企业档案管理信息化建设的现状及对策

企业档案管理信息化建设的现状及对策 摘 要 所谓的档案信息化 从专业的角度来看 即 通过利用信息技术 网络技术以及计算机技术对档案信息 进行系统的开发 管理以及处理等 充分满足社会及群众 的多元化 个性化需求 档案信息化建设是同一种信息载 体 管理 检索及存储变化的一系列动态过程 亦是建设 信息数字化的必经之路 在当前的社会背景之下 档案管 理信息化建设极为重要 不仅能够提高档案管理工作的质 量及效率 同时亦具有推动经济 社会可持续发展的作用 本文通过探究档案管理信息化建设过程中存在的问题及困 境 提出了有效的解决策略 期望可对相关领域有所裨益 关键词 档案管理 信息化建设 普遍问题 对策 一 引言 众所周知 档案信息化管理不仅是提升企业服务意识 的有效方式 亦是迎合市场发展趋势的必然选择 近年来 档案部门加大了档案管理信息化建设力度 试图使档案工 作与社会发展同步 档案管理部门则应以档案信息化建设 为契机 进一步加强基础工作 改革创新档案管理工作体 制与运行机制 切实提升档案管理工作服务保障能力和水 平 二 当前企业档案管理信息化普遍存在的问题 1 企业对档案管理信息化的意识比较淡薄 相对来说 企业档案管理信息化耗费的资本较高 且 系统建设极为复杂 稍有不慎 便会出现差错 很多企业 管理者并未给予档案管理高度重视 认为这项工作可有可 无 无法给企业带来利润 更愿意将资金投入到产品销售 工程建设 制度改革以及设备引进等方面 然而 正是由 于对档案管理工作的疏忽 缺乏引进数字化设备及系统的 资金支持 导致文件 数据的收集 归档 整理及处理现 象十分混乱 无法实现资源共享 再者 因为企业管理者 缺乏先进的管理观念 并不重视专业教育及业务培训等活 动 因而 很多档案管理工作者缺乏业务能力 服务意识 且管理水平较低 降低了档案管理工作的水平及效率 2 企业档案管理信息载体形式多元化 在当前信息化的管理背景之下 纸质载体档案已经被 淘汰 电子档案更利于资源共享 方便人们浏览 查阅信 息 现代化网络计算机技术的有效利用 令企业在产品生 产 研发以及工程规划 施工等过程当中 形成图像 声 音 图形 视频以及文字等多媒体信息 更好的反映三维 仿真以及二维绘图 常见的档案信息载体包括 软磁盘 磁带 照相胶片以及纸质等 应将其放置于干燥 安全的 地方 以免因为发生虫害 自然老化及潮湿等原因导致内 容的缺失 促使系统无法顺利 稳定运行 3 企业档案管理信息化的标准化建设不够完善 所谓的档案信息管理标准化 从专业的角度上来看 是指企业在发展 壮大及管理过程中 必须依赖的市场要 求 技术标准以及管理规范 作为推动社会进步 经济进 步的中药机构 企业对数据处理的可靠性 及时性以及准 确性均是以业务数据的准确及完整为前提条件的 然而 随着管理力度的增强及运行模式的改革 当前的数据技术 已经无法充分满足企业档案管理及可持续发展的需求 应 在提高信息化意识的基础上 完善基础数据的录入标准 采集标准 产品数据标准 自信共享标准 数据交换标准 以及工作程序标准等等 从根本上保证档案信息的及时性 规范性及准确性 4 企业档案信息系统的安全问题不容忽视 电子档案数据及电子文件的安全性极为重要 是保证 系统运行安全 可靠的关键性因素 而人为因素则是制约 档案管理发展 影响存储载体的重点 企业可利用现代化 技术手段间接调控 管理档案管理工作者 以免出现错误 操作或其他方面的失误 促使系统无法正常 顺利 安全 运行 除此之外 若档案管理者居心不良 剪裁 复制或 擅自涂改档案或文件当中的数据或信息 将会损害系统当 中的档案内容 运行主文件的丢失 也会导致系统无法正 常运行 从而降低档案管理的整体水平 三 信息化时代中档案管理信息化建设的对策 1 转变传统档案管理的旧观念 积极服务现代社会 首先 企业档案管理工作者应摒弃过去一些陈旧 落 后的观念 面向现代社会 重视为社会服务 为人民服务 培养起勇于创新的理念 从而使信息化建设为档案管理工 作提供更多的便利 更好地服务于我国经济社会的快速发 展 其次 档案管理部门要积极服务于社会 改正之前被 动地为社会服务的错误理念 发现社会在档案管理信息化 建设方面的潜在需求 积极主动地为需要者提供快捷 方 便的档案信息服务 同时 还要加强各个档案馆之间的沟 通 努力扩大本馆的收藏量 积极对本馆的优秀藏品进行 宣传 此外 对档案管理部门来讲 还有一点十分重要的 就是对档案信息的权限问题重新进行界定 合理扩大档案 的利用权限 从而使更多的用户得到实惠 因为档案本身 就是一种很有效的信息资源 所以说档案是信息的有效载 体 如果没有档案也就没有服务于客户的资源 因此 在 现代社会里 每个档案管理部门都应该积极的推进档案信 息化进程的发展 坚持为社会服务 为人民服务 2 突出档案馆的特色 人们对档案质量的总体评价和认定主要依靠档案馆形 象 同时也体现了档案馆整体的文化性 通常情况下 档 案馆都应该有这些必不可少的方面 第一 档案馆要能够 为客户提供充分 有用的第一手资料 这是档案管理信息 化建设中档案馆应具备的良好形象之一 第二 档案馆的 工作人员必须做到爱岗敬业 待人热情 提高工作效率 树立良好的服务形象 第三 档案管理人员要合理高效地 运用信息化手段 辅助档案管理工作的开展 扩大经营规 模 第四 档案管理工作人员要努力树立正确的档案管理 价值观 不断提高自身的信息化水平 为档案管理工作的 信息化进程做出贡献 3 培养信息化管理人才 加快信息化进程 在当今的现代化社会里 档案管理已经越来越依赖信 息化了 然而要完全实现对档案管理工作的信息化操作 信息化人才是主力 现在在我国的档案管理领域 还需要 大力加强对信息化人才队伍的建设 因此必须组建起一支 能适应快速发展的信息化要求的档案管理团队 在利用信 息化管理档案资料时 必然会对档案管理工作者提出更多 更新的新要求 一方面 在档案管理工作中不可避免的会 需要大量的信息化处理人员 档案研究人员和信息的搜集 与整合人员等 另一方面 由于信息技术的快速发展 档 案管理中的新问题 新挑战不断出现 因而对高素质 现 代化的信息管理人员的要求也越来越多了 因为档案管理 信息化建设不可避免的要对档案管理工作人员提出很多要 求 此外 档案管理部门还要对本单位的一些在职人员开 展各种形式的信息技术技能知识的普及与培训 使他们很 好的去适应档案管理工作的要求 此外 还要注重引进一 些全面发展的高素质人才 不断为人才队伍注入新的活力 鼓励公平竞争 适应信息化建设的发展要求 更好的与社 会同行进行竞争与交流 要实现这一点 就必须优待高素 质的档案管理人才 四 总结 随着时代的更迭 社会的进步以及经济的快速发展 现代化计算机技术与我们的学习 工作及生活息息相关 提升了人们学习及工作的快捷性与方便性 而企业通过改 革陈旧的观念 亦引进了计算机信息化技术 尤其在档案 管理部门 传统以纸质为载体的档案文件已经被淘汰 电 子化的管理模式已经成为一种必然 极大的提高了档案管 理工作的质量及其效率 然而 因为安全工作没有做到位 所以 在建设信息化的档案管理系统时 应保持警惕的态 度 确保档案管理工作的及时性 有效性及安全性 参考文献 1 彭芬辉 人事档案信息化管理之我