物品采购管理与实务ppt课件.ppt

第三章采购管理 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 本章学习目标 知识目标 理解采购及采购管理的含义掌握企业一般的采购流程掌握采购管理的任务及原则掌握常见采购模式及其优缺点理解采购的发展变革及趋势能力目标 具有从事初级采购物流管理的能力素质目标 具有团队协作能力和独立制订工作计划的能力 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 3 1采购基础 3 3采购模式 3 4采购发展趋势 3 2采购管理 本章主要内容 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 一 采购的概念二 采购的分类三 采购的流程 第一节采购基础 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 思考题 1 什么是采购 2 采购与物流的关系 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 从物流活动的过程来看 物流可以分为供应物流 生产物流 销售物流 回收和废弃物物流 采购物流又可成为供应物流 是物流的重要组成部分 如下图所示 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 回收物流 采购物流 生产物流 销售物流 工厂 经销商 顾客 供应商 废弃物流 物流活动过程 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 引入案例 个人采购 家庭采购 企业采购 政府采购 其他采购 Q A 请举出你经历的一次特别的采购 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 思考题 采购和购买有什么区别 购买与采购的区别采购应当包含着两个基本意思 一是 采 二是 购 采 采集 采摘也 是从众多的对象中选择若干个之意 购 购买也 是通过商品交易手段把所选定的对象从对方手中转移到自己手中之意 所以所谓采购 一般是指从多个对象中选择购买自己所需要的物品的意思 这里所谓对象 既可以是市场 厂家 商店 也可以是物品 从学术的角度看 采购是比购买的含义更广泛 更复杂的概念 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 一 采购的概念 一 定义狭义 企业根据需要提出采购计划 审核计划 选好供应商 经过商务谈判确定价格 交货及相关条件 最终签定合同并按要求收货付款的全过程 在此概念中 货币成为交易的中介 买方若没有货币则采购行为将难以实现 这种以货币换取商品的方式是最普遍的采购途径 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 广义的采购 单位或个人为了满足某种特定的需求 以购买 租赁 借贷 交换 征收等各种途径 取得商品及劳务的使用权或所有权的活动过程 1 租赁 即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权 2 借贷 即一方以无需支付任何代价的方式取得他人物品的使用权 使用完毕后返还原物品 3 交换 即以物易物的方式 取得物品的所有权及使用权 不须支付货款 4 征收 即借助政府公权力来取得资源的一种方式 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 思考题 采购是否一定要 银货两讫 有没有不必花钱的采购方法 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 二 采购的特征所有采购都是从资源市场获取资源的过程采购既是一个商流过程 也是一个物流过程采购是一种经济活动 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 二 采购的分类 是集体行为 理性 是个人行为 随意性 原料 副料 机具设备 事务用品 服务 技术 软件 工程发包 保险 按用途不同分为 工业采购和消费采购 按输出形态不同分为 有形采购和无形采购 按范围不同分为 国内采购和国外采购 按时间不同分为 长期合同采购和短期合同采购 按主体不同分为 个人采购和组织采购 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 三 采购流程 掌握 讨论题 假如你是某超市的采购员 现正值中秋节来临之际 因市场对食用油的需求增大 现让你去采购一批食用油 你该如何采购 主要的流程有哪些 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 一 采购作业的一般流程 1 需求确定及制定采购计划 需要什么 需要多少 何时需要 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 某公司的请购单 制表人 审批人 编号 月号 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 进行采购调查 掌握采购信息 对供应商的规模 实力 质量 信誉 成本 管理水平 技术能力 送货服务 售后等进行考评 2 供应源搜寻与分析 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 有竞争性报价和谈判两种竞争性报价是由买方向意愿合作的供应商发出询问 适合于 采购量足够大 值得进行竞争性报价市场有足够多的合格竞争者买方没有优先考虑的供应商 3 定价 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 谈判适合于 竞争性报价的标准不存在买方要求供应商早起参与供应商需要很长时间开发和生产该物品 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 产品询价单 单位 先生1 本公司有业务需要拟向贵公司恰购下列物品 见附件 请速与报价以作进一步联系 2 来函或来电请洽本公司采购部电话 并请惠示贵公司联系人员和电话 3 附件 含物品名称 数量及品检说明 公司采购部年月日 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 某公司的采购联络单 请购单编号 请购日期 需要日期 填单日期 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 把各个供应商的报价汇总 并进行比较 确定价格比较实在的供应商与其签订合同 4 比价后签订合同 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 5 拟定并发出订单 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 需要经常询问供应商的进度对供应商施加压力分析考察供应商 6 订单跟踪和跟催 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 采购验收是指依据采购合同对物料进行查验和收货 验收的主要内容包括清点数量和检查质量 7 验货和收货 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 采购付款方式 1 汇付 常有电汇 信汇 票汇三种 2 托收 银行只负责检查单据是否与托收申请书一致 没有审核义务 也不承担到期付款的责任 3 信用证 是银行应采购方的要求 开给供货方的一种银行有条件地保证付款的凭证 涉及的当事人有申请人 采购方 开证银行和受益人 供货方 8 开票和支付货款 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 9 记录维护 一般要保存的记录有 1 采购订单目录 2 采购订单卷宗 3 商品文件 4 供应商历史文件 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 采购需求计划 搜寻供应商 发出采购订单 验货收货 支付货款 结案 采购作业一般流程 定价 订单跟踪与跟催 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 二 采购作业流程设计的原则 1 注意先后顺序及时效性控制2 注意关键点的设置3 注意划分权责和任务4 避免作业过程发生摩擦 重复与混乱5 价值与程序相适应6 处理程序应适合现实的环境7 配合作业方式的改善 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 4 1采购 4 3采购模式 4 4采购发展趋势 4 2采购管理 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 一 采购管理的概念二 采购管理的作用三 采购管理的任务四 采购管理的原则 第二节采购管理 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 思考题 采购和采购管理有什么区别 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 两者区别 采购是一种作业活动 是为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动 一般由采购员承担 采购管理是管理活动 是对采购活动的计划 组织 指挥 协调和控制 是面向整个企业的 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 一 采购管理的概念 所谓采购管理 就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动 是对整个企业采购活动的计划 组织 指挥 协调和控制活动 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 讨论题 采购管理对企业发展有哪些重要作用 请试着归纳 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 二 采购管理的重要性 作用 一 直接作用1 保障供应 降低缺货风险 2 降低成本 采购的成本构成了物资生产成本的主体部分 采购原材料成本占总成本60 以上 3 在企业经营中的作用 与供应商建立稳定的合作伙伴 能减少库存和更高的资本周转率 4 在质量控制中的作用 采购供应的物资的质量好坏直接决定了本企业生产的产品的质量好坏 5 流程优化 通过科学的采购流程管理 能对企业的业务流程重组及组织结构的改革作出贡献 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 二 间接作用1 提供信息源的作用 物资采购是企业与市场的信息接口 2 提高企业部门间的协作水平 采购部门运作的有效性将反映到其他部门的运作上 3 采购管理在产品研发中的作用 如产品标准化 增强柔性 对产品设计和革新的贡献 4 物资采购是企业和资源市场的关系接口 是企业外部供应链的操作点 物资采购是企业科学管理的开端 二 采购管理的重要性 作用 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 三 采购管理的任务 掌握 1 提高质量 2 控制成本 采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标 3 建立供应配套体系 4 与供应商建立合作关系 5 树立企业形象 6 信息管理 直接采购成本 间接采购成本 与供应周期 送货频次 原材料库存 相关政策 汇率风险等有关 只与价格有关 即要减少供应商数量使采购活动尽量集中 又要避免依赖独家供应商 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 费用最省 供应链管理好 信息管理好 保障供应 采购管理的目标 采购管理的目标 掌握 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 四 采购管理的原则 6R 掌握 1 适当的采购时间 righttime 2 适当的采购价格 rightprice 3 适当的采购品质 rightquality 4 适当的采购数量 rightquantity EOQ 5 适当的采购交货时间 rightdelivery 6 适当的采购地点 rightplace 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 交货提前期 自请购 由采购物料使用者提出的采购请求 订购开始 经制造 运输 交货及验收等作业称为物料前置作业 所延续的时间为交货提前期或物料前置作业时间 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 4 1采购基础 4 3采购模式 4 4采购发展趋势 4 2采购管理 本章主要内容 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 案例 海尔采取的采购策略是利用全球化网络 集中购买 以规模优势降低采购成本 同时精简供应商队伍 据统计 海尔的全球供应商数量已由原先的2336家降至840家 其中国际化供应商的比例达到了71 目前世界五百强企业中由44家是海尔的供应商 1999年海尔的采购成本为5个亿 由于业务的发展 到2000年 采购成本为7个亿 但通过对供应链管理优化管理优化整合 2002年海尔的采购成本控制在4个亿左右 可见 促使众多企业以积极的态度引进和探索先进 合理的采购管理方式 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 第三节采购模式 一 集中采购与分散采购二 现货采购与远期合同采购三 直接采购与间接采购四 公开招标采购五 网上采购 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 采购模式是采购主体获取资源或物品 工程 服务的途径 形式与方法 一 集中采购与分散采购 按采购权限划分 集中采购是核心管理层建立专门的采购机构 统一组织企业所需物品的采购进货业务 适合于大宗或批量货物 价值高或总价多的物品 适用范围集团范围实施的采购活动 跨国公司的采购 连锁经营等 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 优点 1 能实现规模效益 2 节约采购成本 3 便于专业化 职能化管理 4 提高工作效率和采购主动权 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 分散采购是由企业下属各单位 如子公司 分厂 车间或分店实施的满足自身生产经营需要的采购 适合于 小批量 单件 价值低 总支出在产品经营费用中占的比重小的物品 适于范围 二级法人单位 子公司 分厂 车间 离主厂或基地较远 优点 1 有利于采购环节与存货 供料等的协调配合 2 基层工作富有弹性或成效 3 增强基层工作责任心 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 二 现货采购与远期合同采购 按对物品的交割时间划分 现货采购是指商品流通企业直接通过市场充分自主地向供货方协商定价 即时进行银货交换的一种采购方式 换句话说 就是 一手交钱 一手交货 适合于临时需要 生产辅料 低值易耗品 标准件及常备资源 特点 1 即时交割 2 灵活 方便 手续简便 易于组织管理 3 无信誉风险 4 对现货市场依赖性大 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 远期合同采购是商品流通企业与供应商协商成交后 签订购销合同 按合同规定的交货时间进行交割的采购方式 适合于国家战略收购 大宗农副产品收购 国防需要及其储备等 特点 1 时效长 2 价格稳定 3 交易成本及物流成本相对较低 4 交易过程透明有序 易于把握 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 三 直接采购与间接采购 按采购环节 直接采购是指采购主体自己直接向物品制造厂家采购的方式 环节少 时间短 手续简便 信息反馈快 双方易于交流 间接采购是指通过中间商实施采购行为的方式 也称委托采购或中介采购 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 四 公开招标采购 公开招标的适用条件 供应商不明或分布广公开招标的程序 招标 投标 开标 评标 决标 签约公开招标的优点 公平 价格合理 改进货物品质 减少干扰 可正确掌握货物来源 公开招标的缺点 采购费用高 可能抢标或串通投标 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 网上采购是基于网络平台进行的采购行为 也称电子采购 优点 1 缩短采购周期 2 采购流程透明 3 提高采购质量 4 降低采购成本 五 网上采购 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 4 1采购基础 4 3采购模式 4 4采购发展趋势 4 2采购管理 本章主要内容 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 第四节采购变革及发展趋势 一 采购发展变革二 采购发展趋势 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 一 采购的发展变革 传统采购 订货点采购 MRP采购 JIT采购 供应链采购 VMI采购 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 一 订货点采购 即根据物料的再订购点安排物料需求计划 一旦存货量低于订货点即进行补充采购的一种采购方式 订货点采购的适用条件是物料消耗率与采购提前期不变的独立需求的货物 订购点 平均需求速度 交货期 安全库存量 即订购点 ROL Rd L S Rd 需求或使用速度 月 天 周 L 交货期S 安全库存量 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 二 MRP采购 MRP materialquirementplanning 即物料需求计划 其原理指根据最终产品的主生产计划 MPS 和物料清单 BOM 导出相关物料 原材料 零部件 组件等 的需求量和需求时间 根据物料的需求 订货 时间和生产周期来确定其采购时间 适用于 物料相关需求的情况 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 三 准时采购 JIT采购 供应商在需要的时间里 向需要的地点 以可靠的质量 送到需要的地点的过程 准时进货 准时生产 准时销售 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 准时采购的原理 它的采购送货是直接送到需求点上 用户需要什么 就送什么 品种规格符合客户需要 用户需要什么质量 就送什么质量 品种质量符合客户需要 杜绝次品和废品 用户需要多少 就送多少 不少送 也不多送 用户什么时候需要 就什么时候送货 不晚送 也不早送 用户在什么地点需要 就送到什么地点 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 供应链采购是指供应链内部企业之间的采购 供应链内部的需求企业向供应商企业采购订货 供应商企业将货物供应给需求企业 特点 战略伙伴关系基于需求的供应商主动型长期合作型 四 供应链采购 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 供应链采购与传统采购的区别 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 五 VMI采购 VMI VendorManagedInventory 供应商管理库存 是供应链管理理论的新的库存管理方式 VMI是一种以用户和供应商双方都获得最低成本为目的 在一个共同的协议下由供应商管理库存 并不断监督协议执行情况和修正协议内容 使库存管理得到持续地改进的合作性策略 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 VMI有如下几个特点 缩短供应链 集中预测 频繁的数据交流 EDI 没有制造商督促 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 一 采购外包外包并不等于 弃权和放弃 二 全球采购面临问题 沟通 货币支付 法律体系 运输方式 标准 三 电子商务采购 EC采购 ElectronicCommercePurchasing 特点 公开性 广泛性 交互性 低成本 高速度制约因素 物流配送和网上支付 四 招标采购 二 采购的发展趋势 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 案例 IBM公司采购管理案例分析 全球IT业巨擎IBM公司过去采用 土办法 采购 员工填单子 领导审批 投入采购收集箱 采购部定期取单子 企业的管理层惊讶的发现 这是一个巨大的漏洞 繁琐的环节 不确定的流程 质量和速度无法衡量 无法提高 采购环节可以说是完全失控了 甚至到了要降低成本都无法下手的程度 于是公司切开每1元钱的成本 看看它到底是如何构成的 这一任务经过IBM公司全球各机构的统计调查和研究分析 在采购 人力资源 广告宣传等各项运营开支中 采购成本凸显出来 调研发现当时IBM不同地区的分公司 不同的业务部门的采购大都各自为政 实施采购的主体分散 重复采购现象普遍 以生产资料为例 键盘 鼠标 显示器甚至包装材料大同小异 但采购流程自成体系 权限 环节各不相同 合同形式也五花八门 分散采购所造成的问题有以下几个方面 石家庄邮电职业技术学院王艳丽 1 对外缺少统一的形象 2 由于地区的局限 采购人员不一定找到最优的供应商 3 失去了大批量购买的价格优势 4 重复采购现象普遍 5 采购成本过高 采购产品的质量难以保证 问题 1 摆在IBM公