自己整理的档案工作实务题集

档案工作实务复习题 一 名词解释 1 科技档案 科技档案是指在自然科学研究 生产技术 基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸 图表 文字材料 照片 录音 录像等科学文件资料 2 科技档案号 科技档案号是档案馆 室 在科技档案的整理和管理过程中 以字符形式赋予科技档案的 一组代码 是存取科技档案的标记 它起到固定整理成果 反映分类和排列次序 便于保 管和查阅科技档案的作用 科技档案号一般由科技档案分类号科技档案分类号和保管单位顺序号保管单位顺序号组成 3 科技档案分类 科技档案的分类是指根据科技档案的内容性质和形成特点 将一定范围内的科技档案划分 成不同的类别层次 从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库实体 管理系统 4 会计档案 会计档案是国家机关 企事业单位 个体工商户和其他社会组织在会计核算活动会计核算活动中形成的 具有保存价值的原始记录 是记录和反映单位经济业务经济业务的重要史料和证据 二 简答题 1 简述案卷编目的含义及内容 2 科技档案与其他档案 科技资料 科技图书 科技情报及一般科技文件的本质上的区别 1 科技档案与其他档案的本质区别在于 科技档案产生于生产 科研 基建及其管理活 动中 是这些科技生产活动的记录和伴生物 记述和反映科技生产活动的客观事实和发展 规律 是一种科技专业知识的载体 2 科技档案与科技资料 科技图书 科技情报的本质区别在于 科技档案是生产 科研 基建及其管理活动中直接形成的原始记录 是第一手资料 不是在事后加工形成的或为了 参考而搜集来的 科技资料 科技情报则不同 是为了科技生产活动的需要而交流或购买 来的材料 科技图书则是通过对科技档案等进行加工形成的二 三手材料 3 科技档案与一般科技文件的本质区别在于 科技档案是对国家和社会有保存价值的需 要归档的科技文件材料 有没有保存价值 是科技文件能否转化成科技档案的基本条件 3 科研工作与建档工作的四同步管理 1 下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步 2 检查计划进度与检查科研材料形成情况同步 3 验收 鉴定科研成果与验收科研档案材料同步 4 上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证 明材料同步 目的 保证每一项科研活动归档文件材料的完整 准确 系统 三 论述题 1 试述科技档案的分类规则 四 填空或选择题 1 科技档案的特点 专业性 成套性 现实性 效益性 2 在科技生产活动中形成的 以项目成套的科技档案是一个有机整体 具有不可分散性 因此 我们在科技档案管理工作中应尽可能地保持科技档案的完整性和有机联系 3 科技文件积累的要求包括 明确积累职责 明确积累范围 确保积累质量三个方面 其 中 确保积累质量主要是在积累过程中维护和确保科技文件的完整 准确 系统和安全 4 科技文件管理的 三纳入 规定即 将科技文件材料的形成 积累 整理 归档工作纳 入科技工作程序 纳入科研 生产 基建等计划中 纳入有关部门和有关人员的职责范围 5 三纳入 的实质 从加强科技管理入手 将科技文件的管理与科技管理紧密结合起来 实行一体化管理 6 档案部门参加项目验收制度 对应归档的科技文件材料加以验收 没有完整 准确 系 统的科技文件材料的项目 不能通过验收 7 设备开箱验收制度是保证设备文件及时 完整归档的可靠保证 8 竣工图是真实地记录各种地上 地下建筑物 构筑物等情况的技术文件 是对工程进行 交工验收 维护 改建 扩建的依据 是国家的重要技术档案 9 涉及结构形式 工艺 平面布置 项目等重大改变技图面变更面积超过 35 的 应重 新绘制竣工图 末尾加 竣 或注明 竣工阶段 10 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章 竣工图章应使用红色印泥 盖在 标题栏附近空白处 11 科技文件的组卷应遵循科技文件材料的形成规律 保持案卷内科技文件的有机联系和 案卷的成套 系统 便于案卷的保管和利用 12 科技文件的组卷方法 1 按部件组卷 主要适用于机械产品和设备等科技文件 2 按结构组卷 主要适用于基本建设项目等 3 按阶段组卷 主要适用于科研项目 和生产工艺等 4 按专业组卷 主要适用于标准设计文件 竣工图 5 其他 问题 时间 责任者 地区 文件名称等 主要适用于管理性文件及气象 水文等其他科技文件 13 科技文件的案卷封面填写项目包括 案卷题名 由立卷人拟写 立卷单位 负责组卷 部门或项目负责部门 起止日期 保管期限 密级 档号 全宗号 案卷号 目录号 等 14 卷内文件目录包括 序号 文件编号 责任者 文件题名 日期 页数 备注等 15 案卷的装订分为以件为单位装订和整卷装订 以件为单位装订的应在每件文件首页空 白处加盖档号章 并填写档号和序号 16 科技文件的归档 要以归档制度为基本依据 科技文件归档制度的内容包括归档范围 归档时间 归档要求和手续 17 确定归档范围的标准是科技文件是否具有保存价值 18 归档时间应根据不同类型的科技文件的形成特点来确定 一般分为 在项目结束后归 档 分阶段归档 周期较长的工业产品 科研项目 分单项归档 规模较大的科研课题 基建等 按年度归档 管理性文件 随时归档 科技活动中的变更 修改 补充文件及 磁带等实物档案 19 归档份数因档案重要程度的不同而不同 一般一份或一套 重要的 利用频繁的和有 专门需要的可适当增加归档份数 20 重大建设项目文件的归档 除受委托进行项目档案汇总整理外 各施工承包单位应在 项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档 有尾工的在尾工完成后及时归档 归档文件应成套 系统 完整 应记述和反映建设项目的规划 设计 施工及竣工验收的 全过程 真实记录和准确反映建设项目建设过程和竣工时的实际情况 图物相符 技术数 据可靠 签字手续完备 文件质量应符合国家规定 外文资料应将题名 卷内章节目录译 成中文 经翻译人 审校人签署的译文稿与原文一起归档 21 项目建设文件的归档审查 施工单位在项目竣工文件收集 编制和整理后 应依次由 竣工文件编制方 质监部门 监理部门对文件的完整 准确情况和案卷的质量进行审查或 三方会审 经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构 22 科技档案分类的原则 同一原则 效用原则 排它原则 23 科技档案分类方法 工程项目分类法 基建档案 工程设计档案 建筑施工档案 型 号分类法 产品档案 设备档案 课题分类法 科研档案 专业分类法 暖通等从专业 角度利用档案的 地域分类法 气象 水文 地质 动植物调查 时间分类法 气象 水文 地震等在内容和形成方面有鲜明时间特征的档案 24 基建档案 性质 工程项目分类法 流域 工程项目分类法 产品档案 使用性质 型号 分类法 系列 型号分类法 年度 型号分类法 设备档案 性质 型号分类法 工序 型号分 类法 科研档案 学科 课题分类法 专业 课题分类法 25 案卷排列是科技档案整理工作的重要内容 应遵循分类排列的原则 26 科技档案案卷目录是科技档案整理工作的成果 是由揭示科技档案特征的条目汇集而 成并按一定次序编排的