金蝶采购管理单据及功能ppt课件.ppt

K 3wiseV12 2采购管理系统培训要点 重要单据及功能 客户服务中心 目录 返回 采购申请单采购订单通知单外购入库单采购发票和费用发票功能介绍 采购申请单 返回 采购申请单重要字段到货日期建议采购日期计划模式和计划跟踪号采购申请单录入方式手工录入单据复制销售订单关联生成物料配套查询录入 库存缺货查询录入采购申请单单据状态关闭行业务关闭采购申请单重要功能单据合并 物料合并按供货比例自动分解生成采购订单 采购申请单重要字段 返回 到货日期若单据是手工录入的 到货日期 建议采购日期 提前期 其中 建议采购日期 取自当前单据体的内容 提前期 取自于物料属性中的 固定提前期 若采购申请单是根据MRP运算产生的 则系统将物料需求计划清单中的数据自动带入该字段如果该张单据是通过关联销售订单生成的 则日期是自动关联销售订单单据体的后 根据具体情况生成 若当前操作日期 销售订单建议交货日期 则系统取当前操作日期若当前操作日期 销售订单建议交货日期 则系统取销售订单建议交货日期 作为申购到货日期 采购申请单重要字段 返回 建议交货日期扣除了提前期的采购到货日期 为日期型字段 应用于MRP运算如果该张单据是手工录入的 系统自动取当前操作日期如果该张单据是通过关联销售订单生成的 则日期按下列公式取得 建议采购日期 到货日期 提前期 其中 到货日期 和 提前期 都取自当前单据体的内容如果采购申请单是根据MRP运算产生的 则系统将物料需求计划清单中的建议采购日期自动带入该字段 采购申请单重要字段 返回 计划模式和计划跟踪号以上两个字段只有当勾选了计划系统选项第16项 显示计划模式和计划跟踪号字段 使用MTO计划系统必须显示 后单据才会显示适用于MTO计划模式的物料MTS计划模式的物料不需要输入计划跟踪号 返回上一级 采购申请单录入方式 返回 手工录入单据复制由销售订单关联生成选源单生成销售订单下推生成物料配套查询录入 库存缺货查询录入通过物料配套 库存缺货查询方式录入时 由于涉及了MRP计算逻辑与BOM的展开 所以必须购买生产数据管理与物料需求计划这两个模块才能使用此功能MRP计算生成的采购类计划订单投放产生 返回上一级 采购申请单单据状态 返回 关闭自动关闭 采购申请单的申请数量全部下推采购订单或进口订单 采购订单或进口订单保存时 系统自动打上关闭标志关闭标志打上后 采购申请单无法下推生成采购订单行业务关闭行业务自动关闭 采购申请单的申请数量全部下推采购订单或进口订单后 采购订单或进口订单审核时 系统自动将该采购申请单分录置于行业务关闭状态行业务关闭状态的采购申请单分录 在MRP计算时不计算可用量 在采购订单或进口订单关联采购申请单选单生成时 将被过滤掉注意手工关闭采购申请单 会同时打上关闭和行业务关闭的标志手工关闭和手工行业务关闭后可以手工反关闭若是系统自动关闭的不能手工反关闭 返回上一级 采购申请单重要功能 返回 单据合并作用 按相同部门 申购相同物料 或其它相同的采购申请单汇总起来 合并为一张申请单 然后统一进行采购订货操作 单据序时簿界面 选中两张或两张以上的单据点击 编辑 合并 合并条件所选申请单必须全部是未作废 未审核单据当采购管理系统选项 被跟踪的采购申请允许合并 选中时 如果采购申请单是由销售订单关联生成 或者是由MRP计算产生的 允许合并 合并后跟踪的源单信息将丢失 如果该选项未选中 则合并时弹出提示 编号为XXX XXX的采购审请单需求跟踪 不能合并 采购申请单重要功能 返回 单据合并合并的单据相关数据的取值来源合并后的单据单据头信息取第一张申请单的单据头信息 单据体的物料是被合并单据的物料信息如果物料合并则将按取第一张单据中物料的用途携带到新的单据如果物料不合并则直接将该物料行的用途携带到新的单据 采购申请单重要功能 返回 物料合并物料合并选项不合并 单据在合并时 若存在相同的物料 则只合并单据 物料不合并直接合并 单据在合并时 若存在相同的物料 则单据在合并的同时相同的物料也合并按需求日期合并 单据在合并时 需求日期相同的物料才合并 需求日期不相同 即便物料相同也不合并注意 合并时 供应商不一致 相同的物料不会进行合并 采购申请单重要功能 返回 按供货比例自动分解生成采购订单作用 采购申请单生成采购订单时按照供货比例进行数量分配操作步骤 维护供应商供货信息中供货配额选中单据 点击 编辑 按供货比例自动分解生成采购订单 分配 用于用户手工修改了供货比例后 根据比例和采购申请单上的数量自动重算各供应商的数量 生成 用于所有申请单的比例全部确认后 通过 生成 来自动生成相应的采购订单 采购申请单重要功能 返回 按供货比例自动分解生成采购订单注意事项 如果某申请单上的几个物料可以同时被一个供应商供应 针对该供应商只能生成一张采购订单如果所选为多个采购申请单 且其中有相同的物料 则在生成订单的时候 仍分别按照不同采购申请单上的条目和数量所对应的供应商比例在订单上生成不同的分录自动分解的采购的订单为未审核状态供货比例是否可以修改由参数 采购申请分配前允许修改供货比例 决定采购申请单上的 交货日期 如果小于当前系统日期 供应商分配时会自动将所生成订单的交货日期改成当期系统日期 返回上一级 采购订单 返回 采购订单的字段和录入重要字段说明采购订单的录入来源方式采购订单的执行和入库采购订单的关联数量和入库数量取数原理采购订单的执行单据采购订单的状态订单按比例入库功能采购订单的变更变更条件变更规则变更查询变更对订单的影响 采购订单重要字段说明 返回 交货日期 是供应商交货的日期 为必录项 MRP运算时作为预计入库日期的依据如果用户是手工录入 则默认为当前系统日期 交货日期必须大于等于当前单据日期折扣率 手工输入 可录负数 精度位数取系统设置中的预设值实际含税单价 含税单价 1 折扣率 折扣额 数量 含税单价 折扣率 不可维护税率 根据采购系统选项取供应商或物料中的数量 可以维护税额 数量 含税单价 1 折扣率 税率 1 税率 采购订单的录入来源方式 返回 手工录入单据复制关联采购申请单生成供应商的取值来源采购申请单上录入了供应商信息 直接取采购申请单分录中的供应商采购申请单上未手工录入供应商 则由用户在采购订单录入界面自行添加交货日期 系统默认将采购申请单单据体上的作为交货日期采购订单通过关联采购合同生成 返回上一级 采购订单关联数量和入库数量取数原理 返回 关联数量订单被收料通知 请检单 外购入库单等单据直接关联的数量 相关联的单据保存即反填关联数量关联单据不包含购货发票入库数量指与订单直接或者间接关联的入库单的数量 入库单更新即时库存时反填入库数量的更新与库存的更新方式有关库存更新方式为保存更新 入库单保存或删除时更新订单入库数量库存更新方式为审核更新 入库单审核或反审核时更新订单入库数量 采购订单的执行单据 返回 收料通知 请检单外购入库单购货发票 专用 普通 品质异常报告采购订单变更通知单VMI入库单 新增功能 采购订单的状态 返回 关闭标志当采购订单的关联数量大于或等于采购订单的数量时 系统会自动打上关闭标志关闭标志打上后 并不代表着采购订单的入库业务完成 因此行业务关闭不一定关闭行业务关闭标志当采购订单的分录行的入库数量大于或等于订单数量时 系统会自动打上行业务关闭标志当所有分录的行业务关闭标志全部关闭时 系统会自动打上关闭标志注意手工关闭的订单 可以进行手工行业务反关闭和反关闭 自动关闭的订单不能手工反关闭采购订单的行业务关闭和采购申请的行业务关闭意义不一样 订单按比例入库功能 返回 系统参数选项 订单按比例入库 与 订单执行数量允许超过订单数量 结合使用勾选订单执行数量允许超过订单数量 订单按比例入库才有效 该说法只针对存在超收的情况 采购超收比例只控制订单的入库数量入库比例根据具体物料基础资料设置可设置超收比例 欠收比例只勾选 订单执行数量允许超过订单数量 时 订单执行数量不受物料采购超收欠收比例限制 返回上一级 订单变更 返回 变更条件订单必须已审核订单未关闭 订单已被部分执行 即该订单已被收料通知单 外购入库单等单据关联订单已关闭 系统参数勾选 已关闭的采购订单可以变更物料 则已关闭 包括自动关闭和手工关闭 的采购订单可以再进行订单的追加操作如添加物料 追加数量 修改单价等 订单变更 返回 变更规则针对某个已存在物料 修改后的订单数量必须大于原关联数量针对某个已存在物料 只要其关联数量大于零 则该条物料不能被删除在订单上只能采用追加方式加入增加物料条目以及订单数量一次只能选择一张订单进行变更操作订单变更的内容数量 单价 含税单价 金额 折扣率 折扣额 税率 交货日期和备注添加物料分录如果某物料关联数量为0 可执行删除分录 订单变更 返回 变更查询可对物料的变更字段 变更日期 变更人进行查询 变更对订单状态的影响 返回 无论原订单状态如何 对比变更后订单数量与关联数量变更后订单数量 关联数量 则执行后的订单单据状态为未关闭 行业务关闭状态为未关闭变更后订单数量 关联数量 则执行后的订单单据状态为关闭 行业务关闭状态视原入库数量而定如果入库数量 关联数量 订单数量 行业务关闭状态为关闭如果入库数量 关联数量 订单数量 行业务关闭状态为未关闭例如 原订单只有一个物料 数量为100 收料通知和入库单的数量都为100 订单关闭 行业务关闭标志都打上 经过订单变更 将其数量修改为120 这时关联数量和入库数量100都小于订单数量120 关闭标志和行业务关闭标志清空 采购订单新增功能 返回 订单批量关闭 反关闭以列表形式显示以前版本批量管理 反关闭时依次弹出提示界面 返回上一级 通知单 返回 收料通知 请检单作用 不仅要处理与采购订单直接关联的执行情况 还要处理外购入库单与采购订单间接关联的执行情况 起到承上启下的业务管理收料通知单就可作为企业处理代管物料的业务单据 如受托加工 退料通知单处理由于质量不合格 价格不正确 或与采购订单或合同的相关条款不相符等原因 需要退回给供货单位的退货处理的业务单据 是收料通知单的反向操作单据可以作为红字外购入库单的源单据 执行退货操作 通知单的录入 返回 收料通知 请检单手工新增关联生成 采购订单或采购发票作为源单据系统参数 销售出库单审核后自动生成收料通知 请检单 以解决发运 代管客户物料 销售出库后确认购进成本等业务退料通知单手工新增关联生成 退料通知单可以通过关联收料通知 请检单生成系统参数 检验单审核时自动生成退料通知单 则检验单业务审核后会自动根据不合格的数量生成一张退料通知单注意 收料通知 请检单 退料通知单的单价都为不含税单价 返回上一级 外购入库单 返回 单据录入手工录入单据复制关联生成蓝字外购入库单可以关联采购订单 收料通知 请检单采购发票生成红字外购入库单可以关联蓝字外购入库单 退料通知单 红字采购发票生成单据序时簿 格式 菜单新增功能序时簿点击表头排序选项设置选择任一分录进行单据下推即可带出该张单据所有分录 外购入库单 返回 单据对等核销对等核销条件必须分别为红字和蓝字单据必须已审核 未钩稽必须是两张业务相同 数据相反的单据 包括供应商 采购方式 物料 辅助属性 条目数等内容均一致 而每个条目的数量相反 即相加为零 可以允许一张单据为已做账单据 即前期或本期暂估单据 一次选择两张单据进行对等核销 但一次只能选择一张单据进行反核销对等核销后对单据的影响对等核销后的外购入库单不能执行反审核 不能再与发票钩稽对等核销后的外购入库单视同钩稽 打上钩稽标志 外购入库单 返回 对等核销的账务处理工业模式 选择 外购入库对等核销 生成凭证如果其中蓝字单据是暂估的 当系统采用 单到冲回 时 在 外购入库对等核销 中只过滤出来红字入库单生成凭证就可以了如果采用 月初一次冲回 时 则 外购入库对等核销 中过滤出来红蓝字入库单生成凭证商业模式 则直接通过 外购入库单 单据直接生成 的事务类型做账务处理对等核销的入库单 对于缺少单价的单据 仍需要通过估价入账来确认单价后才能进行账务处理 返回上一级 采购发票与采购费用发票 返回 购货发票分为购货发票 专用 购货发票 普通 以上两者区别在于单价是否含税 专用发票的单价是不含税的 普通发票的单价是含税的采购费用发票可手工录入由采购发票关联生成应计成本费用 包括 计入成本 和 不计入成本 两种类型如果是 计入成本 则在入库核算时会将费用作为入库成本的一部分分配到入库单的单位成本如果是 不计入成本 则在入库核算时不会将费用分配到入库单的单位成本 而直接作为期间费用处理 采购发票与采购费用发票 返回 采购发票 费用发票与应付系统的传递赊购的采购发票 费用发票 保存时传递为应付系统的发票 其他应付单 现购的发票是否传递由参数 现购发票 费用发票 不传递到应付款系统 决定采购发票传递过去仍是采购发票 费用发票传递过去是其他应付单采购发票 费用发票 审核和反审核时会同时审核应付系统的发票 其他应付单 采购发票反审核 修改 删除 作废时需要检查应付系统的发票是否已经核销 如果已经核销 则该发票不能反审核 修改 删除 作废采购系统的发票删除时同时也删除应付系统的发票或其他应付单 采购发票与采购费用发票 返回 费用发票新支持价外税 新增功能 价外税和价内税的区别价内税是由销售方承担税款 销售方取得的货款就是其销售款 而税款由销售款来承担并从中扣除价外税是由购买方承担税款 销售方取得的货款包括销售款和税款两部分价内税 税款 含税价格 税率价外税 税款 含税价格 1 税率 税率 不含税价格 税率 返回上一级 功能介绍 返回 钩稽与补充钩稽钩稽的作用钩稽的条件钩稽状态 钩稽期间 钩稽日志补充钩稽的背景 条件 核算流程费用分配采购价格管理 功能介绍 钩稽与补充钩稽 返回 钩稽的作用对于采购发票 钩稽是发票与入库单确认的标志 是核算入库成本的依据已钩稽的发票才可以执行入库核算 根据凭证模板生成记账凭证等操作无论是本期或以前期间的发票 钩稽后都作为当期发票来核算成本钩稽的条件发票必须为已审核 未完全钩稽如果选中参数 允许钩稽以后期间单据 则所有期间的发票均可钩稽 否则只允许钩稽当期或以前期间的采购发票 功能介绍 钩稽与补充钩稽 返回 钩稽的条件采购发票和外购入库单钩稽的条件两者供应商相同 物料 辅助属性必须一致对于受托入库采购方式的单据 两者的采购方式必须一致对于委外加工类型的入库单进行钩稽时 两者的业务类型必须一致采购发票和费用发票钩稽的条件本期或前期的已审核 未钩稽的费用发票费用发票的供应商和采购发票的供应商是可以不一致 功能介绍 钩稽与补充钩稽 返回 钩稽状态工业模式 已钩稽 Y 未钩稽 N 商业模式 完全钩稽 Y 部分钩稽 P 未钩稽 N 钩稽期间取外购入库单 采购发票 费用发票及所在的会计期间最大日期钩稽日志可以查询单据钩稽期间 年度 钩稽人 钩稽单据等信息可以进行反钩稽的操作 功能介绍 钩稽与补充钩稽 返回 补充钩稽补充钩稽的背景费用发票跨期到达 其费用仍需计入存货成本补充钩稽的条件采购发票必须已经钩稽 包括部分或全部钩稽 采购发票的钩稽期间为当期或以前期间注意事项补充钩稽不需要判断采购发票和费用发票的供货单位是否相同 金额的方向是否一致 并且也不再判断费用发票的供货单位 物料 数量和入库单是否一致 功能介绍 钩稽与补充钩稽 返回 补充钩稽的核算流程商业模式计入成本不计入成本工业模式计入成本不计入成本 功能介绍 钩稽与补充钩稽 返回 商业模式不计入成本分配逻辑 由于不计入成本 所以系统不会产生成本调整单 因此也没必要再和采购发票补充钩稽了 补充钩稽系统会提示 不允许补充钩稽不计入成本的费用发票 账务处理 只要选择费用发票 发票直接生成 模板直接生成凭证 记入一个费用类科目即可计入成本分配逻辑 计入成本的采购费用只在钩稽的物料间进行分配 注 补充钩稽后在核算界面进行分配方能产生成本调整单 账务处理 选择 采购费用发票 发票直接生成 和 入库成本调整单 两个模板生成凭证 通过 应付暂估款 或 物资采购 科目来过渡 功能介绍 钩稽与补充钩稽 返回 工业模式不计入成本分配逻辑 由于不计入成本无需在供应链系统反映 可直接在应付系统或总帐系统进行相应的单据或帐务处理即可计入成本分配逻辑 计入成本的采购费用只在钩稽的物料间进行分配账务处理 选择 费用发票补充钩稽 事务类型 对这一入库成本调整单生成凭证 模板设置如下 返回上一级 功能介绍 费用分配 返回 费用分配方式按数量分配 按发票上各行物料的基本计量单位数量作为权重对采购费用进行分配按金额分配 以发票上各行物料的金额 普通发票按不含税金额 专用发票按金额 为权重进行费用分配路径 外购入库核算 核算 费用分配方式 返回上一级 功能介绍 采购价格管理 返回 采购价格管理维护按供应商 按物料采购价格资料的新增 审核与反审核 批量维护价格管理参数设置8大参数定义相关页签参数采购价格应用采购系统单据价格取数规则采购价格最高限价控制采购价格查询 功能介绍 采购价格维护 返回 采购价格管理维护新增路径 系统设置 基础资料 采购管理 采购价格管理可按供应商或按物料维护价格资料 要点到最明细再新增只有已审核的记录才能在单据查询并携带出单价在采购价格资料保存后 可以进行修改和删除的操作 若已经审核了 可以进行反审核批量新增的资料在保存后是否为审核状态由参数 采购价格管理批量新增后自动审核 决定 功能介绍 采购价格维护 返回 采购价格管理维护批量维护批量新增 批量修改 批量删除 批量审核 反审核批量维护只在选择非明细供应商或物料 即供应商组或物料组 才能维护 否则为灰色 功能介绍 采购价格维护 返回 批量新增若有物料的采购价格信息与所需新增的采购价格完全一致的记录 则不再重新对该物料的采购价格进行重复追加 直接跳过该物料若已有采购价格中物料 币别 数量段 包括从和到 报价时间 是否有效与所需新增的采购价格只是部分相同 则直接追加如果启用最高限价预警 批量新增时对于高于限价的记录会逐一提示批量新增完成后 给予用户 本次操作共新增多少条记录 的提示如果选中 采购价格管理批量新增后自动审核 选项 则批量新增后 如果批量新增人有审核权限 则系统会对刚才新增的记录进行自动审核按物料组新增只能支持基本计量单位记录的录入失效日期必须大于等于生效日期 功能介绍 采购价格维护 返回 批量修改不允许修改已审核的记录只有找到供应商 数量段 币别 单价类型均与用户手工录入内容完全一致 计量单位为基本计量单位且未审核的记录时 才对其报价 折扣率 生效日期 失效日期 备注进行刷新 否则跳过如果某个物料有多条单位为基本计量单位且数量段 币别 是否有效与所录入内容一致的记录 只对生效日期最新的记录进行刷新批量修改完后 系统会针对有效操作 弹出提示框 给予用户 本次操作共修改多少条记录 的提示 功能介绍 采购价格维护 返回 批量删除只有物料代码 数量段 币别 单价类型 报价 生效日期 失效日期等字段与用户所录入内容完全一致的记录 才允许删除 否则系统会自动跳过已审核的记录被反审核成功之后才能执行删除批量审核与反审核批量审核时 只有物料 计量单位 数量段 币别 生效日期 失效日期与所录入完全一致 才进行审核 否则跳过对某供应商组进行批量审核 可以将该组中所有供应商某一物料对应的未审核的采购价格资料批量审核批量反审核与批量审核类似 返回上一级 功能介绍 采购价格参数设置 返回 启用采购价格管理该参数选中 在新增采购类单据 采购订单 采购发票 收料通知 请检单 退料通知单 外购入库单 时 如果源单有价格字段 则优先取源单的价格如源单没有价格或无源单则取采购价格管理中的价格该参数不选中 在新增采购类单据时 取数过程类似 先取源单单价 取不到不考虑采购价格管理的单价 直接取物料属性中的采购单价 功能介绍 采购价格参数设置 返回 采购价格管理资料含税选中时 采购价格管理中的报价和物料属性里的 采购单价 为含税价 直接携带至采购订单 采购 专用 发票的含税价字段 将此含税单价转换为不含税单价后 再携带至收料通知单 采购入库单的采购单价字段不选中时 采购价格管理中的报价和物料资料里的 采购单价 为不含税价 携带时带到订单 收料通知单 入库单 采购 专用 发票的不含税价字段 功能介绍 采购价格参数设置 返回 采购订单自动更新采购价格管理资料选择不更新 采购订单保存 审核均不反写价格管理资料选择保存时 采购订单在保存时更新价格资料选择审核时 采购订单在审核时更新价格资料采购订单自动更新采购价格管理资料转换为基本计量单位选中该选项时 采购订单自动更新采购价格管理资料时会转换为基本计量单位进行更新不选中该选项时 采购订单自动更新供应商供货信息只反写当前单据上的对应计量单位的采购单价类型的价格 不反写基本计量单位的价格 功能介绍 采购价格参数设置 返回 采购订单反写采购价格管理资料状态已审核 当采购订单反写采购价格管理资料时 只会去更新已审核的记录 不更新未审核的记录如果在已审核的记录中没有相应范围的记录 需要新增记录的话 则新增后是已审核状态未审核 当采购订单反写采购价格管理资料时 只去更新原有未审核的记录如果在未审核的记录中没有相应范围的记录 会自动新增一条记录 且新增后还是未审核的状态 功能介绍 采购价格参数设置 返回 采购单价与蓝字采购发票价格同步选中 发票保存时更新物料中的 采购单价 反之 则不更新若选中 采购价格管理资料含税 则发票反写采购单价时 是将含税单价 1 折扣率 反写过去 不选中 用不