会议组织与管理ppt课件.ppt

会议组织与管理 会议概述会务工作机构会务工作流程4会务工作内容 目的通过本模块的学习 了解会务工作的基本内容及工作程序 学会拟定会议方案 掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作 一 会议的种类1 按规模分 大型 上千人 中型 数百人上下 小型 数十人或数人 2 按召开方式分 电话会 现场会 视频会 3 公司常见会议类型 生产经营例会 员工大会 公司年会 股东大会 业务洽谈会 联谊会 表彰会 会议概述 二 会议的要素 形式要素 名称 时间 地点 与会人员 会议方式 内容要素 指导思想 议题 目的 任务 作用 程序要素 会议准备 会议开始 会议进行 会议结束 会议决定的贯彻落实 财务要素 会议经费 会议设备 会议服务设施 会议工作机构 会务组 负责会务组织 会场布置 会议接待签到 录音录像 娱乐活动 照相服务等会议的组织 协调工作 秘书组 负责拟写会议方案 准备各种会议文件和资料 做好会议记录 编写会议纪要等 接待组 负责生活服务 交通疏导 医疗服务等 财务组 负责会议经费的统筹使用和收费 付帐工作 保卫组 负责防火 防盗 人身安全和财务安全 保密工作 会务工作流程图 会前 确定会议主题 会务工作流程图 会中 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 会议信息工作 会务工作流程图 会后 一 指导会务工作的原则1 准备充分 组织严密 服务周到 确保安全 二 会前准备工作1 确定会议主题与议题一是要有切实的依据 二是必须要结合本单位的实际 三是要有明确的目的 议题是对会议主题的细化 会务工作内容 2 确定会议名称会议名称一般由 单位 内容 类型 构成 应根据会议的议题或主题来确定 3 确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题 同时本着精简效能的原则 会议的规模有大型 中型 小型 会议的规格有高档次 中档次和低档次 4 确定会议时间 会期会议的最佳时间 要考虑主要领导是否能出席 确定会期的长短应与会议内容紧密联系 5 确定会议所需用品和设备 1 常用文具 如笔 草稿纸 笔记本等常用文具 2 印刷设备 如笔记本电脑 复印打印机 扫描仪等 3 会场基本设施 如桌椅 照明电器 通风机 卫生用具 消防设施等 4 会场装饰用品 如花卉 旗帜 会标 会徽 画像 标语口号 5 视听器材 如麦克风 投影仪 黑 白 板 摄像机 录音机 光盘等 6 建立会议组织机构会务组 秘书组 接待组 财务组 保卫组 7 确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员 应根据会议的性质 议题 任务来确定与会人员 8 确定会议地点要根据会议的规模 规格和内容等要求来确定 有时也考虑政治 经济 环境等因素 9 安排会议议程与日程会议议程是会议主要活动的安排顺序 它主要是对议题活动的程序化 即将会议的议题按讨论 审议和表决的次序编排起来并固定下来 反映议题的主次 轻重 先后 会议议程起着维持会议秩序的作用 会议日程是把一天中的各项活动按单位时间具体落实安排 它不仅细化围绕会议议题的全部活动 还包括会议过程中其他的辅助活动 如聚餐 参观 考察 娱乐等等 10 制发会议通知会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体 是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道 会议通知的内容包括名称 时间 地点 与会人员 议题及要求等 1 按通知的形式可分为 口头通知和书面通知2 按通知的性质可分成 预备性通知和正式通知3 按通知的名称分为 会议通知 邀请信 函 书 请柬 公告等 4 会议通知的发出 1 要恰当把握发送时间 应让与会者在接到通知后 能够从容做好赴会准备 并能准时到达会议场所为宜 2 如需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片 上面注明本公司地址 邮编 电话 发信人姓名 以便对方有时间考虑并能及时回复 3 重要会议的通知发出以后 还要及时用电话与对方联系 询问对方是否收到和是否赴会 11 制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件出入证会议证件的内容有会议名称 与会者单位 姓名 职务 证件号码等 有些重要证件还贴上本人照片 加盖印章 12 准备会议文件资料 1 会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署性文件 上级指示文书 本次开会起因文书等 2 会议的主题文件 如领导人讲话稿 代表发言材料 经验介绍材料等 3 会议程序文件 包括议程 日程安排 选举程序 表决程序等 4 会议参考文件 如统计报表 技术资料 与会代表来信和各类来访等的书面材料 5 会议管理文件 包括会议通知 开会须知 议事规则 证件 保密制度 作息时间 生活管理等 13 安排食住行 会议饮食管理本着 卫生第一 保证营养 适合口味 方便节约 的原则 做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作 会议住宿安排 根据实际情况 按照规定标准 尽可能地满足与会人员住宿上的要求 安排好会议用车 为会议提供完备的交通服务 14 制定会议预算方案包括文件资料费 邮电通讯费 会议设备和用品费 会议场所租用费 会议办公费 宣传交际费 食宿费 交通费 其他费用 15 布置会场 1 会场的风格特点庄严 肃穆 轻松 简洁 喜庆 儒雅 简单 朴素 2 会场的类型及布局 小型会议室 椭圆形 回字形 T字形 长方形 中型会议室 半圆型 课堂型 大型会议室 礼堂型 众星拱月型 3 会场的布置 主席台主席台的布置一是对称 二是要简化 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中 然后先左后右 由前至后的顺序依次排列 场内其他人员的座次安排横排法 竖排法 左右排列法 会场内外的布置 会标 会徽 台幕 标语 坐签 色调 灯光 旗帜 花卉 16 检查会场 1 方式一种是听取会议筹备人的汇报 一种是现场检查 2 检查的内容A 文件材料准备情况 B 会场布置情况 C 会议保卫工作情况 D 其他内容 三 会中服务工作1 报到及接待工作 1 与会人员的接送 2 会议交通工具的安排 3 与会人员返回时 车 船和飞机票的预订及购买 4 会议文娱活动的安排和组织 5 其他属于招待方面的工作 2 组织签到 1 秘书人员代签到 2 本人签到 3 做好会议记录 1 会议记录的格式 记录头 记录主体 记录尾部 记录头 会议名称 会议时间 会议地点 会议主席 主持人 会议出席 列席和缺席情况 会议记录人 会议主要议题 记录主体与会者的发言 议定事项 记录尾部主持人 记录人签字 2 会议记录的要求准确 完整 简洁 明确 3 会议记录的重点会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 权威人士或代表人物的言论 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 会议已议决的或议而未决的事项 对会议产生较大影响的其他言论或活动 4 会议记录方法 记录的重点是将主要讨论的观点 决议 决定 重要声明 修正案内容 结论全记下来 其他的可简要记录 漏记的内容先作记号 然后对照录音修改 与会者提的意见 建议 要记人名 5 会议记录的修改 定稿打印前 请主持人签字批准 与会者指出错误 主持人或秘书可改 会议记录一经签名 不能再改动 4 确保会议期间信息的沟通做好会议期间信息的收集 传递 反馈工作 秘书要多听 多记 多想 多算 多跑 全面搜集信息 深入会议 掌握第一手资料 注重对会议信息加工提炼 方便各方利用 注重实效 并收集反馈信息 5 值班保卫工作 1 值班工作秘书人员要坚守值班岗位 以保证会议顺利结束 并随时应付各种突发事件 2 保卫工作 重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫 会场和驻地的保卫 会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫 6 会议的后勤保障工作 1 做好食宿管理工