乡镇档案工作办法

1 / 29乡镇档案工作办法主管领导档案工作职责一、组织档案法 、 档案法实施办法 、 江苏省档案管理条例等档案法律法规的学习宣传教育活动，提高全镇干部职工的档案意识和法制观念。二、将本镇档案工作纳入议事日程和工作计划，实行目标管理，定期主持召开工作会议，切实解决档案工作中存在的人、财、物等实际问题。三、布置档案工作规范化管理任务,提出“收、管、用”要求，并组织监督、检查。四、协调档案室与其他科室及本系统所属单位的关系。五、组织开展本镇各村档案人员的培训工作、业务考核，落实奖惩。档案人员岗位职责2 / 29一、学习宣传贯彻落实档案法 、 档案法实施办法 、江苏省档案管理条例等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。二、建立、完善并严格执行各项档案管理制度，确保档案的齐全完整、整理规范、有效利用。三、对所属单位和系统档案工作进行监督、指导，具体负责本镇各种门类和载体的文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作，促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及提供利用等项业务建设。四、做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。五、学习和掌握档案业务知识和专业技术，不断更新观念，积极应用档案管理新技术、新方法，不断提升档案管理水平。档案收集归档制度3 / 29一、收集归档范围凡是反映本镇工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。二、归档质量要求遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值和年度，便于保管和利用。文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类的归档文件和案卷质量符合相应标准。三、收集归档时间各种门类和载体的文件采用随时收集和集中收集等有效方法，确保文件材料收集齐全、完整，有序排列，分类存放，便于日常查找利用。党务、行政管理文件于次年 6 月底以前整理归档；4 / 29科技文件在科技活动结束或告一段落后 3 个月内整理归档；会计文件由会计机构整理立卷，当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计机构保管 1 年，次年 3 月底以前归档；音像文件在相关活动结束或告一段落后 3 个月内整理归档；电子文件实时进行逻辑归档，并对应于纸质文件的归档时间进行物理归档；重大活动形成的文件在该项活动结束或告一段落后 3 个月内整理归档；专业文件按行业主管部门的规定时间整理归档。档案整理制度一、档案整理原则档案整理工作应坚持尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，充分尊重和利用原有基础，便于保管和利用的原则。5 / 29二、档案整理环节档案整理工作由办公室组织实施，档案人员负责对各种门类和载体的文件进行归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作。党务、行政管理纸质文件由办公室整理归档；会计文件由会计科整理归档；科技文件、音像文件、电子文件、重大活动形成的文件、专业文件由相关科室整理归档。三、档案分类排列文书档案采用“保管期限年度”的分类法；其他门类和载体的档案按照相应的办法和标准、规范，综合运用“保管期限” 、 “年度” 、 “机构” 、 “工程项目”等分类方法进行分类。不同门类和载体的档案分别排列；同一门类和载体的档案按分类方案进行排列。四、档案整理标准6 / 29关于印发XX 镇镇村社区档案管理办法的通知各村、社区镇直机关各部门：现将XX 镇镇村社区档案管理办法印发给你们，请认真贯彻执行。中共太和县 xx 镇委员会X X 镇 人 民 政 府XXXX 年 X 月 X 日_镇(乡)、村、社区档案管理办法第一条 为加强和健全全镇、村档案工作，规范镇、村档案管理，科学开发利用乡镇档案信息资源，更好地为农业、农村工作和农民服务，根据中华人民共和国档案法 、安徽省档案条例 、 安徽省乡镇档案管理办法及有关法律、法规，结合我镇实际，制定本办法。第二条 本办法所称镇、村档案是指镇党委、人大、政府机7 / 29关、社会团体及其所属部门、村党组织、村委会、新兴经济合作组织、企业等在工作过程中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、音像、电子、实物等不同形式的历史记录。第三条 镇档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。第四条 镇、村应切实加强对档案工作的领导，依法履行档案工作职责，将镇、村档案工作纳入经济社会发展计划，为科学发展镇、村档案工作提供必要的保障条件，创造良好的发展环境，确保镇、村档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。第五条 镇设立综合档案管理机构，主管全镇、村档案工作，集中保管并科学开发利用镇、村形成的各种门类和载体的档案。并适时建立融管理档案、现行文件、图书、资料等于一体的档案信息中心。第六条 镇确定专人负责档案工作并保持相对稳定。镇所属部门镇所属部门、村确定专人负责收集、整理、移交本村的档案。档案工作人员应具备大专以上文化程度，并经过8 / 29县级以上档案行政管理部门业务培训。镇所属部门确定人员负责档案工作。第七条 镇党委、政府应当对在档案工作中做出显著成绩的人员给予表彰和奖励。第八条 镇综合档案管理机构及其人员应依法履行下列职责：宣传、贯彻、执行档案工作法律、法规、规章、规范和技术标准，建立健全乡镇档案工作规章制度；制定乡镇档案工作计划，并组织实施；监督、指导乡镇所属部门及村民委员会档案工作；收集、整理乡镇应归档文件材料；督促村档案及时归档；接收并集中统一管理乡镇档案，按规定移交档案；9 / 29开发档案信息资源，为社会各方面利用提供服务；接受上级档案行政管理部门的监督、指导，及时报送乡镇档案工作基本情况及档案事业统计综合年报。第九条 确保镇档案安全。镇配置适宜安全保存档案的专门库房、规范统一的档案装具，配备防火、防盗、防霉、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温等必要设施设备，定期检查档案的保管状况，严格执行保密规定，确保镇档案的实体安全和信息安全。第十条 科学整合档案信息资源，加强档案工作公共服务功能建设。因地制宜开展政府信息公开查阅或现行文件利用服务；利用信息网络技术，搭建信息共享平台，为农民群众提供综合信息服务。把乡镇综合档案管理机构建设成为保管全镇档案的基地，社会各方面利用档案的中心，政府信息公开的重要场所，农民群众获取信息的服务窗口。第十一条 本镇为一个独立的立档单位，所形成的档案为一个全宗，乡镇名称即为全宗名称。第十二条 县主管机关在本镇设立的直属机构形成的档案，10 / 29根据档案联系的紧密程度，并经县档案行政管理部门同意，可归镇全宗或县主管机关全宗，但前后必须保持一致。第十三条 镇所属企业、事业单位能够构成立档单位的，其档案可以独立构成全宗，自行管理；不具备安全保管条件的，可由镇综合档案管理机构代管或寄存。不能构成立档单位的，由镇综合档案管理机构集中统一管理。暂不具备安全保管条件的村民委员会的档案，经规范整理后，可交由镇综合档案管理机构代管或寄存。第十四条 根据国家档案行政管理部门的规定，结合实际，制定本镇及村文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经县级档案行政管理部门审查同意后执行。凡应归档的文件材料均应归档保存，任何单位和个人不得据为己有。第十五条 镇、村形成的文书档案按归档文件整理规则的要求整理归档。镇、村形成的会计、基建、设备、科研、专业档案、音像档案、电子档案、实物档案，按国家有关规定整理归档。11 / 29第十六条 镇、村文件材料应及时归档。其中，文书档案应随办随归，最迟应在下一年度 3 月底前完成归档任务。其他门类和载体档案的归档时间，按有关规定执行。第十七条 镇、村归档的文件材料应当齐全、完整、准确，所使用的载体、书写材料和装订材料等应符合档案保护要求。第十八条 根据有关规定，在镇分管负责人的领导下，由镇综合档案管理机构和有关职能部门的人员共同组成鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。对到期或过期档案认真审查，提出处理意见，写出鉴定报告。对确无继续保存价值的档案应登记造册，经乡镇负责人批准后按程序销毁，严禁擅自销毁档案。鉴定报告和销毁清册报县级档案行政管理部门备案。第十九条 镇档案应当按照下列规定进行移交：镇保管的档案，按照中华人民共和国档案法等法律法规的规定，定期向县级国家综合档案馆移交；镇职能部门形成且归属乡镇全宗管理的档案，在本部门保12 / 29管一年后向乡镇综合档案管理机构移交。上级主管部门有特殊规定的，从其规定；被撤销或合并的乡镇的档案，应当及时向县级国家综合档案馆移交；乡镇所属的被撤销企业、事业单位的档案，应当及时向乡镇综合档案管理机构移交；被撤销或合并的行政村的档案，应当及时向乡镇综合档案管理机构移交。第二十条 镇综合档案室积极主动做好档案资源提供利用工作。编制系统、规范的档案检索工具，建立健全档案利用制度，简化利用手续，多形式开发档案信息资源，为社会利用档案创造便利条件。第二十一条 镇档案的利用和公布，应当按国家规定的程序和办法进行。应当遵守国家保密规定，不得损害国家、集体或者个人的合法权益；涉及知识产权的，必须遵守法律、法规有关保护知识产权13 / 29的规定。第二十二条 加强档案信息化建设，将档案工作纳入全镇信息化总体规划，推进档案信息化建设与电子政务、办公自动化建设协调发展，规范电子文件的归档与管理，提高档案管理和服务水平。第二十三条 建立档案工作责任追究制度。综合档案室人员调动时，应办理档案交接手续。第二十四条 档案工作中有违反中华人民共和国档案法 、安徽省档案条例等法律、法规的行为，造成档案损失的，依法追究责任。第二十五条 本办法自发布之日起施行。乡镇档案工作试行办法(档发字19981 号 国家档案局、中央档案馆颁发）第一章 总 则14 / 29第一条 办健全和加强乡镇档案工作，更好地为乡镇工作和农民服务，根据中华人民共和国档案法及国家有关法律规定，结合乡镇实际情况，制定本办法。第二条 乡镇档案是指乡镇党委、政府、人大主席团、社会团体、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 乡镇档案工作即乡镇档案工作行政管理和档案管理，是乡镇党委、政府工作必不可少的环节，是乡镇建设的一项重要基础工作。乡镇党委、人民政府应切实加强领导，把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划，纳入分管领导目标管理责任制，切实解决档案库房、设备和工作人员等实际问题。第四条 乡镇的档案工作在上级档案行政管理部门监督、指导下，实行统筹规划、分别管理，维护档案的完整与安全，便于乡镇机关、企业事业单位和农民等方面利用的原则。第五条 乡镇档案部门所需经费列入乡镇财政预算。15 / 29第二章 机构、人员及其职责第六条 乡镇档案部门是乡镇党委和人民政府的职能部门，主管全乡镇档案工作，对全乡镇档案工作实行规划、协调、监督和指导；管理本乡镇机关的档案。贯彻上级党委、政府及档案行政管理部门有关档案工作的方针、政策和工作规划、部署；执行档案工作的法律、规章和技术标准；对乡镇所属企业、事业单位及村民委员会的档案工作进行监督指导；掌握所辖范围档案工作情况，向县档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计表和案卷目录；集中管理本乡镇机关档案；对乡镇机关文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作进行指导和监督；收集与档案有关的资料；16 / 29根据自愿和可能代管直属企业、事业单位及村民委员会具有永久、长期保存价值的档案；开发档案信息资源，提供档案利用。第七条 加强乡镇机关综合档案档案室的工作，有条件的乡镇可建立乡镇档案馆，接收、保管乡镇直属机关单位永久、长期档案，按规定逐步开放档案，为社会各方面和农民提供档案资料利用。乡镇建馆条件由省、自治区、直辖市档案局制定。第八条 乡镇档案工作人员应具备高中以上文化程度，具有档案专业知识，保持相对稳定；对工作中取得显著成绩的，乡镇党委、人民政府应给予表彰和奖励。乡镇所属单位，村民委员会确定人员负责档案工作，确保档案完整、安全和提供档案利用。17 / 29第三章 文件材料的立卷及归档第九条 乡镇机关及其企业、事业单位应建立文件材料的收发登记、承办、运转、借阅及移交等处理制度，并及时办理，安全保管，随时提供借阅。 乡镇机关形成的文件材料由乡镇党委或政府办公室集中处理；直属单位形成的文件材料由各单位分别处理。第十条 实行平时立卷制度。文件材料处理部门根据往年文件材料的多少，设立当年文件材料类目卷宗；将处理完毕的文件材料及时归入有关类目卷宗。乡镇机关一般性文件材料类目设置：先分党委、政府、人大主席团、工青妇四大类目，各类目中按上级来文和本级文书分设卷宗；然后按文件材料内容联系和数量多少分设若干卷宗。专题性活动形成的文件材料、人民来信及案件材料等单独设立类目卷宗。 第十一条 卷内文件调整与组卷。18 / 29年末或适当的时候，对卷宗内文件材料按其内容联系、数量多少结合其他特征进行调整。剔除无需要保存的；区分上级来文与本级文件材料；适当区分文件价值，分别组成案卷。卷内文件按内容联系、时间先后、作者次序等排列、编写张号、卷内目录。按照卷内文件材料的作者、内容以及名称，编写案卷标题，装订案卷。按照本级、上级及重要程度等顺序排列案卷，编写案卷顺序号和案卷目录。第十二条 归档归档文件材料能完整、真实反映机关单位职能活动，整理有序，方便找利用。文件材料形成的次年三月前后，将案卷及其目录向乡镇档案部门归档。有关资料及其目录一并归档。19 / 29交接双方在案卷、资料目录上签字。第四章 档案的管理第十三条 乡镇机关档案由乡镇档案部门管理；乡镇企业档案由企业管理，安全保管条件暂不具备的，可由乡镇档案部门或县档案馆代管；学校、医院等事业单位及村民委员会档案原则上各自保管，方便利用；安全保管条件暂不具备的，其不需频繁利用的需永久、长期保存的档案，可由乡镇档案部门代管；经上级档案行政管理部门鉴定，乡镇安全保管档案的条件暂不具备的，应由县档案馆代管。乡镇档案无论采取何种方式保管，都应维护档案的完整与安全和便于乡镇各方面利用为出发点和基本目的。第十四条 档案分门类别整理。乡镇机关原则上按年度机构职能自然形成分类；跨年度的建设工程、案件调查处20 / 29理等形成的档案可打破年代，分类整理；专业性较强的大型活动形成的档案单独设立门类，分别整理；代管档案按全宗管理。第十五条 档案库房应符合防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温等要求，便于档案安全保管，逐步实现档案管理现代化。第十六条 乡镇档案部门人员调动时，应办理交接手续。第十七条 乡镇档案部门第每年对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案工作情况统计年报，及时报告县档案行政管理部门。 第十八条 乡镇档案部门根据国家档案行政管理部门制定的档案保管期限表等有关规定，制订本乡镇机关的档案保管期限表，划分档案保管期限，组织档案鉴定工作。档案鉴定工作由单位领导人、部门负责人、档案人员组成的鉴定小组负责进行，逐卷逐件地对档案进行直接鉴定。销毁档案按有关规定执行。第五章 档案的开发利用21 / 29第十九条 乡镇档案部门应不断丰富室、馆藏，逐步建成乡镇档案及有关资料、图书、信息中心。第二十条 制订切实可行的档案借阅制度，根据档案的密级程度等情况确定开放档案和提供利用范围，简化利用手续。第二十一条 采取多种方式，按照有关规定，揭示、公布馆藏内容；编制多种专题目录等检索工具，便于社会各方面利用。第二十二条 根据工作需要开展档案史料编研工作。第六章 附 则第二十三条 本办法由国家档案局负责解释。第二十四条 本办法自发布之日起执行。第二十五条 各省、自治区、直辖市档案局可依据本办法制定实施细则。22 / 29XX 乡档案管理工作制度一、办公室负责文件档案管理工作，并设专人负责编制中心档案的案卷目录，按期将归档的案卷进行科学分类、合理排列。严格执行标准化、规范化、制度化的档案管理，同时还要负责组织档案管理方面的学习、宣传教育、评比和检查工作，以提高档案管理水平。二、专职档案工作人员，要认真贯彻执行档案法和档案法实施办法 ，增强档案意识和档案法治观念。热爱档案工作，熟悉档案管理方面的专业知识和技能，不断提高政治素质、业务能力和科学管理水平。根据档案管理办法，接收有关档案资料，做好各类档案的收集、编目、统计、保管等工作，熟练掌握所管理档案的全部情况。三、严格遵守立卷归档制度。每年都必须将一年形成的文件材料组卷编目后，进行分类编目、保存。四、档案工作人员不得将档案带出室外，不准私自出借保密档案，因工作疏忽造成泄密或丢失加密材料，视情节轻重依照保密法规予以相应处分。档案销毁要严格执行鉴定、23 / 29批准和到指定地点监销制度，任何人不得将档案材料私自处理。五、复制、摘抄划密档案资料，严格履行审批手续，严格控制申请批准印制份数，复制利用完毕要及时登记销毁，不得私自留存。不得以平信邮寄或用普通电话、传真传输密级档案文件内容。六、加强档案保密管理，明确档案保密范围，严守保密纪律，执行保密法和保密手册 。七、不准在私人交往和通讯中泄漏属于国家的档案、资料及私人秘密内容。八、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案、资料，严禁将档案、资料带至公共场所、携带回家或传递、寄往境外。九、部门或个人，未经领导允许，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像等公布档案内容。十、按照档案归档和保密规定，对不归档的文件材料及时24 / 29造册送毁。十一、定期检查档案保管、保密情况，发现问题及时请示汇报，不得隐瞒失密事故。十二、加强库房管理，非档案人员严禁入内。田营镇主管档案工作领导职责一、组织档案法 、 档案法实施办法 、 安徽省档案条例等档案法律法规的学习宣传教育活动，提高全镇干部职工的档案意识和法制观念。二、将本镇档案工作纳入议事日程和工作计划，实行目标管理，定期主持召开工作会议，切实解决档案工作中存在的人、财、物等实际问题。三、布置档案工作规范化管理任务,提出“收、管、用”要求，并组织监督、检查。四、协调档案室与其他科室及本系统所属单位的关系。25 / 29五、组织开展本镇各村档案人员的培训工作、业务考核，落实奖惩。田营镇档案人员岗位职责一、学习宣传贯彻落实档案法 、 档案法实施办法 、安徽省档案条例等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。二、建立、完善并严格执行各项档案管理制度，确保档案的齐全完整、整理规范、有效利用。三、对所属单位和系统档案工作进行监督、指导，具体负责本镇各种门类和载体的文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作，促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及提供利用等项业务建设。四、做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。五、学习和掌握档案业务知识和专业技术，不断更新观念，26 / 29积极