费用报销单据的填写规范.ppt

费用报销单据的填写规范 1 财务报销是财务工作的基础部分 财务报销牵涉面广泛 不仅受限于会计法 税法 合同法 发票管理办法等国家法律法规 同时还受制于本单位财务经济管理制度 2 会计法 规定 对不真实 不合法的原始凭证 财务人员有权不予以受理 对弄虚作假 严重违法的原始凭证 财务人员在不予受理的同时 应当予以扣留 并及时向单位领导报告 请求查明原 因 追究当事人的责任 对记载不准确 不完整的原始凭证 财务人员有权退回 要求重新补齐 3 费用报销凭证必须使用蓝 黑钢笔或签字笔填写 不得使用圆珠笔填写 字迹工整 不得涂改 凡填写大小写金额的报销凭证 大小写金额必须一致 相关内容需填写完整 4 原则上 报销必须提供正规发票 对于确实没有正规发票的 必须区分 合法发票和收据二者分开填单报销的原则 对于确实无法取得对应发票的 可以用其他发票代替 但仅限于有固定标准的费用 如业务餐费 接待费等 其他无标准的费用和原材料采购不可用其他发票代替 以防止滥报 用其他发票代替的原始收据及其他单据 均需用回形针附在费用报销凭证后面 4 各类发票抬头必须和报销单位名称一致 否则不能报销 原始凭证一般不得涂改 如有改动 外来发票必须由对方单位加盖公章 自制凭证由经手人盖章 否则不得报销 5 所有报销必须是原件 不可用复印件代替 结合公司要求以以下几种报销凭证为例 1 费用报销单 如图 费用报销单的填写说明 1 报销凭证 用途 应填写清楚 不能过于简单 用途内容必须包括 业务发生的日期 当事人 使用目的及对应业务项目 业务项目若涉及到类似采购等事项 必须述明 采购数量及对应单价 有对账 单附件的除外 若一张对账单有多个报销项目 如车费 餐费等 可以填写在一张报销单上 但需分行填写清楚 所有报销项目必须附有对应的原始凭证 2 金额 类别相同的票据上的金额合计数 采用阿拉伯数字填列 保留两位小数 如100元 填写为100 00 最后一栏合计金额也采用阿拉伯数字填列 保留两位小数 并在数据前加人民币符号 如合计金额为100元 填写为 100 00 4 金额大写 本张费用报销单合计金额的大写数字 大写金额前必须加 或 大写后的如为零也必须填零 不能为空白 5 原借款 如有借支请填写 6 应退余款 如借支金额大于报销金额请填写 7 备注 如有汇款的请注明 也可包括 用途 的补充说明 2 粘贴单 单据粘贴说明 1 本期发生的费用发票先分类再按日期顺序整理 发票上无日期的随意安排 费用发生后请尽可能及时填写报销单 2 一张费用报销单后附发票尽可能控制在10张以内 过路费 车票等除外 3 所有的发票及单据一律以粘贴单线框左上角的为准进行粘贴 按照发票面积大小顺序进行粘贴 较小 较大 最大 报销单所附原始凭证粘贴顺序发票 送货 单 入库单等 4 请用胶水粘贴 千万不要用订书针装订 5 增值税专用发票不需用胶水粘贴 用回形针附在费用报销凭证或粘贴单后面 3 付款通知单 付款通知单的填写说明 1 填写要求基本上和费用报销单一致 需注意的是付款单必须为全称 帐号与开户行名称要如实填写 如 银行 支行等 2 付款方式须勾选正确 以方便于出纳以正确的方式付款 4 差旅费报销单 差旅费报销单的填写说明 1 差旅费报销单需付出差申请单 除出差补助不需要付发票及票据外 其他均需有票据 2 出差起止日期必须填写清楚 以便于财务方便核算出差补助费用 5 借款审批单 借款审批单的填写说明 借款审批单为各部门相关人员备用金申请 出差或业务接等借支申请时使用 填写要求如同前几种单据 1 金额大写 壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿2