学校组织结构图的制作——使用SmartArt

项目一 学校组织结构图的制作 使用 SmartArt 一 项目描述 假设你是学校办公室工作人员 现在领导把一份有关学校组织结构的文档交给你 让你阅读后根据资料使用 Word 为公司绘制一个组织结构图 组织结构图是组织架构的直观反映 是最常见的表现雇员 职称和群体关系的一种图 表 它形象地反映了组织内各机构 岗位上下左右相互之间的关系 组织结构图由框 职 位或部门 和线组成 其中 框中通常包含各部门或者职位名称 也可以把职务人名字写 在其中 甚至可以加上照片 线用来表示各部门或职位名称之间的关系 二 知识和能力目标 通过制作学校组织结构图 将需具备以下能力 1 能够使用 Word2007 的 SmartArt 图形制作层次结构图 流程图 循环关系图 等 2 能够熟练的在 SmartArt 图形中输入文本 3 能够熟练编辑 SmartArt 图形 如添加 删除形状 更改颜色 填充图形 移动 图形 更改图形大小等 4 能够制作公司组织结构图 三 项目实施 下面我们参考图 4 1 所示的效果来制作学校组织结构图 首先创建文档并设置文 档的纸张方向 然后在文档中插入层次组织图 接着输入文本并添加所需项目 最后 对组织结构图进行编辑美化操作 任务一 插入层次结构图 由于我们的结构图横向较长 故要制作项目的组织结构图 首先要创建横向文档 并在其中插入组织结构图 图 4 1 学校组织结构图 步骤 1 新建文档 学校组织结构图 然后将纸张方向设置为 横向 方法 为单击 页面布局 选项卡 页面设置 选项组中的 纸张方向 按钮 在下拉 列表中选择 横向 如图 4 2 所示 步骤 2 单击 插入 选项卡 插图 组中的 SmartArt 按钮 如图 4 3 所示 打开 SmartArt 图形 对话框 可看到内置的 SmartArt 图形库 有列表 流 程 循环 层次结构 关系 矩阵 棱锥图等七大类 一共提供了 80 中不同类型的 膜拜 如图 4 4 所示 步骤 3 单击对话框左侧的 层次结构 项 在对话框中部选择 组织结构图 项 单击 确定 按钮 即可在文档中插入一个组织结构图框架 效果如图 4 5 所示 图 4 2 设置纸张方向图 4 3 SmartArt 按钮 图 4 4 打开 选择 SmartArt 图形 对话框 任务二 输入文本并添加项目 插入组织结构图后 我们先在其中输入学校组织结构图的几个大结构 然后再为 各大结构添加子结构 步骤 1 单击最上方的 文本 占位符 输入 校长室 使用同样的方法 依 次输入其他部门的名称效果如图所示 4 5 插入组织结构图 如上图所示 SmartArt 图形由两部分组成 图形区域 相当于画布 和形状 创建 SmartArt 图形后 默认将选中图形区域 并在其周围显示一个灰色的方框 我们也可以单 击图形区域的任意处将其选中 图形区域中的图形被称为形状 它里面的 文本 字样被 称为占位符 用于指示文字的输入位置 单击即可在形状中输入文字 我们可单击选中 SmartArt 图形的图形区域和各形状 并分别对它们进行编辑和格式设置 4 6 输入文本 步骤 1 输入文本时还可以采用以下两种方法 1 单击 SmartArt 图形区域左侧方框上的 2 单击 SmartArt 工具 设计 选项卡 创建图形 组中的 文本窗格 按钮 打开 在此处键入文字 窗格 然后单击该窗格中的相应 文本 占位符 即可输入文字 在图形中相应位置会显示输入的问题 如图 4 7 所示 选中 SmartArt 图形后 默认将显示 SmartA 工具 设计 选项卡 图 4 7 在此键入文本窗格 步骤 2 下面给 校长室 添加一个上方的形状 右击顶部的 校长室 文本框 在弹出的快捷菜单中选择 添加形状 下的 在上方添加形状 如图 4 8 左图所示 结果如 4 8 右图所示 步骤 3 给 校长室 添加一个助理 右击顶部的 校长室 文本框 在弹出的 快捷菜单中选择 添加形状 下的 添加助理 输入文字 副校长 要在所选形状所在的级别的后面插入一个形状 可在形状列表中单击 在后 面添加形状 若要在该形状前面插入一个形状 则单击 在前面添加形状 要在所选形状的下一级别插入一个形状 可单击 在下方添加形状 项 步骤 4 单击 校长 形状的边缘选中该形状 再利用鼠标拖动方法或键盘上的上 方向键将该相撞向上稍微一动 使用同一的方法将 副校长 形状稍微向下移动 效 果如图 4 9 所示 图 4 8 添加 党支部 上述操作也可选择要添加形状的项目后 在 SmartArt 工具 设计 选项卡 创建图形 组中单击 添加形状按钮 下方的三角按钮 在展开的列表中选 在上方添加形状 项 当添加 删除形状或编辑文字时 形状的对齐方式和位置会根据形状的个数和形 状中的文字数量自动更新 图 4 9 调整项目的上下位置 步骤 5 单击 政教处 形状将其选中 然后在 添加形状 列表中选择三次 在后面添加形状 项 在 政教处 所在项目后面添加三个形状并输入科室名称 教务处 招生就业处 后勤处 如图 4 10 所示 至此 学校组织结构图 的几个大块项目就构建出来了 步骤 6 参考前面的方法为其他项目添加更下一级的项目 然后在各项目中输入 所属项目的文本即可 效果入托 4 11 所示 任务三 编辑 美化组织结构图 下面为组织结构图更改图形颜色 选择图形样式 设置纹理填充和发光灯效果 步骤 1 选中 SmartArt 图形后 可利用 SmartArt 工具 设计 选项卡统一设置 其形状 样式和布局方式等 例如 单击选中 SmartArt 图形 然后单击 SmartArt 工具 设计 选项卡上 SmartArt 样式 组中的 更改颜色 按钮 在展开的列表中 选择 彩色 强调文字颜色 选项 如图 5 12 所示 图 4 10 添加平级项目 图 5 11 输入文本后的组织结构图 步骤 2 更改样式 单击 SmartArt 样式 组中的 其他 按钮 在展开的列表中选择 优雅 项 如图 5 13 左图所示 效果如图右图所示 步骤 3 我们还可以利用 SmartArt 工具 格式 选项卡设置所选 SmartArt 图形区域或形 状的填充 边框 效果 样式和文字环绕方式等 方法是 选中 SmartArt 图形 单击 格 式 选项卡标签可切换到该选项卡 如图 5 14 所示 形状 组 设置 SmartArt 图形中所选形状的大小和形状 不能设置 SmartArt 图形区 域 形状样式 组 设置 SmartArt 图形中所选形状或图形区域的填充 轮廓和效果等 若只选中 SmartArt 图形区域 则该组左侧列表中系统提供的形状样式将不起作用 艺术字样式 组 设置所选 SmartArt 图形中文字的艺术字效果 若选中的是 图 5 12 更改形状颜 色 图 5 13 更改图形样式 图 5 14 SmartArt 工具 格式 选项卡 SmartArt 图形区域 则将同时设置 SmartArt 图形中所选形状的文字效果 排列 和 大小 组 主要用于设置整个 SmartArt 图形的位置 文字环绕方式和大 小等 注意这两个组中的大多数选项对 SmartArt 图形中的形状不起作用 步骤 4 填充纹理 在 形状样式 组中单击 形状填充 按钮 在展开的列表中选 择 纹理 纸袋 为 SmartArt 图形区域设置纸袋纹理填充 如图 5 15 所示 注意 填充整个 SmartArt 图形区域时 应确保当前没选中图形中的形状 为此 可单 击形状之外的 SmartArt 图形区域 步骤 5 添加边框 在 形状轮廓 列表中分别选择绿色 虚线 方点 和 粗细 4 5 磅 为 SmartArt 图形添加边框 效果如图 5 16 所示 图 5 15 为图形填充纹理 图 5 16 为图形添加边框 若要为某个形状设置填充 需单击该形状 然后在 形状填充 列表中选择某个选 项 若要为多个形状设置同一填充 需单击第一个形状 然后再按住 Ctrl 键的同时 依次单击其他形状将他们同时选中 再选择填充选项 若要向 SmartArt 图形中的所有 形状设置同一种填充 需单击 SmartArt 图形 然后按 Ctrl A 组合键来选择所有形 状 再选择填充选项 设置形状轮廓 效果 艺术字等也是如此 步骤 6 发光效果 单击 形状效果 按钮 在展开的列表中为 SmartArt 图形设置发光效 果 如图 5 17 效果所示 步骤 7 单击 排列 组中的 位置 按钮 在展开的列表中选择 中间居中 四周文字 型环绕 项 如图 5 18 左图所示 将 SmartArt 图形居中显示在页面中 步骤 8 确保 SmartArt 图形的选中状态 将鼠标指针移到图形右下角 带鼠标指针变成 形状后 向右下角拖动 到合适位置后释放鼠标 调整图形大小 如图 5 18 右图所示 步骤 9 设置形状宽度 分别单击选中文字较多项目所在的形状 然后调整其宽度 使其 中的文本以一行显示 组织结构图的最终效果如图 5 19 所示 5 17 为图形设置发光效果 图 5 18 设置图形在页面中的位置 四 知识补充 一 更改 SmartArt 图形的形状 如果要更改 SmartArt 图形中的形状 可在 SmartArt 图形中选中要更改的形状 然后单击 SmartArt 工具 格式 选项卡上的 形状 组中的 更改形状 按 钮 在展开的列表中选中一种形状即可 如图 5 20 所示 二 还原 SmartArt 图形的默认布局和颜色 当对 SmartArt 图形进行了一洗了的编辑操作后 若想将其还原到默认设置 此时可单击 SmartArt 工具 设计 选项卡上 重设 组中的 重设图形 按 钮 如图 5 21 所示 图 5 19 最终效果 图 5 20 更改形状样 式 如果仅还原一个形状的默认设置 可右击要从中删