文秘办公室接待工作程序

文秘办公室接待工作程序文秘办公室接待工作程序 以下是由为您整理提供的关于文秘办公室接待工作程序的 内容 希望能够对您有所帮助 欢迎阅读与借鉴 办公室接待工作程序 一 目的一 目的 为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行 体 现公司企业文化的水平 特对公司的有关接待工作做以下规定 二 流程二 流程 1 任务确认 在接到相关接待任务的通知后 应仔细了解 接待的规模 规格 时间 具体要求等细节问题 并对一些 基本要素进行确认 2 方案制定 在最短时间内根据接待的具体内容做出相应 的接待方案 报学院 领导审阅 并根据领导的意见做相应修 改 对于一些可能存在变数的地方需 要做部分预案以备用 3 提前准备 接待方案经院领导批复同意后 应在规定时 间内做好各项准备工 作 如航班查询 制作接机牌 酒店房 间预定 餐厅预定 车辆安排 会场 安排 横幅制作 席卡 制作 礼品购买 接待日程 任务与人员安排等等 4 接待执行 严格按照方案内容执行 遇有临时性改变或 发生意外情况时 应 及时向学院领导请示 工作人员应做到 仪表端正 和蔼大方 语言表达准确 亲切 服务细致 周 到 尽善尽美 5 小结 每次接待任务完成后 应根据实际情况做出小 结 总结经验 弥补不 足 为今后更好的完成接待任务积累 经验和培训人员 三 质量控制三 质量控制 领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监 控 及时指出不足的地方 保证接待任务的顺利完成 四 其它四 其它 所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各 项准备工作 包括车辆保修养 原有安排等等 未经领导 同意 不得擅自改变各自所承担的任务 前期准备 一 接机一 接机 1 1 查询 落实来宾所乘飞机航班 火车班次到达时间 查询 落实来宾所乘飞机航班 火车班次到达时间 2 2 对陌生来宾制作接机 接站牌 对陌生来宾制作接机 接站牌 3 3 提前一个小时通知接机 接站领导和接机 接站车辆 提前一个小时通知接机 接站领导和接机 接站车辆 司机司机 4 4 提前 提前 10 20 分钟到达机场或火车站 二 入住宾馆二 入住宾馆 1 1 确定来宾到达时间 人员情况后 第一时间预订宾馆 确定来宾到达时间 人员情况后 第一时间预订宾馆 房间 房间 原则上副厅 级以上和学院重要贵宾预订套间 其余均 预定标间 2 2 重要来宾入住前一个小时 酒店门前悬挂欢迎横幅 重要来宾入住前一个小时 酒店门前悬挂欢迎横幅 房间安排水果 鲜房间安排水果 鲜 花 3 3 每天早餐安排院领导陪同 每天早餐安排院领导陪同 4 4 离酒店当日 办公室负责接待工作人员及时办好结帐 离酒店当日 办公室负责接待工作人员及时办好结帐 手续 手续 三 就餐三 就餐 1 1 确定就餐时间 人员 规格后 第一时间预订餐厅包 确定就餐时间 人员 规格后 第一时间预订餐厅包 厢厢 2 2 就餐前四个小时 通知到来宾 陪同领导和工作人员 就餐前四个小时 通知到来宾 陪同领导和工作人员 3 3 重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡 就餐前一 重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡 就餐前一 个小时点菜 坚持个小时点菜 坚持 节约原则 内地来宾不上海鲜 安排地产 鱼 4 4 就餐前半个小时 烟 酒水到位 就餐前半个小时 烟 酒水到位 5 5 落实车辆 就餐前十分钟 除主宾外 所有人员到位 落实车辆 就餐前十分钟 除主宾外 所有人员到位 重要就餐安排照重要就餐安排照 相人员 6 6 办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结帐 并通知 办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结帐 并通知 司机送客司机送客 7 7 办公室负责接待人员打包 办公室负责接待人员打包 四 旅游四 旅游 1 1 提前两天制定方案 报领导审核批准 提前两天制定方案 报领导审核批准 并送来宾 陪同并送来宾 陪同 领导 发接领导 发接 待工作人员和司机 2 2 长途旅游 提前两个小时准备好所需费用 车上饮用 长途旅游 提前两个小时准备好所需费用 车上饮用 水 酒水 水果 水 酒水 水果 雨伞 相机等 3 3 提前 提前 2 4 个小时安排旅游点入住酒店和就餐饭店 五 送机 送站五 送机 送站 1 1 离阿一天前为来宾购买好机票 并交来宾审验 离阿一天前为来宾购买好机票 并交来宾审验 2 2 提前两个小时购买好礼品 提前两个小时购买好礼品 3 3 送机 送站两个小时前 通知送机 送站领导和工作 送机 送站两个小时前 通知送机 送站领导和工作 人员 司机人员 司机 4 4 提前半个小时到一个小时到达机场或火车站 提前半个小时到一个小时到达机场或火车站 5 5 工作人员办理相关打包 托运手续 并收回来宾电子 工作人员办理相关打包 托运手续 并收回来宾电子 客票客票 若机票由学若机票由学 院承担 六 收尾工作六 收尾工作 1 1 及时核报差旅费 及时核报