办公室管理第五、六章(能源管理专)自考要点

第五章 办公室管理工作程序 控制及简化 基本内容 第一节 办公室管理工作程序 一 办公室管理工作程序概念与设计 概念是指办公室内按照一定模式制定的 完成各项管理工作所需的 步骤的总和 办公室管理工作程序设计是实现办公室管理自动化的依据和基础 一 办公室管理工作程序设计内容 设计两种方法 1 分析式 2 创议式 设计的步骤主要包括 分析调查材料 各项工作的程序 事务处理 周期以及工作人员的职能 职责等 二 办公室管理工作程序设计组织 三种类型的组织形式 1 委员会制 2 专门机构和委员会 3 专门机构结合制 三 办公室管理工作程序设计原则 1 简单易行 便于管理 2 有明确的分工 3 各个环节工作量化均衡 4 避免工作重复 5 避免不必要的书写 走动或精力耗费 6 尽可能避免例外现象 7 避免不必要的审查批复 8 合理划分由低到高的工作职能 9 尽量考虑到工作过程的连续性 10 文件性的工作应限制到最小量 11 工作程序应具有一定的灵活性 12 最有效地利用办公室机器设备并采用最好的操作程序 13 有效利用 例外原则 即采取必要而灵活的措施来应付新情况 二 办公室管理工作程序示例 常见的工作程序主要有 1 开拓型程序 含义 是指决定某些具有风险性和不确定性的工作事项时所必经的 决策过程 四个基本步骤 1 确定问题所在 2 发现 探索和拟定各种可能的方案 3 从各种可能方案中选出最佳方案 4 执行和检查 2 逻辑型程序 霍尔 含义 指运用系统方法 按照逻辑关系形成的一整套工作方法和步 骤 3 技术型程序 含义 是办公事务中的技术活动的程序 特点 多次重复 易于完成 不需要高度业务水平 多数可实行机 械化 三 办公室管理工作程序手册与图表 一 办公室管理工作程序手册 手册上可能出现的主要内容有 1 办公室内每一岗位的职责 2 处理工作的制度及方法 3 允许使用的文件及其使用方法 4 手册签发人姓名 日期及有效期 等 二 办公室管理工作程序图标 1 网络分析 主线路 图 工作 事项 线路 2 程序流程图 纵轴 横轴 3 时间图 左右 上下 谋求缩时 4 内容分析图 预先联 过程联 第二节 办公室管理工作控制 一 办公室管理工作控制概念 控制是指按照给定的条件和预定的目标 对其中一个过程或一个序 列事件施加某种影响的行动 办公室管理工作控制是指通过办公室高层领导的指挥 使办公室管 理工作沿着办公室预定的目标前进 按系统的结构来分 控制可分为开环控制和闭环控制 开环控制是由管理者把预先规定好的控制规律单方面地通过执行者 对系统施加控制 闭环控制又叫反馈控制 它把系统输出量的一部分或全部 通过一 定的方法 反送回系统的输入端 办公室管理工作控制是办公室管理的基本内容 它是一个连续发展 的过程 办公室领导通过这一过程 了解办公室工作的现状 将实 际活动与计划制定的活动相比较 寻找计划与执行之间的差异 以 修正工作偏差 控制办公室管理的工作方向 二 办公室管理工作控制内容 1 数量控制 瓶颈现象 控制措施 1 尽可能合理地设计办公室工作程序 使工作流畅运行 2 对能够进行定量控制的工作 要做到有效地定量控制 以防积压 3 对于大量重复性的工作 要尽量使用现代化的机器设备 实现办 公自动化 4 要避免办公人员的工作过于专门单一化 培养 多面手 和通才 使得在出现特色问题时不致空岗 5 要错开可能集中在一起做的工作 2 质量控制 工作质量 品质质量 工作质量是为了保证和提高产品或服务质量所做的工作的质量 是 为实现生产目的或办公目的而进行的各方面工作的水平和能力 实质上都是为了提供优质的产品或服务 检查工作一般可以视工作的相对重要程度 采取逐一检查或者抽样 检查两种方法 3 时间控制 是指事先估计在一定时间内的工作完成量 然后将实际完成的工作 量与事先估计的工作量相比较 从而达到控制的目的 第三节 办公室管理工作简化 一 办公室管理工作简化内容和目标 总目标 提高办公室管理工作的效率 三 办公室管理工作简化程序与意义 意义 1 提高效率 2 节省人力 物力 财力 3 协助决策 4 洗脑 第六章 现代办公室量化管理 第一节 办公室工作量化管理 三 办公室量化管理基本原则 1 工作定额的制度原则 2 工作定额的考核与分析原则 第二节 办公室工作量化管理的理论基础 扎德提出模糊推理组合规则 形成模糊矩阵运算 第三节 办公室工作量化管理的主要方法 一 工作定额制定的方法 1 经验估算法 随机 2 概率估算法 比较科学的估算法 3 统计分析法 比较简单易行的方法 4 类似比较法 相同 相似 5 工作抽样法 1 简称抽样法 2 等距抽样法 3 类型抽样法 6 模特计时法 黒德 7 工作定额打分法 是针对办公室管理业务中不确定性因素较多的工作 采用的一种量 化管理方法 两种打分法 1 按工作标准打分法 2 按工作构成要素打分法 8 时间管理法 办公室业务工作消耗时间大体可分为五类 1 作业时间 2 例行时间 3 授权时间 4 办公产品生产时间 5 非定额时间如闲谈时间 返工时间和停工时间等