高效能人士的时间管理ppt课件.ppt

1 1 高效能人士的时间管理 2 课程模块简介 第一讲 第二讲 第三讲 第四讲 第五讲 第六讲 第七讲 人类浪费得最多的资源 时间管理的理论与实践 时间管理的基本法则 时间管理的基本技巧 上 时间管理的基本技巧 下 会议的时间管理 以人为本的团队时间管理 3 3 时间 人类浪费得最多的资源 第一讲 4 4 一 时间的概念 时间的五项特性 时间的定义 5 5 情景案例 如果银行每天早晨向你的账号拨款8 64万元 你在这一天可以随心所欲 想用多少就用多少 用途也没有任何的规定 条件只有一个 用剩的钱不能留到第二天再用 也不能节余归自己 前一天的钱你用光也好 分文不花也好 第二天你又有8 64万元 你该以何种态度去花这些钱 时间的特性 续 6 7 7 时间的特性 续 两位法国哲人 用猜谜的方式 把时间的这一特性描述得淋漓尽致 世界上 什么东西最长而又最短的 最快的而又是最慢的 最能分割的又是最广大的 最不受重视的又是最受惋惜的 没有它 什么事情都作不成 它使一切渺小的东西归于消灭 使一切伟大的东西生命不绝 哲人伏尔泰问 8 9 9 以70年计算 人的一生大约有25000多天 合六十多万小时 但这只是 账面时间 而非 实际时间 一个活到72岁的美国人 其一生的时间分配 二 时间的价值 睡觉 工作 个人卫生 吃飯 旅行 排队 学习 开会 打电话 找东西 其他 10 10 富兰克林说 生命是由时间构成的 暂以25550 70年 记 请计算 你已用去多少天 还剩下多少天 把结果填入下表 填完上表 请把最直接的第一感受 用简单的语言写下来 11 12 12 第二讲 时间管理的理论与实践 13 13 一 什么是 时间管理 所谓时间管理 是指对时间的利用进行的管理 所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 它管理的对象不是 时间 而是 时间管理 14 14 二 时间管理的理论与实践 第一代时间管理 特点 一方面顺其自然 一方面追紧时间安排 第二代时间管理 特点 制定目标与计划 讲究效率 明确责任 第三代时间管理 特点 制定中 长 短期目标 将每天的活动排出优先顺序 有详尽的计划表 组织表 15 15 第四代时间管理的四个特征 时间管理的理论与实践 续 16 16 时间的四象限图 三 四象限管理法 17 17 提个醒 四象限管理法 续 18 18 思考 你是否 知道 在哪一方面如果持续有优异的表现 对个人生活或工作会有积极的意义 这个问题问过数千人 发现绝大多数答案可归类如下 思考 我们往往在哪两个象限来回奔走 忙得焦头烂额 不得不到第四象限去疗养一番再出发 四象限管理法 续 19 19 四象限管理法 续 对个人生活 工作会有积极意义的持续优异表现 这些都属于第二象限 因此也都是重要的事 如果你的答案也属于这些 为什么不身体力行呢 20 20 案例分析 对小王的工作进行定位 人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告与人共进午餐 讨论促销会策略1H商讨索赔案处理1H与华金公司讨论定价1H中实公司的合作意向书1H天际公司的货未到问题 上级要求上报三个月的业绩报表2H周五业务会提前到今天1H阅读刊物内容1H打电话给12客户30分钟聆听电话留言10分钟完成文件归档1H 21 21 第一象限 第二象限 第三象限 第四象限 四 把握各象限的工作 活动 22 22 每日工作时间记录 日期 把握各象限的工作 活动 续 23 第一代时间管理 备忘录 第二代时间管理 事先规划安排行程 第三代时间管理 规划 制定优先顺序 当公司扩大时 价值观的问题 步调一致的问题突出了 所以 第四代时间管理 公司规模进一步扩大 环境变化更为加剧 五 各代时间管理理论适用范围 24 24 第三讲 时间管理的基本法则 25 25 一 浪费时间的主要原因 1 浪费时间的主观原因 经典案例 贝尔在研制电话时 另一个叫格雷的也在研究 两人同时取得突破 但贝尔最终一举成名 誉满天下 同时也获得了巨大的财富 为什么 拖延商数测验 26 26 浪费时间的主观原因 续 美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯 舒瓦普向效率专家艾维 利请教 如何更好地执行计划 的方法 艾维 利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西 这东西能把他公司的业绩提高50 而且这样东西最终在一个月之后 让舒瓦普给艾维 利寄去一张2 5万美元的支票 并说那是他一生中最有价值的一课 这一课的内容究竟是什么 经典案例 27 27 思考 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小是否有关 情景案例 现代企业里的 老农现象 浪费时间的主观原因 续 28 28 让我们记取 过去 把握 现在 放眼 未来 浪费时间的主观原因 续 昨天是一张支票 明天是一张支票 今天则是随时可运用的 请善用它 29 30 30 浪费时间的主观原因 续 31 31 法则之一 二 时间管理的三个基本法则 哈佛大学对大学生进行跟踪调查 32 25年跟踪调查的结果 提个醒 时间管理的三个基本法则 续 33 如何制定目标 设定目标的六个原则 时间管理的三个基本法则 续 34 34 法则之二 有计划 有组织地进行工作 计划的定义 所谓计划 是指为达成目标 事先凝聚相关人员的智能 预估未来情事的演变 以决定必要的方案与程序 做计划的大致步骤 时间管理的三个基本法则 续 35 1984年 在东京国际马拉松邀请赛中 名不见经传的日本选手山田本一出人意外地夺得了世界冠军 两年后 意大利国际马拉松邀请赛米兰举行 山田本一代表日本参加比赛 这一次 他又获得了世界冠军 山田本一究竟靠什么获得金牌 案例研究 山田本一的马拉松冠军 36 法则之三 经典案例 凯利 穆尔是美国西海岸数一数二的油漆制造商 穆尔于1939年大学毕业后 在哥利登油漆公司找到业务员的工作 当穆尔逐渐对工作感到得心应手后 他立即拿出客户资料以及销售图表 以确认大部分的业绩来自哪些客户 他发现了什么呢 案例体现了巴列特定律 80 20理论 80 的销售额是源自20 的顾客 时间管理的三个基本法则 续 37 37 第四讲 时间管理的基本技巧 上 38 一 时间管理的 七项铁律 1 关于时间的重要性与急迫性 39 39 2 管好你 三天 的时间 管理今天的时间 管理明天的时间 管理昨天的时间 时间管理的 七项铁律 续 40 40 时间管理的 七项铁律 续 41 二 时间管理的9个技巧 日本人将 六快 之人称为人中之杰 废弃 一分钱智慧几小时愚蠢 的作风 体现真正的品质和高效 节省体能 节约时间 42 42 这一点是时间管理的重要标志 聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离 滴水成河 用 分 来计算时间的人 比用 时 来计算时间的人 时间多60倍 多而無益的朋友是有害的 时间管理的9个技巧 续 43 要学会限制时间 一个人只有学会说 不 他才会得到真正的自由 时间管理的9个技巧 续 44 三 电话沟通节省时间的艺术 提个醒 45 45 第五讲 时间管理的基本技巧 下 高效沟通艺术 46 47 48 1 沟通的定义 2 沟通的本质 沟通是信息传递的过程 沟通中传递信息必须是不断并是双向的 沟通中传递信息必须获得彼此理解 一 沟通的概念 49 二 沟通的类型 1 根据信息载体的异同 思考 做完以上网络图 你有何感悟 50 2 按照沟通方向不同 沟通能力测试 沟通的类型 续 51 三 语言沟通的五个绝招 52 看电影 都分别属于何种沟通心态 53 53 第六讲 团队会议的时间管理 54 提个醒 一 会议的目的与作用 55 二 企业会议的现状 56 四 认识会议的成本 1 因为会议造成效率损失的费用 2 会议成本的计算公式 57 日本太阳公司为提高开会效率 实行开会分析成本制度 每次开会时 总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上 成本的算法是 会议成本 每小时平均工资的3倍 2 开会人数 会议时间 小时 公式中平均工资之所以乘以3 之所以乘以2 经典案例 日本太阳公司的会议成本分析制度 58 五 遵守高效会议的规则 会议通知范例 59 1 主持人应负责的工作 六 主持人必须具备管理技能 主持人的职责 案例研究 某企业会议议程 60 开场 时间 开场的五项内容 关于议程 2 主持人如何开场 61 3 如何圆满结束会议 主持人必须具备管理技能 续 62 62 第七讲 以人为本的团队时间管理 63 63 一 回顾前述有关内容 注重单位时间的价值 一二象限 而非单位时间和效率 超越时空 今天要管理明天的时间 第二象限 以人为本的时间观 人的价值观统一 系统的而非个人的时间管理 第四代时间管理 各代时间管理理论适用范围 第四代时间管理 公司规模进一步扩大 环境变化更为加剧 靠远景管理 长远规划 员工发展超越时空 展望将来 可持续发展人本管理 团队建设 价值理念 64 二 经典的冰山理论 思考 如何将 知识 动机 人格 技能 态度 价值观 行为 在冰山中分层排列 冰山理论 告诉我们什么 提个醒 65 在非洲的草原上如果见到羚羊在奔跑 那一定是 如果见到成百上千的狮子和大象集体逃命的壮观景象 那是什么来了 如果见到狮子在躲避 那就是 思考 狮子和大象怕蚂蚁吗 寓言给我们以什么启示 66 66 用价值理念统一队员言行 续 天堂与地狱的区别 企业团队合作的基础 67 经典案例 恩坦 因曼斯 德国人 第一次世界大战后 经济大萧条 德国尤甚 他于是去到美国 在一家小工厂从事电机修理的工作 后福特汽车生产线上的一台马达发生了故障 请恩坦 因曼斯帮助修好了 当福特请他加盟时 却被他拒绝了 为什么 用价值理念统一队员言行 续 68 看电影 多了一颗螺丝帽 责任的概念 对待责任的积极态度 用价值理念统一队员言行 续 69 思考 为什么要常怀感恩 感恩应该成为我们的一种习惯和态度 一种特质 时常怀有感恩之心 你会变得更谦和而且高尚 大声地说出你的感谢 可以增强亲和力和凝聚力 常怀感恩之心 能够增强你个人的魅力 开启神奇的力量之门 发掘出无穷的智慧 思考 首先要想到的感恩的对象是谁 用价值理念统一队员言行 续 70 思考 感恩父母最好的方式是什么 思考 中国古人主张的 立身 是什么 71 思考 怎样把感恩 敬孝转化成为力量