办公室管理第三、四章(能源管理专)自考要点

第三章 办公室管理系统 第一节 办公室管理系统构成 一 办公室管理系统概念 用系统理论描述帮手管理工作 是为了把办公室管理这一研究对象 作为一个整体 一个系统来考虑 从而以 系统 为研究对象 从 系统 的整体出发 用最合理 最经济 最有效的组织管理方法 和技术 最优地达到 系统 的目的 办公室系统管理必然具备系统的一般特性 它们是 一 整体性 二 层次性 三 相关性 四 目的性 五 适应性 二 办公室管理系统基本要素 必须具备办公人员 办公信息 办公手段 办公机构 办公制度和 办公环境等必要条件 一 办公人员 按工作内容和所起到的作用 1 决策者或高层管理人员 2 中层管理人员 3 专业技术人员 4 辅助人员 按照职务划分可以分为一下 8 类 1 决策服务人员 2 事务工作人员 3 文书工作人员 4 技术工作人员 5 经济工作人员 6 组织工作人员 7 政治工作人员 8 领导人员 二 办公信息 现代化的办公室就是生产与处理信息的场所 信息化是现代办公室 的主要特点 办公室管理活动就是对各类信息进行采集 加工 传输和输出的过 程 办公室处理业务大致可分为三个方面 1 信息传输 2 信息加工 3 信息管理 三 办公手段 1 传统的办公室设备 2 现代化办公设备 3 办公家具 四 办公机构 办公机构是指政府机关或企事业组织中的基本职能单位 五 办公制度 办公室工作规程 的主要任务 1 工作项目名称的规范化 2 明确规定工作内容和范围 3 不同岗位人员专业化要求 4 工作基本程序 5 标准化要求 6 规章条列的政策依据 7 明确协作关系 8 接受监督 第二节 办公室管理系统组织结构 一 办公室管理系统组织结构类型 办公室管理系统组织结构即前面讲过的办公机构 组织是一种结构 不同的组织具有不同的结构 组织的功能是由其 结构决定的 组织结构是指对于工作任务如何进行分工 分组和协调合作 办公室组织结构的类型通常是按办公室职能划分的 主要有以下几种类型 1 集权组织机构 2 线性组织机构 3 横向组织机构 专家 4 线性 横向综合型组织机构 5 委员会组织机构 6 矩阵式组织机构 二 办公室管理系统组织结构设计原则 本着 简单实用 原则的前提下 还必须遵循一列原则 1 明确性 2 动态性 因事设置 3 适当性 职责范围要适当 二 办公室管理系统组织结构设计关键因素 1 工作专业化 2 部门化 工作分类的基础 3 命令链 谁向谁回报 4 控制跨度 5 集权与分权 6 正规化 实行标准化程度 三 办公室管理系统组织结构设计方案 1 简单结构 小型私企 2 官僚结构 程序化来进行 3 矩阵结构 部门化和产品部门化形式的融合 4 团队结构 5 虚拟结构 影响这些方案选择的因素到底有哪些 1 组织战略 2 技术 第四章 办公室管理划分与职位分析 第一节 办公室职位划分依据和功能 一 办公室职位划分含义 职位划分是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分为不同 的工作岗位以及岗位上的职务与责任 包括三方面内容 1 职务和责任 2 必须有一定工作任务 3 有相应的职权 职位与职称的区别 1 职位是人与事的有机结合 2 一般地说 职位的数量是有限的 而职称可以随人走 3 职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小 4 职位一般不随人走 而职称可以随人走 二 办公室职位划分的依据 因事设置 是办公室职位划分的总标准 三 办公室职位划分的功能 1 因事求才 的用人标准 2 支付工资的重要基础 3 实行岗位责任制的前提 4 实现科学化和现代化的重要手段 5 是高等院校和中等专业学校制定专业设置计划和招生计划的依据 第二节 办公室职位划分原则 1 系统原则 2 最低职位数量原则 3 整分合原则 是指一个 组织 在整体规划下的明确分工以及在分工基础上的有 效结合 分解是这一原则的基础 整合是整分合原则的目的 4 能级原则 遵循能级原则必须做到以下几条 1 按层次 分层级 2 不同层次能量亦不同 3 人的才能不是先天定量的 而是后天培养的 第三节 办公室职位类型及职责 二 办公室职务责任 一 办公室主任的职责 办公室主任围绕 服务 担负着承办 参谋 管理 协调四项责任 办公室管理职责 主要体现五个方面 1 文书管理 2 信息处理 3 机关财务管理 4 人事管理 5 事务管理 二 党政机关办公室秘书职责 秘书主要有 1 行政秘书 起草文稿 接待来访 办理领导交代的事宜 安排其 他事宜等 2 机要秘书 指专门从事文书管理 档案管理 对领导活动进行辅 助的秘书 文书处理包括发文 收文 阅办和管理电文 3 生活秘书 比较特殊 只有高级领导人才有可能配备 4 专业秘书 如翻译秘书 法律秘书 新闻秘书等 三 企业机关办公室秘书职责 第四节 办公室职位分析 一 办公室职位分析的目的和作用 职位分析是获取职位各要素的信息 从中概括出职位特征 目的 找出完成工作的最佳方法 以称职人员 最公平地完成令人 满意的最大工作量 进而提高办公室的工作效率及效能 职位分析的作用可集中表现在如下三个方面 1 为组织录用 挑选和恰当配置办公人员提供依据 2 使办公室职位更加简化和标准化 3 职位分析是职务评价的重要前提 二 办公室职位分析的内容和特点 一 办公室工作一般特点 1 办公室作为一种管理系统或机构 与生产系统不同 就现在的实 情看 脑力劳动者占大多数 2 办公室工作基本任务是信息处理 3 办公人员的业务素质和工作能力的差异性 4 办公室工作的多样性 5 办公室业务工作容易受到系统内外环境的