办公用品管理制度与表格

1 办公用品管理制度办公用品管理制度 为加强办公用品管理 规范办公用品领用程序 提高利用效率 降低办公 经费 根据公司实际情况 特制定本制度 一 办公用品分类管理规定 1 规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品 固定资产主要指 桌椅 公文柜 电脑 电话机 打印机 复印机等 固 定资产要遵守固定资产管理制度 一般办公用品包括剪刀 胶条 胶棒 橡皮擦 回形针 直尺 订书器 涂改液 裁纸刀 签字笔 铅笔 信笺 信封 笔记本 打印纸 复印纸 复写纸 印刷品 印泥 订书钉 大头针 图钉 夹子 名片 帐册 卷宗 档案袋 盒 标 签 卫生杯 计算品 电池以及清洁用品等 2 员工对办公用品应本着勤俭节约 杜绝浪费的原则 对于消耗品第二 次发放起 必须以旧换新 3 每位员工须建立个人领用台帐 4 办公用品为办公所用 不得据为己有 挪作私用 5 不得利用办公设备干私活 谋私利 不得将办公用品随意丢弃废置 精心使用办公设备 认真遵守操作规程 二 办公用品计划规定 1 各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况 每月 25 日前提交下月 办公用品申用计划至行政部 2 行政部核对申用计划与办公用品台帐 库存后 编制 办公用品月申 购汇总表 附件一 呈总经理审批 经董事长签字后 指派人员采购 三 办公用品购置规定 1 采购人员根据签批的 办公用品月申购汇总表 实施购买 于月底前完 成 2 采购员须调查办公用品供应商及市场价格 保证最优性价比和使用质 2 量 3 临时急需办公用品 由需求部门提出申请 行政部审核 总经理批准 董事长同意后购置 四 办公室用品的发放领用规定 1 个人办公用品的发放领用 新员工入职每人按标准配置签字笔一支 笔记本一本 文件双夹一个 本部门未有库存则到行政部领取 但成本划入新员工所在部门 个人领用办公用品应据实填写 办公用品个人领用台帐 附近二 经由 部门主管审核后保管在本部门 2 部门办公用品的发放领用 剪刀 胶带 胶棒 橡皮擦 回形针 直尺 订书器 涂改液 裁纸刀 按 区域分配 计算器除财务部门按区域分配 部门领用办公用品应填写 部门办公用品申领单 附件四 经部门主管 确认 由行政部依月用量申购计划表发放 管理员根据申请单填写 办公用品领用记录 附件三 3 会议期间办公用品的领用 由公司指派会务组组长按部门办公用品发 放领用规定办理 会议结束后 将领用物品交办公室办理入库 移交手续 五 办公用品管理员职责 1 管理人员须建立和登记办公用品台账 定期核查领用物品登记 做好 办公用品的购置 发放和库存管理 2 管理人员必须定期和不定期盘点 查对台账与实物 保证账实相符 3 管理人员须防止办公用品受潮 虫蛀 损坏或丢失 保证办公用品的 功用和性能 4 管理人员须根据办公用品的消耗和领用情况 确定和保证合理的库存 种类和数量 以减少资金占用和保证正常使用 六 办公用品的交接和收回 员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或 收回时 应严格遵守交接回收 3 1 移交人需逐项列出物品清单 办公室主任清点核对台账确保办公用品 损耗程度 书面标明 移交接收人 2 管理人员需根据清单核实填写 办公用品交接登记表 附件五 存档 备查 七 成本管控七 成本管控 1 各部门预算每月办公用品用量成本 并在预算范围内进行月用量计划 申购 因特殊情况超出预算的需总经理核准方可购买 2 行政部依各部门预算作全厂办公用品月用量预算 并在呈签的 办公用 品月用量申购单 上注明各部门申购金额及总金额 3 对办公用品成本管控成绩优异部门及相关负责人给予奖励 每月办公 用品成本最低且未超出预算范围的部门 部门主管记小功一次 连续三个月未 超出预算部门 全体部门成员各记小功一次 年度办公用品成本最低且未超出 预算范围的部门 部门主管记大功一次 全体部门成员记小功两次 全年 12 个 月办公用品成本都未超出预算部门 部门主管记大功一次 全体部门成员记小 功两次 全厂年度办公用品成本控制在预算范围内或低于上年度 5 以上者 行政主管及办公用品管理员各记大功一次 八 违纪处罚 1 公司的办公用品应为办公所用 私用或带出公司者 公司将按办公用 品两倍价格从当月工资中扣出 并给予 50 元的罚款处理 2 公司办公用品应本着节约的原则 如有浪费者经发现 予以责任者 50 元罚款处理 3 员工应自觉爱护各类办公用品 如有不正当或不合理使用造成损坏应 照价赔偿 并予以责任者 50 元罚款处理 4 办公用品管理员应遵章办理各项办公用品管理操作制度 如有违章办 理经发现公司将视情节轻重给予 50 元 500 元罚款处理 为了加强办公用品管理制度的贯彻实施 公司实行扣罚连带责任制 各部 门员工因违反管理制度形成罚金处理的部门主管追责双倍罚金 本制度自公布之日起实施 4 流程流程图图 流程 说明 职责 使用表单 时间节点 附件 附件一 办公用品申请购置计划单 附件二 个人办公用品领用台帐 附加三 办公用品领用记录 附件四 部门办公用品申领单 附件五 办公用品交接登记单 二 一一年十二月十二日 月用量申购 计划提报 月申购计划 汇总呈签 月申购计划 核准 采购 领用 登记入帐 依本部门实 际需求提报 各部门主管 文员 月用量申 购计划表 每月 25 日前 统计各用品 数量及部门 金额 行政部 月用量申 购汇总表 每月 26 日前 必须由总经 理审批后方 可购买 总经理 月用量申 购汇总 每月 30 日前 由行政部统 一安排采购 行政部当月 5 日前 一次性领取 本部门月申 购物品 各部门 行政 部 当月 8 日前 将采购单 各部门领料 单等整理造 册 行政部当月 12 日前 月用量申 购汇总表 领料单 办公用品 领用登记表 5 附件一 办公用品申请购置计划单办公用品申请购置计划单 序号申购用品规格单位数量预算额度实际金额 各部门申 购金额 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 行政主管审核管理员 总经理 董事长审批采购员 6 附件二 个人个人办办公用品公用品领领用台用台帐帐 姓名 部门 入职时间 序 号 领用时间物品规格 型号 单位数 量 以旧 换新 领用人 签名 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 说明 1 办公用品领用填写 个人办公用品领用台帐 一人一帐 2 录音笔 U 盘 插线板 计算器 剪刀 订书机等非消耗性物品需以旧换新 3 非新入职人员原则上只允许领用笔蕊 7 4 员工离职时需上交非消耗性用品 库管人员签字 并将本表上交人资部保管 附件三