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2015年8月 1 一 公文概述 概念 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职责 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 公文有两大特征 一是具有特定效力 二是具有规范体式 2 公文概述 公文格式修订依据为了适应中国共产党机关和国家行政机关工作需要 推进公文处理工作的科学化 制度化 规范化 2012年4月16日 中办 国办联合印发了 党政机关公文处理工作条例 简称 条例 2012年6月29日正式批准发布了 党政机关公文格式 国家标准 同年7月1日起施行 这是从1988年发布 88版国家标准 以及1999年第一次修订并发布 99版国家标准 以来 对该标准的第二次修订 3 公文概述 现行公文的种类中共中央办公厅 国务院办公厅于2012年4月16日下发的 关于印发的的通知 中办发 2012 14号 中规定公文种类有15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 4 现行公文的种类 决议 决定 命令 令 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 函 纪要 党政机关公文种类共15种 公告 通告 议案 5 企业常用公文的种类 11种 1 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 2 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有单位和人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 3 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项 4 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 6 企业常用公文的种类 11种 5 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项 批转 转发公文 6 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 7 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 7 企业常用公文的种类 11种 8 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 9 批复 适用于答复下级机关请示事项 10 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 11 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 8 企业不适用的公文 4种 命令 令 国家行政机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文公报 党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 9 二 公文格式简介 常用公文格式 文件格式 纪要格式 信函格式 10 公文文件格式要求 公文用纸天头 上白边 为37mm 订口 左白边 为28mm 版心尺寸为156mm 225mm 故此 下白边为35mm 右白边为26mm 发文机关标志上边缘至版心上边缘由25mm扩大至35mm 即无论是下行文还是上行文上留白都是37mm 35mm 11 公文字体 版式及颜色 1 字体 如无特殊说明 公文各要素一般用3号仿宋字 发文机关标志推荐使用小标宋体字 标题一般用2号小标宋体字 签发人姓名用3号楷体字 2 秘密等级 保密期限 紧急程度用3号黑体字3 版记各要素均用4号仿宋字 4 行数 字数 字号 一般每面排22行 每行排28个字 撑满版心 正文一般用3号仿宋体 12 公文字体 版式及颜色 5 公文应当双面印刷 6 公文应当左侧装订 7 发文机关标志 红色分隔线 印章为红色 8 如无特殊说明 公文中文字均为黑色 13 公文构成要素 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等18个要素组成 14 公文页面布局 分号左上第一行秘密等级 保密期限紧急程度发文机关标志用套红大字鄂绒司发 2015 号签发人 鄂尔多斯羊绒集团关于 的通知 附件 1 2 鄂尔多斯羊绒集团有限责任公司2015年9月1日 附注 抄送 羊绒集团 处2019年9月1日印发 公文由版头 主体 版记三部分组成 公文首页红色分隔线以上部分称为版头 公文首页红色分隔线 不含 以下 末页首条分隔线 不含 以上部分称为主体 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上部分称为版记 15 版头要素编排规则 000001机密 1年紧急鄂尔多斯羊绒集团有限责任公司文件鄂绒司发 2015 号签发人 王臻鄂尔多斯羊绒集团关于 的通知 附件 1 2 鄂尔多斯羊绒集团有限责任公司2015年9月1日 附注 抄送 羊绒集团 处2015年9月1日印发 版头由 份号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人6个要素组成 16 版头各要素 1 份号 公文印制份数的顺序号 凡涉密公文一定要标注份号 如发文机关认为有必要 也可对不涉密公文标注份号 一般用3 6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行 份号用黑色字体标注 2 秘级和保密期限 涉密公文应当根据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第二行 保密期限数字用阿拉伯数字标注 密级和保密期限之间用 隔开 17 版头各要素 3 紧急程度 公文送达和办理的时限要求 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 加急 电报格式的公文紧急程度从急到缓依次为 特提 特急 加急 平急 紧急程度 一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角 如同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 则按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 18 版头各要素 4 发文机关标志 发文机关标志是公文版头部分的核心 用套红大字居中印在公文首页上半部 字体要庄重 规范 美观 大小适度 一般应小于上级机关的字体大小 发文机关标志推荐使用小标宋字体 发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加 文件 二字组成 多个发文机关联合发文不带 文件 二字 发文机关标志上边缘至版心上边缘均为35mm 不区分上行 平行 下行文 19 版头各要素 4 发文机关标志 联合行文时可并用联合发文机关名称 不带 文件 二字 一般主办机关名称排列在前 也可单独用主办机关名称 联合上报公文一般不单独使用主办机关名称 因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出 如果发文机关名称只用主办机关 这样与签发人的标注就不相匹配 联合行文机关过多时 必须保证公文首页显示正文 20 5 发文字号 发文字号由发文机关代字 年份和发文顺序号三个要素组成 发文字号编排在发文机关标志下空2行位置 年份 发文顺序号用阿拉伯数字标注 年份标注全称 用六角括号 括入 发文顺序号不编虚位 不加第字 在阿拉伯数字后加 号 字 平行文 下行文的发文字号居中排布 上行文的发文字号居左空一字编排 与最后一个签发人姓名处在同一行 联合行文时 是用主办机关的发文字号 版头各要素 21 版头各要素 6 签发人 上报的公文需标注签发人姓名 由 签发人 加全角冒号和签发人姓名居右空一字编排 签发人 用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字标注 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下一次均匀编排 一般每行排2个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 000001机密特急 2015 10号 签发人 22 版头各要素 红色分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心同宽的红色分隔线 23 000001机密 1年紧急鄂尔多斯羊绒集团有限责任公司文件鄂绒司发 2015 号签发人 王臻鄂尔多斯羊绒集团关于 的通知 附件 1 2 鄂尔多斯羊绒集团有限责任公司2015年9月1日 附注 抄送 羊绒集团 处2015年9月1日印发 主体由 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件等9个部分组成 主体要素编排规则 24 主体各要素 1标题 由发文机关名称 事由和文种组成 一般用2号小标宋体字 编排与红色分隔线下空二行位置 居中排布 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 回行时要做到词意完整 回行不断开词义 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应使用梯形或菱形 25 例1 中共中央办公厅国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 26 主体各要素 2 主送机关 主送机关是公文的主要受理机关 用三号仿宋字体 在标题下空一行之后居左编排 主送机关应当使用机关全称 规范化简称或同类型机关的统称 机关的规范化简称和统称应由上级机关明确 不得随意编造机关简称 对于上行文 原则上只能有一个主送机关 如主送机关过多导致首页不能显示正文时 可将主送机关移至版记 同类型机关之间用顿号分隔 不同类型机关之间使用逗号分隔 最后一个主送机关之后标全角冒号 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 27 3 正文 公文的正文 用来表述公文的内容 正文一般用3号仿宋体 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左空二字 回行顶格 公文首页必须显示正文 正文中结构层次一般不超过四层 其层次次序依次可用 一 一 1 1 标注 第一层一般用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层一般用仿宋体标注 层次序数可以越级使用 如果公文结构只有两层 第一层用 一 第二层既可以用 一 也可以用 1 当正文中需要引用其他公文时 按照先引标题 后引发文字号的方式进行引用 根据 国务院国有资产 的通知 国资发 2012 x号 的要求 主体各要素 28 空一行 空二行 委 2012 x号 签发人 xxx 29 主体各要素 4 附件说明 公文附件的顺序号和名称 如有附件 在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件名称较长回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 被转发的上级 同级机关的公文及被印发的文件不作为附件 在附件说明处不必标注相关内容 另起一面编排即可 30 主体各要素 5 发文机关署名 署发文机关全称或者规范化简称 发文机关署名位于正文的右下方 6 成文日期成文日期是公文的生效时间 是党政机关公文生效的重要标志 一般右空四字编排 统一使用阿拉伯数字 成文日期确定的原则和标注位置有2种 一是会议通过的决议 决定等以会议正式通过的日期为准 成文日期编排在公文标题之下 写全年 月 日 用圆括号 括起来 二是经机关负责人签发的公文以签发日期为准 联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准 31 主体各要素 7 印章公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关相符 纪要不加盖公章 加盖印章的公文 单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准 居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 32 主体各要素 加盖印章的公文 联合行文时 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 33 34 主体各要素 当公文排版后所剩空白处不能容下发文机关及印章 成文日期时 可以采取调整正文的行距 字距的措施解决 使印章与正文务必同处一页 不留任何空白 35 主体各要素 9 附注 是公文印发传达范围等需要说明的事项 对公文的发放范围 使用时需注意的事项加以说明 使用3号仿宋体 紧接成文日期下1行居左空二字 并在文字外加圆括号 回行时顶格 印发传达范围一般针对平行文和下行文 如 此件公开发布 此件发至县团级 等 请示 件应在附注处注明联系人和联系电话 36 主体各要素 10 附件 应当另面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排公文的发文字号 并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 37 38 版记要素编排规则 版记由 抄送机关 印发机关和印发日期2个要素构成 000001机密 1年紧急鄂尔多斯羊绒集团有限责任公司文件鄂绒司发 2015 号签发人 王臻鄂尔多斯羊绒集团关于 的通知 附件 1 2 鄂尔多斯羊绒集团有限责任公司2015年9月1日 附注 抄送 羊绒集团 处2015年9月1日印发 39 版记 位于公文之尾 一般包括抄送机关 印发机关和印发日期等要素 实际操作中注意 版记一定在偶数页上 如果是转发文件 除被转发文件中的附件 转发文件还应标识自己的版记 版记各要素 6 40 版记各要素 版记中分隔线 版记中的分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 推荐高度为0 35mm 中间的分隔线用细线 推荐高度为0 25mm 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 41 版记各要素 1 抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级 下级和无隶属关系的机关 抄送机关名称标注于版记第一条分割线下方 用4号仿宋字 如需把主送机关移至版记时 应将 抄送 二字改为 主送 编排方法同 抄送 机关 如既有 主送 又要有 抄送 时 应当将主送机关置于抄送机关上一行 之间不加 分隔线 抄送机关最后要标注句号 表明结束的意思 42 版记各要素 2 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期 一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 印发日期用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编排虚位 后加 印发 二字 43 版心外要素 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各方一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 不一起装订时 附件另编页码 44 纪要格式 1 纪要标志 由 纪要 组成 居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用红色小标宋体字 2 纪要编号等同于发文字号 可居中编排在发文机关标志下空二行位置 可以采用 第 号 的形式 不编虚位 45 纪要格式 3 出席 正文或附件说明下空一行左空二字 用3号黑体字编排 出席 二字 后标全角冒号 用3号仿宋体字标注出席人单位 姓名 同一单位不同人员之间 不同单位之间的分隔符号可根据情况确定 回行时与冒号后的首字对齐 段末加句号 如需标注请假和列席人员名单 依次另起一行编排 方法与出席人员一致 46 纪要格式 4 版记的编排方法同其他通用格式公文版记编排方法 纪要的版记一般包括分送机关 印发机关和印发日期等要素 5 纪要不加盖印章 6 纪要格式可以根据实际制定 47 信函格式 1 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称 居中排布 上边缘至上页边为30mm 推荐使用红色小标宋体字 联合行文时 使用主办机关标志 2 发文机关标志下4mm处印一条红色双线 上粗下细 距下页边20mm处印一条红色双线 上细下粗 线长均为170mm 居中排布 48 信函格式 3 如需标注份号 密级和保密期限 紧急程度 应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下 按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7 8 4 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下 与该线的距离为3号汉字高度的7 8 49 信函格式 5 标题居中编排 与其上最后一个要素相距二行 6 第二条红色双线上一行如有文字 与该线的距离为3号汉字高度的7 8 7 首页不显示页码 8 版记不加印发机关和印发日期 只有抄送机关 抄送机关上下不加分隔线 位于公文最后一面版心内最下方 50 行文关系 行文规则 行文方向 三 行文规范 51 行文关系 1 表示隶属关系和职权范围 命令 决定 批复 通知等文种 表示对下级机关或单位一种不容质疑的领导和指挥的关系 请示 报告等文种 表示对上级机关或单位一种尊重和遵从关系 函等文种 表示对不相隶属的机关与单位之间的一种商洽 平和与谦恭的关系 2 体现公文内容的重要程度 3 决定语言表达与语气的运用 52 行文方向 下行文是指上级领导机关对所属下级机关的行文 上行文是指下级机关向所属上级或者只对直属上级机关呈送的一种行文方式 一般情况下 不得多头行文 更不得越级行文 平行文是指没有隶属关系 业务指导关系的同级机关 或者不属同一系统的机构部门之间的一种行文 53 行文规则 根据 条例 规定 行文规则主要包括如下内容 1 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 2 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 3 向上级机关行文 应当遵循以下规则 1 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 54 行文规则 2 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 3 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 4 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 5 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 55 行文规则 4 向下级机关行文 应当遵循以下规则 1 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 2 涉及多个部门职权范围内的事务 处室 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 3 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 56 行文规则 5 同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 内设机构除办公室外不得对外正式行文 57 标题拟定不当 违反行文规则 公文格式不正确 文种选择不当 版记编排有误 附件说明编排不规范 误将被转发的公文当附件 公文结构 内容不清晰 四 目前公文管理中存在的主要问题 58 存在问题 一 标题拟定不当1 标题 发文机关 事由 文种 例1 羊绒集团关于 的通知或关于 的通知关于羊绒集团 的通知 59 存在问题 2 转发通知的标题过于繁琐 通知 多次重叠 例1 区财政局转发 市财政局转发国家财政部关于 的通知的通知 区财政局转发国家财政部关于 的通知 60 二 文种选择不当1 生造文种或乱加请求语用 申请 代替 请示 在请示标题中误加 请求 或 申请 等 见下各例 例1 关于申请增加培训经费的请示 关于追加培训经费的请示 存在问题 61 例2 关于申请办理第四批赴港长期工作签注的请示 关于办理第四批赴港长期工作签注的请示 关于办理赴港长期工作签注的请示 例3 关于请求建立老年活动站的申请 关于建立老年活动站的请示 存在问题 62 2 请示 与 报告 不分 请示报告 并用 例1 关于购置计算机所需资金的报告 关于购置计算机所需资金的请示 例2 关于翻建 冷藏库的请示报告 关于翻建 冷藏库的请示 注意 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 存在问题 63 3 公示 启示 等误用成 公告 条例 规定 公告 适用于向国