合同签订管理规定及流程

合同签订管理规定及流程 一 目的 规定签订合同的要求 对合同条款要求 签订合同的注意事项和审定合同的要点 以 维护公司利益 降低经营风险 减少签订合同不当造成的损失 方便合同的有效执行 最 终保证业务活动的正常进行 二 适用范围 适用于合同签订相关的过程中与合同签订相关的所有人员必须遵守此规定 三 职责 营销部合同审核人员和部门领导负责对合同进行审核 业务人员负责与客户签订合同 营销部专责人员负责合同的传递 保管和协调签订合同的整个过程 部门主管负责初审合 同 公司领导负责对合同签订的一些例外事项进行决策 四 内容 1 总则 与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同 认识到合同的重要性 平时要 认真学习合同法 进行合同谈判时在坚持原则性的基础上 也必须有一定的灵活性 公司只认可书面形式的合同 每一份合同的签订必须有指定的承办人 承办人要求是公司正式员工 其应对合同自 订立起至合同履行完毕的全过程负责 并对所提供的材料的真实性负责 合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业 技术秘密 2 定义 合同 是指本公司所属各部门同外部的自然人 法人及其它组织之间签订的经济合同 也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人 法人及其它组织之间签 订的经济合同 授权委托书 法定代表人需要委托代理人签订合同时 开据的一个书面授权文件至代 理人叫授权委托书 授权委托书必须明确委托权限 有法定代表人和代理人双方有效印鉴 3 合同签订的主体 我方签订合同的主体视情况需要可以是我公司所经销产品的生产厂家或其它挂靠的公 司 与我方签订合同的对方应是有独立法人的实体或者是有合同履行能力的个体 部门主 管有责任对对方进行资格审查 审查的重点包括 法人资格 有效期内并经过年检的营业 执照 执照所载内容与实际相符 合同标的应符合对方经营范围 涉及专营许可的 应具 备相应的许可等级 资质证书 对方是代理人代签合同的 应有真实 有效的法定代理人 身份证明书 授权委托书 代理人身份证明 具有相应的履行能力及履约信用 自然人 有效的身份证明文件 能够经营合同标的 若有专营许可 需提供相关证明文件 具有相 应的履行能力及履约信用 若合同对方签订合同资格不足或履约能力不够 则在对方提供合法 真实 有效和有 担保能力的担保人情况下 方可与之签订合同 4 合同专用章 有效的书面合同应加盖公司公章或合同专用章 经营销部经理审核合格 并由总经理同意 并且为正式的合同发文稿纸上方可加盖公 章或合同专用章 公司的合同专用章和公章应由法定代表人指定专人进行管理 加盖时事先申请并必须 如实进行登记 5 合同文体 合同必须为书面正式文本形式 包含详细合同条款 合同标得样品封样 合同订立双 方签章方为正式有效合同 与合同内容相关或合同提到的一些实物或文件作为合同附件 与合同同样具有法律效 力 合同语言应严谨 简练 准确 合同中的术语 特有词汇 重要概念应设专项解释 如合同条款中有关产品的规格型号 数量 单价等关键信息必须是准确的 不允许出现 暂定量 暂定价 货款月结 多退少补 等文字 6 合同条款 a 合同标得 销售合同标得包含经公司批准可以经营的所有产品 包括附属产品 b 合同数量 合同签订应该有准确的数量 因此业务员必须对数量跟踪到位 可采用与客户多次确 认或到工程现场了解等手段获得最准确数量 以尽量避免最终的补货和退货情况发生 合 同条款中一般不允许出现 多还少补 c 合同质量 原则上按国家标准执行 d 合同价格 根据工厂出厂价格加上运费 公关费用 业务费用及销售过程产生的其它费用即为产 品成本价 业务人员必须高于产品成本价向客户报价 最终成交价需要经过公司主管审批 如果毛利润低于 20 的合同应通知总经理 由总经理决定 e 交货日期 一般交货期为 40 天 鉴于旺季工厂生产繁忙 尽量说服客户提前订货 而且合同签订 前必须与生产部沟通确认交货日期 f 交货地点 交货地点为客户指定地点 若一批货有多处交货地点 由需方自行负责分配 转运货 物 我方只负责送至合同指定交货地点 g 交货方式 我方把货物卸至客户指定地点 由客户或客户指定接收人点货验货无误后当场签收 h 付款方式 常规合同条款 分批发货 分批结算 结算方式为货到工地现场签收后三天内付该批 货货款 80 一个月内再付该批货货款 20 或按 7 2 1 的比例 余款为货到之日起一年内 结清 超越常规合同条款必须向公司主管请示 质保金 质保期原则上不超过一年 比例不超过 10 对施工单位和个人采购的一律 不留质保金 i 违约责任 可以不特别说明 j 其它条款 合同的变更 解除 1 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的 须经双方协商 重新达成 书面协议 新协议未达成前 原合同仍然有效 本方收到对方当事人要求解除或变更的通 知书后 应当在规定的期限内作出书面答复 2 存在下列情形之一的 本方可以单方解除合同 a 因不可抗力致使不能实现合同目的 b 在履行期限届满之前 对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务 c 对方迟延履行主要债务 经催告后在合理期限内仍未履行 d 对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的 e 法律规定的其他情形 f 变更或解除经济的 应当采用书面形式 包括书信 电报 g 变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准 法律 行政法 规规定变更合同应当办理批准登记等手续的 应依法及时办理 退货条款 以上产品是供方专为需方定制产品 一般不允许退货 若客户有强烈要求 供方需接受退货 则最多允许退货量不超过供货量 1 补货条款 如客户有需要进行补货 必须提前三十天以书面形式通知我方 7 客户分类 为了与一些资信好 实力强和合作时间长的客户形成稳定的双边合作关系 可与它们 签订更优惠的合同条款 8 合同生效 合同需经双方法定代表人可其授权人签字并盖章后方正式生效 9 合同签订流程 我公司一般销售合同签订流程如下 a 承办人提供签订合同的相关证明材料 起草好合同并交给部门主管审核 b 部门主管审核无误后 由业务员把合同交给对方签章 c 合同签章后 公司内务助理填写 工程合同审核表 并把合同和该表交到部门主管 d 部门主管在 合同审核表 上填写客户评级信息后交给公司总经理审定 e 若需修改合同 则把合同转回分公司按上述程序重新进行 f 总经理审定无误后 在 工程合同审核表 上签署意见后 把合同和 工程合同审 核表 转至综合部 由综合部人员到公司合同章管理处签章 10 合同执行 合同生效后 必须全面 及时 实际履行合同 除法律另有明文规定或合同约定外 不得替代履行或转让 转卖合同 任何人发现对方不履行或不全面 不适当履行合同时 应立即通告承办人 承办人应 在法定约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议 收到对方履行异议时 承办人应在 法定约定期限内以法定或约定方式给予答复 若合同条款规定有定金 则必须要求客户准时支付定金 否则 则我方可暂停执行合 同 若交货后 客户未按合同条款约定付款 则我方可停止继续供货 并劝说客户按时付 款 若协商不成 可发催款函 律师函直至诉诸法律 11 合同纠纷 合同纠纷发生时 承办人应及时通知有关机构和人员 同时应迅速收集相关证据资料 合同纠纷处理后 承办人须及时将纠纷处理结果报综合部备案 对方当事人逾期不履行生效协议 裁决 判决时 承办人应及时报告并经总经理同意 向人民法院申请强制执行 12 资料保存 资料保管责任人 与合同相关的所有资料必须交给综合部统一保管 文件资料内容 所有与合同项目有关的资料 包括合同文本 来往文件和款项来往记 录 保管要求 商务部人员应给合同编号 并建立合同目录 对合同进行妥善保存 若出 现损毁情况 应及时向领导汇报 及时处理 借阅要求 合同借阅必须经过部门经理审批同意方可借阅 原则上原始合同不予借出 若需借出 需部门经理特批 若有员工调动工作 必须还清所借出的合同 方可办理调离 手续 借出者需妥善保管合同 不准擅自转借 传阅和复制 13 责任追究 责任部门 由部门负责人定期检查合同的签订 履行及管理情况 不正当行为 不履行本职工作或不负责的造成损失的 没有得到授权 超出授权或者授权已终止仍以公司名义对外签订合同 且事后未获公 司总经理认同的 采用要约 承诺方式订立合同 因怠于运用要约的撤回 撤销 承诺的撤回方式 造 成损失的 泄露属于保密范围的合同内容 造成损失的 对外签订合同人员在签订 履行合同时 因失职被诈骗