档案管理办法(模板)

档案管理办法档案管理办法 模板模板 档案管理办法第一章总则第一条为加强xx公司及所属公司档案的管 理 进一步提高档案的管理水平 更好地为公司的发展和经营管理 服务 根据 中华人民共和国档案法 企业档案管理规定 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 及 电子文件归档 与电子档案管理办法 等有关规定 结合企业实际 制订本办法 第二条本办法适用于集团本部及所属公司 第二章档案管理体制第三条集团所属公司应将档案工作列入企业发 展规划和年度工作计划 制定企业档案发展规划和年度计划 并确 定一名单位领导分管档案工作 第四条集团本部办公室配备专职档案人员 负责集团本部全部档案 拆迁档案及清算 撤销公司档案的管理工作 并对系统所属公司 的档案管理工作进行业务指导 监督和检查 第五条集团所属公司要配备相应的专 兼 职档案人员 负责本公 司形成的应归档文件材料的收集 归档以及档案数字化的组织与 实施工作 第六条集团本部及所属公司档案实行统一管理 分级保存 集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存 所属 公司档案由本单位专 兼 职档案人员统一保存 不得由经办部室或个人分散保存 任何个人不得将企业的档案材料 据为己有 第三章档案归档范围第七条档案归档范围是指集团本部及所属公司 自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录 包 括纸质档案 电子档案 照片档案 磁性载体档案及实物档案等 第八条归档文件材料的主要 一 集团及所属公司各职能部室形成 的文件材料 二 集团及所属公司和派出机构上报的文件材料 三 集团及所属公司投资的全资 控股 参股公司提交的文件材 料 四 集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料 五 集团及所属公司外购设备所带来的文件材料 六 集团 及所属公司执行 办理的外来文件材料 第九条集团本部文件材料 的归档分为公司存档及部门存档部门存档两部分 部门存档的文书档案 按标明的保管期限由责任部门负责保管 期 满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁 系统所属公司可参照执行 第四章文件材料的形成 积累 归档和移交第十条文件材料的形成 积累 和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责 系统所属各档案部门或专 兼 职档案人员负责本公司文件材料的 立卷归档工作 并对其所属公司的档案工作进行指导 监督与检查 第十一条归档时间 一 集团本部各职能部室定期将属于归档范围 的各类档案原件 定稿 或电子文件移交专职档案人员归档 系统所 属公司可参照执行 1 盖章存档文件一周内归档 2 部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内一个月内 归档 3 上级批复 股权类 产权变动及等重要文件随时归档 4 党群类文件应于次年三月底前归档 5 因公外出参观学习 考察及参加各种会议的文件材料 应按照 文件归档范围的要求随时归档 二 会计档案应由本单位财务部门按照 会计档案管理办法 财会字 1998 32号 的要求立卷归档 三 基建工程项目档案或市政档案 应在项目竣工后三个月内归 档 周期长的可按工程进度分阶段归档 四 集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上年度全部实体档 案的归档与数字化工作 并于7月底前将电子数据报集团备份 集团办公室将于每年8 9月对所属公司上年度的档案工作情况进行检查 并通报结果 第十二条归档要求 一 归档的文件材料必须按其形成规律 保持 其有机联系 并确保归档的每份文件 每个事由的文件其内容完整 无缺 各项签字手续完备 二 归档的文件材料须为原件 各职 能部室应自行留存复印件备用 如因特殊情况归档文件为复印件的 必须注明原因及原件的去向 并有经办人签字 三 各类文件材料归档份数一般为一式一份 具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿 重要的或利用频繁的 或有专门需要的可复制若干份归档 四 照片 录音 录像带等 档案可在工作或活动结束后随时归档 但必须附文字说明 其内容 包括事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等六要素 五 归档的文件材料 其载体和字迹应符合耐久性要求 易于长 久保存 六 电子文件的归档实行 双套制 即纸质档案与电子文件同 时归档 七 电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档 即电子文 件进行网络归档的同时 必须将电子文件拷贝 刻录 至耐久性好 的载体 如只读光盘或移动硬盘 上进行脱机载体归档 归档的光盘至少一式两份 一套封存保管 一套可日常使用 第十三条档案的接收与移交专 兼 职档案人员接收档案时 要认 真验收并办理交接手续 归档部门或个人应填写档案移交清单 一式两份 交接双方按清单 清点清楚后 由移交人 移交人所在部门经理及档案人员共同签字 后 存档备查 第五章档案的分类管理与保管第十四条集团本部文书档案依据 归 档文件规则 DA T22 2000 的要求 按照年度 问题 保管期限法进行分类 著录方法按照 档案著录规则 行业标准D A T18 1999 执行 系统所属公司可参照执行 基建工程档案或市政档案 具体归档范围及要求见 建筑工程资料 管理规程 和 市政基础设施工程资料管理规程 声像 照片或电子档案等其他载体档案 应依据 照片档案规范 磁性载体档案的管理规范 电子文件和电子档案管理规范 的要求执行 第十五条系统所属公司应根据档案数量 设置必需的档案专用库房 和专用档案柜架 库房的设置应符合 防盗 防光 防高温 防火 防潮 防尘 防鼠 防虫 等 八防 要求 同时要符合消防及 温 湿度等规定 档案的排架方法要科学和便于利用 第十六条要定期清理 核对室存档案 做到账 物相符 对破损或载体变质的档案要及时进行修复 第六章档案的借阅 开发和利用第十七条档案的借阅 一 集团本 部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料 如借阅非本部门文件时 需履行档案借阅手续 填写 档案借阅申 请单 借阅股东会 董事会文件需董事长审批 借阅党委会纪要 记录 需党委书记审批 借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批 同意后即可办理借阅手续 文件正式下发或盖章之日起三个月内 可借阅文件原件 超过三个月时 文件将完成电子档案录入 原则上不再查询文件原 件 只可通过档案系统查阅电子档案 以上规定系统所属公司可参照执行 二 档案资料原则上不外借 因特殊情况上级单位 股东单位及 其它外单位确需调阅档案时 必须持单位介绍信 由本公司相关业 务部门填写 档案借阅申请单 经办人 经办部门经理及经办部 门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后 在经办人的陪同 下方可调阅纸质复印件 不得借用电子文件 如需外借档案原件时 必须由本公司相关业务部门的经办人签字办 理借阅手续 且档案原件借出时间不得超过一周 如到期不能归还 需继续借阅者需办理续借手续 并确保档案的完整与安全 三 外部董事 公司监事会成员因履职需借阅公司档案 由公司 董秘负责协助办理相关手续外部董事 公司监事会成员因履职需借 阅公司档案 由公司董秘负责协助办理相关手续 四 查考 借阅档案原件 必须爱护档案 不得折叠 拆卷 随 意更改和涂写 如发现损坏 丢失和泄密 应追究当事者责任 五 各职能部室对利用率高 查阅频繁的文件需留存复印件 以 备查阅 并严格执行公司保密制度 确保文件资料的安全 六 电子档案按权限检索 查询 无权限查阅文件的用户 在网 上填写借阅申请 通过审核批准后查阅 第十八条档案的开发和利用系统各公司档案管理部门应根据本公司 的中心工作 积极开展档案信息的编研和开发利用工作 对档案进 行加工 汇编专题资料或编制工程项目简介等 更好地利用档案信 息资源 以满足本公司生产 经营 管理和发展的需要 第七章档案的鉴定与销毁第十九条档案的保管期限文书档案保管期 限分为永久 30年和10年 其它各门类档案的保管期限参照各门类 档案的具体规定执行 第二十条档案的鉴定与销毁 一 对超过保存期限且没有保存价值 的档案进行鉴定 鉴定工作由鉴定小组负责 鉴定小组由各档案形成单位的主管经理 专业技术人员和档案人员共同组成 对鉴定结果写出书面报告 二 对需延长保管期限的档案交本单位专 兼 职档案人员统一 保管 并在案卷备考表中注明 对应销毁的档案 要编制 档案销毁清册 一式两份 经集团总经 理批准后报区档案局备案 得到区档案局批准后方可到指定地点进 行销毁 三 对保管期满但没有了结债权债务的财务档案 要适当延长保 管期限 待了结后再销毁 销毁会计档案须经区财政局批准并备案 四 销毁档案必须严格 严肃 慎重 销毁档案时要严格执行保密规定 销毁清册要永久保存 第八章档案信息系统的维护与管理第二十一条集团信息技术部负责 系统信息化的管理工作 所属公司应按照集团档案信息化的统一安 排 逐步实现各门类档案的电子化管理 第二十二条集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份 技术支 持与安全运行维护 第二十三条集团本部专职档案人员负责档案信息系统具体实施的各 项工作 主要包括 一 负责划分集团本部人员的使用权限并进行 授权 二 在集团信息技术部的配合下 负责系统所属公司用户组 的设置与使用权限的管理 三 负责定期收集各功能模块的使用 意见及改进需求 及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完 善与升级工作 四 负责督促与检查系统所属公司档案数字化的 实施 以及完成后电子数据的上报备份工作 第二十四条所属公司应指定专门部门 或专人 负责本公司档案信 息系统的管理工作 主要包括 一 负责按照集团的统一安排与部 署 组织实施与推进本公司档案信息系统的上线运行工作 二 负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据的挂接 存储以及 数据备份 并于每年7月底前完成上一年度档案数据的更新工作 三 负责对本公司电子档案信息的及时性 准确性进行监督与检查 第九章审批过程中文件的管理第二十五条审批过程中的文件管理由 该文件起草部门的兼职档案员负责 第二十六条审批过程中的文件原则上不得借阅 如因工作需要必须 使用时要履行借阅手续 填写 文件资料借阅申请单 一 借阅审批过程中的股东会 董事会文件需董事长审批 借阅 审批过程中的党委会纪要 记录 需党委书记审批 借阅其他文件 时需履行以下审批手续1 集团本部人员借阅时 由借阅人 借阅部 门经理及借阅部门主管经理签字同意后 经存档部门经理同意即可 到存档部门兼职档案员处办理借阅手续 2 外单位借阅时 须持单位介绍信 由本公司相关业务部门填写 文件资料借阅申请单 经借阅部门经理和主管经理签署意见后报 总经理批准 方可借阅 二 对于企业章程 股东会 董事会 党委会 公司级各种会议 纪要 记录 年度工作总结 年度财务分析报告以及公司各种战 略研究报告 各种投资决策 各种经济分析报告 公司大事记 公 司志等重要文件 只可借阅纸质文件 有文件纲要的只提供文件纲 要 第二十七条审批过程中的文件不得借用电子文件 只能借用纸质文 件 如果需要开发利用或会议使用 只能使用文件复印件 文件全文不 对外借阅或发放 会议文件可向主要领导发放 会议结束要收回 研讨会只发文件纲要的纸质复印件 第十章被清算企业 转出的企业 合并 被撤销企业档案的管理第 二十八条管理职责 一 集团本部专职档案人员负责对被清算企业 转出的企业 合并 被撤销企业的档案工作进行指导 监督和检 查 二 系统所属被清算企业 转出的企业 合并 被撤销企业应指 定专 兼 职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集 立卷归档以及档案数字化的交接实施工作 第二十九条档案的归属和流向 一 被清算企业 转出的企业 被 撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管 二 合并企业 即一个公司并入另一个公司或几个公司合并重组 为一个新公司的 其档案材料应移交给合并后的公司集中统一管理 第三十条归档范围应归档的文件材料可参照第八条的规定执行 但 归档的文件中必须包括以下文件 一 营业执照 组织机构代码本 税务登记证等凭证类凭证类文件 二 企业章程 股东会 董 事会 经理办公会纪要 记录 年度工作总结 年度财务分析报 告等决策性文件 三 实施方案 主管部门意见 请示 报告及 上级审批文件 资产评估报告 验资报告 合同 协议等资产类文 件 四 职工安置方案 安置协议 公证书 花名册等材料 五 遗留问题的善后处理文件 六 法律依据文件 工商注销文 件及交接凭据等文件 七 其它具有保存价值的文件材料 第三十一条归档时间 内容与要求 一 归档时间清算 转让 撤 销程序全部完成后 应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司 档案管理部门的移交归档工作 合并企业文件材料的收集应与企业合并的实施进程同步进行 并在 企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作 二 归档内容1 集团所属二级公司被清算后 归档的文件材料应 按第三十条规定全部上交 2 集团所属参股企业被清算或集团参股 股权完全转让时 归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文 件 3 集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的 被 转让企业应将股东会 董事会 经理办公会纪要 投资决策 年度 工作总结 年度财务分析报告 历史变更及重要的财务文件扫描成 电子文件移交上一级公司 档案原件移交接收企业 三 归档要求1 被清算企业 转出的企业 合并 被撤销企业的 档案归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行 2 被清算企业 转出的企业 被撤销企业的上一级公司档案部门接收档案时 要 认真验收并办理交接手续 归档部门应填写档