公司出差及会议管理办法

1 保险公司保险公司 出差及会议管理办法出差及会议管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条为加强公司行政及财务管理 规范公司出差 会议审 批程序 在保障出差人员正常工作和生活的前提下 本着高效 务 实 节俭的原则 特制定本办法 第二条第二条本办法适用于公司各级员工因需要出差至国内各地区 第二章第二章 出差及会议审批出差及会议审批 第三条第三条出差审批 公司各级员工出差须严格按照规定的审批 权限进行审批 见附件 1 出差前须在 OA 系统中填写 出差 出 国 请示 包括出差时间 始发地 目的地 出差事由及出差费用 预估 经批准后 OA 系统自动将邮件发送至携程公司 员工登录携程 网站或打电话进行机票和酒店的预订 第四条第四条会议审批 一 压缩全国性会议规模和频率 严格审批程序 需要当面 充分互动讨论和时间超过 1 天的会议 须在 OA 系统中经总经理审批 后方可集中开会 其余一律采取电视电话会议方式 二 集中开会原则上应选取公司总部或分支机构所在地举 行 并尽量利用自有会场 省内会议尽量选取属地开会 避免异地 2 开会带来的额外费用开支 三 异地参加会议需经部门负责人及分管副总经理审批同意 如需办理会议借款 应同时提供会议通知 借款金额不得超过预计 往返交通费 住宿费及会议费等合计 第三章第三章 出差接待出差接待 第五条第五条出差人员的迎送事宜 总公司班子成员赴分支机构出差 由公司领导助理负责与分支 机构人事行政部联系车辆接送 分公司总经理到总公司出差 由分 公司人事行政部与总公司办公室联系车辆接送事宜 公司其他员工 出差 各分支机构不得安排人员和车辆专程接送 第六条 公司各部门或分支机构在接待出差员工或在内部公务 往来接待工作中 不得举办任何形式的招待宴请活动 娱乐活动和 旅游活动 不得发放任何礼品或纪念品 第四章第四章 出差费用标准及相关规定出差费用标准及相关规定 第七条第七条 出差人员的各项费用和有关补贴须遵照公司标准 见附 件 2 此标准由公司根据市场行情定期发文进行调整 第八条第八条 出差人员的交通 一 公司各级员工出差乘用交通工具应按规定标准执行 见 附件 2 1000 公里以上的可乘坐飞机 1000 公里以内的乘坐火车 因公务紧急 无合适的车次能及时到达目的地等情况经分管公司领 3 导批准可以乘坐飞机 二 机票预订流程 1 员工提交 OA 出差申请单并通过审批 系统自动发邮件至携 程 2 员工尽量提前 2 天以上通过电话或网络按照公司差旅规定自 行登录携程公司专属界面预订机票 3 携程提供预订时间上下 1 2 小时所有航班 4 员工须预订最低折扣机票 三 公司员工出差需就近省亲办事的 需按照出差审批权限 事先经分管领导同意 其绕道交通费用按标准扣除直线单程交通费 用 多支出的部分由个人自理 四 出差人员如需接待单位代订返程或前往其他地方的车 机票 应提前与接待单位联系 由接待单位按其乘用交通工具的标 准予以安排 第九条第九条 出差人员的住宿安排 一 公司各级员工出差应对照本人住宿限额标准选择住宿酒 店 见附件 2 暂无机构开设的地区遵照此标准要求执行 二 酒店预订流程 1 员工选择出差目的地酒店 通过电话或携程网站进行预订 可参考当地协议酒店名录 2 携程通过短信或 MAIL 方式将酒店入住确认发给预订人 4 3 员工到酒店前台报名字或者出示携程的预订确认单入住 三 公司领导在限额标准内可选择高级行政间 非异性员工 多人出差 应选择标准间合住 但不得累加限额标准选择住宿房间 四 出差人员应提前与接待单位联系 由接待单位按出差人 员住宿标准予以安排 第十条第十条 出差人员的餐饮安排 出差期间的餐饮原则上应自行安排 或由接待单位按规定标准 统一安排工作餐 餐费由出差人员自行结付 第十一条第十一条 出差人员的费用报销和补贴 一 机票款由公司统一与携程结算 二 国内出差期间从出发地至机场 从目的地机场至酒店的 出租车费实报实销 住宿费按照出差天数报销 参加会议有指定酒 店的除外 出差人员自带交通工具和由接待单位提供交通工具或承 担交通费用的 不予报销市内交通费 三 出差人员的伙食补助费 以出差的实际天数 含在途 计算 在规定标准内 见附件 2 凭发票实报实销 由招待单位提 供餐饮并承担费用的 不予报销伙食补助费 特殊情况须按照出差 审批权限经分管领导同意方可报销 四 公司已统一为员工办理了人身意外险 因公务出差乘坐 飞机 火车等交通工具购买保险的 费用自理 五 员工出差期间因工作需要或遇有特殊情况 需延长时间 5 或改变行程的 须事先按照出差审批权限请示分管领导同意 未经 请示或请示未获同意的 不予报销超出部分的费用 六 除特殊情况外 未事先办理出差审批手续的 公司原则 上不批准和办理相关报销手续 七 出差期间与出差事宜无关的一切费用 均不予报销 第五章第五章 附则附则 第十二条第十二条 凡违反上述规定的单位或个人 其费用由当事人或直 接领导自行承担 同时视情节轻重 对其个人和有关单位给予通报 批评或经济处罚 第十三条第十三条 本规定由总公司办公室和计划财务部负责解释 第十四条第十四条 本规定自颁布之日起执行 原会议及出差