办公室日常工作培训.ppt

办公室日常工作培训 1 办公室日常工作技巧 2 拉进关系的谈话技巧 办公人员的日常工作 以行政人员为例 办公人员日常工作的三大特征办公室的布置原则邮件收发与传阅注意事项强化档案管理妥善安排上司的约会 工作语言 规范 沟通工作语言 文明 沟通 办公室日常工作技巧 一 办公人员的日常工作 以行政人员为例 二 办公人员日常工作的三大特征 多样性与系统性的统一辅助性与主动性的统一原则性与灵活性的统一 风险与机遇并存 三 办公室的布置原则 整齐清洁 采光良好 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式 使用同一规格的档案柜 高度一致 增进美观 将电脑 传真机 复印机等大件办公设备 安置在一个区域内 便于电源接线 管理和保养 办公室的桌面 桌椅应保持一种色彩的协调 在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物 办公桌和办公区域要保持清洁等等 四 邮件收发与传阅注意事项 收信件细节上司或同事的私人信件原封送交 误拆 应立即封口 签名 致歉 裁开或剪开封口 保持信件完整 检查信封内有无单据或名片 避免遗漏 如有必要 可以登记信封的信息 五 强化档案管理 强化 文档一体化 意识把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起 强化 全过程管理 工作意识 公文格式 行文规则 收发程序 公文管理要求 公文归档细节 参考国家 档案法 格式 办法 等法规 强化 文书部门立卷 工作公文立卷归档是文秘工作的最后环节 却是档案管理工作的开始环节 是真正的衔接点 六 妥善安排上司的约会 约会安排的原则安排约会需要注意的细节 1 安排上司约会的原则 配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会 2 安排约会需要注意的细节 1 有些时间不宜安排约会 出差回来当天 周末或假日 临近下班 2 下班前将第二天的约会事项填进小卡片 一张交给上司 一张交给司机 一张自己保存 3 及早备妥约会所需的资料 并在适当的时候请上司过目 4 特别重要的约会在接近约会时间前 应与对方再联络 以确保约会的顺利进行 5 按照需要 记录会面内容 6 保留会见人联系资料 以便万一取消或是变动时间可及时通知对方 7 随时提醒上司准时赴约等等 七 安全与保密工作 积极防范突出重点有保有放内外有别 不该说的不说不该问的不问不该看的不看不该记录的不记录不在非保密本上记录不在私人通信中涉及不在公共场所谈论不在非保密区存放不在非保密区传达不在公共场所携带 原则 方针 八 有效的信息收集 经济信息房产信息政策信息社会信息投资信息 辅助决策参考依据工作基础管理依据协调依据 政府信息网络大众传播媒介专业信息机构各大科研机构综合专业网站 分类加工筛选综合核实与分析使用 拉进关系的谈话技巧 一 工作语言 规范 沟通 不非议国家国政不涉及国家或行业秘密不评论交往对象的内部事务不议论同事领导不涉及格调不高的话题不涉及私人问题 私人问题五不问 工作场合六不谈 问题 工作场合哪些话题不适合谈 工作语言 规范 沟通 不问年纪 你多大了 临近退休和白领丽人 不问收入 你一个月挣多少 不问健康 贷款 不问经历 学历 不问婚否 国际惯例 私人问题 五 不问 问题 哪五个私人问题不能问 工作语言 规范 沟通 请教对方擅长的话题 你也在行 贝多芬与裴多菲 格调高雅的话题哲学 历史 地理 艺术 建筑 风土人情轻松愉快的话题电影 电视 流行时尚 体育比赛 烹饪小吃 天气状态 聊天 工作场合最佳话题 工作语言 规范 沟通 行政职务技术职称行业称呼时尚称呼 无称呼替代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称 工作场合标准与禁忌称呼 二 工作语言 文明 沟通 接待三声来有迎声问有答声去有送声 文明语言服务 三 要素 热情三到眼到 眼看眼 口到 讲普通话 因人而异 意到 有表情 文明十字 五句 问候语 您好 请求语 请 感谢