管理学基础概论织结构的设计.ppt

组织结构的设计 1 第八章组织结构设计与权力配置 组织是人们为了实现某一个特定目的而形成的系统集合推论 共同目标的存在是组织存在的前提管理者必须使组员确信共同目标的存在 并根据组织的发展不断制订出新的目标推论 没有分工与合作的群体不是组织只有分工和协作结合起来才能产生较高的集团力量和效率推论 组织要有不同层次的权力与责任制度 只有这样 才能使各项工作落到实处 从而保证目标的实现 2 做一天和尚撞一天钟 故事启示 不能忽视的组织架构建设 3 如何实现新老交替的平稳过渡 问题 面对老员工已经不适应企业将来发展的要求 但当前的工作又必须靠他们来完成的情况 企业应该怎么办 才能既保证当前工作的顺利过渡 又能培养出新人以保证企业将来发展的需要 或者说企业在员工新旧交替之际 应该怎样来设计组织结构和安排人员 才能既发挥老员工的作用 使企业保持稳定的发展 又能够培养出新人 给企业带来蓬勃生机 4 为什么员工对工作负责 不对结果负责 我以为这不是我的事情 该做的我已经做了 我有什么办法呢 5 组织管理的任务 通过设计和维持组织内部的结构和相互之间的关系 使组织中的各个部门和各个成员能为实现组织目标而协调一致地工作 6 组织管理主要内容 设计包括组织内部分工和组织内部相互关系的组织模式 通过充分发挥组织中每一个成员的才能获得专业化的优越性 协调组织中各部分的活动 以确保组织目标的实现 7 一 组织设计 组织设计 进行专业分工和建立使各部分相互有机地协调配合的系统的过程组织设计的任务是建立组织结构和明确组织内部的相互关系结果 提供组织机构图 岗位结构图和部门职能 岗位说明书 8 组织结构与组织关系 组织结构组织结构是指组织的内部结构框架 反映组织中的分工情况 可用结构图表示 组织结构是维持组织存在所必须的 若无一定的结构 组织本身就不复存在 但仅有结构而不拥有具有共同目标的人也构不成完整的组织 组织关系在一个组织中 人与人之间的关系主要表现为权力关系 权力 职权 是指组织成员为了达到组织目标而拥有的开展活动或指挥他人行动的权利 权力来自于组织授予 与职责相关联 表明的是成员间的协作关系 9 组织设计理论综述 组织设计理论 有关组织结构和组织关系的设想古典组织理论韦伯的权力结构理论 根据对个人为什么服从命令的基本问题研究 描述了三种不同的组织形态 即 神秘化的组织 传统的组织 合理化 法律化组织 在官僚组织中 领导的权威是建立在职位基础上的 行为组织理论 R LIKERT的参与型组织理论系统组织理论P210 211 10 二 组织结构设计 组织结构设计通过以部门职能说明书和岗位职责说明书的形式来体现组织内部的分工协作关系和权力配置情况 11 常见的组织结构形式 直线 职能制 12 常见的组织结构形式 特点 1 按照管理职能划分部门和设置机构 实行业务分工 以加强专业管理2 把管理机构和人员分为两类3 企业生产经营的指挥权集中在企业的最高领导者手中 以保证统一行动优点 能够对生产 技术 经营等各项活动有效地加以组织和控制 克服直线制管理粗放的的缺点缺点 各个职能部门难以协调 易产生矛盾 13 事业部组织形式 14 优点 1 有利于总公司的高层领导摆脱日常行政事务 集中精力搞好决策 正确掌握企业经营的方向2 有利于加强企业部领导人员的责任心 发挥他们的主动性和创造力 增强企业经营的适应能力3 有利于实行生产专业化和企业横向联合缺点 职能机构重叠 用人较多 影响工作效率 15 模拟分权制 适用于大型的化学工业 原材料工业等企业和银行 医药等服务行业 16 项目组 适用于需要各种不同专长的人在一起才能完成的工作 以及具有许多事先不确定的复杂因素的工作 随着网络技术的发展 进一步出现了不在同一地点工作的虚拟项目组形式 17 矩阵式组织形式 18 优点 灵活机动 适应性强 便于集中各种专门的知识和技能缺点 稳定性较差 19 委员会 集体决策 集体行动 20 二 组织结构设计的基本过程 明确完成组织目标所需进行的活动将这些活动按某种模式进行归类落实建立能使各部分活动相互之间协调的体系 其中 组织结构设计主要是第二步 1 岗位设计 工作的专门化2 部门化 工作的归类 职能部门化 产品部门化 地区部门化 顾客部门化 综合部门 3 管理幅度 21 三 组织设计中应注意的问题 目标原则必须根据组织目标来考虑组织结构的总体框架按照目标有利原则进行组织结构的具体设计 分工与协作原则分工合理 协作明确 对于每个部门和每个员工的工作内容 工作范围 相互协作方法等 有明确的规定 如何把握分工程度 当企业处于快速负责阶段或处于不稳定环境中时 采用精细化分工方式有助于明确责任和增强对不确定因素的响应能力 信息沟通原则 22 职 权 责 利对等原则授予一定的权力是保证其完成任务之所需 权力的大小应与其所应完成的工作相对应 有多大的权力就要承担多大的责任 对额外的责任必须给予额外的利益 有利于人才成长和合理使用原则组织 组织结构 组织成员 组织目标 躯体灵魂 23 视人定岗 是指根据各人的各方面能力设置相应岗位 适用于各项工作工作量较少 且可以兼顾的情况 按岗定人 是指根据岗位要求 选择最符合工作能力要求的人上岗 适用于工作量大且独立或工作性质要求专职的情况 它着眼于发挥每一个人的特长 逐步发展和经济原则组织结构要根据变化了的情况及时调整机构精干 减少不必要的管理层次 并有利于资源的有效利用 24 组织结构的影响因素 组织规模与组织所处的发展阶段创业阶段 非正规化的组织形式职能发展阶段 分权阶段参谋激增阶段 划小经营单位后 各部门本位主义严重 高层管理者对各部门有 失控 之感 为了加强对各部门的控制 组织内部增设了许多参谋和高级助手再集权阶段技术 随着工艺复杂度提高 组织内的管理层次和参谋人员数也增加 中级以上管理人员的管理幅度也就增加 25 外部环境因素 相对稳定的环境是机械结构 相反是有机结构其他 26 一个好的组织结构体系可产生以下效果 按需设岗 可避免人浮于事 岗位的明确 有助于员工专业技能开发和利用 并有助于明确每一个员工的任务和职责 对员工进行公平的奖惩 由于每一位员工都归属于一个特定的部门 有助于培养员工对组织的忠诚 由于规定了各部门的职能及相互间的关系 有助于组织内部相互间的协调配合和信息沟通 有助于组织整体的稳定 组织结构的规范化 是科学管理的起点和基础 27 讨论 在组织结构设计或调整时 通常不一定能够保证招到企业发展所需的人员 那么应先设立相应的部门和岗位 虚席以待还是先招人 等招到相应的人员后再设立 28 根据组织目标 可确定必须进行的各项工作 根据各项工作的性质与工作量大小 可设计出相应的岗位 再根据各岗位工作量大小 可确定各岗位所需编制 每个岗位的人员数量 根据各岗位人员数的多少和管理者的管理幅度 可按一定逻辑合并岗位 形成一定的工作单元 即部门 29 部门之间职能范围的界定 职能无重叠一事无二管政出多门是管理的大忌 职能部门的职能无空白 组织内部不能有两个职能相同或相似部门 相关部门职能共同界定 上级认可 30 有关岗位设计和权力配置的探讨 岗位的设置应考虑到人员的现实可得性副职岗位的设置取决于是能人经营还是团队运作 副班长的烦恼 业务岗位的设置听从分管上级 监督性岗位的设置从安全性出发岗位名称也是重要的激励手段 与岗位任务 职责等相匹配 标准化 赋予岗位名称以意义和价值 31 组织机构图描述的是一个组织内部部门的设置情况及其各部门之间的关系 与其相对应的是部门职能说明书 部门是具有独立职能的工作单元的组合 1 部门职能说明书 32 某公司 营销中心 研究发展中心 综合管理中心 客户服务部 营销管理部 销售分支机构 技术管理部 技术开发部 人事部 财务部 行政事务部 33 部门职能说明书要素 部门名称 分管上级下属部门协作部门部门本职部门宗旨主要职能兼管职能部门权力岗位设置 34 市场部部门名称 市场部分管上级 营销副总经理下属部门 无协作部门 销售部部门本职 市场信息调研 营销策划 广告宣传和市场管理部门宗旨 为企业经营管理提供准确的市场信息并为销售部门提供促销支持 35 主要职能 根据企业整体发展规划 提出企业长短期市场营销战略和年度销售计划草案 在企管部协助下拟订企业广告宣传和市场营销管理制度 负责企业产品广告的整体策划 拟定相应的产品促销和宣传计划并负责实施与此相关联的广告 促销活动 公司信息发布等事宜 参与审议销售部提出的营销网络建设和发展计划 参与新市场开拓方案的拟订 配合销售部实施新市场开拓方案 组织市场调研 并通过其他渠道的信息收集和分析处理 为企业提供市场信息及新产品开发信息与建议 负责物资采购核价 大宗物资寻价 比价 36 兼管职能 协助销售部催收拖欠货款 部门权力 了解和查阅公司销售业务情况的权力 要求协作部门提供必要的生产 销售信息及其他方面配合的权力 实施企业宣传促销活动的权力 推荐广告商及其它市场营销中介机构的权力监督检查销售部各地区营销工作开展状况的权力 了解客户投诉情况与督促客户投诉处理的权力 在部门职能范围内按公司制度自主开展工作的权力 提出部门人员增减 资金预算的权力 37 部门考核表要素 考核内容 目标与目标相关的工作工作标准 对工作的要求 依据计划 目标和制度考核比例 工作重要性程度和工作量大小实绩业绩管理标准 依据工作标准 考核成本和可考核性考核人考核结果 38 39 2 组织岗位结构图 岗位是由一组有限的工作集合而成的 与岗位相对应的是责任与权力 在设计组织权力结构时 组织岗位图是非常有用的 它表明了组织中的各种岗位及其岗位之间的权力关系 如图 每一个岗位用方框表示 权力关系用直线表示 40 41 确定组织层次决定管理幅度的因素管理者能力下属的成熟度工作的标准化程度工作条件工作环境 环境变化大 快 组织遇到新问题多等 则幅度小 幅度大 组织层次少的组织称为扁平型结构 反之锥型结构 42 管理者的权力及其授权 权力及其类型直线权力 管理者所拥有的特殊权力 接受上级指挥和指挥下级的权力参谋权力 是组织成员所拥有的向其他组织成员提供咨询或建议的权力问题 是否就是参谋部门或参谋人员所拥有的权力 职能权力 经授权拥有的权力 43 管理者的权力及其授权 权力之间的关系当一位管理者按照其下属的意见做出决策且造成失误时 这位下属是否要为此承担责任 为什么 44 管理者的权力 权力是保证管理者能够履行其相应职责的条件之一 组织正式授予管理者的岗位职权一般应包括有支配权 强制权和奖赏权 这些权力发挥作用的基础不同 适用范围也不同 要有效地指挥下属 就必须学会正确地运用各项权力 45 职权的合理使用 构成性质作用作用基础适用范围支配权命令必须服从工作需要工作职责范围内强制权威胁迫使下属惧怕履行应尽职责奖赏权奖励诱使交换原则额外工作 46 科学授权的要点 要进行权力界定需要明确授权给谁 德才兼备才强德弱型有德少才型少德少才型授权的形式见习官制度公文栏练习暂时性升迁给一个角色扮演机会授权后可以收回权力 47 授权不仅是一种员工激励 以受权者的职责而言 更是一片菜地 刘邦之 将将 就经常被引为授权艺术的经典 韩信负责的那片菜地 不仅让韩信享受到成功的喜悦 更让刘邦收获了巍巍四百余年的大汉王朝 因此 有效的授权往往能够实现员工与企业的双赢 一方面满足员工建功立业的个人追求 另一方面也是实现公司战略规划的一种必然选择 否则员工会不持进取 管理者则会陷入俗务之中不能自拔 松下幸之助 一位称职的管理者应该 只做自己该做的事 不做部属该做的事 有效地授权 就是你该做的几件大事之一 48 领导的艺术与方法 尽管管理者在组织中拥有指挥下属行动的特权 但下属并不会自动地服从命令 随着人们自我意识的提高 有些下属会公然地反抗他们的管理者 或者不认真执行管理者的命令 因此 如何有效地进行领导是现代管理者必须掌握的一项基本技能 49 管理者与领导者的职责 创造好一个良好的组织环境 使组织成员各负其责 协调一致 有效实现目标 计划组织控制 带领和指导群众实现共同确定的目标指导 指点迷津 指导工作方法协调 协调关系 调解矛盾激励 排忧解难 鼓舞斗志 50 管理与领导的区别 51 管理者与领导者的区别 52 结论 领导者不一定是管理者 但管理者应该成为领导者 领导从本质是讲是一种影响力 或者说是对他人施加影响的过程 通过这一过程使下属自觉地为实现共同目标而努力 管理学探讨的是 管理者如何成为领导 53 指导下属的方法 领导有效性理论 54 情景领导理论的基本观点 基本假设 正是下属决定接受或拒绝管理者的领导 不管管理者做什么 领导的有效性取决于下属的成熟度 成熟度 人们对自已的行为承担责任的能力和愿望的大小 它取决于两个方面 任务成熟度和心理成熟度 推论 每一个人的成熟度是不同的 意愿 信心 能力都不同 结论 要提高下属的工作绩效 就必须根据下属不同的成熟度采取不同的领导方式 55 下属的成熟度 下属的类型 下属缺乏接受和承担任务的能力和愿望 他们既不能胜任又缺乏自觉 下属愿意承担任务但缺乏足够的能力 他们有积极性但没有完成任务所需的技能 下属具有完成管理者所交给任务的能力 但没有足够的积极性 下属能够而且愿意去做管理者要他们去做的事 不成熟 不愿做 不会做 稍成熟 愿意做 不会做 较成熟 不愿做 会做 成熟 愿意做 会做 56 管理者的领导行为 四种管理者领导行为方式 管理者对下属进行分工并具体指点下属应当干什么 如何干 何时干等 它强调直接指挥 管理者既给下属以一定的指导 又注意保护和鼓励下属的积极性 管理者与下属共同参与决策 管理者着重给下属以支持及其内部的协调沟通 管理者几乎不加指点 由下属自己独立地开展工作 完成任务 命令式 高工作 低关系 说服式 高工作 高关系 参与式 低工作 高关系 授权式 低工作 低关系 57 应材施教的方法 不成熟 不愿做 不会做稍成熟 愿意做 不会做较成熟 不愿做 会做成熟 愿意做 会做 下属的类型 命令式 高工作 低关系说服式 高工作 高关系参与式 低工作 高关系授权式 低工作 低关系 领导行为方式 在实际工作中 管理者往往习惯于采用某一种领导方式 在这种情况下 会出现什么情况 58 非职权权力产生的途径 领导率先垂范 产生影响力注重感情投入 产生感召力创造良好环境 产生向心力职工参与管理 产生凝聚力建立规章制度 产生控制力分工优化组合 产生战斗力实行岗位责任制 产生内驱力聘请专家顾问 增强决策力 59 如何获取权力 为实现组织目标的人努力获取权力是正当的行为 同有权势的人形成联盟 施惠 尽量给更多的人以帮助 不激怒别人 除利益完全对立者外 应该争取任何一个人 从危机中获益 危机意味着机会 争取最关键的工作 不断地提高自己 60 学会沟通 沟通的概念 沟通是指信息从发送者到接受者的传递过程 沟通无处不在 管理者要履行好自己的职责 就必须掌握良好的沟通技巧 管理就是沟通 沟通 再沟通 在企业管理中 善于与别人沟通的人 一定是善于与别人合作的人 不善于与别人沟通的人 也一定是不善于与别人合作的人 善于与别人沟通的管理者 能用诚意换取下属的支持与信任 即使管理过于严厉 下属也会谅解而认真地执行 61 思考题 沟通的目的是什么 沟通的目的 取得对方的理解与支持有效沟通的标志 信息接受者愿意按照信息发送者的意图采取相应的行动 62 A 想说的 实际说的 听到的 理解的 B 反馈的 沟通的内涵 63 思考题 影响人际沟通效果的主要障碍有哪些 谁与谁 沟通行为主体 在怎样的情况下 沟通环境 就什么