公文写作规范要求

公文写作规范要求公文写作规范要求 最新公文写作规范要求是怎么样的呢 下文是小编收集的最 新公文写作规范要求 欢迎阅读 最新公文写作规范要求最新公文写作规范要求 公文的格式 指的是公文的外观形式 它既包括组成公文 的各部分文字符号在载体 纸张等 上的排列和标识规则 也包括 公文的用纸要求和印制规范 换言之 公文的格式就是公文的 书面结构与公文的用纸和印制规范的总和 是对公文的文面要 求 公文格式的特点具有较强的规范性 规范的公文格式有利 于维护公文的严肃性 使公文的写作规范化 标准化 不仅增 加公文的美学效果 而且方便对其进行阅读与传递 处理 提 高工作效率 一 公文的发布形式和适用范围 就法院系统来说 以中院为例 主要有 1 宜昌市中级人民法院文件 宜市中法发 主要用于 传达贯彻党的方针 政策或重要工作部署 发布重要的决定 通知等 2 宜昌市中级人民法院 宜市中法 主要用于人事任 免 重要会议及其他事项的通知 批复 命令 议案 请示 报告 通报 函等 3 宜昌市中级人民法院办公室文件 宜市中法办 是 中院文件的补充形式 主要适用于办公室根据院领导授权 传 达或代本院发布某些事项 发布办公室职权范围内的事项 4 传真电报 宜市中法明传 密传 用于中院和中院 各部门通知召开会议 时效性较强事项 事务活动安排 处理 突发事件的措施等 5 以中院各部门名义制发的公文 一般使用中院信笺版头 二 公文的书面格式 公文的书面格式 是指公文全部文面组成要素的排列顺序 和标识规则 国家行政机关公文格式 将公文的书面格式划 分为眉首 主体 版记三部分 并分为秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机 关 正文 附件说明 抄送机关 印发机关和印发日期等 7 个 要素 置于公文首页红色反线 又称间隔横线 以上的各要素统称 眉首 置于红色反线 不含红色反线 以下至主题词 不含主题词 之 间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 眉首 眉首一般由公文份数序号 秘密等级和保密期 限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色反线 等要素组成 实际上就是置于公文首页红色反线 宽度同版心 即 156mm 以上的各要素 1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序 编号 公文如需标识份数序号 用阿拉伯数字顶格标识在版心 左上角第 1 行 采用红色号码机套印 比如同一文稿共印 100 份 其中第 1 份的序号可写 001 最后一份的序号可写成 100 标识份数序号 其主要作用是便利公文的登记 分发和 检查 2 秘密等级和保密期限 秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密 程度和传递处理的要求 是在一定时间内只限于特定范围的人 员知晓的 党和国家机关的公文密级均为 绝密 机密 秘 密 三个等级 其中 绝密 机密 两个密级的公文应当标明份 数序号 绝密是最重要的国家秘密 如果泄露出去会使国家的 安全和利益遭受特别严重的损害 公文如需标识密级 用 3 号 黑体字 顶格标识在版心有上角第 1 行 并且标识密级的两字 之间须空 1 个字 如需同时标识密级和保密期限 则两项同用 3 号黑体字 并且密级在前 保密期限置后 顶格标识在版心右 上角第 1 行 密级和保密期限之间用 隔开 标注密级的同 时应标注保密期限 保密期限一般分一年以内 一年及一年以 上 长期和期限不作标注 期限不作标注的一般按保密期 20 xx 年认定 如秘密 6 个月 机密 3 年 绝密 长期 3 紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理的时间要求 党的机关公文 的紧急程度分为 特急 加急 两种 国家行政机关公文的紧急 程度分为 特急 急件 两种 如需标识紧急程度 用 3 号黑体 字 顶格标识在版心右上角第 1 行 并且标识紧急程度的两字 之间须空 1 个字 如需同时标识密级 保密期限和紧急程度 则 密级和保密期限顶格标识在版心右上角第 1 行 紧急程度顶格 标识在版心右上角第 2 行 4 发文机关标识 发文机关标识 中国共产党机关公文处理条例 称之为 版头 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加 文件 组 成 某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 不 加 文件 字样 比如 函 命令 令 会议纪要 除标识发文 机关全称或规范化简称外 还应加上文种 中国共产党机关 公文处理条例 规定 版头 由发文机关全称或者规范化简称加 文件二字或者加括号标明文种组成 用套红大字居中印在公文 首页上部 发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为 25mm 上 报的公文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm 函 的 发文机关标识上边缘距上页边的距离为 30mm 发文机关全称 下 4mm 处为一条武文线 上粗下细 距下页边 20mm 处为一条 文武线 上细下粗 两条线长均为 170mm 命令 令 的发文机关 标识上边缘至版心上边缘为 20mm 发文机关标识原则上应使用 小标宋体字和红色标识 字号以醒目美观为原则由发文机关酌 定 但一般应小于 22mm15mm 联合行文时应使主办机关名称 在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排列 即 使是联合行文机关较多 也必须保证公文首页显示正文 5 发文字号 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 发文字号一 般在发文机关标识下空 2 行处 用 3 号仿宋体字标注并居中排 布 命令 令 的发文字号标注在 命令 令 的发文机关标识下 边缘空 2 行居中位置 会议纪要 编号置于 会议纪要 标识之下 红色反线之上正中间 联合行文一般只标明主办机关发文字号 机关代字应当反映发文机关或部门的性质 同一机关 部门的 同一类公文的代字应当统一 不可有几种写法 机关代字一般 可取机关名称前一个或两个字 但要注意与名称相近的其他机 关相区别 年份 序号用阿拉伯数字标识 年份应标全称 用六 角括号 括住 序号不编虚位 即 1 不编为 001 不加 第 字 6 签发人 发文机关签发签批公文的领导人的姓名 上报的公文需标 识签发人姓名 签发人姓名平行排列于发文字号右侧 发文字 号居左空 1 字 签发人姓名居右空 1 字 签发人 用 3 号仿宋 体字 签发人 后标全角冒号 冒号后用 3 号楷体字标识签发 人姓名 如果是联合行文 则有多个签发人 这时 主办机关 签发人姓名置于第一行 其他签发人姓名从第二行起在主办机 关签发人姓名之下 按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线 与其距离为 4mm 7 红色反线 红色反线一般标印在发文字号之下 4mm 处 其长度与版心 等宽 即 156mm 主体 主体一般由标题 主送机关 正文 附件 成 文时间 印章 附注等要素组成 1 标题 公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示 因 而应当准确扼要地反映公文的主要内容 公文标题中除法律 法规 规章名称加书名号外 一般不使用标点符号 书写批转 转发 印发或贯彻上级机关发出的公文的标题 应将事由写清 楚 而不能只写原文发文字号 下发行政法规 规章的公文标 题用 发布 下发隶属机关的公文标题用 批转 下发上级 同 级和不相隶属机关的公文标题用 转发 印 转 发 方案 计 划 等没有抬头的公文或其他资料性的公文 标题中一般不冠原 制发机关名称 而将原制发机关名称及成文时间在印发的原文 标题下注明 并用圆括号括起来 公文标题一般标识在红色反线下空 2 行处 用 2 号小标宋 体字居中排布 如果字数偏多 需要分行排列 分行时须注意 不要把各行上下对齐排成等长 更不得将两个字以上的词拆开 排在不同行的首尾 总之标题的排布要做到词义完整 排列对 称 间距恰当 2 主送机关 主送机关是指公文的主要接收机关 应当使用全称或者规 范化简称 统称 如果主送机关较多 则应按其性质 级别和 有关规定或惯例依次排列 同性质或同级别的机关之间用顿号 不同性质或不同级别的机关之间用逗号 比如国务院对下行文 其主送机关的排列形式是 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 中院对下行文 其主送机关排列形 式一般是 各基层人民法院 中院各部门 主送机关一般在标题下空 1 行 左侧顶格用 3 号仿宋体字 标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主 送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同 抄送 向上级机关请示只写一个主送机关 向下级部分机关发送 的公文 如果发送机关少 可将发送机关名称全部写上 发送 机关多 可采用 各有关部门和单位 等办法概写 3 正文 正文是公文的主体部分 正文应置于主送机关下一行 用 3 号仿宋体字 每自然段左空 2 字 回行顶格 数字 年份不能 回行 命令 令 的正文置于令号下空 2 行的位置 正文中的人 名 地名 数字 引文应当准确 引用公文应当先引标题 后 引发文字号 引用外文应当注明其中文含义 日期应当写明具体的 年 月 日 必须使用国家法定计量单位 用词 用字要准确 规范 文内如果要使用非规范化简称 必须在首次使用全称的 同时注明简称 并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统 一 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次数和在词 词组 成语 惯用词 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字 必须使用汉字外 一般应当使用阿拉伯数字 用数字表示多层次 结构序数 其标识方法为 第一层用 一 二 三 第二层用 一 二 三 第三层用 1 2 3 第四层用 1 2 3 绝对不可以将层次颠倒过来 随意使用 比如用 一 二 三 作第一层 用 一 二 三 作第二层 等等 这是不允许的 4 附件 附件是正文的附属部分 是补充公文正文内容的其他公文 或材料 包括图表 公文如有附件 应在正文下空一行左空 2 字 的位置用 3 号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附 件名称后不加标点符号 公文仅二个附件的只标注其名称 不 标序号 如有两个或两个以上附件 则应在附件名称前标明序 号 序号使用阿拉伯数字 比如 附件 1 xxxxxx 附件 2 xxxxxx 如果正文中已写明附件的名称 在正文之下可不做附件说 明 附件应在公文成文日期之后 另起一页与正文一起装订 并在附件左上角第二行顶格标识 附件 有序号时还要标识序 号 比如 附件 1 附件 2 等 附件的序号和名称应与公文正 文之下的附件说明一致 如果附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识 附件 或带序号 需要说明的是 附件并不是每份公文都必须有的 是否附 列附件 应根据具体情况和实际需要决定 5 成文时间 成文时间以负责人签发的时间为准 联合行文以最后签发 机关负责人的签发时间为准 公文成文时间用汉字将年 月 日标全 零 写为 一般置于正文右下方 具体的上下位置 依印章来定 左右位置由字数来定 命令 令 的成文时间标识 在签发人签名章下一行右空 2 字处 会议纪要 的成文时间居 右顶格标识在红色反线之上右侧 6 印章 印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章 是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证 公文除会 议纪要 翻印件外 均应加盖印章 应加盖印章的公文 除用 令 发布行政法规 规章 按照法定程序向同级人民代表大会 或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签 名章外 均应加盖发文机关印章 联合上报的公文由主办机关 加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应加盖印章 公文所盖 的印章一定要与发文机关的名称一致 因故需用别的印章代替 时 应注明 代 字 单一机关制发的公文在落款处不署发文机 关名称 只标识成文时间并加盖印章 成文日期右空 4 字 加 盖印章应上距正文 2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 正 确的盖章方式有 1 下套方式 当印章文字环行排列 下弧无 文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 2 中套方 式 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在 成文时间上 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右 各空 7 字 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 要注 意只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章 互不相交或相切 相距不超过 3mm 当联合行文需加盖三个或三个以上印章时 为防止出现空 白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在成文时间和正文之 间 主办机关印章在前 每排最多排 3 个印章 两端不得超出 版心 最后一排如一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相 交或相切 在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间 当公 文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务必使印章与正文同处一面 不得采取 标识 此页无正文 的方法解决 7 附注 附注一般是对公文的发放范围 使用时需注意事项等情况 的说明 比如 此件发至省 军级 此件发至县 团级 等 公 文如有附注 一般用 3 号仿宋体字 居左空 2 字加圆括号标识 在成文时间下一行 公文附注不属于公文内容 标注公文附注 一般在公文落款印章的左下方 用圆括号标注 按照 国家行 政机关公文处理办法 规定 请示性的公文应当在附注处注明 联系人和联系电话 版记 版记一般由主题词 抄送机关 印发机关和印 发时间 份数 反线等要素组成 版记应置于公文的最后一页 即封四 亦称封底 版记的最后一个要素置于最后一行 1 主题词 主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组 应按照上级机关的要求标注主题词 主题词 用 3 号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用 3 号小标宋体字 词目之 间空 1 字 主题词应先标反映公文内容的词 后标反映公文文 种的词 一般情况下 一篇公文可标 1 5 个主题词 但最多不 超过 5 个 主题词词目之间不用标点分隔 而是彼此间隔一个 字的距离 主题词应置于公文最后一页的下半部 即成文时间 的右下方以及抄送机关的左上侧 2 抄送机关 公文都必须有的 应根据公文内容 发文目的和隶属关系 严格控制 其排列顺序一般为 上级机关单排一行 党政机关 军事机关 人民团体 民主党派等合排一行 人大 政协 法 院 检察院等合排一行 其他单位合排一行 公文如有抄送 则在 主题词 下一行 左空 1 字用 3 号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送 机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 如果主送机关移至 主 题词 之下 标识方法同抄送机关 3 印发机关和印发时间 印发机关多数不以行文机关名称出现 而只用机关办公室 名称 印发机关位于抄送机关之下 如无抄送机关则在 主题词 之下 占 1 行位置 用 3 号仿宋体字 印发机关左空 1 字 印 发时间右空 1 字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯 数字标识 4 份数 份数置于印发时间之下 右空 3 字 用 3 号仿宋体字和阿 拉伯数字标识 5 反线 版记中主题词 抄送机关 印发机关和印发时间等要素之 下分别加一条反线 其宽度等同于版心 三 公文的用纸格式 公文的用纸格式 主要包括公文用纸的主要技术指标和公 文用纸的幅面及版面尺寸两个基本方面 国家行政机关公文 格式 规定 公文用纸一般使用纸张定量为 60g m2 80g m2 的胶版印刷或复印纸 纸张白度为 85 90 横向耐折度 15 次 不透明度 85 ph 值为 7 5 9 5 国家机关公文用纸的幅面尺寸 国家行政机关公文格式 规定 公文用纸采用 gb f148 中规定的 a4 型纸 其成品幅面 尺寸为 210mm297mm 当前党内系统公文仍然采用幅面为 184mm260mm 的纸张 不够统一 张贴的公文用纸大小 可根 据实际需要确定 但应保持一定的纸型 如 8 开型 a4 开型等 以便于折叠和装订 至于公文用纸的页边和版心尺寸 国家行政机关公文格 式 规定 公文用纸天头 上白边 为 37mm1mm 公文用纸 订口 左白边 为 28mm1mm 版心尺寸为 156mm225mm 不含页码 四 公