第4章会计软件操作

初级会计电算化初级会计电算化 第 1 页 第四章第四章 会计软件操作会计软件操作 概概 述述 会计核算软件的操作要求 第一讲第一讲 电算化会计核算基本流程电算化会计核算基本流程 电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同 但核算流程中各环节的具体工作内容和方 式有很大差别 一 手工会计核算基本流程一 手工会计核算基本流程 二 电算化会计核算基本流程二 电算化会计核算基本流程 初级会计电算化初级会计电算化 第 2 页 一 编制记账凭证 三种方式 1 手工编制完成记账凭证后录入计算机 新手 2 根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证 老手 3 由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据 例如 由固定资产核算模块根据 预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证 机制 二 凭证审核 1 凭证审核是由负责审核的会计人员在计算机中对生成的记账凭证进行审查 对审查通过的记 账凭证作审核确认 2 会计核算软件可根据审核情况进行自动控制 未通过审核的凭证 不能进行记账 已通过审核的凭证 不能由凭证录入人员进行修改 初级会计电算化初级会计电算化 第 3 页 三 记账 记账是由有记账权限的人员 通过记账功能发出指令 由计算机按照记账程序自动进行的 1 记账是一个功能按键 由计算机自动完成相关账簿登记 2 同时登记总账 明细账和日记账 3 各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据 记账只是对记账凭证做记账标记 只是数据搬 家 不产生新的会计核算数据 四 结账和编制会计报表 1 手工会计核算流程中 结账和编制会计报表是两个工作环节 工作量大且复杂 2 电算化会计核算中 由于可以一次性预先定义账户结转关系 账户与报表的数据对应关系 因此结账和编制报表是作为一个功能 或者说一个步骤 由计算机在较短时间内同时自动完成 例题 多选题 下列各项中 属于电算化核算基本流程的有 A 结账和编制报表 B 凭证审核 C 编制记账凭证 D 取得原始凭证 正确答案 ABC 答案解析 电算化会计核算基本流程为 编制记账凭证 凭证审核 记账 初级会计电算化初级会计电算化 第 4 页 结账和编制会计报表 例题 多选题 下列关于会计电算化环境中记账环节特点的表述中 正确的有 A 记账只是对凭证做记账标记 B 记账由计算机自动完成 C 凭证同时过入总账 明细账和日记账 D 记账产生了新核算数据 正确答案 ABC 答案解析 记账只是对记账凭证做记账标记 只是数据搬家 不产生新的会 计核算数据 例题 单选题 在 中 结账和编制会计报表是一个工作环节 由计算机在短时间内同 时自动完成 A 电算化会计核算 B ERP 会计核算阶段 C 机械式处理阶段 D 手工会计核算流程 正确答案 A 答案解析 手工会计核算流程中 结账和编制会计报表是两个工作环节 而 在电算化会计核算中 结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在短时间内自 动完成 本讲小结本讲小结 1 掌握电算化会计核算的四个基本流程 2 掌握电算化会计核算每个流程的要点 第二讲第二讲 账务处理模块基本操作账务处理模块基本操作 总账系统 初级会计电算化初级会计电算化 第 5 页 一 系统初始化一 系统初始化 系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件 将手工会计业务数据移植到计算机的一系 列准备工作 是使用会计软件的基础 系统初始化工作的好坏 直接影响到会计电算化的效果 游戏规则 基础数据 系统管理模块 1 操作员管理 2 账套管理 3 权限管理 财务软件模块 1 部门 职员档案 2 客户 供应商档案 3 外币币种及汇率 结算方式 4 设置凭证类别 5 设置会计科目 6 录入科目期初余额 任务 以系统管理员 Admin 身份启动与注册系统管理 操作 双击桌面 系统管理 图标 系统管理员 Admin 身份登录 初级会计电算化初级会计电算化 第 6 页 初级会计电算化初级会计电算化 第 7 页 一 设置操作员 1 增加操作员 操作员 指有权登录系统进行操作的人员 每次登录系统 都要进行操作员身份的合法性检查 路径 权限 操作员 任务 增加操作员 编 号姓 名口 令 003 张 三 3 004 李 四 4 005 王 五 5 用户名 密码 初级会计电算化初级会计电算化 第 8 页 提示 设置操作员管理只能由系统管理员完成 其他人员无权使用该项功能 账套主管也无权设置 操作员 操作员编号在系统中必须惟一 即使是不同的账套 操作员编号也不能重复 操作员密码 系统管理员给每位操作员设置了初始密码 操作员登录系统时可以自己修改操 作密码 提问 操作员忘记时的处理 回答 系统管理员重置密码 2 修改操作员属性 选中操作员 单击 修改 按钮 操作员编号不能修改 3 删除操作员 未使用 选中操作员 单击 删除 按钮 所设置的操作员一旦被引用 便不能被删除 提问 操作员中途离职怎么办 回答 在修改中 注销操作员 初级会计电算化初级会计电算化 第 9 页 二 账套管理 系统最多可以建立 999 套账 账套管理包括账套的建立 修改 备份和恢复 系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作 可以管理系统中所有的账套 可以进行账套 的建立 备份和恢复 但不能修改账套 提问 那谁来修改呢 回答 各套账的账套主管 1 建立账套 初级会计电算化初级会计电算化 第 10 页 任务 建立账套 1 账套信息 账套号 888 账套号为 3 位 账套号惟一 且必须输入 账套名称 北京正保科技有限责任公司 账套路径 默认 启用会计期 2012 年 3 月 2 单位信息 单位名称 北京正保科技有限责任公司 单位简称 正保科技 单位地址等 可不设 3 核算类型 本位币代码 RMB 本位币名称 人民币 账套主管 张三用户必须选择输入 企业类型 工业 行业性质 新企业会计准则 是否按行业预置科目 选中 4 基础信息 存货是否分类 否 客户是否分类 是 供应商是否分类 否 有无外币核算 有 若选择各项分类核算 则必先设置各项分类方案 然后才能设置相应的基础档案 5 业务流程 初级会计电算化初级会计电算化 第 11 页 6 分类编码方案 科目编码级次 4 2 2 2 其他科目编码级次采用默认值 提示 一级以外的编码级长可以修改 在编码规则级长是 2 时 二级科目最多设 99 个明细 7 数据精度 所有小数位数均设置为 2 位 8 系统 模块 启用 总账 固定资产 工资 购销存 核算模块 启用日期 2012 3 1 初级会计电算化初级会计电算化 第 12 页 解释 1 编码方案 编码规则 应收账款 北京 张龙 1122 01 01 赵虎 02 河北 王朝 初级会计电算化初级会计电算化 第 13 页 02 01 张龙的本级编码 01 全编码 11220101 编码规则由级次和级长和两部分组成 级次 编码共分几级 级长 每级的编码长度 编码总级长 为每级编码级长之和 解释 2 系统启用时间 1 在建立账套时 由系统管理员启用子系统 2 也可在账套建立完成以后 以账套主管的身份进入系统管理 再根据需要启用相应的子 系统 2 修改账套 账套主管负责所选账套的修改工作 并非所有内容都可修改 例如 修改单位地址为 北京市海淀区甲 1 号 3 删除账套 系统管理员操作 备份账套的同时可同步删除账套 4 备份与恢复账套 系统管理员操作 备份提示 先在硬盘建立存放账套数据的文件夹 三 操作员权限设置 任务 设置以下人员权限 张三 账套主管建账时指定 李四 账套主管权限菜单中设置 王五 出纳 具有 现金管理 的全部操作权限 某类权限 具有 总账 出纳签字 权限 某类内具体权限 1 首先单击操作员 2 其次选择账套和年度 3 最后分别设置主管权限和具体权限 主管 直接选中即可 具体权限 需先点击增加按钮才行 初级会计电算化初级会计电算化 第 14 页 左侧 模块大类权限 右侧 类内明细权限 双击 授权 初级会计电算化初级会计电算化 第 15 页 要点提示 1 一个账套可以设定多个账套主管 账套主管自动拥有该账套的所有权限 2 系统管理员可以设置账套主管和其他操作员的权限 3 账套主管只有设置本账套操作员的权限 需以账套主管身份登录系统 四 基础档案设置 部门 职员 客户 供应商 外币 结算方式 登录财务模块 张三正保科技 2012 3 1 初级会计电算化初级会计电算化 第 16 页 任务 部门档案 路径 基础设置 机构设置 部门档案 部门编码部门名称 1 管理部 2 销售部 注意 进入部门档案窗口后 先点击增加按钮 录入完毕 每一个必点保存 任务 设置职员档案 路径 基础设置 机构设置 职员档案 职员编号职员名称所属部门 0101 张老三管理部 0201 李老四销售部 任务 设置客户分类和客户档案 路径 基础设置 往来单位 客户分类 客户档案 客户分类 分类编码分类名称 01 本地 02 异地 客户档案 客户编号客户名称简 称地 址邮政编码 01001 北京世纪学校北京世纪北京市海淀区上地路 1 号 100077 任务 设置供应商档案 路径 基础设置 往来单位 供应商档案 供应商编号供应商名称简 称地 址邮政编码 001 北京万科有限公司北京万科北京市朝阳区十里堡 8 号 100045 提示 由于没有分类 必须先单击末级分类 然后输入档案 任务 设置外币及汇率 币符 USD 币名 美元 固定汇率 1 5 路径 基础设置 财务 外币种类 注意 设置第二种外币时 需先单击增加按钮 任务 设置结算方式 初级会计电算化初级会计电算化 第 17 页 路径 基础设置 收付结算 结算方式 编 码结算方式名称票据管理 2 支 票 201 现金支票是 202 转账支票是 票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能 类似于手工系统中的支 票登记簿管理方式 五 会计科目设置 初级会计电算化初级会计电算化 第 18 页 1 新增明细会计科目 任务 1 常规属性 科目名称属 性方 向备 注 应交增值税 222101 贷 进项税额 22210101 借 销项税额 22210106 贷 主营业务收入 A 商品 600101 贷 主营业务收入 B 商品 600102 贷 主营业务成本 A 商品 640101 借 主营业务成本 B 商品 640102 借 实收资本 赵本山 400101 贷 2 日记账 银行账属性 科目名称属 性方 向备 注 库存现金 1001 日记账借 银行存款 1002 借 工行存款 100201 日记账 银行账 借 中行存款 100202 日记账 银行账 外币核算 借美元 3 数量属性 科目名称辅 助方 向备 注 库存商品 1405 A 商品 140501 数量核算借件 B 商品 140502 数量核算借件 固定资产 1601 子系统 借 累计折旧 1602 子系统 贷 4 辅助核算 科目名称属性方向备注 应收账款 1122 单位往来借受控空 其他应收款 1221 个人往来借 应付账款 2202 单位往来贷受控空 管理费用 6602 工资费 660201 借 办公费 660202 部门核算借 折旧费 660203 借 其他费 660204 部门核算借 要点解释 1 科目编码 全编码 本级编码 上级编码 二位级长不足补零 符合编码规则 2 科目名称 本级名称 3 科目类型 输入一级科目时必须选择输入 选择的类型与科目代码的第一位必须一致 输入二级或二级以下科目时 自动设置为与一级科目一致 4 助记码 可不输入 5 账页格式 金额式 外币金额式 数量金额式 数量外币式 初级会计电算化初级会计电算化 第 19 页 6 辅助核算 包括部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 项目核算五种 外币 数 量 银行账与日记账 设置辅助核算后 数据录入时 需要输入不同的附加内容 辅助核算设置在最底层 末级 科目上 但为了查询或输出方便 有些科目也可以在末级和上 级同时设置辅助核算 但当上级科目设置辅助核算时 其末级科目必须设置相应的辅助核算 某一科目可同时设置两种辅助核算 但个人往来 客户与供应商往来不能一同设置 辅助核算一经定义并使用 不要随意修改 以免数据混乱 7 科目性质 余额方向 一级科目必须选择输入 资产类科目 成本类 借方负债类 所有者权益类 贷方 损益类中的费用类 借方 损益类中的收入类 贷方 只能在一级科目设置科目性质 下级科目与一级科目的相同 8 外币核算 一个科目只能核算一种外币 只有外币核算要求的科目才允许设定外币币名 9 数量核算 10 日记账 银行账 库存现金 日记账 银行存款 银行账和日记账 2 修改与删除会计科目 1 单击 修改 图标可以修改光标指向的会计科目 2 单击 删除 图标删除光标指向的当前会计科目 注意 有下级科目或已输入初始余额或已用来填制凭证的科目不能删除 任务 修改管理费用 工资费科目属性为部门核算 3 指定会计科目 指定会计科目是指定出纳专管的科目 指定科目后 才能执行出纳签字 也才能查看现金或银 行存款日记账 初级会计电算化初级会计电算化 第 20 页 任务 指定现金总账科目 银行总账科目 现金流量科目 六 录入期初余额 更换菜单 1 总账期初余额录入 对于没有设置辅助核算的科目 可以直接录入期初余额 年初建账 则输入的期初余额就是年初余额 年中建账 则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额 系统会自动倒算 出年初余额 任务 库存现金 科目的期初借方余额为 5000 元 借方累计发生额 2000 元 贷方累计发 生额 1000 元 则系统自动计算出年初余额 4000 元 实收资本科目的期初余额为 904000 元 2 明细科目余额录入 自动汇总 期初余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始 上级科目的余额和累计发生数据由系统自 动计算 任务 银行存款 工行存款 科目的期初借方余额为 300000 元 借方累计 200000 元 贷方累计 100000 元 任务 库存商品 A 商品 数量 100 件 金额为 100000 元 库存商品 B 商品 数量 100 件 金额为 200000 元 3 辅助核算科目期初余额录入 在录入期初余额时 对于设置为辅助核算的科目 系统会自动地为其开设辅助账页 在输入期初余额时 这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的 也就是说不 能直接输入总账期初数 任务 录入期初余额 应收账款 北京世纪学校 300000 元 其他应收款 张老三 1000 元 应付账款 北京万科 2000 元 初级会计电算化初级会计电算化 第 21 页 提示 当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时 可按 ESC 键取消输入 红字余额应输入负号 4 试算平衡 期初余额录入完毕后 应该试算平衡 期初余额试算不平衡 不能记账 但可以填制凭证 如果已经记过账 则不能再录入 修改期初余额 也不能执行 结转上年余额 功能 七 设置凭证类别 任务 设置 收款凭证 付款凭证 转账凭证 凭证类别 凭证类别限制类型限制科目 收款凭证借方必有1001 1002 付款凭证贷方必有1001 1002 转账凭证凭证必无1001 1002 五种分类方式 1 记账凭证 2 收款凭证 付款凭证 转账凭证 考试采用 3 现金凭证 银行凭证 转账凭证 4 现金收款凭证 现金付款凭证 银行收款凭证 银行付款凭证 转账凭证 5 自定义凭证类别 五类限制类型 1 借方必有 制单时 凭证的借方必有限制科目 2 贷方必有 制单时 凭证的贷方必有限制科目 3 凭证必有 制单时 凭证借贷至少一方必有限制科目 4 凭证必无 制单时 凭证借贷两方必无限制科目 5 无限制 限制科目 限制科目由用户输入 可以是任意级次的科目 科目之间用逗号分隔 数量不限 限制科目直接录入 逗号应在英文状态下录入 也可以参照 输入 但不能重复录入 限制科目为非末级科目 则在制单时 其所有下级科目都将受到同样的限制 已使用的凭证类别不能删除 也不能修改类别字 系统初始化小结系统初始化小结 初级会计电算化初级会计电算化 第 22 页 二 凭证处理二 凭证处理 一 填制凭证 二 修改凭证 三 删除凭证 四 审核凭证 五 查询凭证 一 填制凭证 1 路径 总账 凭证 填制凭证 2 构成 凭证头和凭证正文 加 辅助核算 初级会计电算化初级会计电算化 第 23 页 3 填制 由李四完成 用户名 004 密码 4 任务 3 月 2 日 销售部购买了 600 元的办公用品 以现金支付 附单据一张 付款凭证 摘要 购办公用品 借 销售费用 6601 600 贷 库存现金 1001 600 注意 增加 按钮开始 保存 按钮结束 补充 由于库存现金涉及流金流量 所以需补充现金流量 项目目录 设置 4 要点 1 点击 增加 按钮开始 点击 保存 按钮结束 2 凭证类别 在凭证类别选择列表框内选择凭证类别 列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置 3 凭证编号 自动编号方式 手动编号方式 第一 凭证编号由系统分类按月自动编制 每类凭证每月从 0001 号开始 即每类凭证每月的 编号范围是 0001 9999 第二 系统自动管理凭证页号 如 收 0001 号 0002 0003 表示为收款凭证第 0001 号共有三 张分单 当前是第二张分单 第三 凭证一旦保存 其凭证类别 凭证编号不能修改 4 制单日期 系统自动取进入账套系统前输入的业务日期为记账凭证填制日期 如果日期不正确 可进行修 改或参照输入 初级会计电算化初级会计电算化 第 24 页 制单序时控制 不允许输入的日期比本月同类型的上一张凭证日期小 除非操作人员进入凭证 设置功能 取消制单序时控制 5 附单据数 输入凭证的原始单据的张数 可以不输入 6 凭证摘要 每行摘要可以重复 但不能没有 上一分录的摘要系统会自动复制到本笔分录的摘要栏内 操 作者可以修改 7 会计科目 既可以手工直接输入 也可选择输入 必须输入末级科目 可以输入科目编码 中文科目名称 英文科目名称或助记码 也可在科目区中用鼠标单击参照录入 采用科目编码或助记码形式输入后 系统会自动转换成科目名称 并给出上级科目 便于操作 者检查 8 金额 分录的借方或贷方本币发生额 金额不能为零 但可以是红字 红字金额以负数形式输入 空格键 如果方向不符 可按空格键调整金额方向 键 取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置 9 辅助核算信息 输入的会计科目有一种或多种辅助要求 则应在弹出的窗口中输入一种或多种辅助核算内容 结算方式 数量可不输入 10 制单人员 制单人员的名字不需要操作人员输入 任务 数量核算 3 月 2 日 采购 A 商品 10 件 每件 1 000 元 税率 17 货款以工行存款支付 付款凭证 摘要 采购商品 借 库存商品 A 商品 140501 10 000 应交税费 应交增值税 进项税额 22210101 1 700 贷 银行存款 工行存款 100201 11 700 初级会计电算化初级会计电算化 第 25 页 任务 客户往来辅助核算 3 月 3 日 销售北京世纪学校 A 商品 100 件 每件 2 000 元 税率 17 款未收 转账凭证 摘要 销售 借 应收账款 1122 234 000 贷 主营业务收入 A 商品 600101 200 000 应交税费 应交增值税 销项税额 22210106 34 000 任务 结算方式和外币核算 3 月 5 日 收到赵本山投资 20 000 美元 存入中行 汇率 1 6 8 收款凭证 摘要 收到投资 借 银行存款 中行存款 100202 136 000 贷 实收资本 4001 136 000 注意 先录入汇率 再录入外币 任务 部门核算 3 月 10 日 以工行存款支付管理部办公费 2 000 56 元 付款凭证 摘要 支付办公费 借 管理费用 办公费 660202 2 000 56 贷 库存现金 1001 2 000 56 注意 辅助部门错误输入为销售部 以利于后续修改 任务 期间损益结转 3 月 31 日 将收入 费用分别转入本年利润 转账凭证 摘要 结转收入 费用 第一步 制作模板 凭证类别和本年利润科目的选择 第二步 生成凭证 初级会计电算化初级会计电算化 第 26 页 路径 总账 期末 转账定义 转账生成 二 修改凭证 1 路径 总账 凭证 填制凭证 与填制凭证路径相同 2 方法 1 查找 通过翻页查找或输入查询条件 找到凭证 2 修改 直接单击需要修改的项目重新输入 保存 辅助核算 任务 3 月 31 日 将本期凭证实收资本科目的发生额改为 3 000 美元 将本期 10 日支付办公费用的辅助部门更正为管理部 注意 仅限于对已输入但未审核的凭证进行修改 凭证类别不能改 已审核的凭证应先取消审核后 才可进行修改 其它系统传过来的凭证只能在生成该凭证的系统中进行修改 三 删除凭证 1 路径 总账 凭证 填制凭证 与填制凭证路径相同 2 方法 第一步 作废凭证 制单 作废 恢复 命令 凭证上显示 作废 字样 表示已将该凭证作废 作废凭证仍保 留凭证内容及凭证编号 再次 作废 恢复 命令 取消作废标志 并将当前凭证恢复为有效凭证 第二步 凭证整理 删除所有作废凭证 并对未记账凭证重新编号 若本月已有凭证记账 只能对未记账凭证进行 凭证整理 四 审核凭证 凭证既可逐张审核 也可成批审核 任务 3 月 31 日 以账套主管张三身份审核全部凭证 1 标错 凭证有错误 可按 标错 图标 对凭证进行标错 交与填制人员修改 已标错的凭 证不能审核 若想审核 需先按 取消 图标取消标错后才能审核 2 取消审核 可用鼠标单击 取消 图标取消审核 取消审核签字只能由审核人自己进行 初级会计电算化初级会计电算化 第 27 页 3 审核人和制单人不能是同一个人 即使操作员具有审核权与制单权 但对同一张凭证而言 不能既是制单人 又是审核人 4 凭证一经审核 就不能被修改 删除 只有取消审核签字后才可以进行修改或删除 拓展 出纳签字 路径 凭证 出纳签字 任务 3 月 31 日 王五进行出纳签字 涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字 凭证一经签字 就不能被修改 删除 只有取消签字后才可以修改或删除 取消签字只能由 出纳自己进行 凭证签字并非审核凭证的必要步骤 若在设置 总账 设置 选项 参数时 不选择 出纳凭 证必须经由出纳签字 则可以不执行 出纳签字 功能 五 查询凭证 查询条件 既可按凭证类别 制单日期等一般条件 也可按摘要 科目等辅助条件查询 路径 凭证 查询凭证 打开 凭证查询 对话框 任务 3 月 31 日 李四查询 2012 年 3 月付 0001 号 记账凭证 并且联查管理费用明细账 变为销售费用明细账 注意 联查明细账时 先将光标定位于联查明细账的相同科目行 比较 1 填制凭证 查询按钮 只能查未记账凭证 查出后可修改 2 查询凭证 菜单 已记账或没记账的都能查 只能看不能改 三 账簿处理三 账簿处理 一 记账 记账是由有记账权限的人员 通过记账功能发出指令 由计算机按照记账程序自动进行的 1 记账是一个功能按键 由计算机自动完成相关账簿登记 2 同时登记总账 明细账 日记账和辅助账簿 3 各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据 记账只是对记账凭证做记账标记 只是数据搬 家 不产生新的会计核算数据 4 记账操作每月可多次进行 任务 3 月 31 日 张三将本期已审核凭证全部记账 初级会计电算化初级会计电算化 第 28 页 注意 1 在第一次记账时 若期初余额试算不平衡 系统将不允许记账 2 上月未记账 本月不能记账 3 未审核凭证不能记账 记账范围应小于等于已审核范围 二 账簿查询 1 基本会计账簿 总账 明细账 日记账 多栏账 余额表 1 总账 路径 总账 账簿查询 总账 查询条件 总账科目 二至六级明细科目 可以包含未记账凭证 查询结果 年初余额 发生额合计 月末余额 任务 张三查询 1002 银行存款 总账 然后联查明细账 注意 将光标置于 当前合计或累计 行 再点 明细 按钮 2 明细账 路径 总账 账簿查询 明细账 查询条件 按科目范围查询 月份综合明细账查询 可以包含未记账凭证 查询结果 期初余额 借贷发生额 月末余额 任务 张三按科目范围查询 主营业务收入 明细账 然后联查总账和 3 月 3 日凭证 3 日记账 路径 现金 现金管理 日记账 现金日记账 银行存款日记账不能在主菜单的 账簿 功能下查询 只能在 现金 模块查询 初级会计电算化初级会计电算化 第 29 页 4 科目发生额及余额 路径 总账 账簿查询 余额表 5 多栏账 路径 总账 账簿查询 多栏账 先设置后查询 2 辅助账簿查询 五项辅助核算的总账和明细账 1 部门科目总账 某项费用的各部门汇总 2 部门总账 某部门的各项费用汇总 3 部门三栏总账 按部门 费用综合查询 初级会计电算化初级会计电算化 第 30 页 4 部门分析表 部门 费用二维表查询 路径 总账 辅助查询 三 结账 每月只结账一次 主要是对当月日常处理限制 录入 记账 和对下月账簿的初始化 均由计 算机自动完成 任务 张三进行 3 月份本账套的结账工作 路径 总账 期末 结账 结账之前检查 1 检查本月业务是否全部记账 有未记账凭证不能结账 2 月末结转必须全部生成并记账 否则本月不能结账 3 检查上月是否已结账 上月未结账 则本月不能记账 4 核对总账与明细账 主体账与辅助账 总账系统与其他子系统数据是否一致 不一致不 能结账 5 损益类账户是否全部结转完毕 否则本月不能结账 6 若与其他子系统联合使用 其他子系统是否已结账 若没有 则本月不能结账 小结小结 第三讲第三讲 账务处理模块基本操作账务处理模块基本操作 报表模块 初级会计电算化初级会计电算化 第 31 页 报表模块 设计报表格式和编制公式 从总账系统或其他业务系统中取得数据 自动生成会计 报表 一 利用系统模板生成报表一 利用系统模板生成报表 任务 张三调用报表模板 行业 一般企业 2007 年新会计准则 报表类型 资产负债表 生成 2012 年 3 月 31 日报表 表名为 资产负债表 2007 新准则 rep 保存在指定文件夹下 C UFSOFT 一 新建空白表 路径 文件 新建 新建空白表 报表名默认为 report1 二 调用模板 路径 格式菜单 报表模板 选择指定报表 初级会计电算化初级会计电算化 第 32 页 三 生成报表 1 账套初始 设置报表与账簿之间的对应关系 报表数据是取自于某个指定的账套的 在生成报表数据之前 需要确认数据是取自于哪一个账 套及会计年度 然后才能提取到该账套该年度的数据 否则数据将提取不出来 指定报表取数账套 和会计年度的工作叫账套初始 路径 数据菜单 账套初始 提示 如果不进行账套初始 则系统默认为当前年度 当前账套 初级会计电算化初级会计电算化 第 33 页 2 输入关键字 2012 年 3 月 31 日 转换状态 编辑 格式 数据状态 或点击报表左下角按钮 路径 数据 关键字 录入 说明 日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围 即确定数据生成的具体日期 点击确认 按钮后会出现提示 是否重算第 1 页 如果回答 否 则不计算本表页的数据 以后可以通 过 表页重算 或 整表重算 功能重新计算 初级会计电算化初级会计电算化 第 34 页 3 整表重算 表页重算 路径 数据菜单 整表重算 表页重算 在编制报表时可以选择整表计算或表页重算 整表计算 将该表的所有表页全部重新进行计算 表页重算 仅是将该表页的数据重新进行计算 二 报表概念二 报表概念 1 格式状态和数据状态 报表编制分为两部分 即报表定义和报表数据处理 这两个部分是在两个不同的状态下完成的 格式状态 报表定义 画表和录入公式 看到报表格式和公式 报表数据隐藏 不能进行数据的录入 计算 等操作 操作对本报表所有的表页都发生作用 初级会计电算化初级会计电算化 第 35 页 数据状态 生成数据 数据管理 工作 增加或删除表页 输入数据 审核 舍位平衡 制作图形 汇总 合并报表等 不能修改报表的格式 看到报表全部内容 包括格式和数据 报表工作区的左下角有一个 格式 数据 按钮 单击这个按钮可以在 格式状态 和 数据 状态 之间切换 2 单元 单元 组成报表的最小单位 初级会计电算化初级会计电算化 第 36 页 单元名称 由所在行 列标识 例如 C8 表示第 C 列第 8 行交汇的那个单元 类型 定义 状态 表页 表样单元 表样单元是报表的格式 是定义一个没有数据的空表所 需的所有文字 符号或数字 格式 所有表 页 数值单元 用于存放报表的数据 数据 当前表 页 字符单元 字符单元也是报表的数据 数据 当前表 页 注意 新建的报表 所有单元的单元类型均默认为数值型 在单元格内输入项目内容后 其单元类型自动转变为表样单元 表样单元在格式状态下输入和修改 3 组合单元 标题 单位等信息在一个单元不能显示完整 需要组合单元 组合单元由相邻的两个或更多单元组成 前提 这些单元必须单元类型完全相同 即表样 数值 字符等 名称 可以以区域的名称 或区域中的任何一个单元的名称来表示 初级会计电算化初级会计电算化 第 37 页 4 区域 区域由一张表页上的相邻单元组成 自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵 如 A6 到 C10 的长方形区域表示为 A6 C10 起点单元与终点单元用 连接 5 表页 一个 UF0 报表最多可容纳 99 999 张表页 一个报表中的所有表页具有相同的格式 但其中的 数据不同 表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现 称为 页标 页标用 第几页 表示 如果当前表为第 2 页 则表示为 2 初级会计电算化初级会计电算化 第 38 页 6 关键字 关键字是一种特殊的单元 可以唯一标识一个表页 用于在大量表页中快速选择表页 关键字主要有六种 单位名称 单位编号 年 季 月 日 另外还包括一个自定义关键字 可以根据实际需要任意设置相应的关键字 关键字的显示位置在格式状态下设置 关键字的值则在数据状态下录入 每个报表可以定义多 个关键字 7 函数 报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身 取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从 其他报表的表页取数 报表系统中 取数是通过函数实现的 自总账取数的公式可以称之为账务函数 总账函数 金额式 数量式 期初额函数 QC SQC 期末额函数 QM SQM 发生额函数 FS SFS 货币资金期末余额 QM 1001 月 QM 1002 月 QM 1012 月 自本表页取数的函数 数据合计 PTOTAL 平均值 PAVG 最大值 PMAX 最小值 PMIN 自本表其他表页取数的函数 可以使用 SELECT 函数从本表其他表页取数 例 C1 单元取自上个月的 C2 单元的数据 C1 SELECT C2 月 月 1 例 C1 单元取自第二张表页的 C2 单元数据 C1 C2 2 自其他报表取数的函数 三 手工编制模板生成报表三 手工编制模板生成报表 一 新建空白报表 二 定义报表格式 并保存为 固定资产状况表 rep 固定资产状况表 年 月 日 单位 元 初级会计电算化初级会计电算化 第 39 页 项目期初数期末数 固定资产 累计折旧 净值 说明 年月日设置为关键字 1 设置报表尺寸 格式 表尺寸 6 行和 3 列 2 输入报表项目 3 画表格线 格式 区域画线 A3 C6 4 定义行高和列宽 行 7 毫米 列 30 毫米 5 设置单元风格 组合标题单元 文字居中楷体 14 号字 6 设置关键字和调整关键字位置 年 60 月 35 日 0 1 设置关键字 路径 数据 关键字 设置 注 格式状态 数据菜单 2 调整关键字位置 调整关键字的位置必须输入关键字的相对偏移量 偏移量负数值表示向左移 正数值表示向右移 三 定义报表公式 1 三类 计算公式 必须设置 审核公式 舍位平衡公式 2 输入方法 在公式对话框中可以直接输入或引导输入 单击 Fx 按钮 按 键 双击某公式单元或数据菜单 编辑公式 都可打开定义公式对话 框 在公式框内不要再输入等号 固定资产 B4 QC 1601 月 累计折旧 B5 QC 1602 月 净值期初 B6 B4 B5 注意 单元公式中涉及的符号均为英文半角字符 四 保存并生成报表 数据状态 1 保存 2 输入关键字 表页重算 任务 张三生成 2012 年 3 月 31 日固定资产状况表数据 初级会计电算化初级会计电算化 第 40 页 提示 在数据状态下录入关键字 报表模块小结 第四讲第四讲 应收应付模块操作应收应付模块操作 应付模块 采购模块 采购发票 付款单 付款核销 应收模块 销售模块 销售发票 收款单 收款核销 一 初始设置一 初始设置 补充 如果没有启用购销存子系统 账套主管进入系统管理启用 1 设置客户与供应商档案 2 设置付款条件 初级会计电算化初级会计电算化 第 41 页 任务 设置付款条件 编码 01 付款条件 4 5 2 15 n 30 路径 基础设置 收付结算 付款条件 3 账龄区间设置 初级会计电算化初级会计电算化 第 42 页 补充操作 1 在采购菜单中进行期初记账 2 部门设置 3 采购部 3 北京万科税号 1111 银行 工商银行 账号 3333 4 北京世纪学校税号 2222 银行 工商银行 账号 4444 5 正保科技银行 工商银行 账号 8888 6 仓库 01 成品库 7 存货档案 1A 商品件存货属性 销售 外购 8 库存菜单 允许零出库 二 应付模块二 应付模块 1 录入采购发票 任务 录入采购 期初 专用发票 初级会计电算化初级会计电算化 第 43 页 2012 年 3 月 2 日 采购部收到北京万科的专用发票 发票号为 1111 A 商品 20 件 每件 1000 元 增值税率 17 货物在途 发票到期日为 2012 年 4 月 2 日 一增加二录入三保存四复核 2 录入付款单 任务 2012 年 3 月 5 日 采购部开出转账支票一张 票号为 2222 为支付购买北京万科采 购 A 商品的款项 数量 20 件 单价 1000 元 增值税率 17 金额合计为 23400 元 初级会计电算化初级会计电算化 第 44 页 3 付款核销 任务 2012 年 3 月 10 日 将供应商为 北京万科 金额为 23400 元的付款单与相同金额 的采购发票进行核销 初级会计电算化初级会计电算化 第 45 页 三 应收模块三 应收模块 1 销售发票 任务 2012 年 3 月 15 日 销售部向北京世纪销售 A 产品 数量 10 件 无税单价 3000 元 企业开出专用发票一张 发票号 1234 增值税率为 17 销售类型为普通销售 发票到期日 2011 年 1 月 31 日 初级会计电算化初级会计电算化 第 46 页 2 收款单 任务 2012 年 3 月 20 日 销售部收到北京世纪的转账支票一张 票号为 ZP106 为支付购 买 A 产品的款项 金额合计为 35100 元 初级会计电算化初级会计电算化 第 47 页 3 收款核销 任务 将客户为 北京世纪学校 金额为 35100 元的收款单与相同金额的销售发票进行核 销 初级会计电算化初级会计电算化 第 48 页 4 应收应付账表查询 任务 查询全部客户的客户往来余额表 包含发货单 包含未审核发票 初级会计电算化初级会计电算化 第 49 页 应收应付模块小结 第五讲第五讲 工资模块操作工资模块操作 独立子系统和账务处理系统存在数据传递关系 业务 以职工个人的工资原始数据为基础 计算应发工资 扣款和实发工资等 编制工资结算 单 按部门和人员类别进行汇总 进行个人所得税计算 提供对工资相关数据的多种方式的查询和分析 财务 进行工资费用分配与计提 并实现自动转账 启用工资模块向导 建立工资账套 工资账套与系统管理中账套是不同的 系统管理中账套是针对整个核算系统 而工资账套是针 对工资子系统 初级会计电算化初级会计电算化 第 50 页 初级会计电算化初级会计电算化 第 51 页 一 初始设置一 初始设置 1 工资类别管理 正式工和临时工的工资项目 计算方法不同 1 建立工资类别 任务 类别名称 正式人员 包括全部部门 临时人员 包括销售部 操作 命名与部门选择两步完成 注意 设置正式人员类别完毕 要关闭工资类别 再建立新类别 2 关闭 打开 删除工资类别 初级会计电算化初级会计电算化 第 52 页 初级会计电算化初级会计电算化 第 53 页 2 人员类别 银行名称 1 人员类别 任务 管理人员 销售人员 生产工人 2 银行名称 工行上地分理处 3 设置人员档案 应先设置 否则影响计算公式的设置 路径 工资 设置 人员档案 任务 在 正式人员 工资类别下 建立人员档案 人员编码 102 人员姓名 辛宏 部门名称 管理部 人员类别 管理人员 银行名称 工商上地分理处 银行账号 12345678901 拓展 批量从职员档案中引入人员 右加号 4 设置工资项目 预设的固定项目 应发合计 扣款合计 实发合计 这些项目不能删除和重命名 任务 设置工资项目 前提 关闭工资类别 项目名称类 型长 度小数位数增减项 初级会计电算化初级会计电算化 第 54 页 基本工资数 字 102 增 项 岗位工资数 字 102 增 项 事假扣款数 字 82 减 项 事假天数数 字 82 其 它 路径 工资 设置 工资项目设置 5 设置工资项目的计算公式 提示 引入公共的工资项目 才可设置计算公式 固定项目计算公式不可更改 用户只能更改其他公式 任务 打开 正式人员 工资类别 选择 基本工资 岗位工资 事假扣款 事假天数 工资项目 并设置 事假扣款 工资项目的计算公式 事假扣款 事假天数 50 步骤 首先打开工资类别 其次增加工资项目 最后设置公式 点击公式确认才设置成功 拓展 如果部门是管理部或采购部 岗位工资 2000 其他人员 0 二 日常业务处理二 日常业务处理 1 输入工资数据 路径 工资 业务处理 工资变动 任务 在 正式人员 工