采购及供方控制程序

1 1 目的目的 对采购过程及供方进行控制 确保所采购的产品符合规定要求 2 2 适用范围适用范围 适用于对所需的原材料 设备 附件采购及供方的控制过程 3 3 职责职责 3 1 供销部 采购 3 1 1 负责按公司的要求组织各相关部门对供方进行评价 建立供方档案 3 1 2 负责根据各部门物资采购计划 执行采购作业 3 2 技术部负责编制采购物资技术标准 3 3 质量部负责对与产品有关的采购物资 原材料 附件 辅料 外协加 工 的进货验证 3 4 财务部负责制定仓储物资的库存标准 3 5 技术部 生产部 质量部本着谁出图 计划 谁检验的原则负责对工装 模具 设备配件等的进货验证 4 4 工作程序工作程序 4 1 采购物资的分类 4 1 1 采购物资分三类 A 类物资 构成最终产品的主要部分或关键部分 或直接影响最终产品使 用或安全性能 可能导致顾客严重投诉的物资 如设备 产品原材料 中 心螺栓 衬套等 B 类物资 构成最终产品非关键的批量物资 它一般不影响最终产品的质 量或即使略有影响 但可采取措施予以纠正的物资 如产品辅料 油漆 塑粉 钢丸等 C 类物资 非直接用于产品本身的起辅助作用的物资 如一般包装材料等 4 2 供方选择与评价 4 2 1 初步考察 4 2 1 1 供销部 采购 门根据需要从各种渠道了解市场情况 行业信息 收集相关的供方资料 对提供 A B 类物资的供方由供销部 采购 对其进 行初步考察 考察内容包括 a 是否通过质量管理体系认证 具有较强的质量保证能力 b 产品工艺技术是否合理 生产 检测 试验设备是否齐全 c 是否具有较强的设计开发能力 d 企业生产经营及财务状况是否良好 e 产品价格是否合理及售后服务情况等 f 生产能力是否满足我公司年度经营计划和月度经营计划的需求 4 2 1 2 通过上述考察 填写 供方调查表 符合上述要求的列入潜在供 方名录 C 类物资供应商可直接纳入潜在供方名录 4 2 2 审核与评估 4 2 2 1 经初步考察合格后 供销部 采购 组织技术部 质量部 生产部 办公室等相关部门对 A B 类物资的潜在供方进行现场审核和评估 现场 审核内容包括 质量管理体系运行情况 实物质量 财务状况 产品研发 能力 工艺保证能力 交付服务能力等 4 2 2 2以下供方优先考虑 A 经顾客批准的合格供方 B 通过OEM或第三方认证机构的认证 C 能达到规定的质量要求 能按规定的数量 时间交付 有合理的报 价和提供优质的服务 4 2 2 3 上述审核合格的供方 经相关部门综合评估后 合格的进行样件 认可 不合格的淘汰 4 2 3 样件认可 4 2 3 1 供销部 采购 组织对 A B 类物资的供方进行样件和小批量认可 质量部负责组织技术部 生产部对其进行检验验证 根据样品检验报告做 最后确认 4 2 3 2 顾客对 PPAP 有要求时 供销部 采购 负责向供方收集 PPAP 资料 具体按 生产件批准控制程序 PPAP 执行 4 2 4 纳入合格供方 4 2 4 1 样件检验及小批量试用或试装合格后 经相关部门综合评价确认 后 供销部 采购 纳入 合格供应商名单 原则上每种物品应有两家以 上合格供方 4 2 4 2 合格供方名录由总经理批准后正式生效 4 2 5 建立档案 供销部 采购 建立合格供应商档案 内容包括 供应商 简介 调查表 供应商供应产品明细表 质量技术协议 技术保密协议 营业执照 生产许可证 法人代表证 二方审核报告 三方审核报告等 4 2 6 供方监控及评价 4 2 6 1 供方的绩效从以下指标进行监控 1 交付产品的质量 2 对顾客造成的中断干扰 包括现场退货 3 交付计划表现 包括发生的超额运费 4 与质量或交付问题有关的特殊状况的顾客通知 5 供方过程的绩效 4 2 6 2 供方业绩评价 1 供销部 采购 组织相关部门每月根据 4 1 6 1 的要求对各供方进行业 绩评价 完成 供方供货业绩表 2 由供销部 采购 在每年年初制定 年度供应商评审计划 保证每年 至少一次组织技术部 质量部 生产部 办公室等相关部门对合格供方进 行评价 不合格的取消其合格供应商资格 4 2 6 3 根据业绩评价结果 由供销部 采购 与供方沟通 要求其进行整 改并跟踪其整改情况 4 3 采购过程 4 3 1 采购计划的制定 4 3 1 1 财务部组织制定 仓储物资的安全库存标准 各部门应根据月度 营销计划 营销调度令 合同需求 结合安全库存标准提交采购计划 经 分管领导批准后报供销部 采购 4 3 1 2 采购计划 请购单中应明确规定采购物资名称 规格数量 到货日 期等内容 必要时可指定供方 4 3 1 3 采购计划修订时 应补充或重新填写 请购单 然后经供销部 采 购 部门负责人审核 报分管领导批准 4 3 2 采购的实施 4 3 2 1 供销部 采购 接到采购计划后 按物资的缓急 根据 合格供应 商名单 并参考市场行情及过去的采购记录或厂商提供资料 采用纵向比 价与横向比价相结合方式最终选择供应商 当顾客要求时 合格供应商 名单 经顾客批准 对于客户指定供应商的情况 并不免除本公司确保采 购的产品质量的责任 4 3 2 2 技术部负责制定采购物资标准及 产品工艺定额表 4 3 2 3 供销部 采购 与合格供应商签订 价格协议 原材料除外 时 其内容需经总经理审核 董事长批准后 由供销部 采购 负责人进行合同 的签署 原材料的协议直接由董事长审核批准 4 3 2 4 由供销部 采购 为供方提供必要的采购策划资料 如采购计划和 采购承诺 做好交货能力的持续评价 确保供方具有 100 的按时交付能力 4 3 2 5 第一次向合格供方采购 A 类和 B 类时 应签订 采购合同 明确 品名规格 数量 质量要求 技术标准 验收条件 违约责任及供货期等 4 3 2 6 供销部 采购 应按采购文件和 合格供应商名单 零星采购辅助 物资除外 采购 A 类和 B 类 4 3 2 7 临时采购的要求 因临时性需求需要在非合格供方采购时 由各 部门填写临时采购申请单 经使用部门负责人签字确认 报总经理审批执 行 使用部门对临时采购产品进行检验 4 4 采购信息 4 4 1 采购信息应表述拟采购的产品 A 对产品型号 规格及质量要求 可直接引用各类标准或提供规范 图样 等技术文件 B 对产品的验收要求 C 其它要求 如价格 数量 交付等 4 4 2 由技术部和供方签订技术协议 质量部签订年度质量协议 内容应 包括技术质量要求 质量检验方法和职责 如供方提供检验报告中的项目 的规定 检验标准等 对 A 类物资要求供方至少每半年一次提供第三方 证明 如外部实验室结论 第三方认证机构认证等 对 A B 类物资必须 随附供应商内部检测报告 4 4 3 采购信息的形式 4 4 3 1 对 A 类重要的采购产品供方 应包括 A 产品的批准要求 采购产品的验收依据 准则或标准 B 程序的批准要求 即涉及采购双方遵守的程序和协议 如质量保证协议 等 C 过程的批准要求 采购产品的实现过程确认的有关要求 如维护保养规 定等 D 设备的批准要求 用于制造所采购的特定设备能力的要求 如维护保养 规定等 E 供方人员的资格要求 如对生产 检测人员的要求 F 质量管理体系的要求 如要求供方通过质量管理体系第三方认证或第二 方认证 4 4 3 2 在将上述要求向供方进行沟通或说明前 应由供销部 采购 组织 各部门对其要求是否适当进行审批 以确保有关的采购要求是适宜的 即 适合组织的产品需要 和充分的 即所提出的采购要求是全面的 4 4 3 3 本公司表述采购信息的文件包括 营销调度令 周生产计 划 请购单 入库单 技术协议书 增补合同及有关合同的附件等 由供销部 采购 及其他相关部门保管 采购文件发放前 应由相应的发放 部门负责人对其是否适当进行审批 4 5 采购产品的检验 4 5 1 需要检验 试验的物资按现行相关标准执行 所有采购物资必须提 供以下资料 产品合格证 质量检验报告 与产品有关的相关资料 4 5 2 采购产品到货后 由供销部 采购 对进货物资与采购计划进行核对 包括到货数量 到货时间 物品规格型号等内容 发现问题及时与相关部 门联系处理 核对无误后在 ERP 中制作 采购订单 同时通知质量部进 行检验 4 5 3 检验合格的产品由质量部在 ERP 中制作 到货单 仓库对到货的数 量进行校核 发现超过规定偏差必须及时反馈财务部 供销部 采购 等相 关部门 检验不合格的产品 质量部根据 不合格品控制程序 进行处理 检验合格的由仓库办理入库并制做 入库单 4 5 4 对于检验中不易暴露而在生产或销售过程中可能暴露又确属供方的 质量问题 由质量部督促供销部 采购 根据造成经济损失的程度依据双方 签订的 质量保证协议 向供方提出索赔 4 5 5 设备的验证执行 设备控制程序 5 5 相关文件 相关文件 生产件批准控制程序 工装模具控制程序 设备控制程序 各类物资安全库存标准 6 6 质量记录 质量记录 记录名称编号使用 保管部门保存期限 月度物资采购计划 KPR QR7410 01 供销部 采购 质量 部 1 年 请购单 KPR QR7410 02 供销部 采购 质量 部 1 年 入库单 KPR QR7410 03 财务部1 年 供方调查表 KPR QR7410 04 供销部 采购 质量 部 长期 合格供应商名单 KPR QR7410 05 供销部 采购 长期 供方业绩评价表 KPR QR7410 06 供销部 采购 3 年 年度供应商评审计划 KPR QR7410 07 供销部 采购 3 年 采购流程采购流程 作业流程作业流程职责部门职责部门 人员人员记录表单记录表单 附件一 NO 评审处置 是 各部门 供销部 采购 职能部 门 总经理 部门负责人 技术部 职能部门 供销部 采购 质量部 生产部 技术 部 质量部 技术部 总经 理 供销部 采购 供销部 采购 职能部 门 请购单 营销调度令 周生产计划 钢材质量检验 证明书 外 协件检验单 设备验收报 告 入库单 供方业绩评价 表 采购控制过程乌龟图采购控制过程乌龟图 采购计划需求 评 审 批 准 采购实施 采购产品验证 NO YES 供方业绩监控 采购物资分类采购信息 合格 产品入库 YES 通知供方 附件二 技术质量要求技术质量要求 采购