时间管理的应用

时间管理的应用 单元大纲 一 掌握时间管理法则 二 分析时间的使用情况 三 寻找时间管理的突破口 正文 一 掌握时间管理法则 1 时间管理的 80 20 法则 1897 年 意大利经济学家维尔弗雷多 帕累托研究意大利经济问题时发现 在意大利 80 的财富为 20 的人所拥有 并且这种经济趋势存在 普遍性 后来人们发现 在社会中有许多事情的发展 都有类似的规律 世界上有很多专家正在运用这一原理来研究 解释相关的课题 这已变成 当今管理学界所熟知的 80 20 原则 即百分之八十的价值是来自百分之二十的因子 其余的百分之二十的价值则来自百分之八十的因子 80 20 法则在时间管理也开始运用 形成了 80 20 原则 通过分析 可以发现 在时间运用中 各种事务往往存在着 重要的少数与琐碎 的多数 的数量分布 因此 80 20 法则对我们的一个重要启示便是 避免将时间花在琐碎的多数问题上 因为就算你花了 80 的时间 你也只能 取得 20 的成效 所以 你应该将时间花于重要的少数问题上 因为掌握了这些重要的少数问题 你只需花 20 的时间 即可取得 80 的成效 2 ABC 时间管理法则 ABC 管理法又称帕累托分析法或巴雷托分析法等 它是根据事物在技术或经济方面的主要特征 进行分类排队 分清重点和一般 从而有区别 地确定管理方式的一种分析方法 1963 年 现代管理学之父彼得 德鲁克将这一方法推广到全部社会现象 使 ABC 管理法成为一种普遍应用的管 理方法 美国企业管理顾问艾伦 莱金将 ABC 管理法用于时间管理上 形成了 ABC 时间管理法则 ABC 时间管理法则的核心是抓住主要问题解决主要矛 盾 保证重点工作 兼顾全面 有效利用时间 提高工作效率 ABC 时间管理法则在应用中 首先是将各种事项按轻重缓急分为 A 重要 B 次要 C 一般 三类 依此进行有效的管理 分类比例特征管理重点时间分配 A 重要 占总工作量 20 30 每天 1 3 件 1 最重要 2 最迫切 3 后果影响大 重点管理 1 必须做好 2 现在就做 3 亲自去做 占总时间的 60 80 B 次要 占总工作量 30 40 每天 5 件以内 1 重要 2 一般迫切 3 后果影响不 大 一般管理 最好亲自做 也可授权 占总时间的 20 40 C 一般 占总工作量 40 50 1 无关紧要 2 不迫切 3 后果影响小 不必管理 授权 占总时间的 0 3 PCPA 时间管理法则 PCPA 时间管理法则基于目标 即在确定目标的基础上合理安排时间 以达到时间管理的目的 P Purpose 目的 要求在安排各项事项的 时间前 首先要明确目标 以此确立优先顺序 C Cancel 删除 在安排各项事项时 围绕自己必须实现的目标 将与目标无关或与个人实现 目标不必要和不合适的事项在时间安排中删除 P Plan 计划 围绕目标 做好每天 每周时间的使用计划 A Arrange 安排 合理安排 和利用个人时间 二 分析时间的使用情况 时间管理本意就要求对时间进行管理 通过合理安排时间 能使每分钟都得到最大的收益 因此 时间管理可以从分析自己的时间开始 在对 已经做的事情进行分析比较 以实现对时间管理的目的 下表为某单位办公室职员一周事项的归纳列表 序时间上午下午晚上 1 5 月 4 日 星期 一 1 室务会议 8 30 10 00 2 写添置设备 的申请报告 13 00 14 30 未完成 3 处理单位一 起突发交通事故 14 30 17 00 4 游泳 19 00 20 00 2 5 月 5 日 星期 二 1 业务学习 8 30 11 00 2 去交通队处 理交通事故 13 00 15 00 3 与主任谈话 16 00 17 00 4 同学聚会 18 00 20 00 5 游泳 20 30 21 30 3 5 月 6 日 星期 三 1 接待捷成公 司业务经理 9 00 10 00 2 修单位汽车 10 00 12 00 3 消防局会议 13 30 16 30 4 游泳 19 00 2 00 4 5 月 7 日 星期 四 1 去浦东机场 接美国回来的领 导 8 00 12 00 2 去捷成公司 参观 13 00 16 00 3 游泳 19 00 20 00 5 5 月 8 日 星期 五 1 单位消防工 作会议 8 30 10 30 2 与主任外出 办事 13 00 16 00 3 太太 30 岁生日 宴 18 00 20 30 4 游泳 21 00 22 00 6 5 月 9 日 星期1 MPA 课程 MPA 课程 六8 30 11 3013 00 16 00 7 5 月 10 日 星 期日 送孩子补习 13 00 16 00 对上述一周的主要事项进行分析 可以从事项与时间两个方面作基本的分析 1 事项分析 事项分析的目的是要了解这一时间段做的主要事情基本情况 进行归类 序事项类别事项事项数 占记录事 项比重 1 紧急事项 处理单位一起突发交通事故 去浦东机场接美国回来的领导 与主任外出办事 修单位汽车 与主任谈话 627 2 重要事项 写添置设备的申请报告 消防局会议 单位消防工作会议 313 3 日常事项 室务会议 业务学习 接待捷成公司业务经理 去捷成公司参观 MPA 课程 1150 游泳 送孩子补习 4 特别事项 同学聚会 太太 30 岁生日宴 210 5 合计 22100 通过上表归纳后 可以发现一周事项记录中 日常事项占了 50 说明大部分时间用于较固定的事项中 紧急事项占 27 说明此类事项数量 占比重比较大 接近三分之一的记录事项数 重要事项为 13 说明占的比重比较低 特别事项占 10 由此分析也可以发现 如果要对时间管理 重点要放在日常事项和紧急事项两个方面 特别要指出的 本周中的一项重要事项没有完成 要进一步去分析为什么会没有完成的原因 2 时间分析 时间分析是对记录的各事项所花费的时间情况进行分析 它是在事项基础上对时间使用的进一步分析 仍以上例为依据进行分析 如果假设全 部时间为 7 16 112 小时 扣除每天自然时间 吃饭等 7 2 14 小时 每周计算的时间为 98 小时 序事项类别事项时间 占记录事 项比重 占全部时 间 比重 1 紧急事项 处理单位一起突发交 通事故 去浦东机场接美国回 来的领导 与主任外出办事 修单位汽车 与主任谈话 12 5 小时 27 5 12 7 2 重要事项写添置设备的申请报6 5 小时 14 3 6 6 告 消防局会议 单位消防工作会议 3 日常事项 室务会议 业务学习 接待捷成公司业务经 理 去捷成公司参观 MPA 课程 游泳 送孩子补习 22 小时 48 3 22 4 4 特别事项 同学聚会 太太 30 岁生日宴 4 5 小时 9 9 4 6 5 合计45 5 小时 100 46 3 通过上述的计算 可以进一步对时间的运用情况进行分析 一般情况下 时间分析的比重与事项分析的情况大致相同 例如 化费时间最多的 仍然是日常事项 占了全部记录时间的 48 3 其次是紧急事项 占全部记录时间 27 5 重要事项占 14 3 特别事项占 9 9 与事项分析大致 相同 但也可能出现不一致的情况 就应进一步分析 3 80 20 法则分析 在时间分析中 还可以用 80 20 法则进行分析 理想情况下 各类事项安排的时间如下表所示 事项类别事项数量比重时间比重 紧急事项少数重要的事 项重要事项 20 80 日常事项繁琐的一般事 项特别事项 80 20 根据上述的要求 对比分析时间的运用情况 事项类别事项数量比重时间比重 紧急事项少数重要的事 项重要事项 40 40 日常事项繁琐的一般事 项特别事项 60 60 很显然 通过 80 20 法则的分析 发现了时间运用并不理想 主要是化在繁琐的一般事项时间过多 因此 需要进一步完善时间的分配 时间应用的分析 可以归纳在以下的几个方面内容 分析一 事项清单分析 分析二 事项时间清单分析 分析三 事项分项分析 分析四 高效益活动分析 分析五 低效益活动分析 分析周期可以是每周时间分析 每月时间分析 每季时间分析 一年时间分析 通过列单 分析 将已做的事项列出来 分析哪些事项时间利用是高的 哪天时间利用率是高的 哪周时间利用率是高的 自问是为什么 根 据