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Excel高级培训课程 2007版 学习目标 通过本期课程 希望大家掌握一些Excel一些使用高级用法 为大家在以后的工作中高效办公提供方便 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方法 一 条件格式的应用 选择单元格 在开始选项卡中 选择条件格式 选择新建规则 在选择规则类型下选择要设计的类型 在编辑规则说明中设置样式如 样式的自动套用应用 选择单元格 在开始选项卡中 选择样式的自动套用 选择表格样式 也可在单元格样式下 新建单元格样式下自定义样式 二 单元格的选择技巧及方法 1 利用快捷键选定 常用快捷键 1 ctrl A 选择有内容的数据区域 区域内容必须挨着 即没有空格 再次按ctrl A将选择当前工作表中所有的单元格 2 ctrl 光标定位表格第一行ctrl 光标定位表格最后一行ctrl 光标定位表格最后一列ctrl 光标定位表格第一列注意 以上操作是光标定位在空单元格中 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方法 3 ctrl shift 扩展选定到当前行有内容区域的最后一个单元格 ctrl shift 扩展选定到当前列有内容区域的最后一个单元格 ctrl shift 扩展选定到当前行有内容区域的第一个单元格 ctrl shift 扩展选定到当前行有内容区域的第一个单元格 注意 以上操作是内容区域没有空行和空列的情况下 如有空行 或者空列 只选到空行或空列的上一各区域为止 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方法 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方法 2 利用名称选择 在实际工作中 有的单元格区域很多 上千行及上万行 而且用的时候还很多 反复选不但效率低 还影响我们 的心情 这时候解决的办法是定义名称 1 定义名称 首先利用快捷选择单元格区域 在编辑栏名称处单击 输入名称 最好是中文 中英文结合 按下回车键 可定义多个 也可以在不同的工作表中定义 当我们在使用公式的时候 如果用到某个区域 可以在公式中直接输入名称即可 2 利用名称选择区域 在名称下拉列表中选择已定义好的名称即可 也可以输入A1 G500 A1 C1 H600等 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方法 3 利用定位条件选择 F5 常用的有 1 定位空值 指表格数据区域中有空格或者空行 空列的单元格操作步骤 选定有内容的单元格区域 F5 单击定位条件 在弹出的定位条件对话框中选中空值 确定 2 定位公式 指选中有计算过 或使用函数的单元格 常用于批量修改计算错误的公式 操作步骤 选定有内容的单元格区域 包括用公式得出结果的单元格 F5 定位条件 选中公式和其他子选项 确定 三 单元格内容的格式化及正常显示 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方法 1 让0开头的和数字长度超过11位的显示成功 1 批量录入 首先选择需要录入的单元格区域 Ctrl 1 设置单元格格式 数字选项卡 选中文本 确定 2 局部录入 选择要输入内容的单元格 输入英文下的单引号 在输入0开头和数字长度超过11位数字即可 此时的数字已不是数字 而是文本型数字 不能用来计算 如编号 身份证号等 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方法 2 人民币符号自动录入 选中需要输入人民币符号的单元格 ctrl 1 数字选项卡里 货币 先选币种位人民币 小数位数几位设好 不要小数位数输入0 其他为默认值 确定 3 百分号的自动录入 选中需要输入人民币百分号的单元格 ctrl 1 数字选项里 选中百分比 小数位数选好 确定 4 分数的录入 选中要录入分数的单元格 crtl 1 数字 分数 选中一个分数表示法 确定 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方法 5 分数的录入 选中要录入分数的单元格 crtl 1 数字 分数 选中一个分数表示法 确定 6 阿拉伯数字转中文大写数字 例陆 捌等 先输入阿拉伯数字 然后选中已经输好数字的单元格 ctrl 1 数字 特殊 选中中文大写数字即可 7 输入0开头的数字但是后期能计算的 自定义数字格式 选中要输入0开头的数字单元格 ctrl 1 数字 自定义格式 选中0 然后输入0000 这里的0是占位 确定 如输入单元格将显示0008 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方法 8 输入产品编号 例 GBT 0088 选中要输入编号的单元格 ctrl 1 数字 自定义格式 光定位在通用格式中 删除掉以前的字符 自己输入英文下的双引号 并在双引号中间输入 GBT 并在双引号外侧输入0000等 其中0是指占位用的 四 数据的自动填充 1 以1递增和递减的 1 不带0的阿拉伯数字 例1 2 3等 先在单元格中输入1 选中这个单元格 鼠标指向单元格黑色方框右下角处 按住ctrl向下拖动 向下向右拖是以1递增 向左和向上托是以1递减 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方 如果数据量很大 如10000行 先输入1 选中A1 在名称框中输入A1 A10000 回车 开始选项卡中 填充按钮 系列 等差序列 步长值为1 确定 2 带0的文本型数字 先输入起始数如0001 选中这个单元格 直接按左键拖动右下角黑色方框 如果数据量很大 如10000行 先输入0001 利用名称框选中A1 A10000单元格 开始选项卡 填充 系列 选中自动填充 确定 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方 2 日期的填充 日期的填充有4个 按天 按工作日 按月 按年 1 按天 先输入开始日期如 2013 12 1 选中这个单元格 直接按左键拖动右下角黑方块 2 按工作日 先输入开始日期如 2013 12 1 选中这个单元格 右键拖动黑三角方块 到目标距离后松手 选中以工作日填充 3 按月 先输入开始日期如 2013 12 1 选中这个单元格 右键拖动黑三角方块 到目标距离后松手 选中以月充 4 按年 先输入开始日期如 2013 12 1 选中这个单元格 右键拖动黑三角方块 到目标距离后松手 选中以年填充 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方 3 公式的填充 批量求和 打开本节案例文件现金流量表 选中B5 E34单元格区域 F5 选中定位条件 空值 确定 Alt 4 批量填补空格 在空格中输入和上一行相同的内容 打开本节案例企业员工档案管理表格 选中K3 K20单元格 F5定位 定位条件 空值 输入 然后单击K3 ctrl 回车 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方 五 数据有效性 有时在实际工作中要输入大量的数据 但数字和内容范围已经知道 为了防止输入错误和限制录入其他内容 可以在输入的单元格里先规定好条件 1 限定文字长度为固定位数 如8位选中要输入内容的单元格区域 数据选项卡 数据有效性 数据有效性 设置 允许中选择 文本长度 数据中选等于 长度中输入8 确定 这时在有效性单元格只能输入长度为8位的数字 多一位和少一位软件将报错 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方 2 限定文字长度为最少3位最大8位 选中要输入内容的单元格区域 数据选项卡 数据有效性 数据有效性 设置 允许中选择 文本长度 数据中选介于 最小值中 输入3 最大值中输入8 确定 3 限定只能输入你规定的内容 如男 女等 选中要输入内容的单元格区域 数据选项卡 数据有效性 数据有效性 设置 允许中选择 序列 在来源中输入 男 女 项目间用英文的逗号隔开 否则Excel将一整行显示内容 而不是下拉列表是的显示内容 此时选中设置有效性的单元格旁边将出现小三角 可以选择我们要输入的项目 如男 女等 去除数据有效性控制 选中以设置有效性的单元格 数据选项卡 数据有效性 数据有效性 单击全部清除 确定 第一讲 表格以及实际工作中的一些提高效率的方 六 批量删除重复数据 在实际工作中 我们输入表格中的内容很