会计档案移交、销毁清册

会 计 档 案 移 交 清 册 序序 号号 类别类别案卷题名案卷题名起止日期起止日期凭证编号凭证编号卷内张数卷内张数册数册数保管期限保管期限备注备注 1 1 交接双方的单位负责人负责监交 交接双方的单位负责人负责监交 2 2 交接完毕后 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 交接完毕后 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 移交单位负责人 移交单位负责人 接收单位负责人 接收单位负责人 移交单位经办人 移交单位经办人 接收单位经办人 接收单位经办人 移交时间 移交时间 接收时间 接收时间 3 3 会计档案移交清册一式三份 交接双方及单位各存一份 会计档案移交清册一式三份 交接双方及单位各存一份 71 会计档案移交清册会计档案移交清册 填写说明填写说明 1 顺序号 指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号 2 类别 主要指会计档案的种类 如 会计凭证 会计账簿 财务报告及其他 3 案卷题名 指会计档案案卷的具体名称 如 会计账簿类的总账 现金日记账等 4 起止日期 指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间 如 1996 1 1 1996 12 31 5 凭证编号 填写记账凭证的编号 6 卷内张数 主要指综合后凭证 账簿 财务报告的页数 7 保管期限 指案卷封面上注明的保管期限 会计档案的保管期限一般有 永久 长期 25 年 15 年 10 年 5 年等 8 已保管期限 指会计档案形成至移交时 已保管的期限 9 备注 指用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录 如 卷内某页文件不清楚 残破 缺页漏张等 以示查阅或鉴定时特别注意 72 会 计 档 案 销 毁 清 册 档案档案 编号编号 类类 别别案卷题名案卷题名 起止起止 年度年度 凭证凭证 编号编号 卷内卷内 张数张数 册册 数数 应保管应保管 期限期限 已保管已保管 期限期限 销毁时销毁时 间间 备备 注注 1 单位负责人意见 2 监销人 1 档案机构 2 会计机构 3 同级财政部门 4 同级审计部门 国家机关销毁会计档案时 应当由同级财政部门 审计部门派员参加监销 财政部门 销毁会计档案时 应当由同级审计部门派员参加监销 73 会计档案移交 销毁须知 一 各单位每年形成的会计档案 应当由会计机构按照归档要求 负责整理立卷 装订成册 编制会计档案保管清册 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由会计机构保管一年 期满之后 应当由会计机构编制移交清册 移交本单位档案机构统一保管 未设立档案机构的 应 当在会计机构内部指定专人保管 出纳人员不得兼管会计档案 移交本单位档案机构保管的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 个别需要拆 封重新整理的 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理 以分清责任 二 各单位保存的会计档案不得借出 如有特殊需要 经本单位负责人批准 可以 提供查阅或者复制 并办理登记手续 查阅或者复制会计档案的人员 严禁在会计档案 上涂画 拆封和抽换 各单位应当建立健全会计档案查阅 复制登记制度 三 保管期满的会计档案 除本办法第十一条规定的情形外 可以按照以下程序销 毁 一 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见 编制会计档案销毁清册 列明销毁会计档案的名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期 限 销毁时间等内容 二 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见 三 销毁会计档案时 应当由档案机构和会计机构共同派员监销 国家机关销毁 会计档案时 应当由同级财政部门 审计部门派员参加监销 财政部门销毁会计档案时 应当由同级审计部门派员参加监销 四 监销人在销毁会计档案前 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对 所要销毁的会计档案 销毁后 应当在会计档案销毁清册上签名盖章 并将监销情况报 告本单位负责人 74 四 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证 不得四 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证 不得 销毁 应当单独抽出立卷 保管到未了事项完结时为止 销毁 应当单独抽出立卷 保管到未了事项完结时为止 单独抽出立卷的会计档案 应 当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明 正在项目建设期间的建设单位 其保管期满的会计档案不得销毁 五 单位因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的 在终止和办理注销登记手续五 单位因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的 在终止和办理注销登记手续 之前形成的会计档案 应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档之前形成的会计档案 应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档 案馆代管 案馆代管 法律 行政法规另有规定的 从其规定 六 单位分立后原单位存续的 其会计档案应当由分产后的存续方统一保管 其他六 单位分立后原单位存续的 其会计档案应当由分产后的存续方统一保管 其他 方可查阅 复制与其业务有关的会计档案 单位分立后原单位解散的 其会计档案应当方可查阅 复制与其业务有关的会计档案 单位分立后原单位解散的 其会计档案应当 经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管 各方可查阅 复制与其业务相关的会经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管 各方可查阅 复制与其业务相关的会 计档案 计档案 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务相关方 保存 并按规定办理交接手续 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案 应当由原单位保管 承接业务单 位可查阅 复制与其业务相关的会计档案 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务承接单位保存 并按规定办理交接手续 七 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的 原各单位的会计档案应当七 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的 原各单位的会计档案应当 由合并后的单位统一保管 单位合并后原各单位仍存续的 其会计档案仍应由原各单位由合并后的单位统一保管 单位合并后原各单位仍存续的 其会计档案仍应由原各单位 保管 保管 八 建设单位在项目建设期间形成的会计档案 应当在办理竣工决算后移交给建设八 建设单位在项目建设期间形成的会计档案 应当在办理竣工决算后移交给建设 项目的接受单位 并按规定办理交接手续 项目的接受单位 并按规定办理交接手续 九 单位之间交接会计档案的 交接双方应当办理会计档案交接手续 九 单位之间交接会计档案的 交接双方应当办理会计档案交接手续 移交会计档案的单位 应当编制会计档案移交清册 列明应当移交的会计档案名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限等内容 交接会计档案时 交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接 并由交 接双方的单位负责人负责监交 交接完毕后 75 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 十 会计档案的交接十 会计档案的交接 会计档案的交接 指的是会计文件材料及档案保管者发生变化时的移交和接收 这 是会计工作中一项十分重要的工作 办理好会计档案的交接 有利于明确责任 便于查 找利用 通常 会计档案材料的交接有以下几种情况 1 会计工作人员因调动或者其它原因需要长期离职的 要办理会计档案移交手续 办理交接手续时 要由会计主管人员或单位领导负责监交 移交人应整理应该移交的各 项资料 编造会计档案移交清册 列明应当移交的会计凭证 会计账簿 财务报告 现 金 有价证券 印章等 对未了事项写出书面说明 不能把会计档案 包扎成捆 自负 其责 接替人也不能 另起炉灶 重新立账 应根据移交人所造清册逐一清点核对 交接双方认为确无问题时 方可在交接清单上签名或盖章 交接清单一般一式三份 分 别由移交人 接办人和财会部门保管 2 会计部门向本单位档案室移交会计档案 按照 会计档案管理办法 规定 当年 形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由会计机构保管一年 期满之后 应当由会 计机构编制移交清册 移交本单位档案机构统一保管 移交本单位档案机构保管的会计 档案 原则上应当保持原卷册的封装 个别需要拆封重新整理的 档案机构应当会同会 计机构和经办人员共同拆封整理 以分清责任 档案部门应按照会计案卷目录或移交清 册一一核对后 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名盖章 会计档 案移交清册一式三份 交接双方及单位各存一份 3 单位因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的 在终止和办理注销登记手续之 前形成的会计档案 应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案 馆代管 法律 行政法规另有规定的 按其规定办理 4 单位分立后原单位存续的 其会计档案应当由分立后的存续方统一保管 其他方 可查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立后原单位解散的 其会计档案应当经 各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代 76 管 各方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立中未结清的会计事项所涉及 的原始凭证 应当单独抽出由业务相关方保存 并按规定办理交接手续 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案 应当由原单位保管 承接业务单 位可查阅 复制与其业务相关的会计档案 对其中尚未结清的会计事项所涉及的原始凭 证 应当单独抽出由业务承接单位保存 并按规定办理交接手续 5 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的 原各单位的会计档案应当由 合并后的单位统一保管 单位合并后原单位仍存续的 其会计档案仍由原各单位保管 6 建设单位在项目建设期间形成的会计档案 应当在办理竣工决算后移交建设项目 的接受单位并按规定办理交接手续 以上