、产品生产许可证。 4、产品投产阶段： 申请投产的批复、定型产品的 技术条件、工艺流程、操作规程、安全操作规程、产品攻关记录及成果、产品创优申请、审批和获奖材料。 产品档案一般前期材料由产品开发研究单位产生，后期在生产科，档案一般在鉴定后一个月内指定专人收集齐全，送开发组织负责人审查是否完整准确，而后由档案室指导按标准组卷。 科研档案和产品档案的整理方法基本一致，按本企业的分类方案划分类目，单个科研项目、单只产品的档案单独立卷，材料较少的可组成一卷，材料较多的按形成规律组成数卷。 科技档案整理的操作方法 ： 第一步：按标准组卷、排列 基建档案按依据性材料、 基础性材料、工程设计、工程施工、竣工验收等排列。 设备档案按依据性材料、设备开箱验收材料、设备安装调试、设备运行维修排列。 科研档案按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段排列。 产品档案按设计、试制、小批量生产、批量生产、产品创优排列，也可以按产品系列、结构排列。 如果只有一卷的科技档案，文字材料在前，图纸在后。 第二步：编写页号、件号 装订的科技档案在每份文件材料、图纸的正面右下角，背面的左下角编写页号。 不装订的材料在每件文件材料右下角编件号，要刻 一个档号章，档号章内容：档号、件号等。 第三步：抄写卷内目录： 1、顺序号：用阿拉伯字从 1 起标注，每件一个数。 2、文件材料题名：科技文件、图纸标题全称。 3、文件编号：写文件的文号和图纸的图号。 4、责任者：写发文单位和制图、制作文件的单位。 5、日期：写编制科技文件材料的年、月、日。 6、页次：写每份科技文件材料首页上的标记的页次。 第四步：装订、案卷可采用装订不装订二种： 首先各种材料要折叠成统一幅面，一般 4 型纸 (也叫 4 号图纸 )297 210 毫米。 卷内 目录排在首页，备考表排在最后。 取齐左边、下边齐，图纸要垫垫片使两边一样厚。 采取三孔一线的装订方法。 不装订的文件每份材料要去掉金属物，用线装订，个别零乱的文件也用线装订，卷内首页放卷内目录，最后一页放备考表，其他按件号放置，装入盒内。 第五步：填写案卷封面： 1、档号：写分类号加案卷号 1， 一般同一类档案整好后由档案室编。 2、档案馆室号：不编 (因现在无号 ) 3、缩微号：不编 (因无缩微品 ) 4、案卷题名：案卷题名应简明、 准确揭示卷内科技文件材料的内容：主要包 括项目的名称、代字、代号及组件、附件、阶段的代号和名称等。 如：车间工程建设文字材料 工程建设竣工图 产品工艺材料 5、编制单位：卷内科技文件材料形成单位或主要责任者，一般基建档案应写本单位、设计单位、施工单位。 设备档案应写本单位和设备制造单位。 产品档案、科研档案一般写本单位：如：新昌合成化工厂。 6、编制日期：写文件材料形成起止日期。 7、保管期限：永久、长期、短期中的一种 一般基建档 案和重要产品档案可写永久； 设备档案和一般产品档案可写长期。 8、密级：一般档案不保密；科研、产品档案、 进口设备档案可定密级，密级分为秘密、机密、绝密三种。 9、填写案卷栋上： (1)档案号：由档案室按分类方案写。 (2)案卷题名：按封面上的题名写，太长的可以简短一些。 第六步：填写卷内备考表，检查案卷： 卷内备考表要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，还必须签写组卷时间、组卷人签名。 而后检查一下，卷内文件排列、装订是否正确。 这时科技档案整理基本完成。还要抄写科技档案分类目录，科技档案总目录。分类目录按分类方案分类分页填写，一般一个最小的类一页，科技档案总目录为全部科技档案的目录，一个总登记流水号，第一次编写时可按分类号排列，以后就要打乱类号编写。 一、寄存档案由寄存者提出申请，经档案馆工作人员鉴别认可后，协商办理寄存手续； 二、寄存档案的公布：寄存在档案馆的档案在遵守国家法律和有关规定的前提下，寄存者有权公布； 三、档案馆对寄存的档案如需提供利用或公布，应当征得寄存者同意，或者遵照寄存者的意见办理； 四、档案馆对寄存的档案，进行科学管理，妥善保管，确保寄存档案的安全； 五、本馆对寄存档案，存取自由，但为了提取方便，寄存者必须提前一天通知档案馆，由档案馆办理手续还归寄存者。 关于金威建筑路桥集团公司各个领导档案的管理办法 根据金威建筑路桥集团公司的性质，路桥与房地产公司及今年新成立的建筑公司，都有一部分有价值的文件资料在各分管领导自己手上，由于某种原因，这些资料会被遗失，损坏，给以后的工作带来不必要的麻烦。为了杜绝此类现象的发生，便于资料的统一管理和利用，各分管领导，尤其是企业一把手领导我 们将按姓氏分别建立全宗，以便于保管、查阅和利用。各分管领导要积极配合，由综合管理部档案室派专人每季度或者每月收集、整理，并按档案管理办法存入档案室。 文书印章管理办法 为进一步规范金威建筑路桥（集团）公司各类公文的使用、分发，确保集团公司各类决议、决定精神的贯彻传达，特制定本办法。 第一章 文件种类说明 一、关于会议纪要 1、董事会决议（纪要）： 董事会决议是专门用于记载集团公司董事会会议形成的各类决议、决定的文件。 发文方式：使用“金威建筑路桥（集团）公司文件”文头，以 “金董发 x 号”文号下发。 分发范围：发至各董事。 2、综合部办公会议纪要 文件性质：是专门用于记载董事长王文治主持召开的、除董事会外的各类会议形成的决定、决议的文件。 发文方式：下发时使用“金威建筑路桥（集团）公司会议纪要”文头，以“金纪发 x 号”文号下发。 分发范围：各参会人员，金威建筑（集团）公司各部门；领导签署分发范围的，按领导意见办理。 3、部门文件 文件性质：根据本部门工作的需要，为协调各部门工作。各部门可根据管理权限，经主管领导签批后自行发文，在运行中逐步修改和完善。 发文 方式：下发时使用部门文头，以“ x 号”文号下发。例如：金威建筑路桥（集团）公司人力资源部文件。 分发范围：参照集团公司下行文分发范围；领导签署分发范围的，按领导意见办理。 二、关于下行公文 1、金建发 x 号文 文件性质：用于集团公司制度规章、人事任命、各类重大决议（决定）和通知等对各下属单位公布的文件。 发文方式：下发时使用“金威建筑路桥（集团）公司文件”文头，以“金建发 号下发。 分发范围：集团公司本部各部门；下属各企业、各项目部。 2、金党发 x 号文 文件 性质：用于中共金威建筑路桥（集团）公司党委制度规章、人事任命、各类重大决议（决定）和通知等对各下属单位公布的文件。 发文方式：下发时使用“中共金威建筑路桥（集团）公司委员会文件”文头，以“金党发 x 号”文号下发。 分发范围：集团公司本部各部门，下属各企业、抄报金威集团公司董事长、总经理、各副总经理。 三、关于上行文 1、金字 x 号文 文件性质：用于金威建筑路桥（集团）公司向各级政府及职能主管部门的请示、报告等。 发文方式：上报时使用“金威建筑路桥集团公司文件”文头，以“金字 x 号”文号发。 2、下属各企业、各项目部以金威建筑路桥集团公司名义发的文件按上行文第一条 执行，特殊情况以下属各企业法人名义发文的参照上行文第一条规定执行。 鄂尔多斯金威房地产上行文的发文号就是“金房字 x 号”文号发。鄂尔多斯金威房地产呼市分公司的发文号是“鄂金呼字 x 号”文号发。物业公司的发文号是“亿物字 x 号”文号发。杭锦旗穿沙路桥有限公司的发文号是“杭路字 x 号”文号发。中天恒业建筑路桥有限公司的发文号是“中恒路字 x 号 ”。 文件性质：用于各企 业、各项目部有法人代表的向各级政府及职能主管部门的请示、报告等。 四、签报 文件性质：用于金威建筑路桥（集团）公司、各企业、各项目部向亿利资源集团公司请求有关领导解决某些具体事宜。或请求各级政府及职能主管部门的请示解决某项工作存在的困难和要求。 第二章 公文分发办法 鉴于我金威建筑路桥（集团）公司管理地域跨度大、管理幅度大的特点，金威建筑路桥（集团）资源集团公司所有公文的分发采用纸质公文与电子公文并用的办法进行。 各类公文经签发后，具体分发程序： 1、由综合管理部将电子版本在公司 统予以公布； 2、 按照文件分发范围印刷纸质文件，以直接送达、邮寄等方式及时分发至有关单位。 第三章 公文格式 一、公文格式 公文由发文机关、发文字号、签发人、公文标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送单位、承制单位等部分组成。 1、发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，标注在发文机关下方居中。联合行文时，用主办单位的发文字号。年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1 不编为 001）不加“第”字。 2、签发人 签发人应排列于发文字号右侧。 3、标题 应当准确简要的概括公文的主要内容。 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题在横线下方空 1 行或多行居中排列。标题用 2 号加粗黑体字。 4、主送单位 主送单位是指主要受理公文的机关。应当使用全称或规范化简称、统称。位于标题下方空 1 行左侧顶格。用 3号仿宋字标识。向上级请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。 5、正文 正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送单位下方，用 3号仿宋体字。 6、附件 公文如有附件，在正文下空 1行左空 2字用 3 号仿宋体字标识“附件”后标注冒号 ，并注明附件顺序和名称。 7、落款 单一单位制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。 8、成文时间 成文时间一般署领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期。成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。 9、单位印章 公文应当加盖发文单位的印章。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。联合发文时，联合发文单位都应加盖印章。当联合行文需加盖两印章时，应将成文时间拉开；主办单位印章在前，两个印章均压成文时间，两印章互不相交相切；当联合行文需要加盖三个或三个以上印章 时，为防止出现空白章，应将各发文单位名称或规范化简称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，每排最多排三个印章，最后一排印章如果一个或两个印章，应居中排列，印章之间互不相交相切，在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。 10、主题词 主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成。位于公文末页下部、抄送栏上方。“主题词”用 3 号加粗黑体字。 11、抄送单位 抄送单位指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其它单位。抄送机关名称标注在 主题词下方，用与公文图文区等长的细实线与主题词隔开。“抄送”左空 1 格。 12、承办部门名称和印发日期署于抄送栏下方；份数标注在承办部门下右顶格。版记中各要素用细实线隔开。 二、公文中数字、计量单位的使用要求 1、公文中使用的汉字，按国家规定的标准方案执行。 2、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 3、公文中的计量单位采用国际法定计量单位。 三、公文用纸幅面、排版形式与印制装订要