会计档案的整理与归档方法

会计档案的整理与归档方法会计档案的整理与归档方法 一 会计档案含义料归档范围 会计档案是机关 团体 企业事业单位在经济管理和会计核算一系列 活动中产生 经过整理归档保存起来的会计凭证 会计帐簿 会计报表 工资表和综合管理等材料 二 会计档案材料归档范围 根据财政部 国家档案局 1998 年制发的 会计档案管理办法 中的有 关规定 会计档案归档范围包括预算会计 建设银行会计 企业会计和 建设单位会计所形成的会计凭证 帐簿 会计报表 工资表和综合管理 等会计核算专业材料 而对于上级有关财务的普发性 非指本单位 不 办的文件 未生效的合同 协议 单据 未定稿和重份文件 无查考利 用价值的一般性 临时性文件都不应归档 具体包括 一 会计凭证类 包括现金凭证 银行转账凭证 销售凭证 成本核算 工资凭证等 会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种 企业会计中还有汇总凭证 原始凭证是经济业务发生时 所填写的书面证明 是会计核算的 原始依据 原始凭证分自制和外来凭证两种 自制凭证是由本单位填写的 如验收单 领料单 借款单 外来凭 证是在外单位 部门和个人取回来的 如由供货单位开给的发票和结算 凭证 由收款单位开给的现金收据等 记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的 分为收 款凭证 付款凭证 转帐凭证三种 企业还有汇总凭证 综上所述 会计凭证归档范围包括 原始凭证和记帐凭证 汇总凭证 以及其他的会计凭证 二 会计帐簿类 会计帐簿是全面地 连续地记录和反映各项经济业务的簿籍 会计凭 证只能反映某项经济业务 而帐簿能全面 系统地反映经济状况 形成 一种经济信息体系 帐簿主要有下面几种 序时帐簿 又称日记帐 出纳帐 银行帐 分类帐簿 分类帐簿分总帐和明细帐两种 总帐 总分类帐 即按总分类帐户分类登记的帐簿 明细帐 明细分类帐 即按明细帐户分类登记的帐簿 辅助帐 备查帐簿 还有固定资产明细帐 卡片 各种登记簿 等都要归档 即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿 三 会计报表类 会计报表是用统一的货币计量单位 综合地反映机关团体 企事业单 位在一定时期内的经济活动 财务收支计划情况的报告文件 是根据帐 簿的记载 加以归纳 整理和汇总编制出来的 会计报表种类 主要有 从内容分 资金平衡表 产品成本计算表 年终奖金结算表等 从时间分 旬报 月报 季报 年报等 从单位分 基层报表 汇总表等 按各机关在编制会计报表时 所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档 四 工资表 工资表是按照 各尽所能 按劳分配 原则分配给劳动者供个人消费的 部分国民收入 种类主要有 工资发放名册 卡片 工资转移 证明 通知存根和各种奖金等 五 综合管理类 综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定 计划 总结 请 示 批复和需要说明 分析的文字材料及清册 这部分材料应单独立卷 但编案卷号时 可与报表一起编号 属永久卷排在决算报表的后面 属短期卷的排在月报表的前面 三 会计档案立卷整理 一 会计档案材料保管期限 企业会计档案的保管期限划分按照财政部 国家档案局 1998 年颁发的 会计档案管理办法 中的 企业和其他组织会计档案保管期限表 的 规定执行 序 号 档案名称保管期限备注 一会计凭证类15 年 1原始凭证15 年 2记账凭证15 年 3汇总凭证 二会记账薄 4总账15 年包括日记总账 5明细表15 年 企业和其他组织会计档案保管期限表 6日记帐15 年现金和银行存款日记帐 保管 25 年 7固定资产卡固定资产报废清理后保 管 5 年 8辅助帐薄15 年 三财务报告类包括各级主管部门汇总 财务报告 9月 季度财务报告3 年包括文字分析 10年度财务报告 决算 永久包括文字分析 四综合管理类 11会计档案移交清册15 年 12会计档案保管清册永久 13会计档案销毁清册永久 14银行余额调节表5 年 15银行对账单5 年 其中 关于工资表的保管期限 暂定 工资发放名册 卡片 30 年 各种奖金发放名册 30 年 工资转移 证明 通知存根 30 年 二 会计档案整理 1 会计档案二级及二级以下目录设置 三级目录 一级类目 KJ 会 计 档 案 凭证 帐薄 报表 原始凭证 记账凭证 现金银行 帐 日记帐 明细帐 年报 季报 月报 二级目录 3 会计档案组卷 会计档案的立卷应遵循经济活动和财务收支过程的规律 由财务部 门办理终结后 按照现金 银行存款 销售往来等会计科目装订成册 组成基本保管单位 在立卷的时候 应该把一本凭证作为一个保管单位 会计报表的整 理是将年报 季报和月报分开立卷 同时也结合考虑报表的多少组成保 管单位 立卷时会计报表逐张编页号 会计帐薄原末编页号的 要编页 号 对会计凭证 记账凭证未编流水号的 应按其形成时间先后在右上 角编号 四 会计档案移交保管利用 一 档案移交 每个单位的会计档案由会计部门保管三年 期满后连同一套档案目录 一起移交给本单位综合档案室保管 二 档案保管 会计档案整理 归档后 原则上保持原卷的封装 不要随便打乱 不 能拆卷 如特殊情况 必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完 成 任何人不准乱拆 乱订 但原封面不符合要求的 必须按规范要求 重新加上封面 并填盖好有关项目 会计档案要有专箱存放 保管 方 便查找 财务部门移交档案时 交接双方必须当面验收归档材料是否完整 系统 准确 卷内材料排列 编号是否符合要求 凡不符合要求的案卷 档案室有权拒绝接收 并限期改正后才办理交接手续 档案室对违反 财会管理制度的有权进行检查纠正 三 利用 会计档案利用 主要有三方面 会计分析利用档案 会计检查使用档案 日常查考利用档案 利用 借阅会计档案 必须登记 阅后及时归还 利用者对档案不得 污损 毁坏 违者要追究责任 情节严重的要依法追究法律责任 严肃 处理 五 鉴定 销毁 其他 工资表 一 鉴定 会计档案鉴定分三步 初步鉴定 由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步 审查 提出销毁意见 复查鉴定 在初步鉴定基础上 由档案部门和会计部门进行第二 次鉴定 对初鉴定不恰当的给予纠正 销毁鉴定 这是最后一次鉴定 这次由档案 财政 审计主管部 门 对销毁档案严格审核 确定无保存价值的档案作出销毁结论 二 销毁 销毁档案