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内部审计人员如何做好沟通 2011 10 25 2 内部审计人员如何做好沟通 主要内容 一 什么是沟通二 为什么要沟通三 沟通的作用四 需要与什么人沟通五 沟通的主要方式六 如何进行有效的沟通七 沟通中必须注意的几个问题八 沟通中注意把握的几个原则 3 错觉图 4 错觉图2 5 错觉图3 6 一 什么是沟通 1 沟通的定义 沟通是人与人之间 人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程 以求思想达成一致和感情的通畅 通俗来说 沟通就是信息传与受的行为 发送者凭借一定的渠道 将信息传递给接收者 并寻求反馈以达到相互理解的过程 7 一 什么是沟通 释义 挖沟使两水相通 指使彼此通连 相通 沟通是为了一个设定的目标 把信息 思想和情感在个人或群体间传递 并且达成共同协议的过程 沟通有三大要素 即 要有一个明确的目标 达成共同的协议 沟通信息 思想和情感 8 一 什么是沟通 2 沟通的要素 沟通的要素包括沟通的内容 沟通的方法 沟通的动作 就其影响力来说 沟通的内容占7 影响最小 沟通的动作占55 影响最大 沟通的方法占38 居于两者之间 松下幸之助有句名言 企业管理过去是沟通 现在是沟通 未来还是沟通 管理者的真正工作就是沟通 不管到了什么时候 企业管理都离不开沟通 人与人之间最宝贵的是真诚 信任和尊重 其桥梁是沟通 9 二 为什么要沟通 正视内部审计目前面临的现实 现实 内部审计人员大多出身于会计 管理 公司治理 经济学知识与实践上的欠缺 使得内部审计人员面临诸多尴尬和指责 没有人喜欢对自己 说三道四 没有人喜欢将发现的问题报告给上级 被审计单位害怕因审计建议改变自己的工作习惯 如果没有良好的人际关系 审计人员将无法实现审计目标 因为无法取得对方的合作与支持理解 10 二 为什么要沟通 内部审计面临的种种指责与批评 内部审计报告都是些可预测的 陈词滥调 式的指责 批评 使各业务部门及其员工对内部审计人员颇多敌视 经常有意 无意地听到一些人员 报怨 审计部门 如 吹着沙土找裂缝 吹毛求疵 找茬 打破沙锅问到底 等等 内部审计程序烦琐 有时审查过度 过细 有时审查时间过长 干扰业务部门的正常运行 内部审计就是专门 整理 收拾 别人的 衙内 内部审计就是那种盘旋于大海上空 看见船帆就飞过去乱叫一通 却对海中人无任何帮助的海鸥 言外之意 对企业无益 内部审计在重复外部审计的工作 重复地做财务系统的审计 而不关注业务系统 怀有敌意的审计风格 即过分关注无关紧要的错误 以检查官的口气提出问题 更注重于展示所发现的过失而不是提出能够改善现状的建设性意见 内部审计是那种走也走不动 跑也跑不快的平足者 是爱挑毛病 找麻烦和管闲事的另类人 内部审计人员只是在审查数豆子的人是否将豆子数得一粒不差 11 二 为什么要沟通 适应职能的转变 监督转为服务 有效解决潜在的各种冲突 区别于政府审计和外部审计因此 沟通的实质就是 消除误会 增强了解 增加互信 赢得支持 12 三 沟通的作用 沟通能够使协调有效 目的明确的开展工作 沟通能使人换位思考 反向思考 化解矛盾 增强团队凝聚力 沟通有利于发现自身的弱点 使人进步 一个人的成功 只有15 是由于他的专业技术 而85 则要靠人际关系和他做人处世的能力 美国著名教育家卡耐基 13 四 需要与什么人沟通 内部审计涉及的关系人 内部审计的管理层和报告需要者 支持 内部审计机构内部各职能部门及相关人员 提高工作效率和效果 内部审计外部的相关单位和人员 配合和接纳审计意见 归纳起来主要有三个方面的沟通 上行沟通 平行沟通 下行沟通 14 四 需要与什么人沟通 与报告需要者的沟通 与同级职能部门的沟通 与被审单位的沟通 与内审机构内部人员之间的沟通 属于平行沟通 15 五 沟通的主要方式 主要分为 语言沟通和非语言沟通 语言沟通是包括口头语言和书面语言沟通 非语言沟通包括声音语气 比如音乐 肢体动作 比如手势 舞蹈 武术 体育运动等 最有效的沟通是语言沟通和非语言沟通的结合 16 六 如何进行有效的沟通 沟通中的技巧 自信的态度 体谅他人的行为 适当地提示对方 有效地直接告诉对方 善用询问与倾听 积极地询问 语气 语调要平和 善于使用体形语言 眼睛 脸部 双手 身体姿势 双脚 17 七 沟通中必须注意的几个问题 制定妥善的沟通方案 交流计划 充分了解沟通背景 选择适当的沟通时机 主动 及时 有效的沟通 学会倾听 避免先入为主 注重语言沟通 包括口头和书面 和非语言沟通 体形表情 注意在沟通中内审人员扮演的不是 警察 而是 免疫系统 注重随时评价内部审计部门的人际关系现实 随时改进 养成建立良好人际关系的意识和能力 18 八 沟通中注意把握的几个原则 不能违法 不能