超市管理信息系统分析与设计

1 超市管理信息系统分析与设计超市管理信息系统分析与设计 一 可行性分析一 可行性分析 一 系统背景 一 系统背景 此次系统开发的对象是 XXX 超市 21 世纪以来 信息科技快速发展 社会 各个领域发生日新月异的变化 尤其是计算机的应用及普及 已经深入到政治 经济 生活的各个领域 使人们从过去繁复的手工劳动中得以解脱 超市管理 信息系统软件为超市管理部门带来极大方便 因此 开发一套完善的超市信息 管理系统显得尤为必要 随着超市近几年来的发展 超市规模的不断扩大 业务的扩张 为了提高 企业的管理水平 使该店实现在五年内发展成为一个大型综合超市的远期目标 该超市主要领导迫切要求开发出符合该超市实际的超市管理信息系统 为超市 简化人事管理 提高商品库存效率 增加公司年度利润 二二 可行性分析可行性分析 1 1 管理可行性分析管理可行性分析 随着超市的管理水平不断提高 该超市在管理方面已积累了丰富的管理经 验与方法 并建立了成熟的管理制度 齐全的规章制度 汇集了正确的原始数 据 使管理工作有了制度支持与信息支持 根据以往在经营中出现的困难与不便 超市的高层管理人员对新系统的开 发持积极的态度 肯定新系统的开发 并且为新系统的开发与实施创造了各种 良好的条件 制定了有利于系统实施的管理方法 目前管理方面的条件已经能 够满足超市管理信息系统的开发以及日后的实施 所以在现阶段下开发一个超 市信息管理系统是可行的 2 2 技术可行性分析技术可行性分析 该系统是根据科学的管理方法与编程技术而开发设计的 能符合各种技术 要求 拥有较高的存储能力 较高的处理速度 较为安全的信息保护 该超市为该系统的开发提供软件 硬件技术提供资金方面的支持 购买较 为先进的技术 配置性能好的计算机设备 且信息管理工作人员经培训后掌握 了富的管理知识 系统操作知识 能在系统运用阶段很熟练地运用该系统 即 使遇到了简单的技术问题 也能很快地自行解决 所以 该系统在技术方面具 有可行性 2 3 3 经济可行性分析经济可行性分析 该系统的开发必须有技术方面的支持 而这些技术支持主要为计算机各种 硬件设备 软件技术支持 因而发生的费用主要有 设备购置费 软件开发费 用 管理和维护费 工作人员技术培训费等 而这些费用经预估后 其在超市 资金能力范围之内 并且该系统的经济效益高 能减少处理相同工作量的工作时间 提高管理 效率 同系统开发成本相比 该系统的经济效益是较高的 它能加快超市资金 的周转 减少资金不必要的积压 提供更高质量的信息 提高取得信息的速度 这给该校带来了无形的经济效益 最终认为该系统完全可行 并根据其特点决定采用 VB6 0 作为开发工具 二 系统分析二 系统分析 一 组织与功能分析 一 组织与功能分析 1 1 组织结构分析组织结构分析 超市的组织结构如图 1 组织结构图描述 超市的主要决策和管理机构是董 事会 董事会分管各连锁店经理和配送中心 配送中心在超市的经营中所扮演 的角色是给货品不足的各连锁店补充货品 相对来说 此部门是比较独立的 连锁店由专职经理负责 每家连锁店分为销售部 库存管理部 财务部 人事 部四个主要部门 库存管理部主要任务是根据销售部提供的情况和配送中心及时联系 使库 房货源充足 负责货物的接收 并安排好货物的存放事宜 对每天进出的货物 详细记录 使基础数据完备 销售部主要负责日常销售工作 包括物品摆放 货架整理 收银台等销售 区的日常事务 也需要及时准确地将信息反馈给其他部门 以保证商品的及时 供应更新 同时处理消费者提出的各种疑问和信息 为公司的整体运作提供有 力支持 财务部门负责一切与财务有关的各项事宜 全面记录公司的资金流动 包 括各种收入支出 税务 结算整理 对进出货项实行控制 定期分析资金走向 为公司的发展计划做好准备 人事部工作重心在店内员工的工作安排 分配 调动 也包括对档案的整 理 定期分批对员工进行培训 以增加专业知识 为把公司凝聚成统一 奋进 的团队而努力 该信息管理系统的组织结构具体为以下几个方面 具体如图 1 所示 3 2 2 功能结构分析功能结构分析 首先 系统管理的主要功能为对该系统用户进行管理 对其登录密码 类 别 权限进行设置 其次 人事管理的主要功能为对超市所有内部和外部人员进行统一管理 有职工信息管理 供货商信息管理两项功能 再次 销售管理模块包括销售信息的查询 维护以及盘点 最后 进货管理与库存管理都包括了相对应得信息查询与信息维护 该超市信息管理系统的功能结构应包含以下几个方面 具体如图 2 所示 图 2 超市信息管理系统功能结构图 库存信息维护 库存管理 超市管理信息系统 人事管理销售管理进货管理 职工信息管理 供货商信息管 理 销售信息查询 销售信息维护 销售信息盘点 进货信息查询 进货信息维护 库存信息查询 系统管理 添加用户 修改用户 重新登录 董事会 连锁店经理连锁店经理配送中心 库存管理部销售部财务部人事部 图 1 超市信息管理系统组织结构图 4 3 3 组织组织 功能结构分析功能结构分析 表 1 组织 功能结构分析表 功能 库 存 管 理 部 人 力 资 源 部 销 售 部 财 务 部 服 务 部 系 统 管 理 部 添加用户 修改用户 系统管理 重新登录 职工信息管理 人事管理 供货商信息管 销售信息查询 销售信息维护 销售管理 销售信息盘点 进货信息查询 进货管理 进货信息维护 库存信息查询 库存管理 库存信息维护 说明 表示该项业务是对应组织的主要业务 即主持工作的单位 表示该单位是该项业务的相关单位 或称有关单位 空格 表示该单位与对应业务无关 二 业务流程调查与分析 二 业务流程调查与分析 1 1 业务流程分析业务流程分析 该超市信息管理主要业务流程为 销售部将销售数据通过新系统传给库存 管理部 库存管理部对库存进行检查并处理 提交进货计划 信息部收集信息 对新产品进行需求分析 制定出新产品的进货计划并提 交 连锁店批准 财务部记账 提款 库存管理部发送进货信息 接货并存储 把产品送至销售部销售 组 织 联 系 功 能 5 以上存于系统的信息 系统使用者可通过输入口令及密码 获得相应的使 用权限对系统进行操作 该系统具体的业务流程及在该业务流程中表格的分配如下图图 3 图 4 所 示 存档 2 2 表格分配图表格分配图 图 4 信息管理系统表格分配图 货品需求 计划 销售 部 检查存货 量 库存管 理部 进货 计划 审批 连锁店 经理 提款 财务 部 接货存储 库存管 理部 销售 销售 部 图 3 信息管理系统业务流程图 图 3 现行系统库存管理业务流程图 采购单 4 采购单 3 采购单 2 采购单 1 登记代收处 代收登记表 应付帐 应收账款处理 准备采购单 存档 6 三 三 数据和数据流程分析数据和数据流程分析 1 1 数据流程分析数据流程分析 因本次开发着重于建立更为科学的库存管理信息系统 所以对库存处理过 程进行数据流程分析 销售部人员将每日的销售量信息数据传至库存管理部进行库存处理 库存 管理部综合商品需求信息初步确定所需补充的商品 在对现有库存量进行检查 后再确定是否进货 库存充足 则无须进货 直接发货至销售部 库存不足 批准补充货物 将订单传至配送中心 库存管理部接受配送中心送来的货物 进行库存处理 库存处理后 生成库存数据并存储 现行库存商品信息反馈至 销售部 具体数据处理过程如图 5 所示 P1 补充商品 P2 检查 销 售 部 P4 商品处理 P3 提供现有 商品信息 配 送 中 心 F4 库存数据 D5 库存信息 补货计划清单 F2 批准的补货数 据 F3 商品条码 信息管理系统数据流程图 D6 发货通知单 D4 库存充足 发货通知单 D8 销售数据清 单 D11 送货 单 D7 商 品 信 息 单 D10 库存信息单 D9 新库存 数据清单 D13 商品条码数据单 D2 销售清 单 D1 商品的编号 品名 数量清单 D12 订单 D3 订货细则 F1 商品数据 7 图 5 超市信息管理系统数据流程图 2 2 数据字典数据字典 1 数据项的定义 表 数据项定义表 数据项编号数据项名称类型及宽度取值范围 I01 04 订单号数值型000000 999999 I02 04入仓单数量字符型 4 位 0000 9999 I02 08配送单数值型 8 位00000000 99999999 I02 09 派车单字符型 3 位 000 999 I03 02 库存反馈信息单字符型 3 位 000 999 2 外部实体的定义 表 外部实体定义表 外部实体编号外部实体名称输入的数据流输出的数据流 S01 01供应商D01 01D01 03 S01 02客户D01 02D01 04 S02 03配送中心D02 06D02 07 S03 02车间D03 04D03 05 S03 03库长D03 02D03 03 S02 04财务科D02 05D02 06 3 数据存储的定义 表 数据存储定义表 编号名 称 简述组成相关处理 F01 01库 存 账 存放库存所 有可供货物 的信息 货物名称 编号 生产 厂家 单价 库存量 P01 P02 F01 02订 单 货物编号 货物名称 订单需求 订单日期 P02 F01 03客 户 资 料 客户代码 客户姓名 客户地址 客户电话 银行卡号 P01 P03 F01 06出 仓 仓库库存量 货物编号 货物名称 发货数量 P02 01 P02 02 P02 03 8 单发货日期 F01 07配 送 单 教师根据教 学计划与实 际情况制订 的考试安排 货物编号 货物名称 数量 配送日期 配送 地 P02 01 P02 02 P02 03 4 数据流的定义 表 数据流定义表 数据流 编号 数据流 名称 简述数据来源 流向 数据流 组成 数据 流量 高峰 流量 DS01 02订货单客户向商家提 出的订货要求 客户货物编号 货物 名称 数量 规 格 日期 1000 份 周1500 份 周 DS01 03客户基本资 料 客户的个人信 息资料 客户 发 货中心 客户代码 客户 姓名 客户地址 客户电话 银 行卡号 800 份 周1000 份 周 DS02 05入仓单库长 仓 库 领料单 库存空 间 货物数量 入仓日期 1200 份 周 DS02 06配送单配送人员根据 出仓单对货物 进行配送 配送中心 客户 货物编号 货物 名称 货物规格 货物数量 日 期 配送地 1500 份 周 DS02 07 DS02 07 派车单运输中心 客户订单 地址 车辆类型 数量 运输地距离 运输时间 1250 份 周 DS03 05出仓单仓库 车间 仓库库存量 货 物编号 名称 发货数量 日期 1450 份 周 5 处理逻辑的定义 表 处理逻辑定义表 编 号 名 称 输入的数据流处理输出的数据流 9 P01销 售 决 策 管 理 采用全新的数据组织 方式 对决策中大量的 相关的物流原始数据进 行集中 加工 锤炼和 重组并转换成有用的信 息 通过分析这些数据使物流的 信息化建设从支持日常业务操作 上升到支持管理层的分析决策 利用数据仓 库技术对物流过 程中存在的各类 数据进行分析 建立一个基于数 据仓库技术的生 产物流决策管理 系统 P02 销 售 作 业 管 理 对日常的业务数据做适 当的提取和分析 进行 业务管理 对平均每一笔的配货时间做一记 录 就可得到作为管理数据的出 库件数的平均作业时间 商品的保管 货位编号 进行 商品的入出库管 理 就应该能够 管理到货位以及 在库的情况 P03客 户 关 系 管 理 现实商品市场需求的 客户来源于用户订货单 中所填的个人基本信息 资料 协调运输 保管 配送 包装 装卸 流通加工各个部分 每个 部分都有客户和企业的关系存在 以确定现实客户的数量和潜在客 户的数量及商品类型的需求 建立了客户信息 和市场的数据仓 库文件 P02 01 仓 储 管 理 根据客户订单的需求进 行仓储面积的调查及储 位分配情况 仓储作业 面积仓储设备的运行状 况 根据客户订单的需求进行仓储面 积的调查及储位分配情况 仓储 作业面积仓储设备的运行状况 安排仓库门口 Docking 的装卸 作业储位分布以 及写入外购物料 收料单 物料进 出仓查询明细表 外购物料明细进 度表 备料状况 表进行文件存储 P02 02 订 单 处 理 业务部门查询出货日的 存货状况 装卸货能力 流通加工负荷 包装能 配送负荷等来答复客户 而当订单无法依客户之 要求交货时 业务部加 以协调 业务人员统计该时段的订货数量 并予以调货 分配出货程序及数 量 业务部门制定报 表计算方式 做 报表历史资料管 理 订定客户订 购最小批量 订 货方式或订购结 帐截止日 10 P02 03 配 送 管 理 根据订单的数量及货物 仓储情况备货 筹集货 源 订货或购货 集货 进货及有关的质量检查 结算 交接等 对储备数量较大 储备结构也较 完善 视货源及到货情况 可以 有计划地确定周转储备及保险储 备结构及数量 分拣及配货集中 不同用户的配送货物 进行搭配 装载 根据配送的距离 范围和时间选择 最佳路线和最佳 的运输工具 使 配装和路线有效 搭配 P02 04 结 算 管 理 客户订单中货物的质量 数量 规格及世界市场 价格 根据客户订单中货物的数量及单 价等的实际付款要求 选择合适 的结算工具及结算方式计算出总 金额 一是去外部项客 户 二是写入企 业数据存储的收 入账目文件 P03 01 入 仓 管 理 采购人员进货入仓跟踪 催促的同时 入仓进货 管理员即可依据采购单 上预定入库日期 做入 仓作业排程 入仓站台 排程 当货品进入时做入仓资料查核 入仓品检 查核入仓货品是否与 采购单内容一致 当品项或数量 不符时即做适当的修正或处理 将入仓资料登录 建档 入仓管理 员可依一定方式 指定卸货及栈板 堆叠 对于由客 户处退回的商品 退货品的入仓 经过退货品检 分类处理而后登 录入仓 P03 03 库 存 控 制 接受顾客的订单 检验 订单根据缺货记录进行 缺货统计 将缺货通知 单发给采购部门 根据采购部门发来的进货通 知单处理进货 若库存有货 进 行供货处理 即修改库存 给仓 库开备货单 若库存量不足 将 缺货订单登入缺货记录并从缺货 记录中取出缺货订单进行供货处 理 即修改库存 并且将订单留 底 根据留底的订单 进行统计 打印 统计表给库长 P03 04 P 03 06 出 仓 查 询 管 理 根据仓库号从货物表中 读取本仓库中每种货物 的货物编码 库存量 货物名称和单价 由仓库管理员通过前端机从 中心数据库的库存表中读取本仓 库各种货物的库存数将货物的条 码通过阅读器输入前端机中 货 物数量的默认值为 1 可以由管 理员修改 每个仓库的当日业务 数据也都暂存在前端机 当天业 务结束后 再将前端机中存储的 前端机根据输入 的货物信息 打 印 出仓 清单 出仓单中同一种 货物最多只出现 一次 每份出仓 单由流水号唯一 标识 11 数据传输到主机进行存储与汇总 四 确定新系统的逻辑处理方案 四 确定新系统的逻辑处理方案 1 1 确定合理的业务流程确定合理的业务流程 新系统的业务流程主要是多了信息部的业务环节 在当今信息社会 商品 信息对超市非常重要 信息部专门负责收集商品信息 经处理后 作出市场预 测以及新商品的需求分析 这样可以弥补原系统信息滞后的缺点 同时 有利 于高层决策者据此作出正确决策 及时调整计划 销售部将销售数据通过新系 统传给库存管理部 库存管理部对库存进行检查并处理 提交进货计划 同时 信息部收集信息 对新产品进行需求分析 制定出新产品的进货计划并提交 经连锁店批准后 财务部记账 提款 库存管理部发送进货信息 接货并存储 把产品送至销售部销售 具体流程入下图图 6 所示 12 新产品需求 分析 审批 检查并存储 提款接货存储销售 连锁店经 理 库存管理部 信息 部 销售数据 进货计划 存档 销售部 财务 部 库存管理部 图 6 超市信息管理系统业务流程图 销售 部 13 2 2 确定合理的数据流程确定合理的数据流程 根据新系统的业务流程 其新的业务数据处理流程图如下图图 7 所示 添加的数据处理逻辑的定义为 处理逻辑编号 P4 处理逻辑名称 打印报表 输入的数据流 总超市信息 处理 根据总的图书信息 进行信息报表打印 输出的数据流 信息报表 处理频率 10 次 图 7 超市信息管理系统数据流程图 F1 商品数据 P1 补充商品 P2 检查 销 售 部 P4 商品处理 P3 提供现有 商品信息 配 送 中 心 F4 库存数据 D7 库存信息 补货计划清单 F2 批准的补货数 据 F3 商品条码 信息管理系统数据流程图 D6 发货通知单 D8 库存充足 发货通知单 D10 销售数据清 单 D12 送货 单 D 9 商 品 信 息 单 D13 库 存信 息清 单 D11 新库 存数据清 单 D15 商品条码数据单 D4 销售清 单 D2 商品的编号 品名 数量清单 D14 订单 信息部 D1 市场信息 清单 D3 没有经济 效益的商品 清单 D5 拒绝进 货清单 信 息 部 14 三 系统设计三 系统设计 一 系统总体功能结构设计 一 系统总体功能结构设计 该超市信息管理系统的总体功能结构可分为人事档案管理 库存管理和密 码管理 人事档案管理包括 档案查询 档案更新 档案输出及其他操作 库存管理包 括 输入模块 库存处理模块 修改模块 查询模块 密码管理子系统是为系 统管理员设置的 具有密码修改等功能 具体如下图图8所示 图 8 信息管理系统总体功能结构图 二 二 代码设计代码设计 代码共 12 位 所属部门代码 上岗年份 办公室代码 办公室内内排名号 前 2 位代表所属部门的代码 后 4 位代表上岗时的年份 再后 4 位代表办公室 的代码 最后 2 位代表所在办公室内的编号 具体代码结构为 前 2 位取 01 99 之间的一个值来表示所属部门的号码 后 4 位取 0001 9999 代表上岗时的年 份 再后 4 位取 0000 9999 中的一个值来表示所在办公室的号码 最后 2 位取 01 31 之间的值来表示在办公室内的编号 xx xxxx xxxx xx 在办公室内的排名号 数字 超市信息管理 人事档案管理库存管理密码管理 档案查询 档案更新 档案输入 其他操作 输入模块 库存处理模块 查询模块 修改模块 15 办公室号 数字 上岗年份 数字 所属部门代码 数字 例工作号为052001023112的员工表示的是他于2001年进入超市 在代码为 05号的部门任职 被分配到代码为0231的办公室工作 在办公室内编号为12号 三 三 输入输出设计输入输出设计 1 输入设计输入设计 1 下图图9为该系统输入设计界面中的添加用户界面 主要功能为设置 新用户的类别与权限 超级用户可对系统所有信息进行管理 只读用户只能浏 览查询信息 普通用户的权限可分为系统管理 认识与销售管理 进货管理与 库存管理 通过设置用户权限可实现对系统用户分类管理 图 9 超市信息管理系统输入设计图 用户添加 3 下图图10为该系统输入设计界面中的员工档案管理界面 这是该系统 基础信息的重要输入界面 通过该界面直接输入员工工号 姓名 出生年月 家庭住址 联系电话等重要基本信息 这些信息是超市展开各项工作的信息基 础 新增用户 新用户名 密码 确定密码 用户类别 超级用户 只读用户 普通用户 系统管理 人事与销售管理 进货管理 库存管理 权限 确定取消 16 登记 性别 工号 姓名 任职登记 部门 出生年月 邮政编码 家庭住址 上岗时间 联系电话 备注 确定取消 图 10 超市信息管理系统输入设计图 添加档案 2 2 输出设计 输出设计 输出是系统产生的结果或提供的信息 是系统开发的目的与评价系统开发 成功与否的标准