周会管理规定

文件编号 MS XZ 09 文件类型 管理规定 文件版本 A0 编 制 批 准 2012 3 23 发布 2011 3 23 实施 周会管理规定 文件编号 MS XZ 09 周会管理规定 版本 A0 实施日期 2012 3 23 修订状态 新增文件 页次 1 4 1目的目的 为规范公司周例会的组织管理 保证周例会的效率和效果 更好的实施周工作计划 总结管理和会议督办任务单体系 特制定本规定 2适用范围适用范围 适用于公司周例会管理的全过程 3定义定义 4职责职责 4 1 计划管理专员计划管理专员 a 负责在周会上汇报各部门周工作计划总结的统计 分析情况 b 负责公司周会的组织 考勤 纪律管理 c 负责公司周会会议纪要的撰写 d 负责公司周会部署的重要工作的计划落实 跟踪监控 完成效果验证和汇总统计 4 2 各部门负责人各部门负责人 a 负责在周五汇总本部门周工作完成情况 编制部门周工作计划 做好周会准备工 作 b 负责在公司周会上汇报本部门周工作计划和周工作总结 c 负责在公司周会上汇报 分析 总结 督办任务单 本部门未完成工作项 5工作程序工作程序 5 1 流程图流程图 文件编号 MS XZ 09 周会管理规定 版本 A0 实施日期 2012 3 23 修订状态 新增文件 页次 2 4 5 2 会议准备会议准备 5 2 1 部门负责人周五 15 00 之前完成部门周工作总结 下周工作计划 对于本周未完成 工作项原因的分析总结以及其他周会汇报材料 5 2 2 计划管理专员汇总统计各部门周工作计划和总结 编制 各部门周工作计划执行成 效统计表 督办任务单工作完成成效汇总表 等周会汇报材料 周会管理流程 相关记录流程图职能 会议准备 会议组织 各部门周工作完成成效 统计汇报 各部门工作总结和计划 汇报 总结点评 部署工作 撰写会议纪要 呈批 周会纪要 会签下发 周会决议督办任务的确认 执 行监控和完成成效统计 计划管理专员 各部门 计划管理专员 计划管理专员 各部门 总经理 计划管理专员 行政秘书 计划管理专员 会议签到表 文件编号 MS XZ 09 周会管理规定 版本 A0 实施日期 2012 3 23 修订状态 新增文件 页次 3 4 5 3 会议组织会议组织 5 3 1 会议时间 公司周会于每周一上午 10 00 至 11 00 召开 会议时间为 1 小时 5 3 2 会议地点 公司大会议室 5 3 3 与会人员 公司管理层 各部门经理和相关部门负责人 5 3 3 会议主持 主持人为行政管理部门经理 负责管控会议进程 议程转换和控制会议 时间 5 3 5 会议通知 周会会议通知由行政部秘书发布 如会议时间更改则另行通知 5 3 6 会议考勤 计划管理专员进行会议考勤管理 组织填写 会议签到表 原定参会 人员如因故不能参加会议 需经总经理准假后应指定代理人 并告知计划管理专员 5 4 会议议程会议议程 5 4 1 计划管理专员按照 周工作计划执行成效统计表 汇报各部门上周工作计划完成 总体情况 宣布周计划管理考核奖惩结果 5 4 2 计划管理专员按照 督办任务单完成成效汇总表 汇报以前周会议决议形成的 督 办任务单 中应完成工作项的实际完成结果 宣布督办事项的考核结果 未完成的督办 工作项 由责任部门负责人分析总结未完成的内外部原因 5 4 3 各部门负责人汇报本部门上周工作总结和本周工作计划 周工作总结部分重点进行 未完成工作的原因分析 找出工作未完成的内外部原因 形成工作改进思路和策略 5 4 4 公司总经理听取各部门工作汇报 进行点评 总结和重要工作事项部署 5 5 会议纪律会议纪律 5 5 1 周会迟到者每人每记录 周会迟到一次 超过 10 分钟的记录 周会严重迟到一次 5 5 2 会议中所有手机应调为振动或关机 手机未调成振动或静音 记录 周会违纪 1 次 5 5 3 除特殊情况外 会议中不得在会场接 打电话 5 5 4 会议进行中 未经总经理允许不得中途离席 5 5 5 不可随意打断他人发言 个人发言重点突出 言简意赅 注意时间控制 5 6 会议纪要会议纪要 5 6 1 会议结束后一个工作日内 计划管理专员完成会议纪要的撰写并交由行政中心秘书 呈批 5 6 2 会议纪要签批后由行政中心秘书下发执行并备案 文件编号 MS XZ 09 周会管理规定 版本 A0 实施日期 2012 3 23 修订状态 新增文件 页次 4 4 5 7 会议决议事项的落实 跟进和考核会议决议事项的落实 跟进和考核 计划管理专员负责落实周会决议事项的责任人 完成时间 完成标准 形成会议督 办单 对决议事项进行跟踪和执行结果考核 详见 会议督办管理办法 6记录记录 QR