档案整理、保管细则

1 档案整理档案整理 保管细则保管细则 二二 0 0 一五年八月一五年八月 2 目目 录录 一 项目资料的收集与保管 3 二 资料室的资料统计与保管 4 三 具体相关规章制度 4 3 1 归档档案相关规定 4 3 2 收发文规定 5 3 3 档案归档时的相关要求 6 3 4 档案的收集和归档 9 3 5 其他相关要求 10 3 6 档案 资料 图书借阅制度 10 3 7 日常资料检查要点 11 四 档案的保管 统计与鉴定 13 4 1 档案的保管条件和防护措施 13 4 2 档案的保管方法 14 4 3 档案统计 14 4 4 档案鉴定 15 4 5 档案的销毁 16 五 建设工程建设单位文件 16 5 1 工程准备阶段文件 16 5 2 施工单位档案中我司需提供的文件 18 3 武汉尚文工程管理公司武汉尚文工程管理公司 WUWU HANHAN SHANGSHANG WENWEN REALREAL ESTATEESTATE DEVELOPMENTDEVELOPMENT CO LTDCO LTD 档案整理 保管细则档案整理 保管细则 为了做好基本建设项目档案资料管理工作 充分发挥档案资料在工程建设 生产 使用 管理 工程维护和改建扩建中的作用 根据 中华人民共和国档 案法 结合基本建设工作的具体情况 特制定本暂行规定 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿 策划到建成投产 使 用 的全过程中形成的 应当归档保存的文件 包括基本建设项目的提出 调 研 可行性研究 评估 决策 计划 测设计 施工 调试 生产准备 竣工 试生产 使用 等活动中形成的文字材料 图纸 图表 计算材料 声像材料 等形式与载体的文件材料 建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步 项目申请立项时 即应 开始进行文件材料的积累 整理 审查工作 项目竣工验收时 完成文件材料 的归档和验收工作 一 项目资料的收集与保管一 项目资料的收集与保管 1 1 项目所有收发文 图集 规范等必须登记台帐 1 2 工程施工过程中所形成的文件分类保管 按文件形成单位与日期 1 3 文件保管期间档案盒必须有统一的编号 脊背 盒内必须有卷内目录 1 4 项目部进场时要求提供企业资质 1 份 便于施工过程中质量监督部 门的检查 还需提供 3 份 项目机构 监理 施工单位 图和负责人名单 由现场移交至公司 以便交挡 1 5 在项目正式开工前 要求施工单位将本项目施工组织设计 专项施工 方案报监理 甲方审批 将审批合格后的施工组织设计 专项施工方案交项目 4 现场 1 套 监理单位将本单位审批签字后的监理规划 监理细则报送现场 1 套 1 6 在施工过程中询问 检查施工 监理资料同步完成及保管情况 项目 完工交房后办理竣工结算前 监理单位移交 1 套装订成册的城建档案于我司 施工单位 幕墙 桩基 总包 同样必须移交 1 套装订成册的城建档案于公司 消防 水电 电梯 栏杆等由总包统一汇集入册 另外相对应的单位提供 2 套建筑总竣工平面图 绿化竣工总平面图 道路竣工总平面图 地下管线 给 排水竣工总平面图 智能竣工总平面图 在资料编制过程中涉及的单位对应的 资料 节能 消防 建管站备案的 多准备 1 份 1 7 要求现场各参建单位建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构 配备档案资料管理人员 制定管理制度 统一管理建设项目的档案资料 二 资料室的资料统计与保管二 资料室的资料统计与保管 2 1 收到的文件 下发的图纸 报告 借阅的资料等要有记录 2 2 收集项目管理人员的相关资料 填写建设机构及负责人质量责任书 2 3 查阅需备案资料的填写 签字 和书写格式 笔是否符合要求 2 4 收集有关城建档案交档档案中建设单位需要移交的文件 整理 组卷 编目 2 5 未交档的存于资料室的资料分类 编号集中保管 2 6 配合办理资料交档 备案及移交工作 2 7 参加重点建设项目档案资料的检查验收 三 具体相关规章制度 三 具体相关规章制度 3 13 1 归档档案相关规定 归档档案相关规定 3 1 1 归档的工程文件应为原件 3 1 2 属于归档范围的文件材料收集齐全完整 建设工程归档范围按国家 标准 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2001 执行 5 3 1 3 工程归档文件的内容必须真实 准确 与工程实际相符 3 1 4 归档文件必须采用耐久性强的书写材料 如 碳素墨水 蓝黑墨水 且应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续完备 3 1 5 所有的归档文件中文字材料幅面规格宜为 A4 幅面 297 210mm 采 用的纸张应是能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 3 1 6 凡合同 协议等文件材料均应为正本 即必须有各方代表符合规定 的亲笔签名 有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档 签字方不能用副本 或复印件归档 3 1 7 施工技术记录 工程签证单 试运记录 材料半成品试验单 设计 修改通知单 含工程联系单 等表格和数据均应用 70g 的白色打印纸 如书写 其书写材料必须符合要求 并且是原件 如表式为复印件 数据虽用合格材料 书写也不能作为原件 验收签证单中的各方人员必须签名齐全 不能以盖章或 打印件代替签名 归档 3 1 8 调试措施 方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件 不能 用复印件或普通色带打印件 以保证字迹的耐久性 3 1 9 主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件 不能用复印件 归 档 3 23 2 收发文规定 收发文规定 3 2 1 收文规定 1 各单位提供给工程部的工程文件 工程技术文件 图纸资料 由档案资 料室统一接收 上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一 接收 2 工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件 一律交档案资料室 3 档案资料室对接收的工程文件资料 必须进行数量和外观质量检查 发 现问题应及时通知寄发单位补发 4 档案资料室对接收工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐 簿式台帐和电子台帐 并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索 5 登记完毕的工程文件 应及时予以处理 在保证归档份数后 如有需要 6 应按领导审定的工程文件分发表 即发文 及时分发给有关单位和部门 6 对接收的密级文件资料 要严格按保密规定妥善收存 并认真执行密级 文件资料的借阅规定 7 档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业 并建立档案登录总 登记帐和分类登记帐 对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业 3 2 2 工程文件资料发放 1 分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理 2 呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量 3 档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表 设备资料分发表分发工 程文件资料 当工程施工图 设备资料份数有限时 档案资料室仅提供施工单 位一套或二套文件 不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施 工图供应数量 设备资料文件不足部分 由施工单位自行联系复制 复制的设 备资料应加盖 复制件 印章 4 分发的图纸资料应建立资料分发台帐 资料分发台帐应留存备查 5 为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象 图纸 资料领取 单位应指定领取人名单 并书面通知档案资料室 档案资料室按指定名单发放 工程文件资料 3 2 3 设计修改通知单 工程联系单 传递及管理规定 1 设计修改通知单 工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单 工 程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录 2 设计修改通知单 工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存 工 程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单 工程联系单的复印 件供设计院编制竣工图 3 凡涉及设计修改 变更 档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册 图纸目录上加盖设计修改印章 并将变更单复印件及时放入卷册内 3 33 3 档案归档时的相关要求 档案归档时的相关要求 3 3 1 组卷的原则和方法 组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点 保持卷内文 件的有机联系 分类科学 组卷合理 7 工程准备阶段文件可按建设程序 专业 形成单位等组卷 监理文件可按 单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 施工文件可按单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 竣工图 竣工验收文件可按单位工程 专业等组卷 ISO9000 资料按质量记录目录组卷 建设项目必须严格按照规定程序组织建设 立项审批 可行性研究评估与 审批 规划用地许可 项目报建 申办工程监理证 勘察设计招标 初步投资 许可证 申办投资许可证 施工图审查 施工招标 申报质量监督 申请施工 许可证开工报告 竣工验收备案 工程档案归档 竣工图按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 既有文字材料又有图纸 的案卷 文字材料排前 图纸排后 文字装订 图纸不装订 组卷过程中应遵循下列要求 1 案卷不宜过厚 一般不超过 40mm 2 案卷内不应有重份文件 不同载体的文件一般应分别组卷 3 3 2 案卷的编目 1 编制卷内文件页号应符合下列规定 1 卷内文件均按有书写内容的页面编号 每卷单独编号 编号从 1 开始 2 页号编写文职 单面书写的文件在右下角 双面书写的文件 鞥面在右 下角 背面在左下角 折叠后的图纸一律在右下角 3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内 目录 不必重新编写页码 2 卷内目录的编制应符合下列规定 1 卷内目录式样宜符合本细则附录 A 的要求 2 序号 以一份文件为单位 用阿拉伯数字从 1 依次标注 3 责任者 填写文件的直接形成单位和个人 有多个责任者时 选择两个 主要责任者 其余用 等 代替 4 文件编号 填写工程文件原有的文号或图号 5 文件题名 填写文件标题的日期 6 日期 填写文件形成的日期 8 7 页次 填写文件在卷内所排的起始页号 最后一份文件填写起止页号 8 卷内目录排列在卷内文件首页之前 3 卷内备考表的编制应符合下列规定 1 卷内备考表的式样宜符合相关规范要求 2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数 各类文件页数 照片张数 以 及立卷单位对案卷情况的说明 3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页滞后 4 案卷封面的编制应符合下列要求 1 案卷封面印刷在卷盒 卷夹的正表面 也可采用内封面形式 案卷封面 的式样宜符合附录 C 的要求 2 案卷封面的内容应包括 档号 档案馆代号 案卷题名 编制单位 起 止日期 密级 保管期限 共几卷 第几卷 3 档号应由分类号 项目号和案卷号组成 档号由档案保管单位填写 4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号 档案馆代号由档案馆填 写 5 案卷题名应简明 准确地揭示卷内文件的内容 案卷题名应包括工程名 称 专业名称 卷内文件的内容 6 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者 7 起止时期应填写案卷内全部文件形成的起止日期 8 保管期限分为永久 长期 短期三种期限 永久是指工程档案需永久保 存 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命 短期是指工程档案 保存 20 年以下 同一案卷内有不同保管期限的文件 该案卷保管期限应从长 9 密级分为绝密 机密 秘密三种 同一种案卷内有不同密级的文件 应 以高密级为本卷密级 3 3 3 卷内文件的排列 1 文字材料按事项 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 同一文件的 印本与定稿 主件与附件不能分开 并按批复在前 请示在后 印本在前 定 稿在后 主件在前 附件在后的顺序排列 2 图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 9 3 既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料排前 图纸排后 3 3 4 案卷幅面 案卷装订及卷盒 卷夹要求 1 案卷目录 卷内备考表 案卷内封面 工程文件材料的规格为 A4 幅面 297 210 小于此规格的用 A4 白纸进行托裱 不同幅面的工程图纸应 按 技术制图复制图的折叠方法 GB 10609 3 89 统一折叠成 A4 幅面 297 210 图标栏露在外面 2 文件装订可以采用粘 缝纫 三孔装订中的任何一种办法 任何装订方 法均要达到牢固 便于保管和利用 每卷少于 5 张纸时 在纸张大小基本一致的情况下 可以在文件的左上角 用胶水粘 每卷文件材料较多时 宜采用左侧 直线缝纫的办法 每卷文件有 硬皮封面时 文件用三孔装订的方法 装订时必须剔除金属物 规划许可证等硬质材料 装入特制的袋后再装订 3 档案盒封面应标明卷宗名称 档案盒的外形尺寸 为 310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度可以根据需要设置为 20mm 30mm 40mm 等 档案盒应根据摆放方式的不同 在盒脊或底边设置卷宗号 年度 保管期 限 起止件号 盒号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项 其中 起止件 号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 中间用 号连接 盒号即 档案盒的排列顺序号 在档案移交进馆时按进馆要求编制 档案盒采用无酸纸制作 由本区城市建设档案馆监制的规格统一的档案盒 3 43 4 档案的收集和归档 档案的收集和归档 3 4 1 在项目建设过程中 综合管理部 前期管理部 工程管理部应在各 自的职责范围内负责项目建设资料的形成 积累 整理和保管工作 及时将办 理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全 加以整理 以确保资料的完整性 3 4 2 有关人员在收集 整理档案资料时 应按城建档案馆 建设工程文 件归档整理方案 严格把好质量关 3 4 3 档案资料上所反映的图形尺寸 材质 规格等内容须图物相符 做 10 到字迹清楚 图表整洁 规格统一 签字手续完备 3 4 4 档案文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大 耐久性强的纸张 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计 算机出图的复印件 3 4 5 档案文件应采用耐久性强的书写材料 如 碳素墨水 蓝黑墨水 不得使用易褪色的书写材料 如 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅 笔等 3 4 6 照片 含底片 和声像材料 要求图像清晰 声音清楚 解说与画面 同步 照片与声像材料的文字说明准确精炼 电子档案 软盘 光盘等 应符合 国家有关标准 3 4 7 在整理档案资料时 遇下列情况 应要求责任部门重新制作 1 一张图纸上改动部分超过图面 35 或改绘后致使图面混乱 模糊 分 辨不清的图 表 2 使用破损 受过光照图面不清 纸张有明显油渍 水渍和有霉变的图纸 或资料 3 结构 工艺 平面位置 或局部 改变 无法在原图上通过修改来反映的 4 管线平面位置变动 长度超过总长的五分之一 线位平移超过 2m 构 造形式改变 断面尺寸变化 竖向位置变动等 5 未按施工图位置施工的管线工程 3 53 5 其他相关要求其他相关要求 3 5 1 项目档案数量一般为两套 一套由各项目公司自行留存 另一套报 送城建档案馆 3 5 2 在项目完成综合验收后 3 个月内 项目部及公司相关人员应主动与 当地政府城建部门联系 办理项目档案移交手续 并配合城建档案馆对移交档 案资料的清点 审核 整理 立卷 入库等工作 3 5 3 移交项目档案时应如实填写 竣工档案移交书 竣工档案移交书 等相关文件资料均应归入公司文书档案 11 3 63 6 档案 资料 图书借阅制度 档案 资料 图书借阅制度 3 6 1 本公司全部文书 技术档案及资料均可借阅 利用 本着既能保守 档案机密 又能充分发挥档案 资料为公司建设发展服务的效益 凡因工作需 要借阅者的必须按规定进行手续办理 3 6 2 借阅档案 资料一般只需由本人填写借阅登记即可 注明 用途 领用时间 归还时间 归还时管理人员要对其检查之后方可归档 3 6 3 借阅档案 秘密技术档案和资料 须填写借阅单 经部门经理签字 同意即可 3 6 4 绝密文书 技术档案和资料一般不借出 不复制 不摄影 如确因 工作需要 应在借阅单上注明范围 内容 用途 先经部门经理同意 主管副 总批准 档案人员只能按其范围 要求 内容提供利用 3 6 5 外单位人员借阅档案 资料者 凭单位介绍信 信上要注明查阅范 围 内容 用途 属机密 绝密档案或资料 应主管副总同意 总经理批准方 能借阅 3 6 6 借阅的档案材料要妥善保存 不得损坏 勾划 删改 加注 拆页 等 借阅人必须妥善保管 防止丢失和泄密 未经同意 不得复印 抄录和转 借 不能将档案内容公开出去 如遇丢失 要及时写出丢失报告 在没有做出 处理前停止借阅 3 6 7 借阅时间在三天以内 如需继续使用可办续借手续 对特殊情况需 较长时间利用的要经主管副总批准 但年末要将所借档案交到档案室进行清点 核对后重新借出 对长期借阅档案不归还 又不说明原因 不办理续借手续的 档案人员要通知借阅部门负责人负责催还 否则对其整个部门暂停借阅 并严 格按经济责任制考核办法执行 3 6 8 凡借有档案 资料者 在工作调动 单位撤销 退职 退休 生病 住院或借后暂不使用者 必须将档案或资料退回资料室 否则不能办理调离手 续 同时资料室如因工作需要有权将档案 资料调回档案室 3 73 7 日常资料检查要点 日常资料检查要点 3 7 1 对施工单位资料检查要点 12 1 施工现场各项技术资料必须保持填写完整 签字盖章齐全 与施工进度 同步 且严格按照地方标准资料管理规程进行收集和整理 2 施工单位企业资质 各级管理人员岗位资格证书复印件 项目负责人授 权书等 应加盖公司公章 是否齐 是否及时报送监理单位备案 3 主要专业工种 含特殊工种 上岗资格证书复印件 4 施工组织设计 文件 专项施工方案及审批记录 5 施工操作技术规程及国家有关规范 标 准图集的配臵情况 4 检验批 分项 分部 子分部 工程质量检验评定情况 检查资料是否 按档案管理的要求收集 整理 归档 内容填写是否真实 准确且与进度同步 各单位意见 结论 签字是否完整 有效 5 各种材料的质量证明文件和试验报告 见证取样试验及检测报告是否完 整 是否按照验收规范的要求送检并及时取回后按要求收集 整理 归档 6 质量问题和质量事故处理记录 如施工现场存在质量缺陷或违反强制性 标准的情况应对存在质量缺陷有相应的施工技术处理方案 此方案必须经监理 审批 处理过程记录 处理验收记录等 资料和实体质量的处理过程应形成双 闭合 7 技术交底 施工日志 检查记录是否完整 是否有针对性 且应与进度 同步 记录内容应与监理单位的相关记录对应 一致 3 7 2 对监理单位资料检查要点 1 监理单位企业资质证书 总监理工程师授权文件 项目监理机构各级人 员上岗证复印件等 须加盖监理单位公章 是否齐全是否及时提报至建设单位 备案 2 检查监理规划 监理实施细则及审批手续是否完善 人员资格是否符合 要求 内容是否有针对性 可行性 3 是否按照要求对项目部人员 各专业工种人员 施工组织设计及施工专 项方案 分包单位的资质 材料 构配件 设备投入使用或安装前进行审查并 签署审核意见 4 是否严格按照见证取样制度要求执行 5 现场是否备有一套较完整的施工操作技术规程及国家有关规范 标准 13 6 严格按规定对重点部位 关键工序实施旁站监理 及时填写旁站记录要 求内容记录详尽 真实 7 检验批 分项 分部验收及隐蔽工程验收记录应内容齐全 结论明确 签认手续完整 8 监理月报内容是否严格按照建立规范要求编制 例如 月度晴雨表 进 度完成情况比照 分析及建议 对月度工程质量 进度 工程款支付情况的综 合评价等内容是否完整 9 监理抽检记录是否符合要求 台帐是否齐全 10 对施工现场违反工程建设强制性标准的行为是否下发监理工程师通知 单 通知单签发手续是否齐全 质量问题整改结果的复查是否及时 记录是否 齐全 资料应形成闭合 11 监理单位各项工作统计台账是否齐全 12 监理单位是否不定期对施工单位资料进行抽查并形成检查记录 四 档案的保管 统计与鉴定四 档案的保管 统计与鉴定 4 14 1 档案的保管条件和防护措施档案的保管条件和防护措施 4 1 1 档案库房 基本要求 根据 档案馆建筑设计规范 修建 一般密集架库房荷载 1 2 吨 平方米 木柜子库房荷载 600 公斤 平方米左右 库房控制在 2 5m 以上 防火等级 以上 应处于全密封状态 4 1 2 档案防护措施 1 防火 火灾产生原因 明火 如灯火 炉火 火柴杆 烟蒂余烬 焊火 喷枪 等 自燃物 煤堆 火药 胶片 易燃物 油 酒精 引燃现象 雷 电线 短路 等 防火措施 配备消防器材 2 防潮 防高温 保持适宜的温湿度 14 纸质载体库房最佳温度 14 20 最高不可超过 24 最佳相对湿度为 45 60 保存底片的温度为 13 15 相对湿度 35 45 保存照片的适宜温度 14 24 相对湿度 40 60 3 防光 来源 自然光 人工光 太阳光中的紫外线具有强烈的光氧化作 用 对档案的破坏性最大 库内使用人工光源以用白炽灯即普通的钨丝灯泡为 好 4 防尘 有害气体 砂土 煤屑 烟渣 机械粉末 5 防虫 防鼠 库房内禁止放粮食或食品 6 防磁 保存磁带的场所应该远离发动机 发电机 变压器 传输电线 雷达等强磁场环境 存放磁带的金属柜架要接地 离任何电气装置和导线至少 1 米 7 防盗 防突发事故 4 24 2 档案的保管方法档案的保管方法 4 2 1 城建档案的排架管理 1 排架方法 分类排架 流水排架 1 分类排架 按类别和保管单位的次序 自左向右 自上而下地进行 排列 2 流水排架 不分类大流水排架和分类流水排架 1 不分类大流水排架 按入库时间的先后顺序进行排架 2 分类流水排架 先按大类别划分 再在每个类别内按入库时间顺序依 次排列 不宜将成套资料分开 4 2 2 柜架的排列管理 档案柜 架排列的各部分尺寸应该达到以下要求 主通道净宽不应小于 1 00m 两行间净宽不应小于 0 80m 顶端部与墙的间隔不应小于 0 60m 库房 内柜 架应成行垂直于有窗的墙面 外墙采光窗宜与档案柜架间的通道相对应 当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应 4 34 3 档案统计档案统计 4 3 1 档案统计工作要求 15 1 要有明确的目的性 2 要具有准确性 3 要保持连续性 4 要注意分析研究 提高认识 加强领导 4 3 2 档案统计方法 1 确定统计指标和统计指标体系 2 档案的统计工作程序 档案统计工作程序一般分为三个步骤 即统计调查 统计整理和统计分析 4 3 3 统计内容 1 档案数量的统计 2 档案鉴定情况统计 3 档案利用情况统计 包括利 用效果统计 复用率统计 利用人次统计 利用卷次统计 复印页数统计 4 44 4 档案鉴定档案鉴定 档案鉴定工作是鉴别档案显示和历史的价值 根据价值的大小确定保管期 限 把没有价值和失去保存价值的档案剔出销毁的工作 4 4 1 档案的价值量和价值因素 档案保管期限的长短 是由档案价值的大小决定的 档案价值的大小是由 档案的价值量决定的 档案价值量由 a 技术因素 b 功能因素 c 时间因素 d 典型因素 e 作者因素规定和制约的 4 4 2 档案鉴定工作的两个过程 第一个过程 是在归档前对所归档的文件材料进行的一次鉴定 这次鉴定 主要解决两个问题 一是鉴别文件拆了有无保存价值 从而确定文件材料的取 舍 剔出无保存价值的城建文件材料 二是鉴别文件材料价值的大小 从而确 定保管期限的长短 对每一个归档的保管单位 划出保管期限 这一个过程 实际上是对城建文件材料的第一步筛选和过滤的过程 第二个过程 是在归档后档案管理工作中定期对城档案的鉴定 对已过保 管期限的城建档案案卷重新进行审查 把失去利用价值的档案剔出销毁 对原 划分不当的档案重新进行价值鉴定 这一个过程 实际上是对档案的又一次筛 选和过滤的过程 16 文件材料归档时的鉴定与管理过程中的鉴定具有密切的联系 归档时的鉴 定是基础 它不仅对归档材料进行了去粗取精的筛选工作 而且对归档的档案 划定保管期限 管理过程的鉴定就是在这个基础上 对档案重新进行审查 根 据实际情况修正某些划分不当的保管期限 并且把确实已经失去保存价值的档 案剔出销毁 4 4 3 档案的鉴定方法 1 档案的保管期限一般分为永久 长期 短期保存三个档次 一般永久保 存年限为 60 年以上 长期保存为 30 年 短期保存为 10 年 2 确定档案保管期限的基本原则 根据 基本建设项目档案资料暂行规定 的附表 基本建设项目文件归档 范围和保管期限表确定保管期限 对公司发展有很大作用和具有典型的代表公 司成长历史的档案按永久保存 4 4 4 档案的鉴定程序 鉴定准备 鉴定工作 销毁和善后处理工作 4 54 5 档案的销毁档案的销毁 4 5 1 无效 失效档案由档案管理员申请 填写待销毁档案目录信息 经 部门经理初审 总经理复审 董事长批准后方可销毁 4 5 2 销毁档案必须在指定地点进行 并指派专人监销 严禁将销毁的文 件作为它用 或作废纸出售 文件销毁后 监销人应在销毁注册上签字 五 建设工程建设单位文件五 建设工程建设单位文件 我司需交城建档案馆的档案除前期规划审批类文件外 施工单位有部分文 件或我司施工内容应由我司提供相关资料 5 15 1