公司工程部档案管理制度

工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 1 页 共 17 页 1 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 目录目录 第一章第一章 总则总则 2 第二章第二章 档案归档档案归档 3 第三章第三章 档案整理档案整理 4 第四章第四章 档案保管档案保管 4 第五章第五章 档案借阅档案借阅 4 第六章第六章 附则附则 5 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 2 页 共 17 页 2 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 3 页 共 17 页 3 档案管理制度 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 目的 为加强公司工程部档案管理工作 有效的保护及利用档案 更好地为公司各项工作服 务 特制定本制度 第二条第二条 释义 本制度所称档案包括公司对外签订的业主合同 材料合同 施工队合同 经营部中标 项目的招标文件 投标文件 中标通知书 图纸 各个项目竣工后的建设资料等 第三条第三条 管理原则 一 集中统一管理原则 二 维护档案完整与安全原则 三 便于利用原则 第四条第四条 适用范围 本制度适用于公司工程部的档案管理 第五条第五条 管理职责 1 及时做好各个项目资料文件的整理及归档工作 2 督促各个项目部移交相关资料 3 定期完成与经营部的档案移交工作 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 4 页 共 17 页 4 4 档案管理体系的建设与完善 第二章第二章 档案归档档案归档 第一条第一条 档案归档范围 公司各个项目具有保存 利用价值的各种形式的文件资料合同均须归档 第二条第二条 归档时间 招投标文件 图纸 中标通知书等文件应在经营部门接到中标通知后及时进行交接 业主 施工 材料合同应在合同签订后即刻归档存档 基本建设类文件应在项目竣工后 1 个月内归档 项目文件 连同配套照片 磁带 光盘等 在工作结束后 1 个月内归档 其他未特别说明的文件材料 应随时归档 第三条第三条 归档要求 一 归档的文件资料必须完整 真实 准确 二 归档文件 资料的密级 保管期限划分须准确 分类清楚 归类准确 三 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件 并在移交清册上签字确认 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 5 页 共 17 页 5 移交清单一式二份 双方签字后各执一份 第三章第三章 档案整理档案整理 具体见附件 档案整理细则 第四章第四章 档案保管档案保管 第一条第一条 档案保管规定 一 各类档案均须按制度向档案管理负责人移交 集中保管 不得私自留存档案 二 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份 重要档案须异地备份保存 三 电子档案应定期进行抽样检查 发观问题应及时采取进行修复 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 6 页 共 17 页 6 四 图纸须平放在专用柜内保存 五 密级档案须存放在加锁档案柜中保管 第五章第五章 档案借阅档案借阅 一 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定 确保公司机密不外泄 档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责 二 借阅档案电子扫描件及原件需申请 OA 流程 待流程通过后扫描件由档案管理 员直接发送 原件可选择直接借取或班车发送 借阅原件由档案管理员填写 档案借出登 记表 三 企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料 密级档案利用须填 写 密级档案查借阅审批表 经档案归档部门分管领导批准后方可查阅 绝密级与机密级 档案须在档案阅览室查阅 禁止复印或借出 四 档案借阅期限一般不得超过 7 个工作日 到期归还 如需再借 须办理续借 手续 续借最长期限不得超过 30 个工作日 五 档案使用者须按照档案密级对档案内容保密 并对档案安全 完整负责 不得 标记 污损 涂改 转借档案 六 档案归还时 经档案管理员核查无误后 及时入库 如发现有涂改 缺页 损 毁 遗失等问题要及时报告 七 员工调动 离职时 须将所借阅的档案全部归还档案室 方可办理相应手续 第六章第六章 附则附则 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 7 页 共 17 页 7 附件 附件 附件附件 1 1 档案整理细则 档案整理细则 附件附件 2 2 档案整理流程 档案整理流程 附件附件 3 3 档案室管理规定 档案室管理规定 附件附件 4 4 档案移交表 档案移交表 附件附件 5 5 档案借阅登记表 档案借阅登记表 附件附件 6 6 密级档案查借阅审批表 密级档案查借阅审批表 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 8 页 共 17 页 8 附件附件 1 1 档案整理细则档案整理细则 档案按内容分为 3 个一级类目 即 经营管理类 基本建设类 合同类 一 全宗内档案分类 一般按 年度 类别 分类 即将一个全宗内的档案 先按年度分开 每个年度内再 按一级类目分类 排列 二 不同类别档案的分类 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 9 页 共 17 页 9 经营管理类 合同类按内容结合形成时间 重要程度进行分类 基本建设类档案按工 程项目分类 三 须严格遵守分类规则 不得私自改动 以保证分类规则的一致性 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 10 页 共 17 页 10 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 11 页 共 17 页 11 附件附件 2 2 档案整理流程档案整理流程 分 类 案卷编目 案卷排架 案卷 组合 卷内文件排列 编号 收藏有保存价 值应归档资料 根据工程部档案整编规则拟 定分类方案 划分大类和小 类 将分类后的资料装入卷盒 按重要程度 时间或类别等 对卷内文件进行有序排列 编件 页号 填写卷内目录 备考表 并在备考表上签字盖章 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 12 页 共 17 页 12 附件附件 3 档案室管理规定 档案室管理规定 第一条第一条 档案室实行专人管理 非管理人员未经许可不得入内 如工作确实需要其他 人员进入库房时 必须有档案管理员陪同并始终相伴 第二条第二条 保管档案必须设置坚固适用的专用档案室 配备专业档案保管设备 库房应 做到 八防 即 防火 防水 防潮 防霉 防虫 防光 防尘 防盗 保持档案室内清 洁 每周至少全面清扫一次 第三条第三条 档案室对接收的档案应进行科学的分类 加工 整理 排列上架 并进行妥善 的保管 第四条第四条 档案室建立档案登记 统计制度 设置登记本 统计薄 对档案的收进 移出 保管 利用等情况进行统计 档案管理员应认真完成档案统计表填报任务 编制案卷目录 拟写案卷题名 填写案卷封面和脊背 工程部档案管理制度工程部档案管理制度 页码 第 13 页 共 17 页 13 第五条第五条 在整理 搬移 上架和提供利用档案过程中 要轻拿轻放 保持档案整洁 认 真办理档案入库和查阅 借阅登记手续 案卷归还后 及时放回原处 第六条第六条 档案管理人员须每年对库藏档案进行检查核对 掌握档案保管情况 做到帐物 相符 对破损和变质的档案 要及时进行修补和复制 公司档案管理制度公司档案管理制度 页码 第 14 页 共 17 页 14 附件附件 4 档案移交表 档案移交表 片区 部门 档档 案案 移移 交交 表表 序号类别文件名称密级保存期限移交形式份数每份页数 有无复印 件 份数 公司档案管理制度公司档案管理制度 页码 第 15 页 共 17 页 15 移交人签字 接收人签字 移交日期 部门负责人签字 附件附件 5 5 档案借阅登记表档案借阅登记表 使用日期文件名称归档号使用部门资料份数每份使用使用方式归还时间确认签字 公司档案管理制度公司档案管理制度 页码 第 16 页 共 17 页 16 使用人 页数用途 查阅 借阅 复印 调出 公司档案管理制度公司档案管理制度 编号 HXZB 2 0 XZ 16