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仓库管理信息系统 7 1仓库管理信息系统的设计7 2入库系统的设计7 3出库系统的设计7 4库存系统的设计复习思考题 7 1仓库管理信息系统的设计狭义的物流系统是指仓库业务和运输 配送业务 本章讨论仓库业务管理信息系统 仓库业务系统是在物的管理基础上 以实际的物品如何按照情况入库 库存 保管 出库以及如何正确地掌握信息为重点 表7 1表示了各种各样仓库业务的类型 选择什么样的类型是根据其如何提高物流的效率所决定的 表7 1不同功能仓库的特征 7 2入库系统的设计7 2 1入库系统设计的要点1 有计划地推动入库业务由于是面对顾客的第一步 不能够顺利地处理入库业务就很容易引起错误 因此最重要的是有计划性地建立顺利处理入库的系统 2 系统入库处理简单化方法在系统中 要减少入库处理的操作及进行下一步作业的提示 3 考虑出库效率 保管效率进行入库处理仓库内放置货物时 如果在入口处的入库不考虑这些情况 放置商品后就会花费大量的劳动力提高出库效率 进行保管效率作业 从系统方面建立的多余子系统大多会成为浪费 也就是说 要按照仓库形态遵守先进先出的规则 给出在什么位置存放商品的指示 7 2 2入库系统处理的范围入库系统处理的范围包括从接收入库开始确认存储位置 到更新库存的处理 从以上的情况考虑 包含入库处理的功能有 接收入库 存储指示 存储确认 更新库存 分配处理的实行指示 入库确认 生成向会计系统传送的信息 图7 1表示了入库处理的系统功能关联 图7 1入库处理的关联功能 图7 2中央计算机系统和分散计算机系统入库处理功能分担示意图 7 2 3入库系统处理的主要功能1 接收入库货车到达之后 为了顺利完成入库的接收作业 最好有计划地进行接收处理 因此需要事先掌握入库的数据 注意用尽可能少的处理完成入库 入库处理原则上必须要确定的项目有 入库商品 入库数量 入库日期 供货商 2 存放的指示为了遵守先进先出的原则 考虑出库作业的效率进行保管地点的指定 这就是为了存放商品的指示 因此 需要知道按照不同位置的保管状况 掌握不同货架和托盘的库存 3 存放的确认在自动仓库的情况下 由于自动仓库系统自动地进行存放确认 就没有必要进行人工的确认操作 在存放指示灯所指示的情况下 根据取消指示灯的操作进行存放的确认 4 更新库存在分散处理时 更新库存分为中央和分散两次更新库存 如果在入库的商品立即出库的系统中 在分散计算机中更新所掌握的不同保管位置的库存 然后联网更新在中央计算机系统中所掌握的不同仓库的库存 5 入库确认到了更新库存的步骤 就完成了入库处理业务的大部分内容 确认从接受入库开始到更新库存期间 是否进行正确的处理或出现了哪些错误就是入库确认 6 生成会计系统的传送信息作为入库处理的最后步骤 要生成接收累计的会计信息 用以反映会计系统的接收台帐 库存帐 入库处理的信息处理流程如图7 3所示 图7 3入库处理的信息处理流程 7 2 4入库的种类考虑入库的情况 从公司外部的入库和公司内部的入库在后续的处理中 特别是会计处理 是不一样的 由于数据适宜在入口处进行分类 在接受入库时要明确入库的种类 这里所考虑的入库处理 列举出以下几种 从工厂来的入库 从其他仓库来的入库 从供应商来的入库 退货的入库 可以认为 和 是公司内部的入库 和 是从公司外部来的入库 1 从工厂的入库工厂方面为了尽早累计交易额 要求以工厂出库数据为准 营业部门则认为工厂与营业仓库之间有距离的情况下 要求在实际入库发生之后再进行接受确认 为了解决这个问题 需要决定以出库为基准进行累计 还是以接受为基准进行累计 2 从其他仓库的入库考虑从其他仓库的入库时 有在同一个管辖部门仓库的入库和不同管辖部门仓库的入库 由于在会计处理方面不同需要进行区分 3 从供应商的入库向会计系统所传送的信息包括接收累计信息和交易信息 为了累计交易 要严格地核实供应商部门 对支付业务提供正确的信息 4 退货的入库有关退货的入库 可以在入库处理中处理 也可以在出库处理中处理 最好要考虑如何能做到合理处理退货 并不会带来会计上的问题 7 3出库系统的设计7 3 1出库系统设计的要点出库系统设计的第一个要点就是减轻仓库作业的间接作业 最近出库业务的趋势是 客户的要求越来越严格 为了适应客户的需求给出库业务增加了很大负担 需要建立支持出库业务的系统 第二个要点是开发与仓库的运营形态相吻合的系统 分析出库作业 用单据进行拣货 以及集合拣货 分拣和包装作业进行出库 当然 这些运营形态不同的理由是商品的特性 大的商品可以采用单据拣货的形式 小的商品则采用集合拣货的形式 大的区分可以有以下的形态 第三个要点是为了出库附带作业的机械化 灵活应用网络进行全体业务的效率化 附带作业是指百货店和量贩店要求生成专用单据的作业 还有对商品标贴特有的价签作业等 7 3 2出库系统处理的范围在设计出库系统时 对于接受订货系统从哪里开始处理是主要的问题 基本的出库处理由于是仓库业务的一环 是在订单从出库的状态开始进行的处理 出库处理需要具备以下的功能 出库数据的汇总 拣货处理 分拣处理 决定运输承担者处理 配车处理 生成出库单据 输出单据类 包装 单据设置 出库确认 向会计系统传送数据 全体系统的构成如图7 4所示 出库处理有4种处理的方法 进行即时的单据处理 即用单据拣货集中货物并出库 为了提高仓库的作业效率 到截止时间汇集出库数据 之后成批输出单据 通过单据拣货 集中货物出库 处理小件商品的情况 按照不同的商品进行集合拣货 以提高仓库的作业效率 处理大件商品的情况 特别是利用包租的配送手段时 要进行若干台的车辆如何装载商品进行配车的处理 图7 4出库处理的关联功能 从中央计算机系统和分散计算机系统的作用看 出库业务大都是分散计算机系统所承担的 到处理出出库数据为止是中央计算机系统的功能 以后的处理是根据分散计算机系统的能力 从汇总出库数据开始到输出单据 确认出库都是分散计算机系统的工作 图7 5是中央计算机系统和分散计算机系统出库处理功能分担的示意图 图7 5中央计算机系统和分散计算机系统出库处理功能分担示意图 7 3 3出库系统处理的主要功能1 汇总出库数据出库准备结束之后 即对商品分配结束之后的订单 从中央计算机系统得到出库数据 确认数据的内容 为了便于以后的作业处理 按照出库数据的顺序进行排列替换并编辑有关内容 2 拣货处理汇总的拣货清单按照商品单位合计出库数据 与作业人员的作业单位匹配输出商品的分类 根据汇总出库数据的处理 以接收的信息为基础进行不同货架的库存分配 按照管理货架的单位汇总商品 3 分拣处理分拣处理是集合拣货的后处理作业 在以商品的总量为单位进行拣货之后 需要再按照不同的订单分配商品 生成分拣货架和订单 以及这些内容的商品所联系的分拣清单 按照拣货的顺序参考分拣清单 向分拣货架分配商品 4 决定运输承担者处理利用多家运输承担者的情况很多 专用班次和定点班次都是一样的 大多是按照不同的方向决定运输承担者的管辖区域 也有因为特别的配送周期的原因 客户指定运输承担者的情况 这时需要在接受订货阶段就指定运输承担者 5 配车处理在利用专用班次情况下 即使是定点班次 按照不同方向限定车辆台数 这时要根据出库量对各个车辆效率地进行货物分配 6 生成出库单据分散计算机进行出库作业指示 即对拣货 分拣等进行出库作业指示的订单 进行生成出库单据的准备 7 输出单据根据生成的出库单据 应用做好的出库单据数据库 适应仓库的作业步骤 适时地输出单据 到货单是为了客户能够累计到货并以传送信息为目的 因此 一般要求有商品描述 单价 数量和金额等 运输单是为了货物搬运所必要的单据 重要的是要知道有多少种情况 带有货物追踪编号的商品在哪里 货物标签是在运输承担者的配送中心进行分拣时 能够立即知道方向以及在客户确认货物时知道包装内包含有哪些商品 8 包装和单据设置出库的最终作业就是包装 按照单一品种为单位包装存储时 拣货之后标贴货物标签就能够出库 集合包装时 根据拣货和分拣将集中的商品和到货单放入包装箱中 并标贴货物标签出库 9 确认出库确认出库具有销售累计的重要意义 对企业在计算机系统中一旦到达所登录的出库日期 就进行自动的销售累计 取消不能够出库订单的销售额 也有根据返回订货缺货代替确认出库的情况 10 向会计系统传送数据在分散计算机系统中处理的完成出库数据要传送到中央计算机系统中 并在中央计算机系统中更新库存 根据分配了的库存减去出库数 得到的结果相加 由此可以掌握支付情况 最后 为了向会计系统中传送支付信息 附加销售信息 内部的交易信息等对会计必要的项目生成传送文件 有关出库处理的各个功能如图7 6所示 图7 6出库处理的信息处理流程 7 3 4出库的种类1 向公司外出库 销售出库销售出库一般是将销售出的商品出库 借出出库借出出库是为了促销高价商品等情况出库的商品 与一般的销售出库不同 由于是借出当然需要归还 因为不是销售 与销售的金额不同 采用评价金额的方式 促销出库为了促销的出库最终是作为公司内部的经费处理 与商品进行不同的管理 进行出库 为了与商品出库相区别 需要标贴非常容易区别的促销商品的标签 商品的代码也应该采用另外的代码 向供货商退货出库向供货商退货出库是向公司外部出库 由于与销售不同需要有一定的区别 特别是生成会计系统数据时 从支出看 大多是用接受负数的处理 2 对公司内部出库对公司内部的出库是表示向公司内部其他管辖部门进行商品的移动 应该注意库存管理上的处理 向其他仓库的出库在向其他仓库的出库处理中 为了简化进行入库一方仓库的作业 与出库的同时需要生成入库信息 根据管辖部门的变化 要注意商品价值是否发生变化 要自动地设定金额 本公司使用的出库本公司使用的出库要明确地掌握使用目的 考虑订单登录 其结果是 在出库时按照不同目的进行区分 向工厂的退货向工厂的退货也与向供货商退货同样 用接受负数处理的方法 在工厂一方为便于入库作业 在出库时生成入库信息 7 4库存系统的设计7 4 1库存系统设计的要点1 保证库存的正确性物流系统中正确地掌握物的移动是基本的原则 但又是一件非常困难的事情 这是因为在企业活动中存在很多有关物流的例外情况 这在系统中全部包括进来是不可能的 如果进行处理就会使系统更复杂 对系统的维护需要花费大量的人力 2 确定掌握库存的单位单位是货物的单位 地点的单位 计算机系统对大多数企业 是根据会计的要求开始的 最初大都是按照会计的思路掌握库存 这样做 由于只是粗略地掌握商品和地点 不能够适应目前详细的物流管理 3 制定库存量的指标并能够核实物流业务的结果不仅要掌握库存的实际状况 还要确定有关如何制定库存量的指标 要具有经常能够核实的功能 7 4 2库存系统处理的范围库存系统处理的范围如图7 7所示 包括事先设定库存的指标 到盘点管理等 库存系统处理的主要内容包括 从入库 出库各个业务的结果 监视有关更新的库存是否是合理的库存 在不是合理库存的情况下 判断如何进行处理 根据掌握的库内库存判断下次进行预备货架的补充 根据盘点的结果是否存在库存的差额 在存在差额时说明原因 进行处理等 图7 7库存处理的关联功能 对库存系统采用一个计算机系统管理 库存管理就较为简单 如前面所述 从库内的作业性考虑 需要中央计算机系统和分散计算机系统都具有库存管理功能 在两个计算机系统中都有库存时 就会存在如何保持系统完整性的问题 中央计算机系统和分散计算机系统库存处理功能所起的各种作用如图7 8所示 图7 8中央计算机系统和分散计算机系统库存处理功能分担示意图 7 4 3库存系统的主要功能1 设定库存指标设定合理的库存量是非常复杂的问题 理论上讲 库存量是变化的需求和供应能力的差 需求的变化作为独立的变量 在本公司中进行控制是非常困难的 2 检索库存检索库存的功能是指让业务人员能够知道正确的库存量 目的是为了判断是否与订单相对应 为了防止库存的不平衡等各种情况 重要的是与目的相吻合 提供正确的信息 3 对比实际库存和指标对设定的指标能够监视实际业绩的变化和发展 与企业活动的周期相适应 像核实库存那样 周期地对比实际库存 生产计划的周期如果是以周 旬 月为单位 需要适应这些周期 对仓库每日核实库存的补充 4 计算库存之间的补充库存当存在多家地区配送仓库时 需要从工厂仓库或公司仓库向地区配送仓库补充库存 补充的问题就是如何计算补充的数量 通过业务人员的判断决定补充量 进行补充指示 5 输出收付的管理资料在仓库中 商品入库和出库时要登记实物的卡片 用来保持库存的正确性 作业人员登记实物卡片的工作量非常大 在计算机系统中为了正确地管理库存 存储着入出库的记录 为了减轻作业人员的负担 用计算机系统生成收付表单 6 核对库存对仓库业务的管理大多采用分散计算机系统进行处理 分散计算机系统的功能是进行仓库内业务的合理化 与中央计算机系统的库存管理目的不同 其中包含不同货架库存的详细情况 7 补充库存库存补充可以分为定期补充和紧急补充 定期补充是按照所确定的安全库存 根据库内储存的商品进行补充的汇总 指示完成补充库存的处理 向货架的补充作业最好在库内作业的空闲时间完成 紧急补充是以出库预定的数据为基础 当进行商品的分配时 拣货货区不足 由存储库区紧急补充 8 盘点有多种盘点的方法 必须从财务的角度和管理准确的角度进行选择 期末和期初为了在财务上确定资产 要进行库存的盘点 在期中 根据如何管理一般作业的准确度 做法也不一样 有关库存系统各个功能的信息处理流程 如图7 9所示 图7 9库存系统的信息处理流程 7 4 4库存的种类在库存管理方面 要考虑在物流系统中区分满足订单的库存和不能够满足订单的库存 对能够满足订单的库存 采用分配可能的库存进行管理的方式 在可能分配的库存中 有全部在仓库中作为库存存在的实物库存 以及为了补充等正在送货途中的在途库存 不能够分配的库存是指仓库中有商品 但是