信息沟通的几种方式及其适用情境.

信息沟通的几种方式及其适用情境 摘要 一项调查表明 项目管理人员有70 左右的时间花在信息 沟通上 的确 信息沟通 在项目建设的过程中具有至关重要的作 用 我们知道 要想实现有效的沟通 除了当事人要具备良好的沟通技 巧外 沟通方式的正确选择也是非常重要的 本文结合作者的工作经验 重点讨论一下信息沟通的几种方式及其 适用情境 关键词 沟通 方式 适用情境 沟通是人际关系建设的永恒话题 沟通也是项目得以顺利开展的有 力保障 一项调查表明 项目管理人员有70 左右的时间花在信息沟 通上 可见 信息沟通 在项目建设过程中的重要性 我们知道 要想实现有效的沟通 除了当事人要具备良好的沟通技 巧外 沟通方式的正确选择也是非常重要的 以下结合作者的工作经验 总结出 团体沟通 和 个体沟通 几种经常采用的方式及这些方式的适用情境 供大家参考 一 团体沟通 团体沟通 顾名思义是指至少三人以上参加的信息沟通活动 团体沟通主要有以下两种常用的沟通方式 会议沟通和E Mail 或 书面 沟通 1 会议沟通 会议沟通 是一种成本较高的沟通方式 沟通的时间一般比较长 因此常用于解决较重大 较复杂的问题 如下的几种情境宜采用会议沟 通的方式进行 1 需要统一思想或行动时 如项目建设思路的讨论 项目计划 的讨论等 2 需要当事人清楚 认可和接受时 如项目考核制度发布前的 讨论 项目考勤制度发布前的讨论等 3 传达重要信息时 如项目里程碑总结活动 项目总结活动等 4 澄清一些谣传信息 而这些谣传信息将对团队产生较大影响 时 5 讨论复杂问题的解决方案时 如针对复杂的技术问题 讨论 已收集到的解决方案等 2 E Mail 或书面 沟通 E Mail 或书面 沟通 是一种比较经济的沟通方式 沟通的 时间一般不长 沟通成本也比较低 这种沟通方式一般不受场地的限制 因此被我们广泛采用 这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时 采用 在计算机信息系统普及应用的今天 我们很少采用纸质的方式进 行沟通 因此以下只针对 E Mail 的沟通方式进行总结 如下的几 种情境宜采用 E Mail 的沟通方式进行 1 简单问题小范围沟通时 如3 5 个人沟通一下产出物最终 的评审结论等 2 需要大家先思考 斟酌 短时间不需要或很难有结果时 如 项目组团队活动的讨论 复杂技术问题提前知会大家思考等 3 传达非重要信息时 如分发周项目状态报告等 4 澄清一些谣传信息 而这些谣传信息可能会对团队带来影响 时 二 个体沟通 所谓 个体沟通 是指两人之间的沟通 个体沟通主要有以下三 种常用的方式 当面沟通 电话沟通和E Mail 或书面 沟通 1 当面沟通 当面沟通 是一种自然 亲近的沟通方式 这种沟通方式往往能 加深彼此之间的友谊 加速问题的冰释 如下的几种情境宜采用当面沟 通的方式进行 1 彼此之间的办公距离较近时 如两人在同一办公室 2 彼此之间存有误会时 3 对对方工作不太满意 需要指出其不足时 4 彼此之间已经采用了E Mail 的沟通方式但问题尚未解决时 需要提醒注意的是 沟通双方如果距离不是很远 请优先采用当面 沟通的方式 我有时看到沟通双方的距离不过一二十米还采用电话沟通 的方式 这是非常不可取的 2 电话沟通 电话沟通 是一种比较经济的沟通方式 如下的几种情境宜采用 电话沟通的方式进行 彼此之间的办公距离较远 但问题比较简单时 如两人在不同的办 公室需要讨论一个报表数据的问题等 彼此之间的距离很远 很难或无法当面沟通时 彼此之间已经采用了E Mail 的沟通方式但问题尚未解决时 需要特别注意的是 在成本相差无几的情况下 请优先采用当面沟 通的方式 3 E Mail 或书面 沟通 E Mail 或书面 沟通 是一种最经济的沟通方式 沟通的时 间一般不长 并且不受场地的限制 因此被我们广泛采用 这种方式一 般在解决较简单的问题或互相知会一些信息时采用 在计算机信息系统 普及应用的今天 我们很少采用纸质的方式进行沟通 因此以下只针对 E Mail 的沟通方式进行总结 如下的几种情境宜采用E Mail 沟 通的方式进行 1 小问题沟通时 如双方讨论一下某函数的使用语法等 2 复杂问题需要借助 书面 才能表达清楚时 这类问题往往 需要采用书面表达和口头表达相结合的方式 3 需要对方先思考 斟酌 短时间不需要或很难有结果时 如 请教对方一个技术问题时先将问题告知对方等 需要特别注意的时 在E Mail 来回多次而问题尚未得到解决或甚 至引起误解时 一定要及时终止E Mail 这种沟通方式 改用电话沟 通或当面沟通的方式进行 需要特别指出的是 个体之间沟通时 尽量多采用当面沟通的方式 进行 能当面沟通的 就不要采用电话沟通 能电话沟通的 就不要 采用 E Mail 沟通 这是 个体沟通 方式的基本选用原则 沟通无极限 灵活运用沟通方式是一项难得的技能 但愿以上 的文字 能给我们的工作带来借鉴 主要参考文献 1 从技术主管到项目经理 美 帕特丽夏恩斯华斯 著 王雷 孙宝成 译 2 管理的诀窍 何建忠 编