物业档案的整理5.3

第三节第三节 物业档案的整理物业档案的整理 一 物业档案全宗的划分一 物业档案全宗的划分 物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施 相关场地实施专业化管理 并为物 业业主和使用人提供多方面 多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算 自主经营 自 负盈亏 具有独立法人资格的经济实体 根据档案全宗构成的三个条件 物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗 物业公司 自成立之日起 就是一个新的立档单位 在其基本职能没有发生重大改变 只是职能或工作范围的扩 大或缩小 内部机构的调整等情况下 其变化前后形成的档案仍属于一个全宗 如 物业公司属下的 其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理 部分档案因此也移交出去 但这种情况 并不影响原物业公司全宗 管理处 小区 属物业公司的派出机构 其所产生的档案不能构成一个全宗 而属物业公司全宗的一部分 在该管理处 小区 转出时 将有关本公司全局的档案复印一份存档 如 党群工作 经营管理 行政管理 财务等档案 原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物 业公司 成为下一间物业公司全宗的一部分 如住户档案 基建档案 物业维修档案 物业房产档案 等 但是 遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并 其合并前后的档案应划分为两个以上全宗 即合并后产生的档案是一个全宗 合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗 如 甲公司成立 于 1990 年 乙公司成立于 1992 年 由于两公司因业务发展需要于 1999 年进行合并 这样就存在三个 不同的全宗 即 1990 1999 甲公司全宗 1992 1999 乙公司全宗和 1999 年新公司成立后的全宗 二 全宗内物业档案的分类二 全宗内物业档案的分类 一 分类的含义和要求 1 分类的含义 全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源 时间 内容和形式的异同 把物业管理公司的全部 档案分成若干类别 并组成体系 以利整理 保管和利用的过程 为便于全宗内档案分类工作的进行 应编制一份分类大纲 分类方案 作为档案分类工作的依据 所谓分类方案 亦称分类大纲 是指标列各个类目的名称 表示全宗内档案分类体系的纲要 类目 是档案分类表的构成单元 是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称 分类方案编制后不是一 成不变的 在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充 2 编制分类方案的基本要求 1 分类应该体现客观性 即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发 按照文件在物业 公司或各管理处 小区 管理活动中原来形成的联系进行分类 最大限度地保持全宗内档案文件之间的 历史联系 2 分类应该具有逻辑性 即在构思分类体系时 应该有统一的分类标准和明确的类属关系 分类 方案中同级的各类地位相等 内容上相互排斥 不能相互包容 3 分类应该具有实用性 即便于保管 检索和利用 要选择适合物业管理档案分类的最优分类方 案 4 分类应该具有发展性 即在档案类目的具体设置上 不仅要考虑到现有的档案情况 还要进行 科学预测 充分估计到可能出现的新类目 使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地 事物 是不断发展的 物业公司的业务范围也会不断的扩大 公司职能也会不断的加强 随之产生的档案也 将不断的丰富 在编制分类大纲时 应充分认识这一点 给类目留有一定的发展空间 二 分类的作用 物业公司管理着一定规模的物业 业务范围广 设置的机构众多 各部门产生的档案纷繁复杂 如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别 就无法立卷 保管和利用 再者 在新的 形势下 档案机制必须深入到日常的业务工作中去 对全宗内的档案进行分类 可以指导业务部门的 文件材料按类别积累 归档 因此 全宗内物业档案的分类就显得非常重要 三 编制分类方案的指导文件 物业公司属于非生产型的企业 在编制物业公司的分类方案时 可参照国家档案局制定的 工业 企业档案分类试行规则 的基本分类思想 分类原则 分类方法执行 工业企业档案分类试行规则 适合一个全宗内全部档案的分类整理 编制目的是解决企业档案 实体的分类整理和排架管理 属于档案实体分类 其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映 企业的职能活动 遵循企业活动的特点和档案的形成规律 四 编制分类方案的步骤 1 在编制物业公司分类方案之前 必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案 文件材料 进行 全面的了解和掌握 综合型物业公司的管理层一般设有办公室 财务部 经营部 物业管理部 租赁管理部 工程部 保安部 档案室等各种职能部门 公司下一级是各物业管理处 小区 大厦 和公司开办的企业 办公 室产生公司行政管理档案 人事档案 财务部产生财务档案 经营部产生经营管理档案 租赁部租赁 管理档案 物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案 业主 住户 档案 工程部产生基建档案 修缮 档案 对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程 数量 载体形式 利用价值 利用 频率都应在编制分类方案之前了解清楚 2 根据 1991 年国家档案局颁发的 工业企业档案分类试行规则 的分类原则 以物业公司的全部 档案为对象 以公司的主要管理职能为标准划分一级类目 工业企业档案分类试行规则 设置 10 个一级类目 即党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类 产品类 科学技术研究类 基本建设类 设备仪器类 会计档案类 干部职工档案 类 物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目 根据目前物业公司的职能范围 物业公司的分类方案可设房产物业管理 也称物业管理专门档案 党群工作 行政管理 经营管理 设备仪器 基本建设 科学技术研究 会计档案 干部职工档案 9 个一级类目 这些一级类目能包括物业公司的全部档案 即全宗内的所有档案都能找到对应的大类 工业企业档案分类试行规则 中规定声像 照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置 类目 可视其内容特征同纸质档案对应分类编号 但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求 视档案管理实际操作的方便程度 增设声像档案和荣誉档案 2 个一级类目 这种情况下 物业公司全 宗就可分为房产物业管理 也称物业管理专门档案 党群工作 行政管理 经营管理 设备仪器 基 本建设 科学技术研究 会计档案 干部职工档案 声像档案和荣誉档案 11 个一级类目 凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案 3 根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目 二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定 业务量大 档案数量多的类 目应增设下一级类目 反之则不需要再设置下一级类目 以免分类方案复杂化 1 物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式 再细分为房产 住户 业主 租赁 修缮类 房产类可按问题细分为报表 账目 清册 住户类可按是否为业主细分业主和租户 也可不 再细分 租赁可细分为商业租赁和住宅租赁 或不细分 修缮类可细分也可不细分 2 设备 仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯 音响 空调机 文体健身器材 计 算机 电话机 其他 3 基建档案按工程性质或建筑项目细分 4 科研档案可按课题性质或课题内容细分 5 会计档案可按会计文件形式 名称 细分为会计凭证 会计账簿 财务报告 工资单及其他 6 党群工作类 行政管理类 经营管理类可按问题或组织机构细分 这三大类下二级类目的设置 可参照 企业档案分类与组卷实用参考 中的附表 工业企业档案分类表 进行 7 声像档案可按其形成过程 载体形式和制成材料的不同分为照片 录音带 录像带 计算机磁 盘 缩微胶片 光盘光碟等 不同载体可再按专题 内容 细分 8 荣誉档案按物品的形式细分为奖状 奖杯 奖旗 证书 题词等等 4 对物业档案分类类目进行标识 即编制物业档案的分类号 分类号 是指类目的简明编码 标记各级类目的符号 可固定全部类目的先后次序和明确一个类 目在分类体系中的特定位置 以便于标引 排列和进行检索 组织馆藏 标识物业档案分类号 是指依据物业档案分类划定的类目层次 对各级类目给定一个特定的字母 或数字 并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程 如 9 表示 会计档案 9 1 表示 会计档案 的下位类 财务报告 同一全宗内不能有相同的分类号 详见物业公司档案分类表 表 3 5 1 三 物业档案的立卷和编号三 物业档案的立卷和编号 一 立卷的含义 立卷或称组卷 就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷 即档案基本的保管单位 立卷是档 案整理工作的基础内容之一 它的作用在于揭示档案文件之间的联系 使文件更加系统化 条理化 便于保管和利用 案卷由两部分组成 一是经过整理的文件材料本身 二是整理过程中形成的卷内目录 卷内备考 表 案卷封面封底 卷盒 卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录 通常排列在文件材料 之前 卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格 通常排列在文件材料之后 案卷有装订和不装订两种形式 物业档案的案卷有文字材料型 如党群工作类档案 图样材料型 如基建档案 图文混合型 如修缮档案 声像材料型 如照片档案 等四种类型 二 各类档案的立卷方法 物业档案全宗由 11 大类档案组成 各类档案的内容各不相同 其立卷方法更是各有千秋 但各类 档案的立卷都要遵循物业档案文件材料的形成规律 保持案卷内文件材料的有机联系 并要便于保管 和利用 1 物业管理专门档案 1 租赁档案 租赁档案采用按房屋租赁单元立卷 即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位 如租 赁合约签署的租赁地址为 2503 房 我们便将有关 2503 房的租赁文件材料组成一个案卷 如租赁合约 签署的租赁地址为 2503 2509 房 我们便将有关 2503 2509 房的租赁文件材料组成一个案卷 原租 赁关系解除后 房屋再次出租 所签署的租赁合约及其相关文件材料应另外组成新的案卷 同一房屋 单元的不同时期组成的租赁档案在实体排架上并不集中在一起 租赁档案案卷内文件材料的排列按结 论性材料在前 依据性材料在后 中文译文在前 原文附后 文字材料在前 图样在后的原则进行 如 组卷时应将租赁合同排在最前面 2 住户 租户 档案 以房屋单元为立卷单位 即在一段时期内一个房屋单元的住户资料 包括有关入住手续 家庭概 况等文件材料组成一个案卷 这里的 一段时期内 指的是该房屋单元的住户资料积累到了一定厚度的 时间段 对于不同的房屋单元其时间段长短不同 同一房屋单元的不同时期组成的住户档案在实体排 架上并不集中在一起 住户 租户 档案卷内文件材料按时间顺序排列 即形成早的材料在前 形成晚 的材料在后 3 修缮档案 以房屋单元为立卷单位 即在一段时期内同一单元的修缮材料组成一卷 如属公共设施或重大项 目维修产生的档案归入基建档案类 同一房屋单元的不同时期组成的修缮档案在实体排架上并不集中 在一起 修缮档案案卷内文件材料的排列同样按结论性材料在前 依据性材料在后 译文在前 原文 附后 文字材料在前 图样在后的原则进行 4 物业房产档案 以小区或管理处为立卷单位 2 设备 仪器档案 以一种或一套设备 仪器为立卷单位 设备 仪器档案按依据性材料 设备 仪器开箱验收 设 备 仪器安装调试 设备 仪器运行维修 随机图样排列 随机图样也可单独立卷 3 基建档案 以一个项目或一项工程为立卷单位 基建档案按依据性材料 基础性材料 工程设计 含初步设 计 技术设计 施工设计 工程施工 工程竣工验收排列 4 科研档案 以科研课题为立卷单位 科研档案按课题立项阶段 准备阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报奖励阶段 推广应用阶段排列 5 行政管理档案 行政管理档案按年度 问题 保管期限进行立卷 即将同一年度形成的同一问题且同一保管期限 的文件材料组成一卷 卷内文件材料按问题 时间或重要程度排列 跨年度的请示与批复放在复文年 立卷 无复文则放在请示年立卷 跨年度的规划 计划放在内容针对的第一年立卷 跨年度的会议材 料放在会议开幕年立卷 密不可分的文件材料应依序排列在一起 即批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后 决定性文件材料在 前 依据性材料在后 6 经营管理档案 同行政管理档案 7 党群工作档案 同行政管理档案 8 声像档案 声像档案包括照片 录音带 录像带 计算机磁盘 缩微胶片等特殊载体档案 对这部分档案立 卷时应先将不同载体形式的档案分开 同一载体形式的档案根据实际情况按专题 问题 进行分类后再 立卷 1 照片 以张为单位立卷 照片的底片应单独整理与存放 照片和说明一同整理和存放 一般应以照片的 自然张为单位编写说明 一组联系密切的照片应加总说明 2 录音 录像带 以盒为单位立卷 如果同一内容分录了数盒 应统一编一个案卷号 每盒再编案卷分号 3 计算机磁盘 以盘为单位立卷 如果同一内容分录了数盘 应统一编一个案卷号 每盘再编案卷分号 4 缩微胶片 以卷为单位立卷 以上各案卷的排列按时间先后进行 9 人员档案 以个人为立卷单位 卷内文件材料的排列先按材料类别再按形成时间先后进行 人员档案卷内文 件材料可分成 10 大类 1 履历材料 2 自传材料 3 鉴定 考核 考察材料 4 评定岗位技能和 学历材料 包括学历 学位 学绩 培训结业成绩表和评定技能的考绩 审批等材料 5 政审材料 6 参加中国共产党 共青团及民主党派的材料 7 奖励材料 8 处分材料 9 招用 劳动合同 调动 聘用 复员退伍 转业 工资 保险福利待遇 出国 退休 退职等材料 10 其他可供组织 参考的材料 10 会计档案 会计档案按形式 年度 保管期限进行立卷 即将物业公司形成的会计档案 先按财务报告类 会计账簿类 会计凭证类 工资单或其他四种形式分开 再按会计年度分开 最后按永久 定期 25 年 15 年 10 年 5 年 3 年 等不同保管期限分别立卷 案卷顺序号按属类内 财务报告 会计凭证 会 计账簿 工资单及其他 年度流水编号 卷内文件材料按时间顺序排列 11 荣誉档案 先按荣誉档案的形式进行分类 以件为立卷单位 三 卷内文件的编码 案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号 页号编写位置 单面书写的文件材料在右下角 编写页号 双面书写的文件材料 正面在右下角背面在左下角编写页号 页号一律使用阿拉伯数字 字体要端正 清楚 案卷封面封底 卷内目录 原有图样目录除外 卷内备考表不编写页号 装订形式的案卷 采用大流水方式编写案卷页号 不装订形式的案卷 两页以上的单份文件应单 独装订和单独编写页号 不装订案卷内的文件应逐件加盖档号章 档号是指档案馆 室 在整理和管理档案的过程中 以字符形式赋予档案的一组代码 档号是存取 档案的标记 并具有统计监督作用 档号的结构分为三种 第一种结构为 全宗号 案卷目录号 案 卷号 件 页 张 号 第二种结构为 全宗号 类别 分类 号 案卷号 件 页 张 号 第三种结构 为 全宗号 类别 分类 号 项目号 案卷号 件 页 张 号 物业档案可采用第三种结构 一案一 号 全宗内不允许有相同的档案号 档号章位置在每件文件首页的右下角 其内容 格式 尺寸及填写规范如下 1 全宗号 档案馆给定立档单位 物业公司 的编号 2 类别号 即类目号 分类号 标注各级类目的符号 3 项目号 租赁 修缮 住户 房产 工程 课题 设备等档案的代字或代号 具体可引用有关管理部门编 制的项目代号 如一个物业公司可用该公司所管辖的各管理处 小区 的代号作为租赁档案或修缮档案 的项目号 4 案卷号 案卷排列的顺序号 5 件号 案卷内文件的顺序号 四 填写案卷封面 案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式 外封面印制在卷皮的正表面 内封面排列在 卷内目录之前 1 党群工作 行政管理 经营管理 基建 设备 科研档案案卷封面的填写 式样见表 3 5 2 其 内容及填写规范如下 1 案卷题名案卷题名应简明 准确揭示卷内文件材料的内容 2 编制单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者 3 编制日期填写案卷内文件材料的起止日期 4 保管期限填写划定的保管期限 5 密级依据保密规定填写 6 档号填写档案的分类号 项目号和案卷顺序号 7 档案馆 室 代号填写国家给定的本档案馆 室 的编号 同全宗号 8 缩微号填写缩微时给定本案卷的编号 无缩微业务的单位此项可留空 2 物业管理专门档案案卷封面的填写 式样见表 3 5 3 表 3 5 6 其填写规范如下 1 房屋座落 填写房屋所在行政区 路 街 门牌号码 管理处 小区 房号 2 出租人 填写房屋产权所有者姓名 3 承租人 填写承租房屋者姓名 4 住户 填写房屋使用人 承租 出租人 姓名 5 全宗号 分类号 项目号 案卷号 编制单位 编制时间 缩微号 保管期限 密级填写规范 同档号章或表 3 5 2 的填写规范一致 3 人员档案案卷封面式样见表 3 5 7 4 照片 录音 录像带 计算机磁盘案卷封面内容参见表 3 5 8 5 会计档案案卷封面式样见表 3 5 9 填写规范如下 1 全宗名称 类别 全宗号 案卷号 保管期限 案卷标题 2 起止时间 填写卷内文件的起止时间 3 卷内页号 填写卷内文件的起止页号 4 目录号 填写案卷所属分类目录的号码 五 填写备考表 卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数 页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题 如更改档案或补充档案材料都可在此反映 式样见表 3 5 10 六 编制案卷脊背 会计档案的案卷背脊式样见表 3 5 11 内容包括全宗号 目录号 案卷号 类别 期限 册号等 其他类别档案案卷脊背可编也可不编 其内容包括有案卷题名 档号 式样见表 3 5 12 七 文字材料型 图纸材料型 图文混合型案卷的装订 案卷可采用装订和不装订两种形式 案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面 案卷装订时 必须去掉金属物 1 装订方式 对齐左下角 采用三孔一线的方法把案卷封面 封底 文件材料 卷内目录 卷内 备考表装订牢固 并在封底绳结处粘上封纸 盖上骑缝章 行政管理 经营管理 党群工作档案 会 计档案一般不用补充文件材料 可采用装订形式进行管理 2 案卷不装订时 其卷内文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序 并装入案袋或卷夹内 房 产物业管理档案 基建档案等可采用不装订形式进行管理 八 案卷的入盒 案卷装订或装袋后 必须装入卷盒内保存 1 物业管理专门档案 党群工作 行政管理 经营管理 基建 设备 人员 科研档案 卷盒尺寸采用 310 220 其厚度可根据需要分别设置 30 40 50 60 的规格 在盒 盖翻口处中部应设置绳带 使盒盖能紧扣住卷盒 卷盒封面项目包括全宗名称 类目名称 年度 卷数 保管期限 式样见表 3 5 13 其填写规范 与案卷封面同 卷脊项目包括年度 类别号 项目号 案卷起止号 式样见表 3 5 14 其填写规范如下 1 年度 填写盒内文件材料的起止年份 2 卷数 填写盒内所装案卷的数量 3 起止卷号 填写盒内案卷的案卷起止号 4 其余项目的 填写方法同软卷皮格式 2 会计卷盒封面和背脊内容格式可参照以上案卷封面和背脊格式 并将项目号改为目录号 3 照片 录音 录像带 计算机磁盘卷盒封面内容同其案卷封面内容 九 编目移交 文件材料组卷后要按照档号顺序编制案卷目录 案卷目录随档案一并移交 四 物业档案案卷目录的编制四 物业档案案卷目录的编制 一 案卷目录的含义 案卷目录是著录全宗内所有案卷的内容与成分等情况 并装订成册的一种检索工具 它是按照一 定的规则编排而成的档案条目组合 是档案管理 检索 报道的工具 物业档案全宗内案卷目录一般有案卷总目录 案卷分类目录 案卷专题目录等三种类型 二 物业档案案卷总目录的编制 物业档案案卷总目录是物业管理档案案卷的总登记账 其目的主要是为掌握物业档案数量与物业 档案基本内容 便于统计管理 案卷总目录包括如下项目 1 总登记号 物业公司档案管理部门对接收的档案 按照归档时间顺序 以案卷为单位登记的流水编号 2 归档时间 案卷归档的实际时间 按年 月 日填写 3 案卷题名 档号 编制单位 编制日期 按照案卷封面上已填写的内容填写 4 份数 张数 按照案卷备考表内注明的文件份数 文件总页数填写 5 变更情况 填写案卷管理过程中各种变更情况 6 备注 填写针对本案卷需要说明的事项 案卷总目录只是按档案归档顺序登记的流水账本 一般不具有查找功能 物业公司可根据实际情 况选择编与不编案卷总目录 三 物业档案分类目录的编制 物业公司档案分类目录是以全宗内一级类目或二级类目 三级类目为基本单元 以该类目的案卷 为登记单位 依照案卷已整理排列顺序进行流水登记的档案目录 案卷分类目录与案卷总目录存在两点区别 其一 分类目录不仅能固定案卷之间的排架顺序和揭 示不同类别档案的成分 并统计各类档案的数量 而且便于案卷的查询和提供利用检索服务 其二 案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序 而分类目录是依据各类目内案卷排架顺序进行登 记案卷的分类顺序号 物业公司档案分类目录的项目与案卷总目录项目基本相同 主要有分类顺序号 归档时间 案卷 题名 档号 份数 张数 编制单位 编制日期 密级 保管期限 变更情况 备注 分类顺序号填 写该分类内的案卷排列顺序号 其他项目与总目录填法一致 具体到不同类目其分类目录的编制各不 相同 1 行政管理档案 党群档案 经营管理档案 基建档案 科研档案 设备档案 声像档案可各自 编制案卷分类目录 2 房产物业管理档案可按照二级类目或三级类目编制若干本案卷分类目录 如物业房产档案目录 物业公司租赁档案目录 物业公司商业租赁档案目录 物业公司住宅租赁档案目录 物业公司修缮档 案目录 物业公司业主档案目录 3 会计档案按报表 账簿 凭证 工资单各自编案卷目录 4 已故人员档案独立编制分类目录 四 物业档案专题目录的编制 物业档案专题目录是揭示物业管理全宗内有关某一专题的档案内容和成分的检索工具 属检索型 目录之一 它的特点是选题的灵活性 集中了有关某一专题的全部档案 不受案卷顺序号的限制 目 的是通过该专题的关键词来检索档案案卷号及其他相关内容 物业档案专题目录的项目与分类目录基本相同 不同的是专题目录将该专题的关键词排在表格的 最前面 案卷号等其他项目相应的排在后面 如物业公司租赁档案分类目录 其表格内各项目是按案 卷号 地址 出租人 业权人 承租