经典：岗位说明书的编写和应用

北京求是联合管理咨询有限公司北京求是联合管理咨询有限公司 Truth United Consulting Co Ltd 1 求是咨询求是咨询 电子期刊 岗位说明书的编写和应用 一 岗位说明书的作用 岗位说明书其实是岗位分析的成果 而人力资源的各个模块都是依托于此开展工作的 比如 招聘工作事实上是依托任职资格来进行的 而员工薪酬管理也是从岗位说明书中的员 工工作职责 工作环境 任职资格等因素来提取评价要素来进行岗位评估进而形成岗位价值 序列的 又如员工的绩效管理工作 也是从其岗位职责中提取关键绩效指标进行评价的 总 之一句话 对于企业管理来说 岗位说明书是将战略有效分解到个人的工具 而对于员工来 说 岗位说明书是指导其工作的行动指南 二 岗位说明书的设计 第 期 版主 李振涛 编校 李 颖 岗位说明书是每个员工的工作指南 同时也是人力资源管理的基础性文件 但在现实中很多企业并没有对其有着足 够的重视 在咨询工作中 我们经常发 现很多企业的有岗位说明书 但实际工 作中并没有发挥应有的作用 因此 笔 者就自己从事多年人力资源项目的经验 谈谈这个看似浅显但实际很难做好的工 作 编者语 本期导读 一 前言 二 岗位说明书的作用 三 岗位说明书的设计 四 岗位说明书的填写方法 一 基本信息 二 岗位目的 三 主要关系 四 主要职责 五 任职资格 六 工作环境 五 签字栏 六 总结 北京求是联合管理咨询有限公司北京求是联合管理咨询有限公司 Truth United Consulting Co Ltd 2 岗位说明书的设计应包括几个重要模块 基本信息 岗位目的 主要关系 主要职责 任职资格 工作环境以及签字栏 如下图 岗位说明书岗位说明书版本号 版本号 一 基本信息一 基本信息 1 岗位名称 2 所属部门 3 定员人数 4 职位编码 二 岗位目的二 岗位目的 根据 在 下 通过 实现 的目的 三 主要关系三 主要关系 1 直接上级 2 直接下级 3 对内关系 4 对外关系 四 主要职责 按重要性或占用时间排序 四 主要职责 按重要性或占用时间排序 1 职责表述 1 具体任务 1 2 具体任务 2 2 职责表述 1 具体任务 1 2 具体任务 2 五 任职资格五 任职资格 1 1 基本条件 基本条件 1 学历要求 2 专业要求 3 工作经验 4 资质要求 2 2 知识与技能 知识与技能 1 知识要求 2 技能要求 3 3 能力素质 能力素质 1 通用能力 2 专业能力 3 领导能力 六 工作环境六 工作环境 1 工作时间 2 工作地点 3 使用工具 设备 编写 签名 日期 审核 签名 日期 审批 签名 日期 这是一份比较简洁的岗位说明书样本 包括了核心模块 读者可以根据自己公司的特点 增减项目 北京求是联合管理咨询有限公司北京求是联合管理咨询有限公司 Truth United Consulting Co Ltd 3 三 岗位说明书的填写方法 以上面的样本为例 下面依次就每个模块的填写方法予以说明 并且以一个文秘岗作为 示例 一 基本信息 1 岗位名称 详细地写出该岗位的全称 如人力资源部部长 文秘岗等 2 所属部门 详细地写出该岗位所在部门的全称 3 岗位编制 该岗位由几个人来承担 4 岗位代码 跟据各公司内部编码自行填写 示例 文秘岗 岗位名称 文秘岗所属部门 综合部 岗位编制 2 人 岗位代码 012938 二 岗位目的 本项目的在于了解任职者对完成公司及任职部门工作目标的重要性 也就是该岗位存在 的意义 需要简短而精确地说明此岗位为什么存在 如 根据 通过 实现 的 目的 示例 文秘岗 根据公司领导 综合部主任的指示 通过负责起草公司级的各类文字材料 组织会议工作 收集相关材料和负责保密工作 以实现为领导提供良好服务和保 密安全的目的 三 主要关系 1 直接上级 这里的上级指的是管理关系上的上级 如科长为科员的上级 工程师相对于技术员只有 技术指导的关系 一般情况下没有管理关系 而行政副职岗位为行政正职岗位的直接下级岗 位 此岗位如果没有明确的分管安排 是没有直接下级岗位的 自然也不是任何岗位的直属 上级岗位 需要注意的一点是 需要填写岗位名称而非个人姓名 2 直接下级 这一栏与 直接上级 一栏的填写同理 对于一些较大部门的领导 此栏内容可能较多 3 内部关系和外部关系 北京求是联合管理咨询有限公司北京求是联合管理咨询有限公司 Truth United Consulting Co Ltd 4 本栏列出了该岗位需要经常性的内外部联系的对象及联系的目的 对象的描述要具体 并且应该是因工作关系需要经常性联系的 不包括偶尔一次两次的情况 也不包括向直接上 级汇报工作和给直接下级安排工作的联系 示例 文秘岗 直接上级 直接上级 综合部主任 直接下级 直接下级 内部关系 内部关系 公司各相关部门 外部关系 外部关系 上级主管单位各部门 来文单位等 四 主要职责 主要职责可以分两个层次来描述 即职责表述和工作任务 其中 职责表述是该岗位所 负责的某一类任务 而工作任务是在该职责表述的范围内所具体从事的工作 常用格式 动词 事项 这里面有个技巧 一是尽量明确在该职责 任务中 该岗位所扮演的角色 如 起草公 司级的各类文字材料 收集相关材料 二是可以按照职责的重要性或占用时间长短进行 排序 通常我们把参与某项职责 任务的角色分为四种 成果把控成果把控 审核 审批 审核以批准或否决 主责主责 主要负责 负责启动某一工作 并确保该工作的顺利完成 参与参与 协助 支持 为某项工作提供支持和协助 指导指导 咨询 反馈 为某项工作提供咨询和反馈意见 但没有直接影响 下面给出了一个示意图 可以清晰的看到四种角色的关系 示例 文秘岗 职责表述 1起草公司级的各类文字材料 具体任务 1 起草工作总结 工作计划 规章制度等材料 2 起草有关领导讲话稿 上报材料 文件等 3 参与撰写志书 大事记 年鉴 4 起草领导交办的其他文字材料 职责表述 2组织公司行政例会及相关会议的具体工作 北京求是联合管理咨询有限公司北京求是联合管理咨询有限公司 Truth United Consulting Co Ltd 5 具体任务 1 组织行政例会及其他专项会议 并做好会议记录 2 根据会议决议 编写会议纪要 3 按期检查各项决议 决定的贯彻执行情况 及时了解和反 馈信息 职责表述 3收集相关材料 为领导决策提供依据 具体任务 1 收集各类资料 整理 分析 存档 建立数据库 2 为领导出谋划策 提供意见 供领导决策 职责表述 4根据保密工作要求 制订保密制度 具体任务 1 草拟保密工作计划 草拟保密工作总结 2 修订保密制度 提出实施办法和意见 3 监督检查保密制度执行情况 其他职责完成领导交办的其他事项 五 任职资格 1 基本条件 学历要求 该岗位所需的最低学历 但并非目前在职人员的情况 专业要求 该岗位所要求的专业背景 有的岗位对专业性要求非常强 而有的岗位则要 求比较宽泛 工作经验 包括工作时间 行业或职能的要求 资格证书 胜任该岗位需要哪些资格证书 2 知识和技能 知识要求 尽管在专业里有所要求 但此处具体描述该岗位所需要的知识 最好写出程 度 如 通晓 熟练 了解 技能要求 完成完成该岗位职责所需的一些非本专业又不可缺少的应用性的技能 如 该岗位如果需要经常性地与外方专家沟通 则良好的英文听 说 读 写能力是必需 的 3 能力 素质 通用能力 素质 指的是针对于企业内所倡导 需要全体员工都要掌握的基本素质 比 如 良好的沟通能力 服务精神 诚实正直 专业能力 素质 多用在非管理岗位上 比如归纳思维 信息分析能力 领导能力 素质 多用在管理岗位上 如监控能力 人际理解能力 组织意识等 示例 文秘岗 基本条件基本条件 学历要求 大学本科及以上学历 专业要求 中文 文秘 行政管理专业或相关的专业 北京求是联合管理咨询有限公司北京求是联合管理咨询有限公司 Truth United Consulting Co Ltd 6 工作经验 3 年以上工作经验 2 年以上行政管理工作经验 1 年以上管理 岗位工作经验 资格证书 秘书证书 知识技能知识技能 知识要求 掌握行政管理 文件管理 法律等知识 了解相关业务领域专 业知识 技能要求 有很强的写作水平和语言表达能力 有较强的执行力 有较强 的计划 控制 协调 组织能力 熟练使用办公软件 具备基 本的网络知识 有一定外语基础 能力素质能力素质 通用能力 正直诚实 沟通能力 敬业 专业能力 条理性强 关注细节 行动力强 领导能力 六 工作环境 1 工作时间 该岗位工作的时间特点 是否需要经常加班 是否可以弹性工作 2 工作地点 该岗位的工作地点是否固定 是否需要经常出差 有无高危有毒有害等 3 工具和设备 该岗位需要用到的工具或设备 如对于文员来说可能是电脑 打印机 对于一线操作员 来说可能是车床设备 对于司机来说是汽车 示例 文秘岗 工作时间 正常工作时间 偶尔需要加班 工作地点 一般办公环境 工具和设备 计算机 一般办公设备 传真机 打印机 网络 通讯设备 七 签字栏 该岗位填写人签字 一般为任职者代表填写 该岗位直属上级主管审核签字和更高一 级的主管审批签字 最终人事部门签字确认并备案 人事部门将复印件返回该岗位任职者 直属上级主管各一份 示例 文秘岗 编写 签名 日期 审核 签名 日期 审批 签名 日期 四 总结 北京求是联合管理咨询有限公司北京求是联合管理咨询有