公司档案管理制度

公司档案管理制度公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系 建立有效的档案管理制度 实现档案管理工作的的制度化 规范化 科学化 使档案管理 更有效的为公司管理工作服务 促进公司的可持续健康发展 根据相关法律法规及规定 并结合我公司实际情况 制定本细 则 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和 是完整地 系统地反映公司各项经营活动的真实记录 是考察 和研究公司历史及现状的重要依据 第二条第二条 档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分 是维护公司合法权益的重要工作 公司档案管理工作坚持集中 统一的原则 由公司综合部统一负责 统一管理 第三条第三条 公司档案具体管理工作由专人负责 各部门在工 作和业务经营活动中形成的行政 人事 财务 采购 研发 生产 销售 售后等一系列档案资料均须由公司统一管理 各 部门不得分散保存 第二章第二章 档案的收集 归档档案的收集 归档 第四条第四条 对在公司经营 生产过程中所形成的一切有查考 利用价值的文件资料 电子文件 照片 实物 光盘等均应进 行收集归档 部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本 复印件代替正本 原件归档 第五条第五条 归档的文件资料应齐全 完整 法律手续完备且 符合耐长久保管的要求 杜绝热敏纸和有铅笔 圆珠笔 红墨 水 纯兰墨水 复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档 已破埙的文件应给予修整 字迹模糊和易褪变的文件应予复制 第六条第六条 各部门应指定一名业务熟练 对文件资料的形成 移交 归档有控制作用的人员担任兼职档案员 负责本部门文 件资料的收集 移交 归档和留存本部门查阅文件资料的保管 第七条第七条 行政 人资类的综合部分的文件资料一般要形成 两套 一套移交归档 一套留存形成部门备查 财务会计帐务 所包含的报表 帐册 凭证等档案由财务部门按有关规定自行 归档 市场营销类的市场对外合同 技术协议 项目信息台账 等部分的文件资料一般要形成两套 一套移交归档 一套留存 形成部门备查 技术研发设计 生产制造安装大类的图纸 说 明书 合格证等文件资料一般应形成三套 二套移交归档 一 套留存本部门备查 第八条第八条 综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室 移交完毕 技术研发设计 生产制造安装大类的档案应在项目 工程重要节点结束一个月后对应移交归档 重要的合同 协议 会议文件 报表等可及时移交归档 因公出差形成的归档范围 内的文件 资料 图纸返回单位后要及时归档 个人不得留存 第九条第九条 电子文件的逻辑归档可实时进行 物理归档应按 照纸质文件的规定定期完成 归档的电子文件应使用不可擦除 型光盘 一式二套 在接收电子档案前应对档案的每套载体及 技术环境进行检验 合格率达100 时方可进行交接 归档的电 子文件应有相应的纸质文件一并收集归档 归档电子文件应以 盘为单位填写 归档电子文件登记表 归档完毕 电子文件 形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年 归档的电 子文件应用通用格式 如不能转换 收集时应同专用软件一并 归档 第十条第十条 档案人员参加重大设备到货的开箱验收 现场收 集应归档的说明书 合格证 图纸 清册等资料 并在开箱验 收记录上签字 档案负责人按年度将开箱记录 设备清单等整 理归档 第十一条第十一条 所有归档的文件资料 光盘 实物 照片等档 案均应办理移交手续 接受登记表一式两份 一份由档案室存 放 一份交移交部门保存 档案人员对不符合质量要求的档案 有权拒收 并指导移交人按要求重新收集 整理 归档 第十二条第十二条 档案人员应对文件资料形成的真实性 完整性 和质量进行检查 并对查出的问题依据公司的经济责任制考核 办法提出考核意见 第三章第三章 档案的整理档案的整理 第十三条第十三条 归档的文件资料移交档案室后 档案人员要及 时进行高标准的规范整理 使案卷质量达到 归档文件整理规 则 DA T22 2000 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2000 等的要求 财务会计账务类档案由财务 负责人员按有关规定自行进行整理 第十四条第十四条 按照综合类 财务类 市场类 技术研发类 生产制造类 重大项目类六个分类表对归档文件资料进行分类 做到分类准确无误 第十五条第十五条 合理确定文件资料的保管期限和密级 第十六条第十六条 整理时要做到组卷合理 编目符合规范要求 案卷题名简明 准确地揭示卷内文件内容 著录案卷目录 第十七条第十七条 档案编号方法 1 以一个立档单位所形成的全部档案为对象 依据公司部 门及业务划分 结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方 法 便于科学管理和开发利用 2 档案大类别均以具体类别前两个字拼音首字母命名 具体为 行政类 XZ 人资类 RZ 财务类 CW 技术类 JS 市场类 SC 制造类 ZZ 3 重大项目编号 以项目合同签订具体时间 名称及产品 为依据进行编号 如以山东晋煤明水惰化保护系统项目为例 其项目大类编号为 20150416 晋煤明水 惰化 01 其中 20150416 代表项目合同签订日期 晋煤明水代表项目业主及 项目现场所在地简称 惰化代表项目产品 01 代表项目所处 阶段资料的代码 01 代表项目市场资料 02 代表项目技术资 料 03 代表项目采购及生产资料 04 代表项目售后资料 05 代表提交业主资料 第十八条第十八条 案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进行 整理时严禁无关人员进入或停留 因故离开时要将文件资料放 好 严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊 做与工作无关的 事情 第十九条第十九条 筛选出的没有存档价值或重份的文件资料要妥 善放置或退回到形成部门供查阅使用 严禁随便放置或当废品 处理掉 确需销毁处理 必须登记造册 经主管领导批准后进 行 第二十条第二十条 归档的电子文件按相关要求进行整理 归档电 子文件以件为单位整理 将著录结果制成电子目录和纸质目录 第二十一条第二十一条 档案人员对案卷质量负责 如发现问题要立 即进行整改 重大失误要按公司相关考核办法进行考核 第四章第四章 档案的保管档案的保管 第二十二条第二十二条 应选用较好的装具装放档案 卷皮 卷盒均 应采用无酸材料制成 档案橱架要摆放整齐 实行定置管理 档案排架要有规律 合理 便于搬运和通风 第二十三条第二十三条 档案库房要有防火 防盗 防渍 防潮 防 有害生物 防光 防尘 防有害气体侵害的措施 相对湿度要 保持在45 60 温度要保持在14 24 定期打扫 保持清 洁 第二十四条第二十四条 严禁无关人员进入库房 严禁在库房内抽烟 和进行与工作无关的事情 第二十五条第二十五条 档案库房和档案橱的钥匙要妥善保管 不准 交与无关人员 不准随便放在办公桌上 第二十六条第二十六条 每年年底要对库存各类档案进行一次统计 登记好统计台帐 在规定的时间内上报上级档案管理部门 第二十七条第二十七条 归档电子文件的保管除符合纸质档案的要求 外 还要符合下列条件 1 1 归档载体应作防写处理 避免擦 划 记录涂层 2 2 单位载体应装盒 安全存放 且避免挤压 3 3 存放时要远离强磁场 强热源 并与有害气体隔离 第二十八条第二十八条 每年均应对电子文件的读取 处理设备的更 新情况进行一次检查登记 设备环境更新时应确认库存载体与 新设备的兼容性 如不兼容 应进行归档电子文件的载体转换 工作 原载体保留时间不少于 3 年 保留期满后对可擦写载体 清除后重复使用 不可清除内容的载体应按保密要求进行处置 第二十九条第二十九条 对磁性载体每满 2 年 光盘每满 4 年进行一 次抽样机读检验 抽样率不低于 10 如发现问题应及时采取 恢复措施 对磁性载体上的归档电子文件 应每 4 年转存一次 原载体同时保留时间不少于 4 年 第三十条第三十条 对密级到期档案要进行及时解密 对保管期限 到期的档案要及时做出鉴定和处理 需归档的文字 音像及实 物材料的分级 保管期限如下 文件等级文件等级 文件类型文件类型保管期限保管期限 一级 秘密文件 公司各项规章制度 简介 执照 资质证书 荣誉 经营计划 管理决策 与总部及其他 单位往来发文 人事方面的各种文件 财务 报表 账册 资产核算 合同及司法文书 各类产品图纸 项目信息等 永久 二级 重要文件 会议记录 重要谈话 各种总结 报告 请 示批复 企划方面的宣传方案 形象展示 涉及工程项目的文件等 5 年以上 三级 普通文件 员工考勤 前台的外出登记 钥匙登记 来客记录 电话记录 维修登记 材料收发 排产计划 仓库管理方面的材料进出登记 核算 保管 档案方面的管理指导 档案保 管 核算 借阅 销毁 后勤方面的费用申 请 办公用品管理 采购 出车及维修记录 等 3 年 第三十一条第三十一条 档案人员调离时 要严格履行交接手续 对 检索工具 库房钥匙和档案管理状况等情况进行有效交接 第五章第五章 档案的利用档案的利用 第三十二条第三十二条 公司员工到档案室查阅 借阅 复制存档的 文件资料要办理登记签字手续 凡与本职工作无关的档案原则 上不与借阅 利用带密级和非工作范围内的档案要填写 档案 利用申请单 机密 绝密档案需经公司董事长批准方可提供 查阅 但不能借出和进行复制 第三十三条第三十三条 一般情况下不向非本公司人员提供利用 却 因工作需要查阅时 必须有我公司接待人员陪同办理利用手续 第三十四条第三十四条 公司档案原则上只能查阅不能借出 确因工 作需要 履行批准手续后方可复制或借出 借出时间不能超过 一天 技术研发设计 生产制造安装大类的图纸 说明书需要 借出时只能提供副本 时间不能超过三天 需要进行复制时履 行批准手续 第三十五条第三十五条 只有授权的人员才能查阅电子档案 有关人 员经过批准后可临时授权查阅 归档电子文件的封存载体不得 外借 未经批准任何部门或人员不允许擅自复制电子文件 第三十六条第三十六条 底图 照片 实物 光盘等原则上不借出档 案室 第三十七条第三十七条 档案利用者应遵守保密规定 对具有保密要 求的归档电子文件采用联网的方式利用时 有稳妥的安全保密 措施 第三十八条第三十八条 档案利用者要爱护档案 不得涂画 损坏 转借 确保档案的安全 第三十九条第三十九条 公司员工调离时必须归还所借文件资料 且 须经档案人员确认后方可办理离开公司手续 附件附件 一 一 档案移交签收单档案移交签收单 归档部门 年 月 日 类别归档文件名称份数密级备注 归档人 签收人 档案文件接收表档案文件接收表 序 号 文件名称 内容档案类别归档日期 交接人 签名 收件人 签名 编号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 二 二 档案封面档案封面 档案封面 一 档案封面 一 档案号保密等级 档案名称 整理人所属部门 归档时间保管期限 备注 项目档案封皮 二 项目档案封皮 二 项目名称 项目名称 编号编号文件名称文件名称份 页 份 页 编号编号文件名称文件名称份 页 份 页 制表人 制表日期 年 月 日 卷内备考表卷内备考表 本案卷情况说明 填写盒内归档文件的数量 缺损 修改 补充 移出 销毁 鉴定填写盒内归档文件的数量 缺损 修改 补充 移出 销毁 鉴定 变更等情况变更等情况 整理人 检查人 整理日期 三 档案索引表三 档案索引表 编号档案号档案名称归档日期 储存位置档案内容处理 四 四 机密机密 文件保管备查簿文件保管备查簿 份数 归档日期原文件编号 内容 摘要 经办 部门 档号 预定 保存期限 副本影本 备注 五 档案明细表五 档案明细表 保险库号柜位号拟存至日期 公司部门