科技档案第五章ppt课件.ppt

1 第五章科技档案质量控制 2 学习目的和要求 深刻理解科技档案质量鉴定的重要性 系统掌握科技档案价值鉴定的原则及其应用 了解价值鉴定的程序与要求 掌握档案保管期限表的结构与制定方法 理解并能应用科技档案完整性 准确性鉴定的内容与方法 通过学习应能制定简单的保管期限表 应用价值鉴定原则初步判断科技档案的价值 并能运用科技档案完整性 准确性鉴定的方法 2 3 质量控制 概述 价值鉴定 完整 准确性鉴定 4 第一节 质量控制的内容 第一节科技档案质量控制概述 5 科技档案质量 完整性 准确性 价值性 完整性 准确性 6 质量控制的场所 基层档案室质量控制 专业档案馆质量控制 7 基层档案室质量控制 归档鉴定 存毁鉴定 完整性 准确性鉴定 8 专业档案馆质量控制 进馆鉴定 存毁鉴定 完整性 准确性鉴定 9 质量控制的内容 第一节科技档案质量控制概述 质量控制的意义 10 质量控制的意义 重要档案安全保管 充分发挥档案作用 保证质量优化库藏 实现档案现代化管理 11 一 有利于保证科技档案的质量 进而优化库藏科技档案的质量包括两方面的含义 一是指科技档案的内容价值 二是指科技档案的构成质量 科技文件归档鉴定与科技档案进馆鉴定 主要是把住 进口关 严格把握库藏对象的质量 把真正对本单位或对国家与社会有保存价值的科技档案列入库藏范围 这是优化库藏档案内容质量的最重要的措施 12 二 有利于具有重要价值档案的安全保管档案部门在档案管理工作中应该树立质量管理 效益管理 把有限的物力与财力投入到对重要档案保管上 及时剔除无继续保存价值的档案或采取区别对待 重点保护的方法 13 三 有利于充分发挥档案的作用对库藏档案的质量鉴定能促使科技档案的完整性 准确性 可以充分发挥科技档案的现实效用性 通过鉴定工作还可以使档案人员对库藏档案的构成与内容更为熟悉 进而强化科技档案的日常利用工作和编研工作 14 四 有利于科技档案的现代化管理科技档案鉴定工作是开展现代化管理的基础 无论是对科技档案实行缩微管理 还是实行计算机管理都应在开展鉴定工作的基础上进行 15 质量控制 概述 价值鉴定 完整 准确性鉴定 16 科技档案的价值 第二节科技档案价值鉴定 17 科技档案的价值 1 科技档案价值的内涵 2 科技档案的价值形态 3 鉴定科技档案价值的原则 18 科技档案价值的内涵 从档案与社会的关系研究档案的价值 认为档案的价值是指档案的使用价值 从经济学的角度研究档案价值 认为档案具有价值和使用价值 档案是商品 19 科技档案的价值形态 作用时间 作用范围 作用性质 现实利用价值 历史利用价值 对形成单位的原始利用价值 对社会的利用价值 档案价值 情报价值 20 鉴定科技档案价值的原则 1 来源原则 指科技档案的形成者或来源对科技档案价值的影响 2 内容原则 指科技档案记载内容的重要性 典型性对科技档案价值的影响 内容原则在档案价值鉴定中具体体现在档案内容的重要性 典型性 独特性方面 3 功能原则 指科技档案具有的主要功能对其价值的影响 其实质是时间因素对改变科技档案价值形态的作用 4 高龄原则 指科技档案因形成时间久远对科技档案价值的影响 对形成年代久远的科技档案一般免于鉴定 5 经济原则 指保存科技档案的代价对科技档案价值鉴定的影响 21 上述科技档案鉴定五原则中 内容原则与来源原则是决定档案价值的两大基本原则 高龄原则是对少数科技档案而言的 经济原则是个宏观指导思想 具有普遍适用性的是科技档案来源原则 内容原则和功能原则 22 科技档案的价值 第二节科技档案价值鉴定 科技档案保管期限表 23 科技档案保管期限表 是确定科技档案保管期限与鉴定科技档案价值的依据性文件 通常以表格形式表示 类型与作用 结构与编制 保管期限的划分 24 26 类型 专业系统科技档案保管期限表 基层单位科技档案保管期限表 25 条款名称 按传统的保管期限表的含义 是指一组同类型科技档案的综合名称 结构 说明 条款 主要介绍制定保管期限表的依据 适用范围及使用中应注意的问题等 是保管期限表的主体 一般由序号 条款名称 保管期限 备注组成 如下表 26 上海 大学产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表 27 保管期限的划分科技档案的保管期限 划分为永久 长期 短期三种 但不是绝对的 在具体划定科技档案保管期限中应注意以下几点 利用价值是划分保管期限的基础 科技档案保管期限的划分应以 项目 为背景 确定保管期限的重点是划分永久保存的范围 28 科技档案的价值 第二节科技档案价值鉴定 科技档案保管期限表 科技档案价值鉴定的方法 29 科技档案价值鉴定的方法 30 直接鉴定法是以 套 为鉴定的基础 以科技档案保管期限表为依据 通过直接审阅科技档案的内容来评判其价值的一种鉴定方法 应用直接鉴定法的要求是 以套为价值鉴定的基础 科技档案的价值鉴定首先是以成套的科技档案为基础进行的 而判断一套档案价值的基础 即由项目的价值来决定的 以卷为价值鉴定的基本单元 以份为鉴定的补充 31 科技档案价值鉴定的方法 32 科技档案的价值 第二节科技档案价值鉴定 科技档案保管期限表 科技档案价值鉴定的方法 科技档案价值鉴定应注意的问题 略 33 质量控制 概述 价值鉴定 完整 准确性鉴定 34 科技档案完整性 准确性鉴定的必要性 第三节科技档案完整性 准确性鉴定 35 科技档案完整性 准确性鉴定的必要性 制度不健全或执行不力 致使科技档案不完整 不准确 科技对象的发展变化 致使库藏科技档案不完整 不准确 社会档案意识不强 致使科技档案不完整 不准确 36 科技档案完整性 准确性鉴定的必要性 第三节科技档案完整性 准确性鉴定 科技档案完整性 准确性鉴定的原则 37 科技档案完整性 准确性鉴定的原则 种类齐全 项目完整 文件成套 完整性鉴定的重点是项目的完整性与文件的成套性 一是科技档案内容 数据要准确 二是科技档案内容与记述的科技对象应一致 三是同一项目不同档案材料之间应一致 当科技档案不准确时 不但允许修改 而且必须修改 38 科技档案完整性 准确性鉴定的必要性 第三节科技档案完整性 准确性鉴定 科技档案完整性 准确性鉴定的原则 科技档案完整性 准确性鉴定的方法 39 核对 核查 与科技项目相核对 一般来讲项目数即为科技档案的套数 该核查方法主要是解决 项目完整 的问题 与有关目录相核对 该核查方法主要是解决 文件成套 的问题 与科技对象现实相核查 这是鉴定基建档案 设备档案及部分产品档案准确性的一种行之有效的方法 同一项目不同档案之间相核查 科技生产活动的程序相核查 40 科技档案完整性 准确性鉴定的必要性 第三节科技档案完整性 准确性鉴定 科技档案完整性 准确性鉴定的原则 科技档案完整性 准确性鉴定的方法 科技档案完整性 准确性鉴定后的补救措施 41 科技档案完整性 准确性鉴定后的补救措施 补收补绘 外出收集 更改 42 第五章考核要求识记 1 科技档案质量的含义 2 科技档案鉴定的含义 3 基层档案室科技档案质量控制的内容 4 科技档案价值的定义 5 科技档案价值构成要素 6 来源原则的含义 7 内容原则的含义 8 功能原则的含义 9 保管期限表的含义 10 直接鉴定法的含义 11 科技档案完整性 准确性鉴定的根由 43 43 第五章考核要求领会 1 科技档案质量控制的内容 2 存毁鉴定的内容 3 科技档案质量控制的意义 4 科技档案价值的内涵 5 功能原则的内容 6 经济原则的重要性 7 保管期限表的作用与结构 8 划分保管期限时应注意的问题 9 直接鉴定法的内涵 10 科技档案完整性 准确性鉴定中重点审查的内容 4