大苗山泉水票与实物管理制度

第 1 页 共 10 页 大苗山泉水票与实物管理制度试行版 一 目的 为了进一步完善水票和实物的核算流程 确保水票领用 销售 收回以及实物 流动的有序进行特制定以下制度 二 适用范围 本制度适用于山臻记公司内部大苗山泉业务的各个环节 三 流程及要求 一 职责分工 1 业务部门人员负责产品以及水票的销售和回款工作 负责回收结算单据与 配送服务商结算费用 负责押金的收取退还等客户服务工作 2 公司仓管客服的人员负责订单传递 订单生成 货物及时准确进出 以及 有关台账 报表的填制 整理与报送等工作 3 财务部负责审核单据 款项收支 编制报表等工作 二 产品入库和空桶收发流程 1 融水公司与鹧鸪江桂中海迅电商物流园仓库 下文简称总仓 的产品入库 和空桶收发流程 1 融水公司配送产品到鹧鸪江桂中海迅电商物流园仓库 下文简称总仓 总仓仓管员出具 入库单 同时保留融水公司开具的出库单 入库单 一式四联 即存根联 山臻记公司仓管留存 客户联 客户留存 财务联 山臻记公司财务 留存 仓管联 总仓留存 同时及时准确填写相应的 单项产品出入库台账 第 2 页 共 10 页 附表样一 产品 物品 入库单 总仓使用 入库单 总仓 入库日期 入库单编号 ZCRK 001 供货单位 经手人签字 No 产品名称产品编码规格计量单位数量单价金额备注 1 合计 开单人 盖章 附表样二 单项产品出入库台账 单项产品出入库台账 产品名称 4 8L 小桶装大苗山泉 规格 4 8L 装 4 计量单位 件 入库出库 No 进货单 位 入库 日期 入库 数量 出货单 位 出库时 间 出库 数量 结存数量经手人签字备注 1 融水公 司 2015 4 10 1010 单据号 2 潭中送 水点 2015 4 12 55 公司仓管审核确认 总仓仓管员签字 第 3 页 共 10 页 2 融水公司配送产品到总仓的同时 把总仓库存的 15L 空桶进行回收 总 仓向融水公司开具 销售 调拨发货单 销售 调拨发货单 一式四联 即存根联 山臻记公司仓管留存 客户联 客户留存 财务联 山臻记公司财务留存 仓管联 总仓留存 同时及时准确填写针对 15L 空桶的 单项出入库台账 附表样三 销售 调拨发货单 总仓使用 销售 调拨发货单 发货日期 发货单编号 XSFH 001 收货单位 经手人签字 名称柳州菜博物馆购货单位 地址 联系人 联系 方式 屏山大道 5 号 吴师傅 收货人签字 No 产品名称产品编码规格计量单位数量单价金额 1 大苗山泉 小桶装 A4 8L 4 件 442 00168 00 2 大苗山泉 小桶装 A4 8L 瓶 110 5010 50 合计壹佰柒拾捌元伍角整 178 50 备注未付款 仓管员 送货员 业务员 第 4 页 共 10 页 附表样四 单项产品出入库台账 单项产品出入库台账 15L 空桶出入库表 产品名称 15L 空桶 规格 15L 单位 个 入库出库 N o 进货单位入库日期入库数量出货单位出库时间出库数量 结存数 量 经手人签字备注 1 2 公司仓管审核确认 总仓仓管员签字 2 总仓与客户或经销点的产品出入库和空桶回收流程 1 总仓根据山臻记仓管的指令或订单进行发货出库 总仓仓管填写 销售 调拨发货单 同时及时准确填写相应的 单项产品出入库台账 2 总仓接收退货的产品须填写 入库单 入库单 上必须注明 退货 同时及时准确填写相应的 单项产品出入库台账 3 总仓送货到经销点或客户处 要把 15L 空桶进行回收 并做好记录 总仓 和客户或经销点分别做好记录 客户填写 大苗山泉空桶流转记录册 仓库填写 单项产品出入库台账 15L 空桶出入库表 两套账目的数据要保持一致 附表样五 大苗山泉空桶流转记录册 经销点 客户 用 大苗山泉空桶流转记录册 水站名称 单位 桶 No 日期收到产品数 大桶装 发出空桶数欠空桶数经手人签字收货人签字备注 第 5 页 共 10 页 合计 3 总仓仓管和山臻记仓管根据出入库单据分别登记出 入库台账 月末进行 汇总 以此作为编制有关报表的有效依据 4 总仓仓管员每周将上周的出入库单据和销售发货单据交到公司仓管处 进 行对账 每月的三号下午下班之前将上个月的单据 台账及相关的报表交到公司仓 管员 仓管员核对无误后签字确认 并以此为做账的依据 三 水票的领取流程 1 水票的发放权归公司仓管客服部 2 水票的出售权归公司销售业务人员 3 水票规划包括有价水票 赠送水票 1 按促销方案赠送的水票 和赠送水票 2 以 产品及水票赠送审批单 的形式赠送的水票 三大类 水票必须一次性消 费 严禁周转使用 4 水票由公司仓管客服部指定专人进行管理 有价水票 赠送水票 1 和收据 可以直接到仓管客服部处领取 而赠送水票 2 必须以 产品及水票赠送审批单 的 形式领取 5 产品及水票赠送审批单 必须由经办人填写完整 部门负责人审核后由总 经理审批才生效 领取赠送水票 2 的 产品及水票赠送审批单 直接留存在仓管客 服部处 需领取赠送水票 1 的 销售人员按照促销政策 填写表格后向客服人员领 取赠送水票 1 第 6 页 共 10 页 附表样六 产品及水票赠送审批单 产品及水票赠送审批单 说明事项说明内容备注 所要赠送的客户 客户的联系方式 赠送事由 赠送数量 赠送时间 董事长 总经理 财务审核 部门负责人 经办人 6 销售人员在领取水票时要认真填写 水票领取记录表 填好后双方应核对 水票的数量以及票号 没有票号则暂时不用核对 等并签字确认 月末仓管客服部 出票人要按不同领票人进行分类汇总 并报公司财务处一份 以此作为编制汇总表 以及再次进行核对水票和收据的有效凭据 附表样七 水票和收据领取记录表 水票领取记录表 有价水票赠送水票 1赠送水票 2领票 时间 票号数量票号数量票号数量 领票人签字出票人签字备注 合计 7 出票时 所有种类的水票都要盖上山臻记公司的公章 公章改在水票正面 正券与副券的接缝处 赠送水票 1 和 赠送水票 2 的水票品种在盖好公章的 基础上 加盖 赠送水票 1 和 赠送水票 2 的字样以便和有价水票进行区别 第 7 页 共 10 页 四 有价水票的销售和回款流程 1 销售人员按照票面价格 28 元 张 出售有价水票 完整的水票包含正券 副券 缺失副券的水票无效 客户付款后销售人员可向客户开具收款收据 收据上 要注明客户的相关信息 水票原则上不可赊销 特殊情况也必须要有总经理的批准 才可赊销 2 销售人员销售水票要和销售其他产品一样 在 网渠宝 下单 打印 销售 调拨发货单 以 销售 调拨发货单 的单据作为交款时的凭据 3 如果是线上平台销售并完成付款的水票 由客服人员下订单和打印付款凭 证并通知业务人员 由业务人员领取水票并办理交款手续 业务人员将水票传递给 客户和对接送水点 4 销售人员出售水票产生的款项处理说明 1 销售人员收取的现金 须及时向仓管客服部人员办理交款手续 缴款期 不准超过 3 天 2 销售人员收取现金后 可以将款汇入公司的账户 并及时通知收款人 并且以银行出具的银行收款凭单办理交款手续 缴款期不准超过 3 天 3 如果客户直接将款项存到公司账户或者通过第三方支付平台进行付款 销售人员要及时将付款信息告知收款人员 收款人员核实后 办理交款手续 缴款 期不超过 3 天 4 销售人员在当月最后一个工作日 必须将本月销售余款与收款人结清 5 收款人员办理回款时 须及时准确填写 水票销售回款表 附表样八 水票销售回款表 水票销售回款表 回款情况 N o 日期客户名 称 销售水票 数 张 现金数 元 付款凭证 收据 编号 回款人 签字 收款人签字备注 1 第 8 页 共 10 页 合计 5 销售人员根据客户的性质和产品的配送情况 向客户收取合理的空桶押金 30 元 个 并给客户开具押金收据 客户凭押金收据和空桶实物要求退钱 销售 人员收到客户支付的押金后 要及时将款交给公司的收款人 并填写 15L 空桶押 金收支记录表 办理交款手续 附表样九 15L 空桶押金收支记录表 15L 空桶押金收支记录表 押金收取情况押金支取情况备 注 N o 日期客户 名称 联系 方式 质押空桶 数 个 押金数 元 收回空桶 数 个 支出押金 数 元 收据 编号 回款人 领款人 签字 收款人 付款人 签字 合计 五 赠送类水票的使用办法 赠送水票必须按照以下两种形式进行赠送 第一种要以公司的促销方案进行赠 送 使用赠送水票 1 第二种要以 赠送审批单 的形式进行赠送 使用赠送水票 2 除此之外销售人员无权发放赠送水票 以促销方案赠送的 必须在收款收据上 注明赠送水票的数量 票号 如果没有票号 则不用注明 同时要有客户的亲笔 签名和联系方式 客服回访用 以 赠送审批单 赠送的 必须以客户签收的单 据为赠送的有效依据 并及时将单据交仓管客服处将单据和 赠送审批单 粘贴在 一起 以此作为编制有关报表的有效依据 第 9 页 共 10 页 六 水票副券的管理和配送费用结算 1 当送水点送水时有价水票 赠送水票 1 和赠送水票 2 只收副券不收正券 副券作为和送水点结算配送的凭据 送水点需保存好副券 如果遗失 后果自负 同时让客户妥善保管好自己购买的有价水票和赠送水票 丢失不补 后果自负 2 承担配送服务的配送点在给终端客户配送的时候 要向客户索取水票 所 有的种类 的副券 作为结算和冲抵实物产品的凭据 3 每个月的最后一个工作日由销售人员与送水点进行结算 销售人员提前从 公司财务支取备用金用于支付配送费 或者事后根据销售人员提供的单据由公司财 务统一付款 4 销售人员回收水票副券的同时 须填写三联收据 上面要注明回收副券的 数量 冲抵产品数量 是否已经结算了相应的配送费 双方签字确认 附表样十 大苗山泉水票副券回收记录册 经销点 客户 用 大苗山泉水票副券回收记录册 水站名称 单位 张 No 日期收到水票副券数冲抵货品数配送费合计是否结算费用收票人签字收款人签字备注 合计 5 销售人员将回收的副券