物业档案管理及文件处理培训.ppt

1 Date 物业档案管理及文件处理 2 档案管理的概念 档案管理是一门学科 在日常管理中一般要建立目录索引和标准的图 档 卡 册 表 并利用计算机等多种途径进行检索 中华人民共和国档案法 1988年 月 日起执行档案管理的原则 统一领导 分级管理的原则 3 档案存在的主要形式 文本形式图册形式照片形式电子形式 4 物业档案的类别 归纳为以下四类 业主档案资料 交屋文件等 工程技术档案 建筑图纸 审批文件 服务档案 装修 维修 绿化清洁等 其它管理档案 行政文件 管理文件等 5 一 业主档案资料 购房合同及身份证复印件 维修基金复印件 入伙通知书 业户详细资料登记表 包括家庭成员 入伙文件 验房单 接受钥匙记录 业主公约 收楼确认书 收楼交款清单等 6 二 工程技术档案 政府相关审批手续 竣工图纸 验收报告及相关文件 工程安装合同 材料质量保证书或检测报告 各类房屋清单 公共设施设备清单 遗留工程问题备案 7 三 服务档案 业户服务档案 业户意见调查 投诉 装修管理档案 维修档案 治安交通管理档案 设备设施档案管理 绿化清洁管理 社区文化档案 四 其它档案管理 行政文件 公司内部建制文件管理指导文件 质量管理体系 评优文件业主委员会资料 筹备文件 章程等 9 档案管理的程序 档案的使用 10 物业档案管理过程中的注意事项 一 建筑档案的移交 由开发商业主资料的收集 说服业主档案的分类归档 11 物业档案管理过程中的注意事项 二 档案的修正 档案的动态管理随时动态定期动态档案的使用 建立借阅及时归档制度实现专人管理 12 物业档案管理过程中的注意事项 三 档案物理和化学的变化 档案的安全与保密原则 使用者的身份识别 产权人还是临时使用人 13 电子技术的应用及管理 应用物业管理软件保证定期备份 14 物业档案管理的归纳总结 完整收集统一管理一户一档及时更新专人负责安全保密 15 管理文件处理 16 管理 文件 的三件法宝 制度表格记录 17 管理制度 是指导 规范员工行为的一种准则没有规矩 不成方圆区别 人制 和 法制 18 管理表格 是统计分析的一种工具特点是比较直观 制表人和制表时间 19 管理记录 能保持管理的连续性 包括工作日记 会议记录 值班日记 巡检日记 重大事件记录 来电记录 投诉记录等要保持完整和连续 存档 20 备忘录 档号 部门名称缩写 M 01 XXX 致送 XXX部XXX先生 小姐 职称 发出 XXX部XXX先生 小姐 职称 日期 二零零一年月日 事由 事宜 姓名职称 附件抄送 XXX部 可加人名及职称XXX部 因情况有需要时用 XX XX XX 签署者缩写 起草者缩写 打文者缩写 21 物业管理处 传真Facsimile MANAGEMENTOFFICE To致 XXX公司 部门 From由 XXX部门 Attn 收件人 By发件人 FaxNo 传真号码 Date日期 TotalPages IncludingthisPage 总页数 包括此页 Re关于 Signature签署 页 22 中文函件 档号 XXX L 01 XXX 致送 XXXXXXXXXXXXXXX公司地址事由 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX先生 XXX小姐台鉴 您好 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 此致 物业管理处 姓名职称二零零一年月日 23 物业管理处 会议 日期 二零零一年月日时间 地点 主持 出席 缺席 记录 是次会议纪要 跟进 负责 是次会议结束于时 下次会议时间为 年月日 如有更改 将另行通知 24 物业管理处 地址 电话 传真 邮编 敬启者 关于 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 各业户如对上述有任何疑问 请致电物业部查询 此致各业户 公司盖章 物业管理处 二零零一年月日 25 通知 一 编号 WY 2006 8 01 致 大厦全体业户 地下停车场施工 为了给全体业户提供一个整洁 安全 有序的停车环境 完善地下停车场的设施 本管理处将于年月日时至年月日时 星期至星期 对地下停车场进行施工改造工作 届时 地下停车场将暂时关闭 本公司会做出临时停车安排 请各业户给予合作 并请各业户在年月日前将停放在地下停车场内的车辆移走 如有任何疑问 请致电1234567与管理处联系 多谢合作 物业管理处年月日 26 暂停供应通告 通知 二 编号 WY 2006 8 02 敬启者 由于原因 本大厦之供应由年月日时至年月日时暂时中断 以便工作进行 如有任何疑问 请致电1234567与管理处联系 不便之处 敬希原谅 此致全体业户 物业管理处年月日 27 为更及时地向全体业户提供服务 本管理处从即日起将启用一24小时服务热线 号码为 1234567 如阁下有任何问题需要帮助或投诉 均可致电本上述热线号码 我们全体物业员工将随时为您提供优质的服务 多谢合作 此致全体业户 通知 三 编号 WY 2006 8 03 敬启者 24小时服务热线 物业管理处年月日 28 通知写作要点 通知要有统一的格式和张贴位置 通知要有预见性 通知内容要交待清楚 具体 不能有错别字 通知要及时清理 或变换 29 信件 致送 公司 关于 三月份管理费欠款事宜 XXX先生台鉴 您好 本公司的有关记录显示 贵公司三月份的管理费已到期 至今未付 根据长春市政府及本小区的有关管理规定 延期支付管理费须缴纳每日0 3 的滞纳金 烦请贵公司做出安排尽快付款 以免受到不必要的损失 随函附上三月份管理费收款通知书的副本 供参照 如阁下有任何疑问或意见 请随时赐电与本人联系 顺祝安祺 管理处XXX经理 30 物业管理部 特别事件报告 时间 日期 事发地点 详情 呈报人签名 日期 物业经理 主管 总物业经理 日期 备注 日期 31 写报告时应注意要点 一 此报告是呈交给谁 二 报告事件的题目是什么 三 发生时的日期 时间 地点及是谁发现 四 事件经过应包括人物详情 如何发生 发生经过及结果 都要简洁地记录下来 此外 损失物件 价值 身份证号码 车辆登记号码 在报告中都应列写清楚 使阅读者不须再浪费时间去找寻漏写了的资料 五 切不要在报告中表达自己的意见 推测或闻说 记住报告是要真实地记录事件发生的经过 六 最后是签署写报告人的姓名 职位及完成报告后的时间及日期 32 保证书或承诺书 保证书和承诺书是一种约定 法律效力较弱 经常用到业主单方面承诺的一些事项 落款签署为保证人或承诺人 33 协