新中大报表处理系统-操作说明

目录 1 目目 录录 第第 1 章章概述概述 1 1 1系统简介 1 1 2基本功能 1 1 3登陆系统 2 1 4报表处理系统的主窗口 3 1 5图标说明 5 第第 2 章章报表制作报表制作 6 2 1建表 6 2 2报表制作若干概念 6 2 2 1单元 6 2 2 2边界 7 2 2 3保护 7 2 2 4组合 8 2 2 5实表行列号 8 2 3报表编辑菜单 9 2 4行列增删 11 2 5编辑 12 2 6格式 13 2 7计算分析 13 2 8工具选项 15 2 9窗口 16 2 10其它 16 2 11报表输入 17 第第 3 章章报表函数报表函数 20 3 1报表公式的设置 20 3 2公共函数 20 3 3财政业务函数 22 3 4普通金额类函数 28 3 5数量类函数 30 3 6外币类函数 31 报表处理系统 2 3 7项目核算类函数 32 3 8预算函数 33 3 9固定资产系统取数函数 33 3 10工资核算系统取数函数 34 3 11银行代发工资系统取数函数 34 3 12现金类函数 34 第第 4 章章函数使用示例函数使用示例 36 4 1公式示例 36 4 2编制现金流量表 37 4 2 1项目核算法 37 4 2 2对方科目取数法 现金函数 41 4 2 3对方科目取数法 其它函数 44 第第 5 章章远程传递远程传递 45 5 1报表传出 46 5 2报表汇入 46 5 3下级单位报表上报情况 47 5 4下级单位代码设置 报表汇入用 47 5 5本单位代码设置 报表汇出用 47 5 6网络服务器 包括远程 连接参数设置 47 第第 6 章章报表管理报表管理 48 6 1菜单功能 48 6 1 1报表功能菜单 48 6 1 2批处理 52 6 1 3权限管理菜单 52 6 1 4功能设置 53 6 1 5系统服务菜单 54 6 2报表存储 56 第 1 章 概述 1 第第 1 1 章章概述概述 1 11 1系统简介系统简介 本功能手册全面介绍了最新版本 报表处理系统 的功能和使用方法 手册共分 6 章 首先介绍了 报表处理系统 的基本功能 然后通过对 建 表 报表制作若干概念 报表编辑菜单 报表输入 四个方面的介绍 帮助您一步步完成一张完整报表的制作全过程 由于报表制作中需引用的报 表函数非常多 而且引用函数定义公式的操作相对来说也比较复杂 所以本 功能手册专门开辟了一章 三 报表函数 分门别类介绍各函数并配以 四 函数使用示例 章节以实例说明函数的使用方法 接下来依次介绍了如何通 过本系统实现数据在不同企业 单位间的汇入和传出以及实现报表管理的各 菜单的功能 操作方法等 1 21 2基本功能基本功能 报表处理系统 模块是新一代财经报表制作工具的杰出代表 它以久 负盛名的 PowerBuilder 和 Visual C 工具合成开发 在设计思路上充分吸 收了著名的 Excel 电子表格的优点 并且淋漓尽致地发挥了 Windows 的特点 在操作上最大程度地体现了新工具方便 直观 快捷 实用 美观等特点 新中大报表处理系统的功能特点可以从以下几方面进行阐述 与 账务处理系统 的完美结合使财务人员轻松自如 本系统的现金流量表设计精巧 编制灵活 生成快捷 已率先通过财政 部专家评审 系统除了为您提供了丰富 实用的通用报表外 也提供了自定义报表的 口径 并且提供了丰富的取数函数 这样用户可制作非常复杂 全面的报表 能满足您不同的管理需求 独有的审计追踪功能和表间平衡关系校验功能 可以清晰地表述各账表 之间的关联 更是减轻了对各类报表的审核工作 强大的报表汇总功能 可轻松实现同类报表的汇总工作 成批计算 成批打印等批处理功能大大节省了用户的时间和精力 可以多口径进行报表编辑 既可以通过系统主菜单进入相应编辑状态 也可以通过常用工具栏上的按钮进入 还可以通过选中需编辑的 单元 单 击鼠标右键 在随即出现的弹出式窗口中选择相应的编辑菜单 可以将报表数据方便地折合成以千元 万元 千万元等作为金额单位 报表处理系统 2 单元 保护 功能可以防止某些单元被他人更改或因为其它误操作而 丢失 加强了报表的安全性 每张报表可以进行权限 口令 设置 加强了报表的安全性 各单元间可以进行任意组合 使一些不规则报表的编辑变得轻松自如 如实现报表中的表头和表尾部分的编辑 可以自由定义账表打印的范围 页边距 打印方向 打印比例 对于 打印内容超过一页的报表 还可设置固定的表头 表尾 全面支持彩色 包括报表的单元底色 文字 边界等 支持在报表的任意位置中插入图片 以达到图文并茂的效果 报表列表可以按树状显示 并能按报表类别 月份 下级单位分层展 开 系统提供的传出和汇入功能可以方便地实现不同企业间 上下级单位 间的数据传递 并且提供多种传递方式 其中包括远程传递 系统提供的 汇入其他财务软件的报表 功能 为第三方软件数据转 入提供了开放的接口 报表可以和标准文本文件 TXT 数据库格式文件 DBF EXCEL 文件相互转换 供用户深层次的开发使用 1 31 3登陆系统登陆系统 报表处理系统 具有如此强大的功能和良好的性能 让我们赶快进入 该系统 通过实践来掌握它 启动 报表处理系统 有多种方法 1 在安装了软件之后 它会自动在 Windows 的 开始 菜单中创建程序 组 依次单击 开始 程序 新中大软件 报表处理系统 即可进入 报表处 理系统主窗口 2 如果在安装软件的过程中 在出现图 1 3 1 所示提示对话框时 若您 按下 下页 键 则您可以在 Windows 桌面上直接启动 报表处理系统 图 1 3 1 选择如何更新桌面窗口 3 另一个方式是在 Windows 的窗口或资源管理器中找到本软件所在位置 第 1 章 概述 3 并双击其中的 bb020 exe 应用程序启动 在介绍该部分内容时 是假设用户已完成了 1 安装 报表处理系统 和 2 增加核算单位 两步操作 由于这两步操作已专门编有相关的手册 软件安装手册 加以详细介绍 所以在此从略 启动 报表处理系统 后 若用户设置了多个核算单位 那么一开始软 件会要求您在 核算单位选择窗口 中选择其中的一个 然后 系统要求输 入操作员姓名 密码 首次进入系统时 操作员只有 财务主管 密码为空 但进入系统后 可通过系统管理员在 账务处理系统 中增加其它系统操作 人员 最后进入报表系统主窗口 报表处理系统 中的数据主要源自于 账务处理系统 中产生 的数据 所以该系统必须和 账务处理系统 配合使用 如果使用报表中从 其它模块取数的函数 包括固定资产 工资 成本 采购 销售 库存等模 块 那么必须同时安装并使用以上相应的模块 1 41 4 报表处理系统的主窗口报表处理系统的主窗口 为了介绍的需要 我们将 报表处理系统的主窗口 划分为 3 个区域 包括主菜单栏 常用功能快捷键和本单位所有的报表区域 如图 1 4 1 下 面将说明各区域的功能和作用 图 1 4 1 报表主界面 主菜单中的功能包括报表分组及类别管理 报表汇总 报表复制 批处 理 操作员权限管理 以及数据备份与恢复等功能 这些功能将在 第 6 章 报表管理 中介绍 主菜单栏 报表区域常用功能 快捷键 报表处理系统 4 常用功能快捷键都是对于右边窗口 即报表区域 中的当前报表而言的 可以分别进行相应的操作 其中 列表显示 和 树状显示 相当于是切换 开关 单击它们可使窗口右边列示的本年报表以列表或树状方式显示 图 1 4 1 所示为 列表显示 报表的树结构显示如下图 1 4 2 所示 图 1 4 2 报表列表树状显示窗口 当切换至以树结构显示报表列表时 窗口只显示了报表树的第一层 细 心的用户可以发现在报表树第一层的前面有一个 号 表示此层还有下 级层次 用鼠标单击这个 号 则可以列出此层的下级层次 同时此 号变成为 号 反之单击 号则不显示下级层次同时变为 号 在报表树中任何一个带有 号的报表项目上单击鼠标右键 系统将展开全部项目 此时 用鼠标双击该报表项目 报表树的结构又回到 原来状态 在树状窗口的右下方有一小图标 点击它后在随后弹出的窗口 见图 1 4 3 中你可以根据自己的意愿定义报表树的每一层 第 1 章 概述 5 图 1 4 3 设置查询树展开的层次窗口 从图 1 4 3 中可以看出 查询树展开的层次最多可有四层 其中第一层 系统默认为 报表分组 不允许修改 第二层 第三层和明细层的划分标准 在 月份 报表类型 和 下级单位码 三选项中选择 当然划分各层的 依据不能重复 即 月份 报表类型 和 下级单位码 各只能使用一次 图 1 4 2 所示的报表树便是按 第二层报表类型 第三层月份 明细层 下级单位码 进行设置的结果 在 报表处理系统主窗口 右边 即报表区域 是本年报表的列表子窗 口 在以列表方式显示的报表子窗口内每行表示一张报表 报表的内容有报 表组别 报表类别 月份 备注 文件名 拥有者 批注等 对于新建核算 单位 窗口内都有几张供参考的基本报表如 资产负债表 损益表 等等 软件不仅设置了这些报表的格式 而且也包含了从财务提取数据的计算公式 窗口内有一高亮显示条 表示此行为当前行 用鼠标双击当前行或按回车键 即可打开该报表进行编辑 点击鼠标右键则可处理报表的批注内容 1 51 5 图标说明图标说明 本功能手册基本上做到重点突出 对于用户操作中可能会引起的错误操 作或可能遇到的困惑 功能手册中都以 注意 提示 说明 疑难解 答 的方式着重列出 以免用户错误理解 另外 本功能手册中示例丰富 基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法 这是一个 注意 图标 它提醒您注意各种需要特别注意的因素 或一些有趣的事情 这是一个 提示 图标 它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能 这是一个 说明 图标 它对可能会引起您误解的问题进行解释 这是一个 疑难解答 图标 它提醒您一些用户在操作过程中可 能带来问题的操作 报表处理系统 6 第 2 章 报表制作 7 第第 2 2 章章报表制作报表制作 在财务管理中 除了需要制作常规的几张格式统一的报表外 还经常需 要制作各种各样的内部管理报表 由于这些报表的格式和内容是多变的 为 此 本软件提供了完善的制表工具 并汇合了最灵活 最方便和自由的操作 手段 准备了二百多个函数 使用户自己能随心所欲地制作各种各样的复杂 报表 2 12 1 建表建表 建表操作从单击功能快捷键 建表 开始 系统提供两种建表方式 1 从原有报表格式中复制 是从已有同类报表中复制过来的简捷生成 方法 屏幕将列出当月所有报表供用户挑选 您可以按不同的报表组别 报 表类型 月份及下级单位的报表中进行报表筛选 然后再选择要进行复制的 报表 2 新建格式 即建立全新的报表 报表的所有格式也将都由用户自行 定义 选择 新建格式 后 系统弹出 确定报表文件 设置窗口 用户可先 通过 增加组 和 增加类别 按钮对分组及类别进行设置 再在选择报表 中对分组 类别 日期 备注 下级单位代码 文件名及报表拥有者分别进 行选择 录入 按 确认 按钮 进入 新建报表默认格式 设置窗口 在新建报表默认格式窗口中 系统提供对报表名称 具体格式的设置 如行数 列数 行高 列宽 对齐方式 小数点位数和计算结果为零的单元 显示 0 00 的设置选项 及对报表边框和颜色的具体设置 关于该窗口中的格 式 行高和列宽建议用户不必作改动 其它参数则可根据需要作出调整 格 式定义好之后 系统将给出一张空白报表 该报表的格式和定义的相符合 表格定义好后 然后就可以在该报表编辑窗口中进行具体的制作了 2 22 2 报表制作若干概念报表制作若干概念 在具体制作之前 需要先解释一些基础但又非常重要的概念 2 2 12 2 1单元单元 报表有若干个列 若干个行 行 列的每一个交叉 即格子 在此称为 单元 例如某报表共有 10 行 4 列 那么该报表一共有 40 个单元 报表制 报表处理系统 8 作的大部分工作都是围绕 单元 进行的 为了方便报表的制作 每一个单元赋予了唯一的名称 象 A1 C12 FF2 等等 前面的英文字母表示该单元所在的列 后面的数字则表示该单元所在 的行 所以 A1 表示第一列第一行交叉处的单元 C12 表示第三列第十二行交 叉处的单元 报表中列的字母顺序依次为 A B C D Z AA BB ZZ 行则按数字从 1 开始从小到大排 列 单元名在以后的公式定义中是很重要的 在编制报表的整个过程中 经常需要引用单元格 如公式 SUM B4 B7 中就引用了单元格 B4 和 B7 引用单元格的情况大致有以下几种 如果要引用 请使用 在列 A 和行 8 中的单元格 A8 属于列 B 和行 1 到行 15 中的单元格区域 B1 B15 属于行 10 和列 E 到列 H 中的单元格区域 E10 H10 行 2 中的所有单元格 2 2 从行 2 到行 10 中的所有单元格 2 10 列 F 中的所有单元格 F F 从列 F 到列 S 中的所有单元格 F S 从 A 列第 1 行到 E 列第 5 行的单元格区域 A1 E5 如果要改变单元的宽度 高度 可将鼠标移动至顶行 或最左列 两单 元的交界处 按住鼠标左键左右拖动即可改变单元的宽度和高度 但是这样 只能较粗略的改变单元的宽度和高度 若用户需要精确的控制单元的宽度和 高度 可通过报表编辑菜单 编辑 其它属性 行高 列宽 实现 如果在当前单元处点击鼠标右键 屏幕将弹出一个纵向菜单 该弹出式 菜单内有和本单元格式有关的功能 如 剪切 复制 粘贴 单元属 性 等等 2 2 22 2 2边边界界 尽管报表中每一个单元有上 下 左 右四个边界线 但是本软件规定 每单元只拥有上 左 2 条边界 其它 2 条边界线分别属于下方和右侧的单元 所以在菜单中你能够修改上 左边界线的宽度 颜色 2 2 32 2 3保护保护 为了防止某些单元被他人更改或其它误操作而丢失 而引入了保护的概 念 保护 主要有以下 2 种用途 1 防止被更改 设置 保护 对于有上下级关系的单位 上级单位设计 好报表并下传以后 不希望下级单位擅自改动时很有用 第 2 章 报表制作 9 2 在以后对各下级单位的报表进行 同类报表汇总 功能时 对某些有 行号的单元需要禁止汇总 那么也可以对这些单元设置保护 经保护的单元左上角会出现一个红色的三角形以示区别 当设置了保护以后 你还必须对报表设置口令 否则保护将无法生效 口令的设置功能在报表编辑菜单的 1 文件 5 报表修改口令 取消 保护 的操作为一个逆向过程 即首先通过菜单 F 文件 5 报 表修改口令 输入口令 使当前单元由锁定状态转变为可编辑状态 然后再 在当前单元的位置上单击鼠标右键 在随即弹出的菜单中单击一下 保护 菜单 当 保护 菜单左边的 符号消失时 便表明取消 保护 的操 作完成了 2 2 42 2 4组合组合 组合是很常用的单元功能 所谓单元 组合 就是将多个单元合并成为 一个单元 组合单元的内容以参加组合的左上角第一个单元的内容为准 该菜单同样适用于解除已组合的单元 报表的标题 表尾都是通过这样 的组合方法得到的 2 2 52 2 5实表行列号实表行列号 许多报表的内部本身就有 行号 如下图 2 2 1 所示的 资产负债表 图 2 2 1 报表中的当前单元的单元名为 C7 即第 7 行第 3 列 而按照实际的行列 号计算 应该为第 2 行第 3 列 为了便于记忆和以后的公式定义 你可以对 该单元定义实表行列号 定义实表行列号操作在 定义实表行列号窗口 中 进行 实表行列号的书写方法为 行 列 如上述单元可定义为 2 3 同 时也可定义相对于当前单元的后继几行几列所包括的单元的实表行列号 例 如就针对图 2 2 1 而言 当用户定义了 C7 单元的实表行列号以后 如果还 设置了 自动定义后继 1 1 行 那么执行的结果是 D8 单元的实表行列号也将 由系统自动计算得出 一旦定义了实表行列号后 在窗口左上角的当前单元 名中将以该行列号显示 报表处理系统 10 2 32 3 报表编辑菜单报表编辑菜单 报表编辑还有一些重要功能没有被包括在弹出式菜单中 如打开 存入 单元内容清除 串替换 集中录入公式 平衡校验等等 其中 成批打开可以根据筛选条件 同时打开多个文档 提示 本系统中 在执行 另存为 命令时有一个特殊功能 将 当前报表转换成千元 万元 千万元报表 单击菜单 文件 另存为 后 系统首先弹出 确定报表文件 窗口 在 该窗口中有一个 报表数据 参数 该参数的下拉框内容包括 原数据 化为千元 化为万元 化为十万元 化为百万元 和 化为千万元 当用户选择了 原数据 外的任一选项时 即用户要进行金额单位调整 系 统首先弹出窗口要求用户设置转换范围 其中 转换录入的数字 非公式 主要是指报表中手工录入的数据 一 般包括报表的表头 表尾 在有些报表中会含有 行次 栏目 行次一般用数字 1 2 3 表示 这 样在报表进行千元 万元等转化时 系统也会自动将它们转换成以千元 万 元格式表示 这是不合乎常理的 但如果用户将 行次 栏设为保护状态 然后选中 保护 的单元不转换 选项 这样便可避免上面所述现象的出 现 如果用户需要禁止某些数据的转换 也可通过该选项进行控制 另外 系统在另存为中还提供自动删除行 自动删除列的功能 如删除 行 则以列为判定标准 如删除列 则以行为判定标准 5 文件转换格式输出 DBF 格式 将现有文件以 DBF 格式输出 XML 格式 将现有文件以超文本文件导出 用于记录数据 TXT 格式 将现有文件以纯文本文件导出 使用本功能时 原文件中的 图形 公式 单元风格等内容将被忽略 DIF 格式 将现有文件以 DIF 格式输出 它是 Excel 的文件格式之一 只转换当前单元 指转换当前报表中某单元或某个单元中的文字 数 字 并包括单元的组合格式 6 转换 Excel 输出 此项功能可轻松地将当前整张报表或某个单元格的 内容转换成 Excel 输出 并且提供 3 种不同层次的转换方式 在您进行转换 EXCEL 输出前 必须确认计算机已安装了 EXCEL 应用程序 否则报表信息不能导出 在输出前必须进行报表计算 以确保结果的正确 上述两点确认后 系统弹出 EXCEL 输出选择窗口 只转换报表的数据 指转换当前报表中各单元或某个单元中的文字 第 2 章 报表制作 11 数字 其中单元的组合格式在报表数据转换过程中保存 转换报表的格式与数据 此方式除了转换当前报表的数据外 还转换 报表的格式 此处的 格式 仅包括表格线和数据在单元格中的对齐方式 对于报表中单元格的底色 文字的颜色 大小等等其它格式不能通过该方式 转换输出 报表内容全部转换 是指将当前报表的内容原封不变地转换成 Excel 格式 例如 当用户对当前报表的某些单元格进行了边界宽度设置 字体颜 色设置 以及行高 列宽的调整等操作后 要使转换成的 Excel 文件也保持 该格式 那就应该选用该方式 7 从 EXCEL 导入 此项功能可将用 EXCEL 制成的报表的内容导入本报表 系统 并且提供 3 种不同层次的转换方式 只转换报表的数据 指转换当前 EXCEL 文件中各单元或某个单元中的 数据 一般是对于相同格式的报表而言的 报表内容全部转换 是指将当前 EXCEL 文件报表的内容全部转换给本 系统 生成的内容与原 EXCEL 文件的内容一样 当用户对 EXCEL 文件当前报 表的某些单元格进行了边界宽度设置 字体颜色设置 以及行高 列宽的调 整等操作后 要使本系统转换成的报表文件也保持该格式 那就应该选用该 方式 转换报表的格式与数据 除了转换当前 EXCEL 文件报表的数据外 还 转换 EXCEL 文件的格式 此处的 格式 仅包括表格线和数据在单元格中的 对齐方式 对于报表中单元格的底色 文字的颜色 大小等等其它格式不能 通过该方式转换输出 在选择导入的报表时 可以选择第几张报表进行导入 如不选为全部导 入 8 报表修改口令 报表是企业重要的财务资料 一般都要经过授权的人 员进行修改 处理 因此为了提高安全程度本系统提供对每张报表进行口令 设置功能 由制表人自己设置口令及设置如下内容 1 是否允许他人增删 行列 2 是否允许他人修改公式 3 是否允许他人修改文字 4 是否 允许他人修改报表格式 5 是否允许他人修改已设为 保护 的单元 6 是否允许他人修改平衡校验公式 这些选择可以单选 多选或全选 一 旦选择了某项 列如增删行列 他人不得修改 那么其他人打开该表时 表 中的某项 如增删行列 即变成灰色了 如果要进行该项修改 必须知道口 令才能进行操作 如果不需要口令设置了 也可进行解除 由原设置口令的 操作员进行 9 页面设置 此项功能可控制打印工作表的外观 可对工作表 表头 报表处理系统 12 表尾及页边距进行设置 10 打印预览 实时显示各页面或分页的打印效果 11 打印 支持打印当前活动内容 所选内容和图片 单击该菜单后 系统首先弹出打印对话框 在此对话框中您还可进行多 项设置 如设置打印范围 打印分数和分页打印顺序 还可对 页码位置 对齐方式 等进行设置 单击打印对话框中的 属性 按钮又可以调出对 话框设置纸张大小和方向 这些设置参数将会保存到文件中去 如果文件打 开后该文件的打印参数设置在本机不支持 将会恢复成本机的缺省设置 看到这里 有些用户可能会问 在菜单 页面设置 中可选择打 印机和纸张大小 方向 在菜单 打印 中又可进行同样的设置 那么打印 时到底以哪处的设置为准 它们之间是否存在一定的关系呢 问题一的答案 是以菜单 打印 中的设置为准 其实用户只要掌握一 点 便会马上茅塞顿开 在本系统中 页面设置 中的所有设置将始终影响 着该文件 在本系统中即为报表 除非该报表被删除 所以在打印时修改了 相关设置后 仅仅是对该次的打印结果起效 问题二的答案 或许细心的用户也已经发现 每次刚进入打印对话框时 系统缺省的打印机 纸张大小和方向都是与 页面设置 菜单中的设置相一 致的 它正是取自 页面设置 菜单中的数据 这也就是它们之间存在的关 系 12 打印空表 是指打印出的报表不反映报表中各项目的业务发生数据 直接输入的业务数据除外 即使报表中的有关项目已有业务数据发生 在 打印时您还可选择是否打印单元名标尺 2 42 4 行列增删行列增删 可在报表的任意位置改变报表行列的数量 包括前插一行 后插一行 删当前行 前插一列 后插一列 删当前列 在报表筛选设置窗口中 用户可通过 格式操作 按钮中 新增格式 修改格式 删除格式 对筛选条件进行设置 具体包括 列名 操作符 值 和关系 也可选择将筛选后报表另存处理 设置好以上项目后 即可进行 筛选 操作 说明 1 在筛选条件设置中 列名以字母 A B C 表示 行名以数字 1 2 3 表示 第 2 章 报表制作 13 2 报表中允许设有的行范围为 1 1 6553065530 允许设有的列范围为 1 1 700700 2 52 5 编辑编辑 整表属性 整表属性用于设置报表的公共属性 工作表属性 背景和工 作表属性 其它 公共属性 用户可在此对 打开后立即计算和数据源填充的数据连同 报表一起保存 进行设置 工作表属性 背景 系统提供两种背景 背景色和背景图片 选择背景色的具体操作为 选择采用背景色 点击按钮 进入颜色选择窗口 先选择 基本颜色 然后在颜色栏中选择 基本颜色 系的相关颜色后 点击 添加到自定义 颜色 这时 自定义颜色框中就有选中的颜色了 按 确定 后即完成了背 景色的选择操作 工作表属性 其它 计算结果为零的显示为 0 00 选择该选项 报表将计算结果为零的显示 为 0 00 默认打印本工作表 选择该选项后 在 文件 打印 中 用户可看到默 认打印栏被选上 直接可进行打印操作 另外 系统在工作表属性中还提供了 将变动应用到所有工作表 选项 用户可根据需要进行选择 定义实表行列号 请参见 2 2 5 实表行列号 章节进行操作 字符串替换 搜索并替换在活动文档中指定单元或所有单元中的字符 或数值 插入图片 在当前表页中插入图片 一般用于对多组数据的比较 在插入图表前 您还可控制插入的图片是否以透明或带有边框的方式显示 当用户选择保存方式为 仅保存文件名 时 同时需做好一个思想准备 一旦用户在源路径中将该图片删除 同时意味着引用了该图片的报表也将自 动失去这张图片 所以建议用户采用 将该图片存入报表 的保存方式 这 样会更为安全 报表处理系统 14 添加文本框 将 Tsxt 文本框插入单元格中 在文本框中进行文本编 辑 通过双箭头图标对文本框大小进行调整 选中文本框 点击鼠标右键 用户还可对文本框进行 复制 删除 和 锁定行列位置 操作 说明 锁定行列位置 指锁定文本框相对行列位置 而并非直接锁定 集中录入公式 当用户对本系统中的报表函数相当熟悉以后 便可 利用该菜单直接手工录入有关单元格所对应的函数 建议用户通过 函数引 导输入窗口 输入 这在报表输入章节中会加以介绍 特别是初试用户 2 62 6 格式格式 格式 菜单包括 工作表重命名 行 列的行 列高 隐藏 取消隐藏 设置和零计算结果显示五个子菜单 2 72 7 计算分析计算分析 1 整表计算 对报表中所有以 开头的单元格进行计算 系统在计算的过程中同时对各单元格进行语法检查 当在计算的过程中 出现差错时 系统会提供 计算消息窗 反映相关的信息 用户可将该提示 信息打印出来 2 当前单元计算 对当前选定的单元进行计算 系统在计算的过程中同时对该单元格进行语法检查 当在计算的过程中 出现差错时 系统会提供 计算消息窗 反映相关的信息 还可将该提示信 息打印出来 3 整表计算 包括未记账凭证 如果用户在 账务处理系统 中未对 当月的凭证进行记账操作 而用户又需了解相关的报表数据 这时用户可执 行该菜单 4 当前单元计算 包括未记账凭证 对当前选定的单元进行计算 计 算的数据源包括未记账凭证 5 全工作表计算 对报表中所有工作表进行计算 系统在计算的过程中同时对该单元格进行语法检查 当在计算的过程中 出现差错时 系统会提供 计算消息窗 反映相关的信息 还可将该提示信 息打印出来 6 全工作表计算 包括未记账凭证 对报表中所有工作表进行计算 计算的数据源包括未记账凭证 7 当前单元各下级单位数值比较 用于对各下级单位就各个项目的发生额 进行比较 以便上级单位了解 比较各下级单位的财务状况和经营成果 据 第 2 章 报表制作 15 以作出正确的管理方向 确定重点的管理对象 8 当前单元各月数据比较 用于提供当前单元所在项目每个月的发生额和 所占比例情况 9 生成指标分析表 指标分析表可对上级单位与各下级单位或各下级单位 间就有关指标进行比较 分析 生成指标分析表的具体操作步骤为 1 单击菜单 计算分析 生成指标分析表 弹出 生成指标分析表 指 标 窗口 该窗口中有 指标 下级单位 和 格式定义 三张选项卡 系统默认窗口中当前显示的内容为 指标 选项卡的内容 用户如果要切换 至其它选项卡内容窗口 只需将鼠标指针置于所需的选项卡上 然后轻轻单 击一下鼠标左键即可 2 定义指标分析表格式 该步操作在 格式定义 选项卡所对应的界面 中进行 有关参数说明 指标分析表格式 主要是确定 下级单位 和 指标 哪个作为指标 分析表的行 哪个作为列 指标分析表的行数最多不得超过 50 行 这样就意 味着 用户如果将 分析指标 作为行则该指标分析表中的反映的指标不得 超过 50 如果将 下级单位 作为行则指标分析表中最多只能反映 50 个下 级单位的情况 还有一个 提取总公司指标 选项 用鼠标点击可将其置为选用状态 表示选用 空白表示不选用 若不选用该选项 指标分析表将是各下 级单位间进行指标比较 指标分析提取方式 包括设置指标每次提取的列数 指标各数据单元 名称和确定指标单元每列的内容是取自指标单元的右边还是下方的单元格内 容 3 在 指标 选项卡所示窗口中提取指标 用鼠标选中报表窗口显示主 区中的单元 如 短期投资 然后单击 提取指标 键 系统便提取该单元 的相关信息反映到 指标名称 指标数据 单元名 中 以同样的方法 依次提取需进行分析的指标 4 在 下级单位 选项卡所示窗口中选择需纳入指标分析的下级单位 用户只需单击窗口中间选入选出按钮 即可将所需的下级单位从 未选入 框中移至 已选入 框中 也即表明该下级单位为指标分析的对象之一 5 最后单击窗口中的 确认 按钮 紧接着在 确定报表文件 窗口中 确定有关参数 系统便会生成一张您所需要的指标分析表 报表处理系统 16 2 82 8 工具选项工具选项 1 科目表 可以以列表或树形的方式列出本核算单位所有会计科目的名 称 代码 以帮助手工快速录入公式 2 审计追踪 可供用户查看当前单元所对应科目的账本数据 如总分类 账 普通明细账 项目明细账以及凭证 各类账本之间用选项卡进行划分 要查询哪类账本 只需单击相应的选项卡即可 在审计追踪窗口中 系统能通过 总分类账 界面反映某科目总括的会 计信息 通过 普通明细账 界面反映当前科目详细的会计信息 若当前科 目从属某项目核算 则可通过 项目明细账 界面查询到相关的会计信息 提供的审计追踪 凭证 界面能够按照科目性质显示对应的相关内容 基本 与账务凭证保持一致 并且各账本所反映内容可包括 未记账凭证 若要查 看未记账凭证信息 您只需用鼠标在 包括未记账凭证 选项卡内打上 即可 需要说明的一点是 审计追踪的对象并非是当前单元本身 而是当前单 元所涉及的各个科目 并且只能逐个分开反映各自的审计追踪结果 也就是 说 当当前单元的计算表达式中涉及多个科目 项目 时 系统的处理方式 为 自动将当前单元所涉及的科目 项目 都罗列在窗口中 科目 项目 参数的下拉框内 用户通过切换此处的选项 逐一查看各个科目 项目 的 审计追踪结果 例 要审计追踪资产负债表中货币资金项目的 期末数 该项目的 期末数 所对应的表达式为 J QMYE 101 J QMYE 102 J QMYE 109 当用户进入该单元的审计追踪窗口时 可以看到系统首先反映科目 109 的期末余额情况 但 科目 项目 参数的下拉框内还列有 J QMYE 101 和 J QMYE 102 用户如果要查看 101 102 科目的期末余额情况 只需将 窗口中的 科目 项目 参数切换至目标科目 项目 即可 提示 在报表中双击已设计好的公式单元 其功效等同于选中某公 式单元 然后单击菜单 其它 审计追踪 即进入该单元的审计追踪窗口 3 设置平衡校验 该菜单用于用户录入平衡公式 如 A12 D12 A13 B13 C13 等式子 平衡公式支持加减乘除 括号及支持引用 10 类公共函数 如 ABS Sum Average 运算 系统提供 平衡校 验函数引导录入 窗口 平衡表达式的关系可以为 和 4 平衡校验 可对 设置平衡校验 菜单中设置的平衡公式进行校验 第 2 章 报表制作 17 如果等式设置有误 系统会提供 计算消息窗 反映相关的信息 用户还可 将该提示信息打印出来 系统在执行计算操作时 包括 平衡校验 这步工 作 5 平衡校验传入与导出 报表平衡校验的结果以文件的形式传出与导入 系统默认的报表平衡校验文件为 balance ini 6 变元设置 此功能是为了方便用户制作报表 当用户制作报表时经常用到一些值很长或很复杂的数字或文字时 就可 以使用变元设置功能 实现简单化的操作 在变元设置窗口 点击 增加一行 即可进行变元设置 需要特别提醒 用户的是 变元必须以 开头 并以 结尾 中间用户可以根据自己 的习惯设置一些简单易记的字符 值 就是变元所对应的一些比较长或复杂 的数字或文字等 变元设置好之后 在以后的报表制作过程中随时可调用设置好的变元 以简化报表制作过程 7 导入公式函数 将公式函数导入系统 以备用户制作报表时取用系统 的各种函数 8 XML 转换输出 将当前报表以 XML 超文本文件形式输出 先选择需转换输出的单元 点击 XML 转换输出 子菜单 在 XML 转换 输出设置窗口 单击 提取单元 按钮 系统将用户选择单元显示于明细栏 内 用户对文件输出路径进行选择后 按 输出 按钮完成此操作 9 其它选项 用于设置与其它账套 年度数据库连接的数目 2 92 9 窗口窗口 在本系统中可以进行多窗口操作 所谓多窗口是指一个窗口中的事务尚 为处理完毕时又同时打开另一个或多个窗口处理别的事项 在通常情况下 刚打开的窗口会将原先的窗口覆盖 如果此时单击该菜单 系统可将这两个 或多个 窗口同时显示在当前窗口中 并且可将这些窗口按垂直 水平 并排 层叠四种不同的方式排列显示 2 102 10其它其它 1 帮助 提供了联机帮助系统 以方便您在遇到问题时可随时查看 2 计算器 系统提供 计算器 的功能 它可以帮助您执行所有常用手 持计算器所能完成的标准操作 到此 我们已完成了对报表编辑窗口中所有菜单的介绍 最后还想说明 强调几点 希引起用户的重视 在对各菜单的介绍中 经常提到 单元 这里的 单元 概念不仅仅是 报表处理系统 18 指一行与一列所围成的一个单元格 它可能是由许多真正意义上的单元格所 组合成的一个新的单元格 也就是说 各菜单介绍中提及的 单元 是一个 泛指的概念 2 112 11报表输入报表输入 介绍了这么多 下面就让我们开始对当前报表进行编辑 报表支持直接 输入 也可在下图 2 11 1 所示的数据录入行中进行 图 2 11 1 报表公式录入窗口 数据录入行左边提示的是当前单元的单元名 如 A1 C6 等等 右边则 用于输入当前单元的内容或表达式 输入内容有公式和非公式之分 当输入 内容以等号 开头时 软件自动将该内容默认为公式 公式是由函数和数 字 运算符组成 并且必须要经过计算以后才能在报表中显示 在数据录入 行的最右侧有一个图标 点击后将出现公式编辑窗口 如公式编辑窗口 所示 在此你可以查看所有可用函数 各函数的参数等内容 帮助你快速查 找函数 录入公式 各函数实现的功能 使用方法参见 三 报表函数 在 报表处理系统主窗口 中 系统提供了 6 张供参考的报表 资产负 债表 损益表 现金流量表 资产负债表 2000 年版 利润分配表 2000 年版 和现金流量表 2000 年版 用户可以在这些报表的基础上 作适当 的修改 使其成为适合反映本企业财务状况的会计报表 若要新建报表 则首先需要进行格式设计 确定报表标题 表尾和报表 各项目名称等内容 报表格式设计完毕 便可设计报表数据 如对于 资产 负债表 需定义各资产 负债 所有者权益项目的 年初数 和 期末数 下面以编制 资产负债表 为例说明整个编制过程 1 首先定制资产负债表的整体轮廓 它包括报表标题 编制单位信息 报表所含栏目 报表表尾 如图 2 11 2 所示 图 2 11 2 资产负债表窗口 第 2 章 报表制作 19 2 依次录入资产 负债和所有者权益所包括的项目 根据我国 企业会 计准则 的规定 企业的资产负债表采用账户式结构 所以在录入资产全部 项目时遵循将流动性大的资产排在前面 流动性小的资产排在后面的原则 对于负债及所有者权益的全部项目按求偿权先后顺序排列 3 设计各项目的数据 在 资产负债表 中包括 年初数 和 期末数 假设该账套的建账日期为 2002 年 1 月 1 日 定义 货币资金 项目的 年初数 1 将单元格定位在 货币资金 所对应的 年初数 栏上 然后将光标 移至图 2 11 1 所示的数据录入行内 因为输入的为函数 所以加上 然后单击数据录入行最右侧的图标 系统弹出 公式编辑 窗口 若用 户对各业务函数相当熟悉 可通过菜单 集中录入公式 直接手工输入 2 货币资金 项目的 年初数 所对应的函数应为 J QCYE 科目 月 份 部分代码 年度 账套号 括号中的内容为该函数的参数 您可在 函数引导录入窗 最下方的 参数 栏内查看到 由于 货币资金 项目 应根据 现金 银行存款 其他货币资金 科目的年初余额的合计数填 列 该账套的建账日期又为 2002 年 1 月 1 日 所以 货币资金 的 年 初数 应通过表达式 J QCYE 101 1 J QCYE 102 1 J QCYE 103 1 进行统计 其中 101 102 103 分别代表 现金 银行存款 其他货币资金 科目 4 对当前单元或整表进行计算 系统便根据用户所设置的公式自动计算 出各项目的数值 5 单击工具栏上的按钮或单击菜单 文件 存入 保存当前所设置 的报表 注意 1 当一个单元输入完成 击回车键后光标自动跳到右边 或下方 在菜 单 选项 中设置 单元 此时需要再敲一次回车键就能继续录入该单元的内 容 也即第一次回车表示录入完成 切换单元 第二次回车表示开始新单元 的录入 在这两次回车键中间 可以用键盘的上 下 左 右键控制光标的 移动 当然也可以用鼠标直接点取 2 系统采用了标准的 Cut Copy Paste 功能 可以与 Excel Word IE 页面相互之间作表格的复制粘贴操作 3 与 Excel 表一样 系统支持自动增行 自动增列 报表处理系统 20 为了方便用户 系统将一些常用功能排列在编辑窗口的工具栏上 另外 还提供了快捷键的功能 具体方法是 选中编辑窗口中的任一单元 然后单 击鼠标右键 系统将自动弹出一个快捷菜单 一些重要菜单已在 2 2 报表 制作若干概念 中介绍过 第 3 章 报表函数 21 第第 3 3 章章报表函数报表函数 3 13 1 报表公式的设置报表公式的设置 每个单元中的内容可以有两种数据来源 直接填数 填字和公式 公式 由函数 数字 运算符 括号组成 公式输入时一律以等号 开头 在新 中大软件中 函数细分为 12 类 函数的书写规则为 函数名 参数 1 参 数 2 参数 n 以下将函数分 15 类介绍 括号中用粗体加黑的参数表示规定必 须输入的参数 小写的参数表示是可选参数 3 23 2 公共函数公共函数 参数含义 C 科目 D 账套 X 下级单位代码 m 月份 N 任意数字 KMMC C 科目名称 DWMC d 核算单位名称 XJDWMC X 下级单位名称 ZBR 制表人 ZBRQ 制表日期 Year 当前年度 Month 报表的当前月份 LastDay m 某月最后一天 Sum 左上单元 右下单元 或 Sum 单元 1 单元 2 单元 n 单元求和 Average 左上单元 右下单元 或 Average 单元 1 单元 2 单元 n 求平均值 Max 左上单元 右下单元 或 Max 单元 1 单元 2 单元 n 求最大值 Min 左上单元 右下单元 或 Min 单元 1 单元 2 单元 n 求最小值 ABS N 绝对值 报表处理系统 22 ROUND N 小数位数 四舍五入 INT N 求小于参数的最大整数 CEILING N 求大于参数的最小整数 MOD 被除数 除数 被除数除以除数的余数 IF 条件等式 满足值 不满足值 条件判断 REF 报表类型 月份 单元 下级单位代码 年度 账套号 组别 表间引用 NEWREF 报表类型 月份 单元 单位代码 年度 账套号 长度 起始 结束 组别 带通配符的表间应用 DBF 文件名 行 列 或 DBF 文件名 行 列 行 列 从 DBF 文件取数 注意事项 SUM AVERAGE MAX MIN 函数的参数写法举例如下 SUM B4 B7 将 B4 B7 单元内容相加 SUM B6 D9 从 B6 到 D9 单元这一矩形区域的多个单元的内容相加 条件判断函数 IF T V1 V2 按条件求值 如果 T 为真 返回 V1 否则返回 V2 条 件表达串 T 必须为 中的一个 REF 函数中的 单元 可以取自其它报表某一单元或某一矩形区域内 的多个单元数值 单元名前后须有单引号或双引号 函数用法例如 REF 01 03 A3 表示取 3 月份 类型码为 01 的报表的 A3 单元 REF 01 A3 B5 表示将当前月 类型码为 01 的报表从 A3 到 B5 这一区域共 6 个单元的内容填入至本表以本单元为左上角的区域内 REF 01 03 A3 B5 0002 表示取下级单位码为 0002 的表从 A3 到 B5 这一区域的内容 REF 02 A41 2004 03 表示取 03 账套 2004 年 02 类型表 A41 单 元容 NEWREF 函数与 REF 函数用法基本一致 它支持账套号使用通配符 以 简化书写 用法例如 NEWREF 01 03 A3 0 1 1 5 表示取 3 月份 类型码为 01 账套号从 01 至 05 的报表的 A3 单元之和 相当于 REF 01 03 A3 01 REF 01 03 A3 02 REF 01 03 A3 05 NEWREF 01 03 A3 1 2 18 25 表示取 3 月份 类型码为 01 账套号从 118 至 125 的报 第 3 章 报表函数 23 表的所有 A3 单元之和 当长度为 1 时 也支持字母通配 例如 NEWREF 01 03 A3 0 1 A C 表示取 3 月份 类型码为 01 账套号从 1A 至 1C 的报表的 A3 单元之和 相当于 REF 01 03 A3 0A REF 01 03 A3 0B REF 01 03 A3 0C DBF 函数的文件名必须包括路径在内的文件名全称 列 可以用数字 顺序号或字段名表示 例如 DBF INFS DBF 3 6 取文件中第 3 行第六个列的内容 DBF INFS DBF 3 COST 取文件中第 3 行 COST 字段的内容 DBF INFS DBF 3 DEPT 5 COST 取文件中从第 3 行到第 5 行 从 DEPT 字段到 COST 字段的内容 DEPT 字段必须在 COST 字段前面 此外 该 DBF 文件的行删除标记不起作用 所以如果文件中有临时删除的记录 建 议先执行 PACK 命令 3 33 3 财政业务函数财政业务函数 gs dwmc 预算单位代码 名称简写 帐套 年度 预算单位名称 gs yskm 类款项代码 名称简写 帐套 年度 类款项名称 gs mjkm 目级科目代码 名称简写 帐套 年度 目级科目名称 gs cgml 采购代码 名称简写 帐套 年度 政府采购目录 ys ysdwde 预算单位代码 定额代码 年度 帐套号 预算单位定额 ys dwysde 预算单位代码 预算项目类别代码 目级支 出科目代码 资金来源代码 年度 帐套号 单位预算定额 ys srxmje 单位代码 预算项目代码 编制序列 年度 帐套号 收入项目预算金额 ys zcxmje 单位代码 预算项目代码 编制序列 年度 帐套号 支出项目预算金额 ys xmkmzj 单位代码 预算科目代码 目级支出科目 资金来源代码 年度 帐套号 单位某项目某支出科目 的资金来源的预算额 ys mjkmje 单位代码 目级支出科目 编制序列 年度 帐套号 目级支出科目预算金额 ys tpkmje 单位代码 类款项代码 项目类型代码 编 制序列 年度 帐套号 某类项目的科目预算金 额 ys kmmjje 单位代码 类款项代码 目级支出科目 编 制序列 年度 帐套号 单位某科目某